努力做好文物保護單位檔案管理工作

劉靜

摘 要：文博單位檔案管理的最終目的是為人們進行檔案查閱與搜集等檔案需求行為服務(wù)的，管理體制。本文從正確認識文博檔案工作的重要性入手，結(jié)合自身工作經(jīng)驗講述了文物檔案常用分類方法，并進一步從四方面闡述了新時代如何做好文博單位檔案工作的路徑。

關(guān)鍵詞：文物檔案；服務(wù)群眾；服務(wù)科研

文物檔案是文物工作的重要組成部分，是文物保護單位管理重要的基礎(chǔ)工作，是文物保護單位的科學(xué)記錄，也是在一些極端情況下（例如自然災(zāi)害、盜竊、戰(zhàn)爭等），文物遭到破壞最大限度后對文物進行維修、追索等提供可靠依據(jù)的重要措施。

一、文博檔案工作的重要性

目前我國文物工作尚不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，還不能全面納入法制化管理的軌道。最主要的原因就是基礎(chǔ)工作薄弱，對文物檔案的重要性認識不足。因而造成某些文保單位遭到破壞，卻無法追究責(zé)任；甚至部分珍貴文物被走私到境外，但由于提供不出文物的相關(guān)資料而無法追回。因此，只有加強文物保護單位檔案的建設(shè)，才能最大限度的減少文物的損失與破壞。

文物檔案工作在文物工作中具有重要的意義，假如一些文件材料沒有存入檔案中，特別是年代久遠的紙質(zhì)材料，一旦出現(xiàn)意外情況就無法挽回，給文物保護單位造成的破壞可能是毀滅性的。當要修復(fù)這些被破壞的文物時，必須有文物保護單位詳細的基本情況和相關(guān)資料。如沒有這些檔案，單憑工作人員的機遇，很難修復(fù)。文物記錄檔案是唯一能夠反映文物保護單位全面情況的詳細記錄，他不僅是在文物修復(fù)過程中成為重要依據(jù)，而且在文物的學(xué)術(shù)交流、研究方面，起到重要作用。這些檔案同時也記錄了博物館的歷史變遷，每一個時間段發(fā)生的重大事件，以及文博單位內(nèi)部的結(jié)構(gòu)調(diào)整，可以說是文博單位發(fā)展的見證者。

文物檔案更是建立文物資料的重要工作，是確保文物保護工作順利進行的基本工作之一。文物檔案就是詳實仔細的記錄文物的相關(guān)資料，包括文物調(diào)查資料，考古發(fā)掘發(fā)現(xiàn)，文物修復(fù)情況等，并形成各種記錄文檔、報告、照片、圖紙、摹本等。這些資料的收集和整理為文物保護的科學(xué)管理和妥善保護提供了保障，也是文物工作者進行研究的依據(jù)。由于文物的一些特殊性和其他一些原因會導(dǎo)致文物出現(xiàn)一定損毀、而如果有了文物檔案就能更有效的降低損失的影響和程度。因此應(yīng)該加強對文物檔案工作的支持力度，完善文物檔案的建立制度和流程，為保護文物提供可靠的保障。

文物檔案記錄是檔案管理人員的基礎(chǔ)工作，也是最重要的工作。文物檔案有其存在的意義和價值，需要真憑實據(jù)的憑證，這些檔案記錄就是證明的憑證。能夠讓更多的人了解這些遺產(chǎn)的重要性，認識到遺產(chǎn)的珍貴，從而提高人們的文物保護意識。

二、文博檔案常用分類方法

文博檔案是一項龐大的系統(tǒng)工程。在各大文博管理過程中，實現(xiàn)檔案分類管理，有助于保持國家知識資源，方便研究者查詢和使用。檔案科學(xué)合理的分類管理，更能實現(xiàn)對國家歷史文化遺產(chǎn)的積極有效的保護，實現(xiàn)人類在社會范圍內(nèi)的只是共享活動。

組面分類法，就是在概括與分析的基礎(chǔ)之上，輔之以合成原理的編制分類的手段，采用簡單的概念組成的復(fù)合類目的方式，取代詳盡無遺地列舉類目的方式，進而實現(xiàn)文博檔案資料查閱的一種特殊方式。組面分類法在查閱檔案的過程中，通常以類表的方式加以展現(xiàn)，通過不同知識范疇中的概念顯示，并能夠在組配技術(shù)的引導(dǎo)和支撐下，實現(xiàn)具體類目的有機查閱的便利。在這些卷帙浩繁的文博檔案類表中，通常的分類包括：主題分類表、質(zhì)地分類表、時代分類表、地區(qū)分類表、人名分類表以及等級分類表等等。其中主題分類表、時代分類表和人名分類表是當前文博管理工作中，最為通用的三大類。

主題分類表在文博檔案的歸化中用途范圍最廣。主題分類表在文博檔案的分類中，充當著主力軍的作用和價值，依據(jù)反映不同層面的知識內(nèi)容和一定的分類邏輯，能夠很快實現(xiàn)文博檔案在分類體系中的位置。在編制技術(shù)上，主題分類表能夠?qū)崿F(xiàn)對類目設(shè)置邏輯思維的高度關(guān)注，又能夠密切注意標記符號和文獻體例的生效價值。

時代分類表也是組面分類體制中，頗有索引成效的一種分類支系。通過不同物理時間的劃分和區(qū)別，或者不同歷史朝代的精準定位，在組面技術(shù)載體中便能夠自覺形成從整體到細節(jié)的分類布局，有助于在索引過程中減少認知阻力，并且促進知識資源的優(yōu)化整理。

人名分類表與上述兩種類表相比，雖然在整合效果上并不占據(jù)明顯優(yōu)勢，卻能夠以第一時間內(nèi)實現(xiàn)對信息輪廓的基本定位。這種類表是按照某人的拼音首字母的排列或名稱的筆畫數(shù)進行排列、組合或者分類，不但速度較快，而且不受到編碼過程的磕絆，在應(yīng)急工作中，頗具用武之地。

三、如何做好文物檔案工作

1.提高管理者檔案意識，建立完善的文博檔案

檔案管理工作者應(yīng)該提高自己的責(zé)任意識，這樣才能根據(jù)具體情況靈活有效地進行檔案管理工作。博物館內(nèi)部的每一個藏品都要記錄在案，這就需要：第一步，根據(jù)不同的內(nèi)容收集相關(guān)資料進行整理；第二步，把不同類型的資料分類。對收集到的相關(guān)資料進行再次確認，保證資料完整可信；第三步，進行資料整理集合工作。之所以進行檔案管理，就是為了服務(wù)研究、服務(wù)教育，所以文物檔案管理工作要根據(jù)不同的發(fā)展需要編寫相關(guān)的具體資料。

2.提高管理人員的綜合素質(zhì)，建立完善的管理制度

檔案工作是一項繁瑣而無味的長期性工作，管理者不能安于現(xiàn)狀，要經(jīng)常總結(jié)工作，發(fā)現(xiàn)自己的不足之處，學(xué)習(xí)更多的業(yè)務(wù)理論知識以及相關(guān)的檔案整理知識。在進行檔案整理的過程中，要遵循相關(guān)法律法規(guī)，保證檔案內(nèi)容的科學(xué)性與安全性。

文博檔案管理人員還要經(jīng)常閱讀一些專業(yè)刊物，提高自己的業(yè)務(wù)技術(shù)。還可以借鑒一些其他地區(qū)文博單位的文物檔案整理工作，總結(jié)先進的經(jīng)驗，提高自己的管理整理技術(shù)。還要組織檔案人員外出學(xué)習(xí)，提高專業(yè)知識，提升綜合素質(zhì)。

3.應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，完善信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)是以改變傳統(tǒng)檔案管理模式，彌補以往管理工作中的不足為目的，優(yōu)化與改進不合理的管理行為，這就是檔案信息化建設(shè)中最為明顯的優(yōu)勢之一。在文博檔案管理中，對文物采取電子身份證體系管理，建立文博數(shù)據(jù)庫。通過電子身份證技術(shù)來更好的管理文物，能更快捷準確的查詢到相關(guān)信息。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時代給文物檔案工作帶來了極大的便利。當前有很多檔案工作者都是借助電腦進行信息記錄、收集、保存工作，文物檔案工作者不能只停留在紙質(zhì)文件上，也要與時俱進地借助互聯(lián)網(wǎng)進行網(wǎng)絡(luò)儲存。這樣儲存的檔案信息就能進行資源共享，也方便保存，即使紙質(zhì)文件出現(xiàn)丟失或者是破損的現(xiàn)象，也能從網(wǎng)絡(luò)調(diào)取資源。建立文物檔案的區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，和其他文博單位的檔案人員分享資料，一起研究。檔案科學(xué)隨著社會進步不斷發(fā)展，新的檔案也不僅僅是文字模式了，現(xiàn)在已經(jīng)有了照片檔案、視頻檔案等。要根據(jù)內(nèi)容的特點，建立不同的檔案模式，這樣在管理的過程中就會更加方便，也能建立一套完善的計算機檔案系統(tǒng)。

4.堅持創(chuàng)新理念，探索文博檔案管理的新路徑

文博檔案工作者要在檔案管理的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新。首先要有創(chuàng)新理念，正視當前檔案管理工作出現(xiàn)的問題，探索克服文博檔案管理的時代瓶頸。積極走出去開闊眼界，借鑒國外的先進經(jīng)驗，結(jié)合本文博單位檔案工作的特點，提出新理念進行試驗，這是工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

文博檔案人員要有現(xiàn)代化意識，改變傳統(tǒng)模式下的被動服務(wù)變積極主動的服務(wù)。要知道文物檔案工作者不僅僅是對資料的保存，還要對資料進行分類規(guī)整，利用好資料。檔案管理工作很大一部分要靠工作者來完成，文博單位要有以人為本的管理理念。檔案記錄者在收集資料的過程中應(yīng)該提高自己的專業(yè)知識，這樣才不會記錄出錯。

總之，文博檔案建設(shè)是一項時間比較長、專業(yè)性強的工程。隨著我國經(jīng)濟、社會、文化的快速發(fā)展，人民群眾對于歷史文化的追求給文博單位帶來了快速發(fā)展提升的時代機遇。也將有效地促進文博檔案管理工作，我們要緊抓機遇，努力提升自己業(yè)務(wù)素質(zhì)，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，做好文博檔案管理工作。