淺析信息化條件下會計檔案的電子化管理

龍春娥

摘 要：信息化時代，一些企業(yè)規(guī)模龐大、經(jīng)濟業(yè)務(wù)復雜、會計核算區(qū)域跨度大，給會計檔案管理工作帶來了諸多問題。以A公司為例，對信息化條件下會計檔案電子化管理工作進行了研究分析，總結(jié)其成效和存在的問題，并提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：會計檔案；信息化；原始憑證

文章編號：1004-7026（2018）19-0096-02 中國圖書分類號：G270.7 文獻標志碼：A

以電子計算機為基礎(chǔ)的當代電子技術(shù)與信息技術(shù)，為會計實務(wù)工作提供了諸多便利，拓寬了會計檔案的職能范圍，提高了會計檔案管理的效率[1]。

A公司經(jīng)營范圍涉及物業(yè)管理、房屋租賃、園林綠化設(shè)計、施工及市政環(huán)衛(wèi)維護管理、酒店經(jīng)營管理等十余個領(lǐng)域，下設(shè)分公司、項目籌備組等近20個單位。復雜的經(jīng)濟業(yè)務(wù)和龐大的核算區(qū)域給A公司的會計檔案管理工作帶來了諸多不便，主要表現(xiàn)為難以實現(xiàn)對異地原始憑證的適時審核、異地報銷不能及時處理、審計工作需要查閱會計憑證工作量大等問題。鑒于此，為了實現(xiàn)對異地核算點原始憑證的遠程審核，為審計等相關(guān)工作提供方便、防范財務(wù)風險、加強財務(wù)管控能力，A公司充分利用信息化環(huán)境和條件，推廣實施了包括原始憑證電子化在內(nèi)的會計檔案電子化建設(shè)。

1 A公司會計檔案電子化建設(shè)實踐

1.1 宣傳動員，統(tǒng)一認識

會計檔案電子化系統(tǒng)是公司財務(wù)管理信息化工作的重要組成，體現(xiàn)了公司集約化、精細化管理的需要。公司召開系統(tǒng)啟動會議，明確了有關(guān)會計檔案電子化系統(tǒng)的功能、作用和開發(fā)目標，以及推廣的要求和注意事項，對公司全體財務(wù)人員進行了宣傳動員，統(tǒng)一了認識，明確了會計檔案電子化系統(tǒng)推廣應(yīng)用的目標和要求。

1.2 起草辦法，制度保障

為確保會計檔案電子化系統(tǒng)推廣應(yīng)用工作有序開展，A公司資產(chǎn)財務(wù)部召集財務(wù)人員就原始憑證的掃描范圍進行討論，集思廣益，起草了《原始憑證電子化暫行辦法》和《原始憑證電子化清單》，對原始憑證電子化的原則、范圍和操作流程進行了規(guī)范，使得會計檔案電子化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用工作有章可循。填制記賬憑證的財務(wù)人員負責相關(guān)原始憑證的電子化，并對電子化原始憑證的正確性、完整性負責，電子化的原始憑證由審核人員在審核記賬憑證的同時進行審核。根據(jù)公司設(shè)備條件和財務(wù)人員狀況，A公司采取在每個核算點配置公用掃描儀的方式完成要求的原始憑證掃描，將關(guān)鍵的紙質(zhì)財務(wù)原始憑證，如各類紙質(zhì)發(fā)票、回執(zhí)、合同等，予以關(guān)聯(lián)或利用掃描信息加工處理最后形成PDF格式的電子文件，上傳到財務(wù)軟件系統(tǒng)中并與記賬憑證相關(guān)聯(lián)。

1.3 組織培訓，了然于心

A公司在會計檔案電子化系統(tǒng)推廣實施前，聘請專業(yè)的科技公司為會計檔案電子化系統(tǒng)推廣應(yīng)用技術(shù)實施方，對公司全體財務(wù)人員進行了培訓，使大家對會計檔案電子化系統(tǒng)的操作有了初步的了解。推廣應(yīng)用過程中對各核算點的財務(wù)人員進行一對一的現(xiàn)場培訓。推廣應(yīng)用工作結(jié)束后，對全體財務(wù)人員進行集中培訓，教學互動、答疑解難。技術(shù)實施方還制定了會計檔案電子化系統(tǒng)操作手冊，便于夯實實際操作，有利于財務(wù)人員在工作中的熟練運用。

1.4 統(tǒng)籌安排，圓滿實施

推廣應(yīng)用會計檔案電子化系統(tǒng)是為了實現(xiàn)對異地核算原始憑證的適時審核，強化財務(wù)管理的監(jiān)控作用，防范財務(wù)風險。A公司基于這個出發(fā)點，采取“先主后次，先遠后近”的推廣應(yīng)用實施原則，循序漸進、井然有序。

2 A公司會計檔案電子化建設(shè)的成效

2.1 強化財務(wù)監(jiān)控，降低財務(wù)風險

A公司的會計核算采取跨地域分散經(jīng)辦、集中管理的模式，之前對異地付款超過5萬元的經(jīng)濟事項，采取使用數(shù)碼相機拍攝原始憑證后，通過OA郵箱發(fā)至審核人員的方式來完成對原始憑證的審核。推廣應(yīng)用會計檔案電子化系統(tǒng)后，審核人員可以直接通過財務(wù)軟件系統(tǒng)中會計憑證的附件，對異地原始憑證適時進行審核，既強化了財務(wù)監(jiān)控，又降低了財務(wù)風險。

2.2 便于查閱原始憑證，保護會計檔案的完整性

一般條件下，審計或日常工作需要查閱會計憑證時，可以通過財務(wù)軟件系統(tǒng)查詢，但如需查閱原始憑證，卻只能采取傳真或到存放地翻閱的方式。推廣應(yīng)用會計檔案電子化系統(tǒng)后，可直接通過財務(wù)軟件系統(tǒng)查閱原始憑證，既解決了翻閱紙質(zhì)原始憑證費時費力的問題，又避免了紙質(zhì)原始憑證在查閱過程中可能被損壞、丟失的風險，利于保護會計檔案的完整性。

2.3 會計檔案的安全性和可靠性得到雙重保障

會計檔案的數(shù)字化，使會計核算資料的記錄方式發(fā)生了根本性變革[2]。推廣應(yīng)用會計檔案電子化系統(tǒng)后，改變了會計信息的承載介質(zhì)，使紙張、膠片、錄像帶等傳統(tǒng)信息媒體向計算機存儲方式轉(zhuǎn)變，如磁盤、光盤等。裝訂成冊的紙質(zhì)憑證和通過掃描上傳至財務(wù)軟件系統(tǒng)的電子憑證共同存放，相輔相成、相得益彰，使得會計檔案的安全性和可靠性得到雙重保障。

3 A公司會計檔案電子化建設(shè)存在的問題及建議

3.1 原始憑證掃描上傳的及時性和完整性難以保證

在實際操作會計檔案電子化系統(tǒng)過程中，存在原始憑證不能及時或完整掃描上傳的情況。比如銀行回單，因其存在滯后性，使得原始憑證的掃描上傳工作及時性和完整性難以同時達成。建議公司有關(guān)部門實現(xiàn)會計檔案電子化系統(tǒng)與相關(guān)信息系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)資源共享，減少重復勞動，確保原始憑證掃描上傳的及時性和完整性，最大限度地發(fā)揮會計檔案電子化系統(tǒng)的作用。

3.2 原始憑證掃描上傳的工作量大

A公司因其經(jīng)營種類繁多，經(jīng)濟業(yè)務(wù)復雜，會計核算地域跨度較大，在一定程度上給會計檔案電子化工作帶來負擔。據(jù)了解，A公司每年會計憑證均有數(shù)百冊、數(shù)千份。大量的原始憑證需要掃描上傳，耗費了不少人力和物力。尤其是在會計期末，本來就很繁忙的財會部門更是無暇對原始憑證進行電子化，只能累積到下一個會計期間進行處理，如此又會影響到會計信息的及時性。建議公司財會部門安排專人負責原始憑證的掃描上傳工作，甚至可以考慮雇傭兼職人員定期對公司的原始憑證進行掃描。這樣不僅能保證會計信息的及時性和完整性，又能減輕相關(guān)財務(wù)人員的負擔，使其以更充沛的精力投入到其他工作中去。

3.3 紙質(zhì)會計檔案的管理仍處于傳統(tǒng)模式

盡管推廣應(yīng)用了會計檔案電子化系統(tǒng)，但在將會計檔案以計算機方式存儲的同時，對于紙質(zhì)會計檔案，歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法[3]，用計算機打印出來的憑證、賬簿和報表等會計檔案仍需裝訂成冊，由專人負責保管。因此，從一定程度上來講，雖然電子化的會計檔案便于原始憑證的異地審核及查閱，為審計等工作提供了方便，但卻未從根本上減輕對紙質(zhì)會計檔案的管理負擔，并未節(jié)約大量的裝訂時間和存儲空間。在這一點上可以借鑒商業(yè)銀行的做法，將電子化后的紙質(zhì)會計檔案直接編號塑封，入檔保管，原則上紙質(zhì)檔案經(jīng)塑封后不再打開，直接按照規(guī)定期限保管[4]。由此可以節(jié)約大量的會計檔案整理裝訂時間和空間，實現(xiàn)真正意義上的會計檔案電子化管理。

參考文獻：

[1]劉天佐，羅迎芬.論會計電算化環(huán)境下的會計檔案職能[J].經(jīng)濟師，2005（11）：202.

[2]陳智為，劉越.電子會計檔案的優(yōu)勢及其局限性[J].上海檔案，2001（6）：33.

[3]譚明梅.淺談會計電子檔案的保管[J].現(xiàn)代商業(yè)，2008（5）：144.

[4]丁春.加快人行會計檔案電子化進程的構(gòu)想[J].華南金融電腦，2009（2）：56-57.