檔案資源助力企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展

張紅娟

檔案來(lái)源于人類的各項(xiàng)活動(dòng)，又反饋于各項(xiàng)活動(dòng)。在人類社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化發(fā)展的過(guò)程中，檔案能夠提供理論指導(dǎo)、憑證依據(jù)以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，進(jìn)而指導(dǎo)人類進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展。檔案資源開發(fā)利的最終的目的是將檔案轉(zhuǎn)換面促進(jìn)社會(huì)發(fā)那阿爾的精神和物質(zhì)財(cái)富。

面對(duì)世界性的信息革命，我們檔案工作面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。長(zhǎng)期以來(lái)，我們對(duì)檔案信息資源重要性的認(rèn)識(shí)程度不夠，對(duì)開發(fā)利用檔案信息資源的認(rèn)識(shí)沒(méi)有提高到足夠的高度，檔案開發(fā)利用意識(shí)非常淡薄。有些企業(yè)檔案管理人員只是充當(dāng)“看門人”的角色，限于“你來(lái)我取”這種最原始、最簡(jiǎn)單的的被動(dòng)的服務(wù)方式，許多有實(shí)用價(jià)值的檔案信息被埋在庫(kù)房深處無(wú)法轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，這與信息時(shí)代要求提供高質(zhì)量、高效率的信息服務(wù)很不協(xié)調(diào)，造成檔案信息資源的極大浪費(fèi)。因此，大辦開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)，是信息時(shí)代賦予檔案工作者的歷史使命。

企業(yè)的檔案資源是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。檔案資源的本質(zhì)是具有憑證價(jià)值的原始記錄，檔案資源是企業(yè)發(fā)展中最原始的信息源，同時(shí)也是可供學(xué)習(xí)的知識(shí)源。無(wú)論是信息源還是知識(shí)源，檔案資源在企業(yè)發(fā)展中地位舉足輕重，不可藐視。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案資源作為一項(xiàng)無(wú)形資產(chǎn)在企業(yè)管理中彰顯了其重要的地位和作用。企業(yè)檔案資源的潛在價(jià)值是企業(yè)固本強(qiáng)基謀發(fā)展不可或缺的基石。

企業(yè)檔案工作的價(jià)值取向就是企業(yè)檔案工作主體基于自己的價(jià)值觀在面對(duì)或處理檔案工作中各種矛盾、沖突關(guān)系是所持的基本價(jià)值立場(chǎng)、價(jià)值態(tài)度以及所表現(xiàn)出來(lái)的基本價(jià)值傾向。企業(yè)檔案工作價(jià)值取向會(huì)受到企業(yè)內(nèi)部因素和外部環(huán)境的影響，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部因素而言，企業(yè)的基本目的是生存，如果沒(méi)有基本的企業(yè)法人憑證等檔案資源作保證，企業(yè)的合理性與生存將受到威脅。滿足基本的生存需要之后，企業(yè)的進(jìn)一步要求將會(huì)事企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的體現(xiàn)。現(xiàn)在越來(lái)越多的企業(yè)將檔案工作與ISO 9000系列標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)更為嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的文件控制，配合企業(yè)按國(guó)際慣例建立一套科學(xué)的質(zhì)量管理體系，提升企業(yè)管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。另外，對(duì)于企業(yè)外部環(huán)境而言，企業(yè)發(fā)展面臨著諸多外部壓力和發(fā)展環(huán)境的變化，如現(xiàn)代企業(yè)制度的建立、企業(yè)上市等重大轉(zhuǎn)變和企業(yè)活動(dòng)、對(duì)企業(yè)各環(huán)節(jié)的評(píng)估與認(rèn)證也會(huì)涉及企業(yè)檔案工作。所以企業(yè)檔案工作者所持有的基本價(jià)值立場(chǎng)。價(jià)值態(tài)度以及所表現(xiàn)出來(lái)的基本價(jià)值傾向會(huì)直接影響到具體的企業(yè)檔案管理工作，進(jìn)而影響到企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。

一、檔案資源對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的價(jià)值所在

（一）檔案資源的工具價(jià)值

檔案資源在企業(yè)發(fā)展中有重要的工具價(jià)值，特別是科研檔案是一個(gè)企業(yè)在產(chǎn)品設(shè)計(jì)研發(fā)過(guò)程中的重要技術(shù)依據(jù)，在開發(fā)產(chǎn)品的過(guò)程中，研發(fā)技術(shù)具有可持續(xù)性、連續(xù)性，對(duì)于科研人員具有無(wú)可替代的工具價(jià)值。企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)工作是一個(gè)從無(wú)到有的過(guò)程，在企業(yè)的整個(gè)運(yùn)營(yíng)戰(zhàn)略中處于上游，具有總攬全局的戰(zhàn)略地位。那么，研發(fā)肯定不是憑空設(shè)想、閉門造車，而是需要大量的科技情報(bào)檔案資料作為支撐，查閱相關(guān)檔案。從這個(gè)意義上講，檔案為科學(xué)研究提供了一個(gè)上升的平臺(tái)，構(gòu)造了一個(gè)可持續(xù)發(fā)展的框架。就筆者的工作經(jīng)驗(yàn)而言，從檔案日借閱頻次來(lái)看，科技檔案最多，尤其是產(chǎn)品檔案居多。大多借閱者都是反復(fù)研讀、推敲，有些是為改進(jìn)，有些是為新品研發(fā)。所以檔案資源并非“默默無(wú)聞”，而是在專業(yè)領(lǐng)域不斷“發(fā)光發(fā)熱”。

（二）檔案資源的憑證價(jià)值

檔案是歷史真相的再現(xiàn)，具有一定的法律效力，以其書面性、客觀性、真實(shí)性而成為最具說(shuō)服力的證據(jù)凸顯其巨大作用。檔案是記錄企業(yè)運(yùn)行的原始資料，是在運(yùn)行過(guò)程中逐漸形成的，此特點(diǎn)決定了檔案資源在企業(yè)管理工作中的憑證價(jià)值，是檔案不同于和優(yōu)于其它各種資料的特點(diǎn)。檔案所以有憑證價(jià)值，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。從檔案形成的過(guò)程及其結(jié)果來(lái)看，它是特定的形成者當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的原始文件的轉(zhuǎn)化物，并非嗣后為使用而另行編制的。1982年10月1日起試行的《民法》第六章第五十五條規(guī)定了七種可采納的證據(jù)：“（一）書證；（二）物證；（三）視聽(tīng)資料；（四）證人證言；（五）當(dāng)事人陳述；（六）鑒定結(jié)論；（七）勘察筆錄”。通過(guò)分析不難看出，文件、檔案可以物證（如實(shí)物檔案）、書證（如紙質(zhì)檔案）和視聽(tīng)資料（如聲像檔案）的形式被采納為證據(jù)，因此檔案具有很強(qiáng)的證據(jù)性。

（三）檔案資源的維權(quán)價(jià)值

當(dāng)下，全國(guó)各地的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)日新月異，企業(yè)的工程項(xiàng)目檔案驟增，這些項(xiàng)目檔案涉及科研生產(chǎn)、技術(shù)改造等基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目。這些項(xiàng)目在可行性研究報(bào)告、建設(shè)過(guò)程中，竣工階段都需要全方位的質(zhì)量監(jiān)督、財(cái)務(wù)監(jiān)督、責(zé)任監(jiān)督。企業(yè)檔案在這些項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，無(wú)疑成為強(qiáng)有力的可查信息資源，扮演著維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要角色。從這個(gè)意義上講，企業(yè)檔案成為維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要法寶，其重要性可見(jiàn)一斑。質(zhì)量是企業(yè)的生命，沒(méi)有質(zhì)量無(wú)以言效益。質(zhì)量檔案對(duì)企業(yè)維護(hù)自身形象來(lái)講可謂相依不離，當(dāng)遇到重大質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，需要企業(yè)提供相關(guān)產(chǎn)品原始記錄，試驗(yàn)數(shù)據(jù)，以此說(shuō)明產(chǎn)品是否按客戶要求生產(chǎn)，是否達(dá)到客戶對(duì)產(chǎn)品性能、參數(shù)的要求。

（四）檔案資料的品牌價(jià)值

企業(yè)要適應(yīng)市場(chǎng)，要在市場(chǎng)上占有一席之地，就必須注重塑造企業(yè)自身形象，宣傳企業(yè)產(chǎn)品，樹立企業(yè)品牌。通過(guò)圖片檔案、榮譽(yù)證書檔案、資格認(rèn)證檔案等企業(yè)檔案的宣傳可以向社會(huì)展示企業(yè)形象、精神風(fēng)貌、產(chǎn)品品質(zhì)，提高企業(yè)的知名度，樹立企業(yè)的品牌形象，從而獲得較高的市場(chǎng)認(rèn)可度。

二、企業(yè)檔案工作價(jià)值取向助力企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展

結(jié)合檔案資源在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中所體現(xiàn)的工具價(jià)值、維權(quán)價(jià)值和品牌價(jià)值等作用，企業(yè)檔案工作的價(jià)值取向也應(yīng)該全力推進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。所以企業(yè)檔案工作價(jià)值取向助力企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面，一是企業(yè)檔案信息資源的選擇。企業(yè)檔案信息資源的重心是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)密切相關(guān)的檔案信息資源，這與行政事業(yè)單位注重文書等政務(wù)類檔案信息有著明顯的區(qū)別。在企業(yè)檔案收集和積累過(guò)程中，必然面臨檔案信息資料的選擇。因此，在企業(yè)檔案信息資源的積累過(guò)程中，注重與企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的科學(xué)技術(shù)檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、合同檔案、設(shè)備檔案等的收集，是企業(yè)檔案工作的基本價(jià)值取向。二是企業(yè)數(shù)據(jù)信息的收集與整理。企業(yè)以盈利為目的，實(shí)行獨(dú)立核算，因此，與企業(yè)獨(dú)立核算相關(guān)的所有數(shù)據(jù)信息的收集與整理也顯得尤為重要，如會(huì)計(jì)檔案的收集與整理，其后續(xù)的分析與利用工作也應(yīng)受到重視，這也是企業(yè)檔案工作基本價(jià)值取向的重要表現(xiàn)。三是企業(yè)核心資源的安全保管和利用。企業(yè)尤其是技術(shù)密集型企業(yè)和知識(shí)密集型企業(yè)，其生存和發(fā)展的命脈是企業(yè)的科技創(chuàng)新資源、商業(yè)秘密文獻(xiàn)與知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，對(duì)這些核心資源的安全保管和利用必須遵循嚴(yán)格的安全管理制度和使用規(guī)范。因此，注重科技信息資源與知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的安全保管與利用，也是企業(yè)檔案工作基本價(jià)值取向的重要表現(xiàn)。

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，蘊(yùn)藏了企業(yè)大量有價(jià)值的信息，保管好、利用好這些信息，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，維護(hù)企業(yè)權(quán)益，拓展企業(yè)產(chǎn)品市場(chǎng)意義重大，企業(yè)檔案是支撐企業(yè)前行的重要“杠桿”。因此，做好企業(yè)檔案管理工作，深挖蘊(yùn)藏其中的信息資源，為企業(yè)發(fā)展源源不斷提供信息支持，應(yīng)成為當(dāng)下企業(yè)檔案部門的工作重點(diǎn)。（作者單位為明珠集團(tuán)）