淺談?dòng)?jì)算機(jī)如何實(shí)現(xiàn)提高辦公自動(dòng)化

黃慶

摘 要：現(xiàn)代化科技水平的快速更新，計(jì)算機(jī)技術(shù)也擁有史無(wú)前例的進(jìn)步，在提倡辦公自動(dòng)化的前提下，計(jì)算機(jī)成為辦公操作過程中貫穿始終的工作手段，這大大發(fā)展了辦公自動(dòng)技術(shù)為核心的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用。文章主要介紹辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)及作用以及在實(shí)際辦公工作中的全新技術(shù)發(fā)展和優(yōu)勢(shì)。并繼續(xù)關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公操作中的逐步更新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；計(jì)算機(jī)技術(shù)；工作效率；使用

信息化建設(shè)在當(dāng)下辦公環(huán)境中已經(jīng)得到了實(shí)現(xiàn)。為了提高辦公的效率，精簡(jiǎn)辦公化時(shí)間，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，開始了全面推行計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的應(yīng)用。新時(shí)代的典型標(biāo)志就是計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，它對(duì)辦公環(huán)境產(chǎn)生了重要的影響，它的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)在于既可以管控辦公作業(yè)的過程，又可以優(yōu)化辦公作業(yè)的方法。

一、自動(dòng)化辦公

1.1 自動(dòng)化辦公的概念

利用自動(dòng)化設(shè)備在辦公室內(nèi)部進(jìn)行辦公，就是辦公室自動(dòng)化的概念。其中主要兩部分涵蓋事務(wù)性工作自動(dòng)化和信息處理自動(dòng)化兩個(gè)重要特征。計(jì)算機(jī)科學(xué)高速發(fā)展推動(dòng)了辦公室自動(dòng)化的全面發(fā)展，計(jì)算機(jī)硬件，軟件以及其他網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備通過辦公人員的應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)間的信息傳輸，加工，儲(chǔ)存及更新維護(hù)工作，使各系統(tǒng)文件的共享性，統(tǒng)一性和資源獲取的便利性得到保證。盡管電子商務(wù)和自動(dòng)化辦公剛進(jìn)入我國(guó)市場(chǎng)，卻得以非同一般的效果。系統(tǒng)和人相輔相成的方案，使得日常生活更具智能化，智能化的優(yōu)勢(shì)在傳輸過程中體現(xiàn)出十分明顯的效果?，F(xiàn)代化科學(xué)時(shí)代不斷更新的過程中，它的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)得以利用，取得了積極的發(fā)展方向。

1.2計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公室自動(dòng)化中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)中的文字和數(shù)字功能在處理自動(dòng)化辦公中起著作用。例如對(duì)Word、W PS 等編輯器處理的文字編輯和版式設(shè)計(jì)還有對(duì)于影像的處理，這些辦公軟件的應(yīng)用精簡(jiǎn)了辦公時(shí)間，同時(shí)辦公效率的到了提高。Excel對(duì)于完成表格設(shè)計(jì)，操作的流程，應(yīng)用多媒體設(shè)備也使得傳真，音像等業(yè)務(wù)更加貼近生活，使之更加形象化，現(xiàn)代化。隨著現(xiàn)代化科學(xué)水平的快速更新，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，視頻會(huì)議的出現(xiàn)也逐步推廣于各企業(yè)，多媒體設(shè)備的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)面對(duì)面的交談，優(yōu)勢(shì)在于提升了辦公效率，不僅節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)也節(jié)省了資源。

二、分析計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在辦公中的優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在辦公的實(shí)踐應(yīng)用中優(yōu)勢(shì)明顯，例舉優(yōu)勢(shì)如下：

2.1 一體式辦公化優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)使得辦公業(yè)務(wù)更具整體性，為信息交流和傳輸構(gòu)建了平臺(tái)，創(chuàng)造了在線交流的有利條件。在一些比較大規(guī)模的辦公企業(yè)中，由于工作人員數(shù)量多，從前傳統(tǒng)的管理方法辦公作業(yè)的效率難以的到提高，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的應(yīng)用可以使得每個(gè)辦公環(huán)境相連接，使服務(wù)方式更加的整體化，提高了內(nèi)部信息的流通速度和效率，整體化的優(yōu)勢(shì)明顯的體現(xiàn)了出來。

2.2資料整理化優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)信息集成化的優(yōu)勢(shì)在辦公中體現(xiàn)，它減短了辦公流程線路的時(shí)間，同一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中可以完成各種類型的業(yè)務(wù)。集成化管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，舉例在辦公中采購(gòu)到儲(chǔ)存的過程中，取消了辦公企業(yè)運(yùn)營(yíng)的多余環(huán)節(jié)，資源得到合理的利用，同時(shí)也使辦公經(jīng)濟(jì)得到了提高。

2.3 綠色環(huán)保的優(yōu)勢(shì)

無(wú)紙辦公目的就是減少辦公資源的浪費(fèi)，無(wú)紙辦公是說應(yīng)用信息化的辦公方式，提高辦公中的環(huán)保意識(shí)，取消干擾辦公發(fā)展的行為，合理利用資源，做好環(huán)境保護(hù)工作。

三、計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在辦公中的實(shí)踐應(yīng)用

社會(huì)快速發(fā)展計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)所帶來的效益，它在辦公的的實(shí)踐應(yīng)用中起著重要的作用。

3.1 信息傳輸技術(shù)

辦公通訊中對(duì)質(zhì)量有著較高要求，辦公中假使應(yīng)用了windows的系統(tǒng)操作，計(jì)算機(jī)信息傳輸技術(shù)必須和此類系統(tǒng)相吻合，舉例通訊軟件 BWN3.24F/D它可以為辦公室通訊提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，與此同時(shí)還具有傳真和EDL的功能。它可以依照辦公通訊錄順序發(fā)送傳真文件，可以直接打印傳真圖片。EDL屬于遠(yuǎn)程通訊，它的優(yōu)勢(shì)在于可以在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到信息的快速傳送，工作人員應(yīng)用遠(yuǎn)程操作來傳送信息文件，使辦公信息交互特點(diǎn)顯著，在辦公環(huán)境中應(yīng)用的比較廣泛。

3.2 無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用

在互聯(lián)網(wǎng)的強(qiáng)大影響以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下辦公網(wǎng)絡(luò)打破傳統(tǒng)的辦公方式，在拓寬辦公環(huán)境中的空間和時(shí)間都有顯著的作用。無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可使辦公人員在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)信息的共享，是辦公網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展趨勢(shì)。無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大大保障了辦公的實(shí)效性，不但改善了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在辦公中的應(yīng)用方式，還推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化辦公的發(fā)展。無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以輔助管理、操作等多項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)，以成為辦公網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展趨勢(shì)。

四、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前技術(shù)性社會(huì)的發(fā)展下，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步都與計(jì)算機(jī)技術(shù)息息相關(guān)，衡量一個(gè)單位的重要指標(biāo)就是信息的集成和處理能力。每個(gè)企業(yè)都想要不斷改革完善辦公方式，這是辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)。辦公自動(dòng)化的重要組成包括計(jì)算機(jī)文字，數(shù)據(jù)的處理功能，是企業(yè)辦公的重要應(yīng)用。保障企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)也要注重對(duì)人員素質(zhì)技術(shù)的培養(yǎng)，推動(dòng)企業(yè)自動(dòng)化的運(yùn)行。這是未來辦公的發(fā)展趨勢(shì)，也是提高企業(yè)綜合能力的重點(diǎn)。

科學(xué)技術(shù)在辦公環(huán)境中自動(dòng)化智能化的運(yùn)行，需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，通過利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來提高辦公的效益，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)應(yīng)用的的快速發(fā)展，在提供信息化的應(yīng)用技術(shù)中表現(xiàn)出巨大的潛力。計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的優(yōu)勢(shì)得到了充分體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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