關(guān)于高職院校檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

王楠

[摘 要] 檔案管理的工作不僅是檔案管理部門的重大任務(wù)，也是各大高職院校中管理工作的重要組成要素。就目前檔案管理的現(xiàn)狀，已有大部分高職院校對(duì)檔案管理工作有了更加深入的了解與關(guān)注，并就此現(xiàn)狀采取了一系列措施，在努力提高教育教學(xué)工作的同時(shí)，也制定且完善了相關(guān)檔案管理的文件與條例。通過對(duì)高職院校的檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行概述，并對(duì)如何提高檔案管理工作進(jìn)行分析，從而能更好地完善高職院校檔案的管理工作。

[關(guān) 鍵 詞] 高職院校；檔案管理；現(xiàn)狀；改進(jìn)對(duì)策

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）02-0205-01

一、高職院校檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏健全的檔案歸檔制度體系

國家對(duì)如何做好檔案管理工作也出臺(tái)了相應(yīng)的文件。目前，諸多高職院校的檔案管理?xiàng)l例基本以《高校檔案管理工作辦法》為依據(jù)，并在此文件的基礎(chǔ)上，為了更好地完善與實(shí)施這一制度，制定了符合各自院校的檔案管理制度。這一現(xiàn)象的出現(xiàn)，為許多高職院校檔案管理工作帶來了一定的阻礙，因?yàn)楦黝惛呗氃盒６及凑毡拘５闹贫冗M(jìn)行檔案的管理，這一制度沒有統(tǒng)一性和規(guī)范性。

1.存檔的學(xué)籍檔案缺乏一致性

在學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)時(shí)，學(xué)生的學(xué)籍檔案都必須及時(shí)進(jìn)行歸檔處理，以免實(shí)際情況與學(xué)籍檔案記錄的不一致。

2.檔案的收集工作缺乏全面性

在檔案管理的過程中，有些不符合規(guī)范的材料或文件，在進(jìn)行歸檔時(shí)，造成檔案文件的不全面、不及時(shí)，從而使檔案管理工作陷入混亂。

3.檔案歸檔不及時(shí)，工作人員的調(diào)動(dòng)過于頻繁

（二）檔案的收集不齊全

每個(gè)學(xué)生都有屬于自己的檔案，它記錄著學(xué)生學(xué)習(xí)的整個(gè)過程和基本的個(gè)人信息，包括所獲榮譽(yù)及所受懲罰，是具有較高價(jià)值的文件材料。如今網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的快速發(fā)展，要保證教學(xué)檔案的完整性和安全性，以免個(gè)人信息的泄露。對(duì)各大高職院校而言，也是其工作的最基本保障。就我國高職院校目前的形勢(shì)而言，并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，且管理意識(shí)也較淡薄，因此出現(xiàn)管理流程不嚴(yán)、管理資料不完整、歸檔不及時(shí)等一系列問題。在這些問題中，如果其中一項(xiàng)得不到有效的保障，檔案管理工作依舊面臨著許多實(shí)質(zhì)性的問題。

（三）信息化水平較低

隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平的提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理模式已逐步被電子化檔案管理模式所取代。但是，仍有許多高職院校依舊選用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，這一模式的缺點(diǎn)在于在加大檔案管理員工作量的同時(shí)，也帶來了其他不便，比如，相關(guān)工作人員在調(diào)取以及查閱檔案時(shí)，不能及時(shí)迅速地找到所需的檔案，從而降低了工作效率和質(zhì)量。

二、加強(qiáng)高職院校檔案管理工作的措施

無論在檔案管理工作中還是在檔案制定的過程中，為了從根源上提高高職院校的檔案管理工作效率，高職院校可以通過以下幾個(gè)方面來進(jìn)行：

（一）樹立檔案管理工作的意識(shí)

高職院校的管理工作體制的建設(shè)與教育管理等方面有著密不可分的關(guān)系。許多高職院校的教師、領(lǐng)導(dǎo)，大多認(rèn)為檔案管理工作與其毫無關(guān)系，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)及觀點(diǎn)對(duì)高職院校檔案管理工作的實(shí)施有一定的阻礙。所以，各大高職院校在傳授課本知識(shí)的同時(shí)，也要加大對(duì)管理?xiàng)l例的宣傳，提高校領(lǐng)導(dǎo)、老師以及學(xué)生的檔案管理意識(shí)。

（二）建立完整的檔案管理制度

除了努力提高管理人員的工作效率外，也要積極認(rèn)真地制定并完善檔案管理制度。不僅要依據(jù)國家頒布的有關(guān)法律條例，也要將高職院校自身的發(fā)展?fàn)顟B(tài)與實(shí)際情況相結(jié)合，制定完整的、仔細(xì)的、與自身管理水平相適應(yīng)的管理制度體系。與此同時(shí)，可以制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，將其納入工作人員的年度考核中。要認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案管理工作，使檔案管理工作更加具體化、簡(jiǎn)明化、規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)檔案管理的日常工作

檔案是關(guān)系到每個(gè)人的，是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模瑫r(shí)也是瑣碎的。而檔案管理工作的建立就是為了給人們提供便利的、快捷的檔案查詢。因此，檔案管理人員的任務(wù)不僅是幫助人們查詢、維護(hù)、收集檔案，同時(shí)也要將這些檔案進(jìn)行分類與歸檔，將不同類型的檔案進(jìn)行有序的分類與整理，以便查詢與維護(hù)，并做好保養(yǎng)與護(hù)理等工作，保證提供有價(jià)值的檔案。

就當(dāng)前我國的教育形式而言，教育教學(xué)方式在不斷改革，與此同時(shí)，高職院校的檔案管理工作同樣也面臨著重要的變革。這不僅是檔案管理工作的改革，同樣也是教育制度的改革。高職院?？梢园阉醋饕淮翁魬?zhàn)或者一次機(jī)遇，充分利用這次機(jī)會(huì)來進(jìn)行制度的改革。所以，對(duì)高職院校而言，教師、領(lǐng)導(dǎo)及每個(gè)在校學(xué)生都應(yīng)該對(duì)檔案管理的工作重視起來。抓住機(jī)遇，并根據(jù)自身的狀態(tài)制定適應(yīng)的檔案管理?xiàng)l例與文件，并嚴(yán)格按照指定的相關(guān)文件與條例來執(zhí)行檔案的管理工作，使檔案的管理工作適應(yīng)時(shí)代的變化與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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