淺談如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化

宋云

檔案管理是在企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)與經(jīng)營以及管理活動(dòng)中形成的，把具有一定的價(jià)值的文件可能采取以文字、圖表或者是音像等途徑對(duì)其進(jìn)行有效的保管，這些對(duì)國家、企業(yè)以及社會(huì)都是有益的，因此，制定規(guī)范的管理方針來管理企業(yè)檔案是積極有用且必不可少的，實(shí)行企業(yè)檔案規(guī)范化管理，不僅可以真實(shí)客觀的反映企業(yè)文化背景，還能有效的促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展以及提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。反之，如果企業(yè)沒有制定規(guī)范的檔案管理制度，則企業(yè)的有關(guān)記錄會(huì)紊亂不清，甚至企業(yè)的經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)也會(huì)出現(xiàn)短時(shí)期的混亂局面。因此，企業(yè)必須充分的重視對(duì)于檔案的管理工作，將其作為企業(yè)管理重要環(huán)節(jié)。

1 進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)

信息技術(shù)已深入到了我們的生活中，將數(shù)字信息用網(wǎng)絡(luò)來呈現(xiàn)已經(jīng)成了勢不可擋的趨勢。受信息網(wǎng)絡(luò)化的影響，用互聯(lián)網(wǎng)來整合管理檔案也久應(yīng)運(yùn)而生了。因此，在對(duì)檔案管理方面必須用信息化網(wǎng)絡(luò)的方式對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新和改善，建立快捷準(zhǔn)確的檔案管理系統(tǒng)，從而更好的為企業(yè)服務(wù)。

另外，企業(yè)要想有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，還必須加強(qiáng)對(duì)企業(yè)原有的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行一定的升級(jí)，為使檔案管理的工作能夠有效的、快速的展開，可以建議企業(yè)：購置新型的計(jì)算機(jī)服務(wù)器，設(shè)置企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，優(yōu)化升級(jí)企業(yè)外部廣域網(wǎng)。采用檔案信息化管理，企業(yè)的各個(gè)部門之間可以實(shí)現(xiàn)資源共享，節(jié)省了部門間的溝通的時(shí)間，使得企業(yè)各部門工作時(shí)更加協(xié)調(diào)與便捷，大大提高了企業(yè)員工的工作效率。除此之外，企業(yè)在實(shí)行檔案管理信息化時(shí)，要集中化管理企業(yè)的數(shù)據(jù)中心服務(wù)體系，并對(duì)各個(gè)部分進(jìn)行方式進(jìn)行系統(tǒng)的分布，保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)保持一致性。

2 做好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)工作

想要企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)工作能有效的進(jìn)行，首要就是要做好基礎(chǔ)規(guī)范制度建設(shè)方面的工作，并大力完善與工作程序以及管理方法等方面的實(shí)施細(xì)節(jié)。由企業(yè)信息管理部門來制定科學(xué)有效的企業(yè)檔案管理制度，并召集企業(yè)各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人和企業(yè)的檔案資料管理人員召開相關(guān)討論會(huì)，商議企業(yè)檔案管理制度以及相關(guān)的注意事項(xiàng)，各部門所提出的相關(guān)意見或者建議都應(yīng)該予以重視，商議結(jié)束后起草出最終的企業(yè)檔案管理辦法，然后先在各部門中進(jìn)行試用，如果試用結(jié)果非常好就可以正式確定，倘若還存在試用的過程中還存在某些方面的不足，則可對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性的更改。

其次，還必須對(duì)檔案資料與數(shù)據(jù)的收集，檔案的相關(guān)整理以及對(duì)不同檔案進(jìn)行歸類等這幾方面進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)。企業(yè)的檔案管理員一職，不能只單純的對(duì)檔案進(jìn)行簡單歸類管理，還要嚴(yán)格按照檔案操作規(guī)范進(jìn)行的操作，以“精益求精的”的態(tài)度努力做好與檔案有關(guān)的工作。此外，對(duì)于企業(yè)各部門員工手中分散的檔案也需及時(shí)整理歸檔，并且要嚴(yán)格的按照公司對(duì)于檔案管理制定相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行整理，將紙質(zhì)的檔案和電子檔案相結(jié)合，保證紙質(zhì)檔案完整無缺，與此同時(shí)，電子檔案也應(yīng)也應(yīng)與紙質(zhì)檔案所述內(nèi)容相吻合。

再次，企業(yè)需要充分的重視檔案的庫存管理，并對(duì)其進(jìn)行全方位的監(jiān)管，盡量的消除和防范各種可能出現(xiàn)的安全隱患，擴(kuò)充和增加現(xiàn)有檔案儲(chǔ)存室，定期對(duì)于企業(yè)所有的檔案進(jìn)行及時(shí)且到位的檢查，并做好庫房的防火防潮及防蛀工作。

除此之外，也要進(jìn)一步的做好照片資料的整理工作，提高聲像檔案的相關(guān)管理水平，將企業(yè)從成立到目前所有的歸檔資料進(jìn)行掃描，并建立相關(guān)的底片光盤，制作企業(yè)年度大事記錄等電子類檔案，將電子檔案也歸類到數(shù)字管理系統(tǒng)中并對(duì)其進(jìn)行管理，另外，企業(yè)還要針對(duì)聲像檔案制定相關(guān)管理制度，將聲像檔案制作成光盤進(jìn)行保存，非常方便借閱和整理。

3 管理人員需要提升自我創(chuàng)新能力

現(xiàn)如今，檔案信息化管理以及網(wǎng)絡(luò)信息在企業(yè)中逐漸普及，今后還有大量的新的情況，新的任務(wù)，新的難題需要我們?nèi)フJ(rèn)識(shí)、去解決。然而這些問題需要企業(yè)的檔案管理人員不僅在工作上而且還要在思想上，都需要做到與時(shí)俱進(jìn)，切不可墨守成規(guī)，不斷的開拓創(chuàng)新，在實(shí)踐中發(fā)展和自我提升。企業(yè)也要經(jīng)常組織檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)等方面的知識(shí)進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)與更新了解，比如對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)的基本知識(shí)與應(yīng)用、互聯(lián)網(wǎng)中如何使檔案管理進(jìn)行有效的分類以及快速查找的方法等；其次，檔案管理人員還需具備對(duì)于網(wǎng)絡(luò)檔案與信息的開發(fā)與更新方面的能力，企業(yè)只要具備了豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)并且熟悉網(wǎng)絡(luò)檔案信息搜索功能，以及經(jīng)驗(yàn)豐富并能夠隨機(jī)應(yīng)變的檔案管理人員，才能讓企業(yè)更好的對(duì)檔案進(jìn)行相關(guān)管理以及為客戶提供更好的服務(wù)，并使得企業(yè)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)發(fā)展并進(jìn)。

4 結(jié)語

當(dāng)然，要想使檔案管理等方面工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，還有很多的相關(guān)措施與辦法需要去摸索，對(duì)此我們還需要在以后的日常的工作中不斷進(jìn)行歸納和總結(jié)。努力做好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化所進(jìn)行的相關(guān)工作，使得檔案管理更加接近現(xiàn)代微信管理標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)的長久壯大與發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位：江蘇省連云港市工投集團(tuán)徐圩投資有限公司）