淺談對物資設(shè)備集中招標采購的關(guān)鍵因素

王宣妮

摘 要：本文結(jié)合實際經(jīng)驗對物資設(shè)備集中招標采購的關(guān)鍵因素進行闡述，從管理體制、運行機制、供應(yīng)商管理、以及在運行過程中取得的成效進行了深入探討。

關(guān)鍵詞：物資設(shè)備；集中招標；關(guān)鍵；因素

物資設(shè)備的集中招標采購是節(jié)約工程施工成本的重要指標，對于企業(yè)來說集中采購可以使采購數(shù)量增加，提高與賣方的談判力度，比較容易獲得價格折扣和良好的服務(wù)，但是招標采購過程也是存在風(fēng)險的，由于過程中的一些不確定因素的出現(xiàn)造成實際招標結(jié)果與預(yù)期的目標偏離，不確定因素實際上是一種信息的不完備狀態(tài)，而完備信息可以很大程度消除不確定因素，信息增加不確定因素減少，招標采購的風(fēng)險也相應(yīng)降到最低，那我們就必須對招標采購的每個環(huán)節(jié)和細節(jié)進行嚴格的審查和把控。為了提高采購質(zhì)量、采購物料統(tǒng)籌安排、進行專業(yè)化操作、降低采購成本完成預(yù)定目標。

下面我們對物資設(shè)備招標采購必須具備的關(guān)鍵要素進行闡述：

一、必須具備集中采購的管理體制

大宗物資設(shè)備集中統(tǒng)一、專業(yè)化采購與專業(yè)化管理有機結(jié)合進行管理。 實行歸口管理從總部到項目均有物資設(shè)備采購的分管領(lǐng)導(dǎo)、一個部門負責(zé)采購管理工作、一個部門實行專業(yè)化采購。也就是采購管理是“裁判員”，采購操作是“運動員”，兩者必須分開。另外兩者有機結(jié)合，采購環(huán)節(jié)之間相互配合、互相制衡的監(jiān)督機制，才能采購權(quán)力公開，有效監(jiān)督。減少了采購工作的隨意性，提高了對供應(yīng)風(fēng)險的預(yù)見性和防范能力。

二、必須具備科學(xué)合理的采購運行機制

集中統(tǒng)一的管理體制需要科學(xué)理性的運行機制作為基礎(chǔ)，專業(yè)化分工流程作保障，專業(yè)的對物資需求進行規(guī)律分析、供應(yīng)市場研究、供應(yīng)商管理、過程控制等專業(yè)化職能運行。打破了“一竿子插到底”的采購機制。全面實施集中招標和集中會審體制，增強了采購工作的預(yù)見性和主動性。

三、整合集團化資源，公開透明電子采購

企業(yè)總部立足于整合資源、集合批量、公開透明、陽光采購原則進行采購?？偛砍闪⒓芍行模I(yè)技術(shù)能力強、管理水平高的采購團隊，對整個集團進行電子化采購。電子化采購公開透明、信息集中度高、過程受控、全程在案、永久追溯。

四、嚴格供應(yīng)商管理體系

企業(yè)實行供應(yīng)商準入機制，全面審查資質(zhì)證書、經(jīng)營狀況、質(zhì)量保證體系等基本情況。嚴格限定供應(yīng)商準入時許可供應(yīng)產(chǎn)品，只將其優(yōu)勢產(chǎn)品列入準入目錄。實施采購時只能在許可的范圍內(nèi)進行采購，嚴禁超許可目錄采購，杜絕“萬能供應(yīng)商”。積極推行供應(yīng)商年度評審制。 要求各項目以及供應(yīng)商每月上報供應(yīng)跟蹤表和供應(yīng)商評價表。這樣雙重評價及時將供應(yīng)過程中存在的問題反饋給采購方，以便及時優(yōu)化和協(xié)調(diào)供應(yīng)問題。全面建立供應(yīng)商持續(xù)優(yōu)化的機制，對供應(yīng)商進行定期梳理和排名，及時清理資質(zhì)查、資信和信用差、排名靠后的供應(yīng)商。對供應(yīng)商根據(jù)動態(tài)管理考核進行分級管理，對優(yōu)秀的供應(yīng)商在評標過程中給予適當(dāng)?shù)募臃?，在同等條件下可以優(yōu)先選擇。

五、集中招標采購的成效

有效整合了物資需求資源。

解決了各分子公司以及項目之間分散采購各自為戰(zhàn)、單打獨斗的問題。特別是整合了各分子公司之前的大宗通用物資需求，形成了一個整體、一個聲音一致對外，提升了影響力和話語權(quán)。

集中采購計劃是采購項目立項的開始，好的開始影響整個過程，因此集中采購計劃的好壞嚴重影響了采購的結(jié)果。也就至關(guān)重要了。

對于集中招標采購計劃主要是來源于各個不同的下屬公司和項目，對于不同類型的施工項目涉及的材料品種各不相同，想要達到最佳性價比，我們就必須對前期采購計劃進行詳盡的分析和論證。認真研究計劃初步采購計劃，并對所有采購計劃逐條處理；按照“應(yīng)招盡招”的原則，具體組織招標采購和比價采購工作，保證物資質(zhì)量可靠和價格低廉；采購計劃形成的時機很重要。集團化采購需要我們定期對供應(yīng)市場進行分析，這對不同品種、依據(jù)市場形勢變化和根據(jù)當(dāng)前經(jīng)濟走勢、市場行情以及國家政策進行分析比對，形成分析報告，指導(dǎo)企業(yè)市場形勢擇機進行采購，明顯的提升了對市場的把控能力。這樣確定一個合適的采購時機。合適的時間提出采購計劃，對整個采購過程也是一種成本節(jié)約。

采購需求計劃準確率、及時性和標準化程度嚴重影響招標結(jié)果，因為管理部門和使用單位忽視對采購計劃的管理，審核把關(guān)不嚴，計劃調(diào)整、項目變更等造成大量物資錯招或者誤招，造成浪費和積壓。因此采購計劃對我們前期必須認真對待，嚴格把關(guān)對需求計劃進行分析和處理。

對每個產(chǎn)品進行分析論證。我們拿到的采購計劃首先要對所有的采購產(chǎn)品進行分析，因為上報的采購計劃品種規(guī)格型號太多太繁雜，首先要對采購計劃進行整理，分類，將同類產(chǎn)品，規(guī)格型號歸類整理，進行包件劃分。另外需要將特殊規(guī)格型號進行甄別，例如有的產(chǎn)品是專利產(chǎn)品，那么我們就要對相應(yīng)產(chǎn)品在劃分包件的時候進行詳細說明，要求投標單位在投標時必須有專利所有人的授權(quán)。還有針對特殊的設(shè)計需求進行研究，有些產(chǎn)品的規(guī)格型號是設(shè)計院在設(shè)計時針對某個產(chǎn)品的需求專門定制了相關(guān)的規(guī)格型號，這樣就要進行專門定制，需要我們對產(chǎn)品的功能性能進行了解，且尋找到應(yīng)的生產(chǎn)單位進行定制加工。對于單一來源的產(chǎn)品就需要對生產(chǎn)廠家更細致得調(diào)研，是否滿足我們的設(shè)計要求的產(chǎn)品。

產(chǎn)品的市場調(diào)研。

我們需要從供應(yīng)商整體實力、供應(yīng)份額、合同執(zhí)行情況、網(wǎng)上報價情況等方面進行調(diào)研。根據(jù)我們對產(chǎn)品的分析整理歸類后形成了初步的采購計劃，那我們在做正式采購之前就需要進行對擬招標的產(chǎn)品進行了解和落實，做到心中有數(shù)。落實資源是指按照物資計劃所列的品種、規(guī)格、型號、質(zhì)量、數(shù)量和需用的時間，積極組織力量做好采購、加工定制、進口等工作，同時做好選擇和評價供應(yīng)商的工作。不僅使計劃所列的物品有好的供應(yīng)商來供貨，而且在企業(yè)緊急采購時或者市場動蕩嚴重，也能及時拿到質(zhì)量可靠、數(shù)量足夠的物資。

因此市場調(diào)研是必不可少的環(huán)節(jié)。根據(jù)整理的初步計劃篩選出相應(yīng)廠家進行實際考察了解，進一步對產(chǎn)品進行更深更細致的了解明確最后的需求信息。對潛在投標人進行前期的考察和研究。首先是通過網(wǎng)絡(luò)查詢進行初步篩選，其次就是實地考察，實地考察需要對潛在投標人信息進行核實和了解，確定潛在投標人是否有能力承接參與我們招標的產(chǎn)品。

首先能在盡可能短的時間內(nèi)保證項目的需求，不至于延誤工期。給下一步采購方案和采購方式的確定提供了明確的思路和方法，在招標過程中少走彎路，節(jié)約了清標和評標的時間，且給評標過程理清了條理提升了評標的效率。其次采購質(zhì)量保障奠定了基礎(chǔ)提供了相關(guān)的數(shù)據(jù)和檢查方法。供應(yīng)商信息完善，大大降低了采購風(fēng)險。最后從源頭著手嚴控每個采購環(huán)節(jié)，節(jié)約了采購成本。

六、有效整合了采購人力資源

對于集團化采購需要專業(yè)的采購團隊，

可以利用個分子公司和基層單位的采購人員和管理人員成立集采中心，實施專業(yè)化管理和采購業(yè)務(wù)操作，形成一支了解物資設(shè)備供應(yīng)市場、熟悉需求規(guī)律、具有豐富實戰(zhàn)經(jīng)驗的專業(yè)化管理團隊。另外借助全集團各個專業(yè)和領(lǐng)域的專業(yè)人才，建立專業(yè)的專家團隊，彌補集采中心專業(yè)技術(shù)力量薄弱的不足，形成專家主導(dǎo)的采購決策機制，采購科學(xué)化水平顯著提升。

七、完善整合了采購信息資源

首先通過集中采購電子化和管理信息化，促進了網(wǎng)上招標業(yè)務(wù)公開、規(guī)范采購管理、堵塞管理漏洞、提升了工作效率。其次通過網(wǎng)上集中招標完善和收集了供應(yīng)商基本檔案和業(yè)績信息，實現(xiàn)了自動匯集與全面共享，徹底改變了信息割裂、采購決策缺乏充足數(shù)據(jù)支撐、管理監(jiān)督不力等狀況，大幅提升了采購效率和工作質(zhì)量。

八、管理水平大幅提升

確立了安全供應(yīng)、及時供應(yīng)、經(jīng)濟供應(yīng)的價值取向改善了兩個極端供應(yīng)，要么不計成本保供應(yīng)、要么追求最低價。建立了市場分析機制、需求研究、采購策略研究分析、過程控制等管理性工作。改善了供應(yīng)商交貨質(zhì)量問題和拖期問題。

九、反腐防線全面構(gòu)筑，形成個人保護屏障

通過電子化采購、公開采購業(yè)務(wù)全過程，全面建設(shè)科學(xué)理性的采購運行機制，不僅營造了健康、透明的商業(yè)環(huán)境，全面構(gòu)筑了反腐倡廉的鋼鐵長城。

管理制度、業(yè)務(wù)流程固化在系統(tǒng)中，采購全過程操作信息和結(jié)果信息全都記錄在案，暴露在“陽光”下，實現(xiàn)了“業(yè)務(wù)公開、過程受控、全程在案、永久追溯”采購人員不敢也不能腐敗，自我約束意識顯著增強。管理制度和業(yè)務(wù)流程全部固化到系統(tǒng)中強制執(zhí)行，網(wǎng)絡(luò)外供應(yīng)商采購得到了徹底遏制，解決了“無根”供應(yīng)商采購問題。電子化采購實現(xiàn)了完全密封報價管理，從根本上屆決了暗箱操作的可能性；使采購價格不透明、價格高的等問題得到了有效解決；企業(yè)分子公司實時共享所有供應(yīng)商信息； 給供應(yīng)商提供了公平、公正的交易環(huán)境，讓誠實守信、質(zhì)量可靠、交貨及時、服務(wù)優(yōu)良、價格具有競爭力的優(yōu)秀供應(yīng)商享受優(yōu)先的待遇。打造了供應(yīng)商靠實力說話的公平商業(yè)氛圍。

另外，對于采購環(huán)節(jié)上的每一個工作人員通過管理制度和采購體制形成了一道保護屏障。物資設(shè)備采購處于權(quán)力與利益交織的漩渦，非常敏感，因此我們不僅要做好采購環(huán)節(jié)上的每一項工作同時要使每一個采購人員都堂堂正正做人、干干凈凈做事。也給企業(yè)打造一支想干事、能干事、不出事的采購隊伍，保證企業(yè)物資設(shè)備集中采購的順利供應(yīng)。

十、結(jié)語

精品工程的鑄造源于每個細節(jié)的控制和材料的精挑細選，好的材料來源于每個專業(yè)管理制度的指導(dǎo)和專業(yè)采購操作的嚴格把關(guān)，因此集中招標采購成就了企業(yè)和供應(yīng)商的雙贏合作。

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