對加強檔案基礎工作對促進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的認識

孫欣業(yè)

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

眾所周知，計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征：就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是 “垃圾” 輸出的只會是更高級的 “垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么現(xiàn)實中檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差昵？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求昵？總體來講目前綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。二是案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來，部分檔案部門前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件，需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經(jīng)驗中都可以獲知，要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法：即要求檔案管理的收集、整理、鑒定，著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

1、全面普查案卷，去糟取精。這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的檔案館由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

2、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3、結合本館實際規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。要從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則，以提高基礎工作水平，這對實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們快速檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多可以統(tǒng)一歸入“J ”類，再根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。在統(tǒng)一標準的基礎上，達到標準化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范題名保證檢索查準率。 檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。另外還可利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄，為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下基礎。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作 “多”、“快”、“好” 兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄人條目，既節(jié)約了時間，人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄人，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4、用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率?！爸黝}詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。'怎樣取其利避其弊：我們認為可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞” 的做法，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯--關鍵詞進行標識，待錄人計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。

總之，在推進檔案管理現(xiàn)代化的進程中要通過實行標準化、規(guī)范化的工作提高檔案管理基礎工作水平，為實行計算機管理打下扎實的基礎。