淺析計算機信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動化中的應(yīng)用

程輝

摘 要：近年來，計算機信息技術(shù)的發(fā)展越來越迅速，計算機信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。文章將計算機技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動化作為研究的重點，以計算機信息技術(shù)為切入點，首先對計算機信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動化的作用進行了分析，其次分析計算機信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動化應(yīng)用中的具體應(yīng)用，最后分析現(xiàn)代自動化辦公存在的問題，并提出解決對策，以促進現(xiàn)代自動化辦公的進一步發(fā)展與完善。

關(guān)鍵詞：計算機信息技術(shù)；現(xiàn)代辦公自動化；應(yīng)用

引言

計算機技術(shù)的利用和發(fā)展在很大程度上加快了人類科學(xué)技術(shù)以及科學(xué)文明進步的速度，就目前我國的計算機技術(shù)發(fā)展和利用來看，在很多社會層面和建筑中都已經(jīng)成了不可或缺的重要組成部分，辦公室自動化中最重要的就是計算機信息處理技術(shù)，日常管理的工作以及辦公效率的提升在很大程度上都是依靠計算機信息處理技術(shù)來完成的，而且計算機信息處理技術(shù)區(qū)別于人力來說有更高的效率和準(zhǔn)確度的優(yōu)點。就計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用進行簡單的探討。

1 計算機信息技術(shù)的概念

計算機信息技術(shù)主要是通過信息獲取、信息傳送、數(shù)據(jù)分析等信息使用過程，主要應(yīng)用在辦公自動化方面，能夠有效提高辦公效率。計算機技術(shù)包含了微電子分析技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，通常被稱為網(wǎng)絡(luò)通信、信息技術(shù)。辦公自動化是通過計算機信息技術(shù)發(fā)展產(chǎn)生的一種快速節(jié)約的辦公方式，他能夠通過計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，有效解決人們在辦公過程中所遇到的諸多問題，例如：信息傳遞時間長、異地出差、信息傳輸內(nèi)容局限性等等，通過計算機信息技術(shù)和人的完美結(jié)合，有效促進了企業(yè)發(fā)展速度。

2 計算機信息技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代辦公自動化中的意義

2.1改善辦公環(huán)境

正如上文所提及的，在傳統(tǒng)的辦公環(huán)境下，大量的紙筆的堆砌使得整個辦公氛圍顯得異?；靵y，而且員工在混雜的環(huán)境下常常會感到工作的壓力，而將計算機信息技術(shù)應(yīng)用到辦公自動化之中，可以有效地轉(zhuǎn)變這一情況，將紙筆數(shù)據(jù)以電子形式進行錄入，可以使整個辦公環(huán)境更加的輕松、愉悅。因為辦公環(huán)境是辦公質(zhì)量高低的決定因素之一，所以，借助計算機信息技術(shù)在改善了辦公環(huán)境之后，可以有效地提高辦公質(zhì)量。除此之外，在現(xiàn)代辦公自動化中借助計算機信息計算還可以將大量的文件以一個簡單的文檔的形式呈現(xiàn)出來，員工之間可以有效地借助網(wǎng)絡(luò)形式來傳遞信息，實現(xiàn)信息傳遞的高效性，從而提高辦公效率。

2.2提高信息運作效率

在信息時代，信息運作效率關(guān)系著企業(yè)的生存發(fā)展。對此，為了企業(yè)的生存與發(fā)展，企業(yè)辦公只有隨時隨地掌握最新的和最有價值的信息，企業(yè)管理層才能及時作出最科學(xué)的決策。計算機信息技術(shù)引入，通過互聯(lián)網(wǎng)信息通訊工具，不僅能了解到各行各業(yè)最新政策、市場變化信息等，為企業(yè)提供最有效最新的信息，而且內(nèi)部人員可以隨時登陸計算機軟件辦公系統(tǒng)查詢所需的信息，有效地提高辦公效率運用的效率。

2.3有利于咨詢決策智能化

計算機技術(shù)有利于咨詢決策的智能化，能夠有效的幫助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策，提高領(lǐng)導(dǎo)決策效率，進一步加強辦公效率和質(zhì)量，這也是辦公自動化未來發(fā)展趨勢。在辦公工作中，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的時效性為辦公工作提供了便利，許多信息可以在網(wǎng)站公示，省去了層層匯報環(huán)節(jié)，而且還增加了辦公透明度，還為辦公工作的監(jiān)督提供了便利條件，同時，在一定程度上還有利于領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)、正確的決策，從而提高了辦公效率。

3 計算機信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動化中的應(yīng)用

3.1計算機信息技術(shù)在辦公室中的應(yīng)用要素

根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化的要點進行分析，我們大致上可以發(fā)現(xiàn)計算機信息技術(shù)在辦公室的應(yīng)用要素主要有工作人員、組織機構(gòu)、辦公制度、技術(shù)工具以及信息處理等方面。對目前的計算機信息技術(shù)而言，顯然不能夠?qū)崿F(xiàn)完全的自動化辦公，因此在企業(yè)的辦公管理中需要人力的參與。辦公人員可以按照工作的性質(zhì)進行劃分，相應(yīng)的工作人員需要對自動化的工作素質(zhì)有明確的認識，了解到自身工作的重點所在。組織機構(gòu)則要求企業(yè)辦公手段的優(yōu)化管理，實現(xiàn)快速靈活的計算機信息技術(shù)應(yīng)用。企業(yè)的辦公機構(gòu)主要承擔(dān)對辦公機制的優(yōu)化管理，有關(guān)部門必須按照相應(yīng)管理制度的要求來實現(xiàn)相應(yīng)的規(guī)則，讓企業(yè)的辦公制度能夠真正發(fā)揮出相應(yīng)的作用。同樣有效的技術(shù)工具是不可或缺的，對于辦公自動化系統(tǒng)中的信息共享，能夠在很大程度上提高辦公的效率，給以后計算機信息技術(shù)的提升提供必要的準(zhǔn)備。利用辦公信息進行辦公的優(yōu)化處理，能夠在很大程度上提高企業(yè)綜合管理的整體素質(zhì)。

3.2降低管理成本，改善工作效率

在辦公工作中，人員的交流、辦公工作的運行都需要消耗一定的資金成本。引進計算機信息技術(shù)，一方面工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)進行交流，另一方面可以節(jié)省大量的辦公所需材料，除此之外，還能在省去辦公工作中的瑣碎環(huán)節(jié)，從而節(jié)省資金，降低企業(yè)辦公投入，同時，還可以縮減部分工作人員，避免人員工作中出現(xiàn)的錯誤，利用計算機技術(shù)來代替人工，減低用人成本，提高了工作效率，促進企業(yè)獲得更好的效益。

3.3文字的演示編排方面

計算機技術(shù)應(yīng)用在演示軟件中，能夠把圖文內(nèi)容或者表格圖片，通過幻燈片的形式進行編輯，最后加入聲音或視頻材料，達到圖片、文字、聲音并茂的效果，最終實現(xiàn)演示的目的。在向客戶介紹產(chǎn)品或者企業(yè)給員工做培訓(xùn)的時候，使用演示軟件，能夠極大地促進用戶的感官感受，豐富想象力并提升創(chuàng)造力，加深他們的印象。計算機技術(shù)應(yīng)用在文字軟件中，比如WORD、WPS等，這些文字編排工具能夠?qū)D形、文字、表格有機地結(jié)合在一起，使得文字呈現(xiàn)出更好的效果，操作起來也比較簡單，方便又快捷，軟件當(dāng)中有很多的命令和功能，比如列表排序、管理文件、數(shù)據(jù)的計算、圖形的處理、文字的替換、字體的改變等功能，用戶可以按照自己的意愿隨便選擇使用，文字處理軟件體現(xiàn)出強大的處理文字的功能，受到辦公人員的親睞。

3.4在我國信息技術(shù)發(fā)展的過程中，信息檢索和信息更新已經(jīng)成為最基本的信息技術(shù)

在企業(yè)公司的發(fā)展過程中，這些技術(shù)都是非常必要而且需要不斷更新發(fā)展的。在進入信息時代的公司企業(yè)建設(shè)中，內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)處于不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，只有通過計算機信息處理技術(shù)來實現(xiàn)自動化信息檢索，這樣才能更加有效地提升辦公效率。計算機信息處理技術(shù)的檢索功能和更新功能對于很多辦公室來說都是至關(guān)重要的，有效地掌握自動化辦公的基礎(chǔ)信息技術(shù)，可以讓辦公效率從原有臺階更上一層樓。

結(jié)語

辦公自動化主要解決辦公過程中的信息處理問題，通過信息傳遞和數(shù)據(jù)分析過程，減輕人們的工作時間，提高工作效率。通過計算機信息技術(shù)的日益完善能夠更直接快速的實現(xiàn)信息實時交流。計算機信息技術(shù)在目前企業(yè)發(fā)展變化過程中所占比重越來越重要，計算機處理技術(shù)逐漸成熟能夠更有效的處理辦公自動化過程中信息收集整理、數(shù)據(jù)分析處理等作用。能夠有效提高辦公效率，實現(xiàn)辦公自動化目標(biāo)，創(chuàng)建人本管理環(huán)境，為企業(yè)更快速發(fā)展做出卓越貢獻。

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