如何做好人事檔案的接收與管理

石春莉??

摘要：人事檔案是記錄我們的身份、學(xué)歷、資歷等的，人事檔案的管理更是關(guān)系著你、我、他的大事，因此本文就檔案的特性以及如何做好人事檔案的接收與管理工作，進(jìn)行了細(xì)致的闡述。

關(guān)鍵詞：接收與管理；檢查與核對；及時歸檔

一、人事檔案的概念及其特征分析

（一）人事檔案的概念

在我國企業(yè)的人事管理制度中，最重要的一個環(huán)節(jié)就是人事檔案的管理，人事檔案對于各企業(yè)員工來說至關(guān)重要，因?yàn)槿耸聶n案記錄了個人的基本信息，包括身份信息、個人經(jīng)歷、教育資歷、政治面貌、品德作風(fēng)、參加工作后的工資待遇、社會保障信息、組織關(guān)系等，這些資料對于我們而言十分重要，是記錄人生軌跡的重要依據(jù)。

（二）人事檔案的特點(diǎn)分析

人事檔案資料涵蓋的內(nèi)容較為廣泛，包括企事業(yè)單位員工的個人信息和履歷，入團(tuán)入黨情況、個人自傳、考評鑒定、各項(xiàng)獎勵和處分，單位的任免資料等等。人事檔案就是員工的個人信息庫，員工的個人面貌通過人事檔案可以直接顯示出來，從人事檔案中我們就可以了解一個人的基本能力和經(jīng)歷。人事檔案有幾大特征，具體分析如下：

首先，人事檔案是勞動部門使用人才和給人員提供來動報酬的重要依據(jù)和資料，人事檔案與其他普通檔案資料有著較大的區(qū)別，人事檔案可以直接為現(xiàn)實(shí)服務(wù)。

其次，人事檔案一定要是真實(shí)的，材料要完整和齊全，材料要避免被損壞，這也是人事檔案管理的最基礎(chǔ)要求。人事檔案的真實(shí)性在于為用人單位提供最準(zhǔn)確的個人信息，避免企業(yè)和個人遭受不必要的損失。

另外，人事檔案時隨著人的變化而隨時更新的，人事檔案資料要結(jié)合人的具體經(jīng)歷進(jìn)行補(bǔ)充，例如職務(wù)任免變化，員工職稱評定資料等等，人事檔案要及時進(jìn)行更新和補(bǔ)充。

人事檔案內(nèi)容涉及諸多方面，如個人功過等情況，也涉及了一些重大歷史事件或內(nèi)心隱秘等等。因此，任何人不能私自保存和泄漏人事檔案的內(nèi)容，保證人事檔案的機(jī)密性。

二、人事檔案的接收與管理

（一）人事檔案的接收

對新形成或調(diào)轉(zhuǎn)來（一般是由工作調(diào)動等原因引起的）的人事檔案材料，接收單位要及時做好接收工作，首先要對人事檔案資料進(jìn)行科學(xué)的鑒別，看是否符合接收的條件，檢查與核對并保證人事檔案完整，核對無誤后，（調(diào)轉(zhuǎn)來的檔案應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回）；其次，根據(jù)人事檔案的分類確定其應(yīng)該存放和歸檔的位置，歸檔時要做好目錄的補(bǔ)登。然后，進(jìn)行電子檔錄入，有利于未來檔案的查閱及保存；最后，將新形成或調(diào)轉(zhuǎn)來的檔案材料進(jìn)行歸檔。以下是檔案接收內(nèi)容及注意事項(xiàng)：

1.紙質(zhì)檔案資料

紙質(zhì)檔案一般分為幾大類。第一類：員工入職登記表。主要包括員工試用總結(jié)、轉(zhuǎn)調(diào)崗?fù)ㄖ?、工作總結(jié)、離職申請書等等；第二類，員工個人信息表。包括員工姓名、出生年月日、民族、婚否、聯(lián)系方式、教育水平、工作履歷等等；第三類，家庭信息表。主要包括父母的姓名、出生年月，兄弟姐妹的姓名、出生年月，聯(lián)系方式等等；第四類，各類證件，包括員工本人的身份證、各類畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證等、入職體檢表、離職證明、勞動合件、員工入職資格證；員工轉(zhuǎn)正材料，員工轉(zhuǎn)正材料涉及的表格和資料較多，包括個人申請，還有試用期總結(jié)報告，試用期業(yè)績、領(lǐng)導(dǎo)和部門的轉(zhuǎn)正評估表、轉(zhuǎn)正薪酬福利表；還有員工的崗位調(diào)動信息資料，薪資調(diào)整資料、獎懲記錄等。

2.電子檔案資料

電子檔案與紙質(zhì)檔案一樣，有很多員工的基本資料都要力如電子信息庫，產(chǎn)生的電子信息資料，也是人事檔案資料的一種。其中也包括上面提到的員工個人基本信息資料表，包括姓名、性別、年齡、民族、學(xué)歷、出生年月日、現(xiàn)崗位、籍貫、政治面貌、身份證號、家庭住址、聯(lián)系方式、家里聯(lián)系人的基本信息等等，還有員工自己的社會保障資料，包括勞動合同書、五險一金購買情況、勞動合同終止時間、工作年限等，還有員工在企業(yè)參加培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書，各科考試成績。這些電子檔案都要進(jìn)行嚴(yán)密的保存，這都是個人的保密信息，對于其職業(yè)生涯發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

（二）人事檔案管理策略分析

企業(yè)要建立完善的人事檔案管理制度，提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率，提高檔案的利用率，為現(xiàn)在的企事業(yè)檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。要保證檔案管理秩序，就要求工作人員必須遵循一定的程度和手續(xù)來管理檔案。

1.人事檔案的查閱

查閱者持章查閱單位（部門）蓋章和負(fù)責(zé)人簽字，并寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況的查檔報告，之后到相應(yīng)的人事檔案管理部門進(jìn)行審批。檔案查閱申請通過審批后，查閱人才可以對人事檔案盡心查閱，要理由充分、手續(xù)齊全、程序符合規(guī)定。為了防止檔案泄密和丟失，單位要在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方設(shè)立閱覽室，便于查閱。

2.人事檔案的借閱

借檔單位（部門）持蓋借檔單位（部門）蓋章和負(fù)責(zé)人簽字的，與查檔報告內(nèi)容相似的借檔報告。到人事檔案部門進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。滿足條件的單位（部門）可以借出使用檔案。人事檔案部門要做好檔案借閱登記，詳細(xì)記載借閱檔案的名稱、份數(shù)、理由等，借閱人簽字后才可拿走檔案，人事檔案借出時要標(biāo)注歸還日期，要按照催還制度執(zhí)行。

3.人事檔案證明材料的出具管理

由有關(guān)單位開具介紹信，說明要求出具證明資料的緣由，介紹信上一定要有公章，人事檔案管理部門要根據(jù)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合使用者的需求，提供需要的證明材料，但不能盲目都借給使用者，要有選擇性。證明材料可以是直接的材料，也可以是復(fù)制件，證明材料的借出一定要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批，加蓋公章，做好登記后才可以借出。

4.人事檔案的檢查與核對

檢查的主要內(nèi)容包括檢查檔案資料是否完整，同時檢查紙質(zhì)材料是否被蟲蛀，或存在霉變的情況，人事檔案管理部門要做好環(huán)境維持，保證檔案存放室內(nèi)的溫濕度，保證檔案室隱秘安全，也要保證其適合長時間存放檔案資料。定期檢查檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

三、結(jié)語

總之，人事檔案的接收和管理是人事檔案的基礎(chǔ)工作，想要提升其管理質(zhì)量，就要從制度上與員工素質(zhì)上下功夫，要結(jié)合實(shí)際的人事檔案管理模式，創(chuàng)新人事檔案的管理，進(jìn)而保證為員工和企事業(yè)單位的發(fā)展提供可靠的依據(jù)。

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作者簡介：石春莉（1974），女，大專，館員，檔案管理。