提升水利工程檔案內(nèi)在質(zhì)量之思考

笪 艷

(徐州市賈汪區(qū)水利局，江蘇徐州，221011）

質(zhì)量是一切管理活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的生命線。水利管理和建設(shè)部門檔案工作質(zhì)量直接影響著水利工程建設(shè)的質(zhì)量和效益。檔案質(zhì)量包括檔案外在質(zhì)量和內(nèi)在質(zhì)量。檔案外在質(zhì)量主要是指案卷的外觀形態(tài)的好壞，包括文件材料載體、印刷、卷面書寫以及案卷裝幀等方面的狀況。檔案內(nèi)在質(zhì)量主要是指案卷的內(nèi)容是否齊全、完整、真實(shí)等。而水利檔案的內(nèi)在質(zhì)量是影響水利工程建設(shè)質(zhì)量、效益的關(guān)鍵，對此我們必須有充分的認(rèn)識(shí)和思考，并在實(shí)際工作中切實(shí)提升水利檔案的內(nèi)在質(zhì)量。

一是保證檔案的系統(tǒng)性，為水利建設(shè)提供科學(xué)的決策依據(jù)。系統(tǒng)性是指遵循水利檔案的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。即每套文件材料必須成為一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，不能割裂分散；每套檔案案卷之間以及每個(gè)案卷內(nèi)的文件之間都達(dá)到先后有序，連貫系統(tǒng)。檔案室內(nèi)歸檔的文件材料只有達(dá)到這樣的要求，才能具有較高的利用價(jià)值，方便水利建設(shè)工程技術(shù)人員從檔案中了解某項(xiàng)工程、某個(gè)河段的過去和現(xiàn)在，以及其它相關(guān)因素對已建工程的影響等情況，經(jīng)過分析、比較、計(jì)算、研究，從而對擬建工程的設(shè)計(jì)施工作出科學(xué)的決策。

二是保證檔案的成套性，提高在水利建設(shè)中的競爭能力。每一項(xiàng)水利工程建設(shè)活動(dòng)都是由若干個(gè)環(huán)節(jié)和發(fā)展階段構(gòu)成的整體。在這一活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和發(fā)展階段自然形成的文件材料也必然是一個(gè)有機(jī)的整體，它完整地反映該項(xiàng)活動(dòng)的發(fā)展過程和結(jié)果，其中每份文件都是這個(gè)整體中不可缺少的組成部分，相互發(fā)生著必然的內(nèi)在聯(lián)系。

在我們的實(shí)際工作中，常常發(fā)現(xiàn)有關(guān)業(yè)務(wù)部門和工作人員在文件資料的管理中，只重視開工報(bào)告、竣工報(bào)告、施工方案、組織設(shè)計(jì)等“大文件”的歸檔，而忽視了在施工管理過程中形成的反映施工實(shí)際情況的工作聯(lián)系單、隱蔽工程記錄、工程使用情況說明等“小文件”的歸檔，這種情況必然破壞某些工程資料的成套性，影響水利檔案的內(nèi)在質(zhì)量。

為了保證水利工程建設(shè)檔案的成套性，檔案工作人員和工程技術(shù)人員要共同努力，從收集、整理、歸檔幾個(gè)環(huán)節(jié)把關(guān)，把工程施工過程中形成的各種原始記錄都收集到位，并通過鑒定、分類整理，按工程項(xiàng)目形成水利工程的一整套檔案資料。工程業(yè)務(wù)部門的科技人員依據(jù)這些資料信息，在承接新工程的招投標(biāo)過程中，既節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力，又提高了工作效率、標(biāo)書的質(zhì)量和在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭能力。

三是保證檔案的真實(shí)性，提高水利工程整體質(zhì)量。水利檔案的真實(shí)性是指已歸檔的文件資料所記載的內(nèi)容必須是真實(shí)的、正確的、可靠的。具有真實(shí)性的檔案才能夠成為有價(jià)值的信息資源，對水利工程的設(shè)計(jì)、施工起到參考作用，并保障這些工程的質(zhì)量。

在實(shí)際工作中，檔案資料反映內(nèi)容不真實(shí)的情況并不罕見，出現(xiàn)這種情況的原因大致有如下兩種：一是有的技術(shù)人員責(zé)任心不強(qiáng)，平時(shí)在工程管理中不能及時(shí)按照技術(shù)規(guī)范填寫有關(guān)檢測表、變更記錄等，而到工程竣工驗(yàn)收時(shí)，則閉門造車，倉促補(bǔ)填數(shù)據(jù)和記錄以應(yīng)付驗(yàn)收；二是有的技術(shù)人員對應(yīng)歸檔資料的范圍不熟悉，不重視試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)保書、合格證等質(zhì)量保證體系的原始資料的歸檔。上述情況極易導(dǎo)致檔案資料的不真實(shí)，而一旦檔案失去了真實(shí)性，輕則使其失去利用價(jià)值，重則會(huì)給水利工程竣工驗(yàn)收結(jié)果的可靠性帶來嚴(yán)重影響，甚至可能出現(xiàn)江堤潰決、大橋崩塌這樣的悲劇。如以這些失真的檔案資料作為新接工程設(shè)計(jì)、施工的依據(jù)，后果將不堪設(shè)想。

為保證檔案的真實(shí)性，水利檔案人員要主動(dòng)收集工程的每一階段應(yīng)該形成的文件資料，并進(jìn)行督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向有關(guān)業(yè)務(wù)部門反映，確保文件資料在形成過程中的真實(shí)、準(zhǔn)確。同時(shí)也要求業(yè)務(wù)部門的技術(shù)人員做好施工過程中的動(dòng)態(tài)管理，如實(shí)填寫和記錄施工過程中需要更改、補(bǔ)充的情況，注重平時(shí)資料的積累，及時(shí)向檔案室移交。

由此可見，保證水利工程檔案的系統(tǒng)、全面、真實(shí)是多么重要、多么必須，但其內(nèi)在質(zhì)量的大幅提升不是一蹴而就，也不是檔案管理人員一己之力所能完成的，它需要多元協(xié)調(diào)、綜合管理、持之以恒才能有效實(shí)現(xiàn)。

1.強(qiáng)化水利工程檔案群體意識(shí)。這是保證水利檔案系統(tǒng)、全面的前提。水利檔案涉及到水利工程質(zhì)量技術(shù)、河床地質(zhì)情況、技術(shù)人員、設(shè)備等資料的各個(gè)方面，因此，要保證水利檔案管理的有序運(yùn)行，就要通過各種有效的輿論形式，使水利檔案及其工作性質(zhì)、任務(wù)和作用，最大限度地被單位領(lǐng)導(dǎo)和全體職工所了解和認(rèn)識(shí)，使各職能部門在各自的工作實(shí)踐中自覺地保護(hù)檔案，關(guān)心、重視和支持檔案工作，從而把管理者、管理對象和管理內(nèi)容有機(jī)地結(jié)合起來。

2.強(qiáng)化水利工程檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。這是管好、服務(wù)好水利檔案工作的關(guān)鍵。水利部門在選配工程檔案管理人員時(shí)，應(yīng)以具備一定的政治、文化、業(yè)務(wù)素質(zhì)，能勝任檔案工作為標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)把好人員入口關(guān)；上級(jí)業(yè)務(wù)部門要有計(jì)劃地加強(qiáng)培訓(xùn)，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)，尤其是對新上崗人員和新開工的項(xiàng)目要及時(shí)進(jìn)行重點(diǎn)輔導(dǎo)；同時(shí)，要保持工程檔案管理隊(duì)伍的相對穩(wěn)定，避免頻繁轉(zhuǎn)崗調(diào)動(dòng)，要通過做細(xì)致思想政治工作，使檔案人員增強(qiáng)榮譽(yù)感和使命感，明確自身擔(dān)負(fù)的職責(zé)，充分體現(xiàn)水利檔案在工程建設(shè)中的重要地位和作用。

3.強(qiáng)化水利工程檔案歸集工作。這是實(shí)現(xiàn)水利檔案真實(shí)、完整的基礎(chǔ)。檔案管理人員要耐得住寂寞，有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，對上級(jí)來文采取收文核對的辦法，摘抄收文登記簿的文號(hào)、標(biāo)題，然后分發(fā)給各處室，督促他們將本部門所收文件統(tǒng)一交回；對本機(jī)關(guān)各部門形成的文件，由文書處理部門定期移交；對各類會(huì)議記錄、零星材料和臨時(shí)機(jī)構(gòu)、各單項(xiàng)工程形成的材料，由檔案人員直接收集，做到歸集工作從文書處理、施工、技術(shù)活動(dòng)和科學(xué)研究的日常工作開始；對殘缺不全的檔案資料，通過考訂補(bǔ)制的方法，盡可能地補(bǔ)齊資料，以滿足建檔需要。

4.強(qiáng)化水利工程檔案制度建設(shè)。做好水利工程檔案管理工作必須加強(qiáng)制度建設(shè)。通過建立諸如文件收發(fā)登記、借閱、處理和檔案保管、利用等制度，完善各類工程文件從形成、運(yùn)轉(zhuǎn)到立卷、歸檔一系列工作程序，使水利工程檔案有法可依、有據(jù)可查、有案可鑒，努力為當(dāng)?shù)厮こ探ㄔO(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。