高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題及對策分析

王 玲 鞏詩琪

學生檔案是學生學習階段形成的反映其各方面表現(xiàn)的以備查考的歷史記錄。根據(jù)“人隨檔走”的原則，學生從高校畢業(yè)時，學校要根據(jù)畢業(yè)生的去向?qū)n案進行轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)遞工作能否平穩(wěn)推進是畢業(yè)生檔案能否順利轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案的重要條件，對檔案本身價值的有效發(fā)揮也起著重要的作用。隨著畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式的變化，傳統(tǒng)的轉(zhuǎn)遞工作遇到了新的挑戰(zhàn)和機遇，化解危機、把握機遇是目前畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的重中之重。

一、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作現(xiàn)狀

1.檔案轉(zhuǎn)遞方式多元化。檔案郵寄方式從機要通信獨占轉(zhuǎn)變?yōu)镋MS和機要通信共同參與，并且以EMS為主導。2015年之前，按照國家規(guī)定，畢業(yè)生檔案都需通過機要交通或?qū)Ｈ巳∷偷姆绞睫D(zhuǎn)遞，機要通信轉(zhuǎn)遞幾乎是畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的唯一方式。隨著高校畢業(yè)生數(shù)量的劇增，機要通信的轉(zhuǎn)遞資源有限，學校和機要局的轉(zhuǎn)遞壓力倍增，難度也不言而喻。從2015年6月起，教育部、人力資源和社會保障部、國家郵政局聯(lián)合發(fā)文指出，大學生檔案不屬于國家秘密載體，也不屬于郵政機要通信的轉(zhuǎn)遞范圍，機要通道停止接收和投遞各類大學生檔案，并提出“畢業(yè)生檔案可采用‘郵政EMS標準快遞’形式轉(zhuǎn)遞”，除涉密高校、涉密專業(yè)和到涉密單位就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案外，其他畢業(yè)生檔案都可以通過EMS方式轉(zhuǎn)遞。這增加了畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞方式，也適應(yīng)了現(xiàn)代快遞業(yè)務(wù)的發(fā)展需要。近年來，中國郵政特快專遞的業(yè)務(wù)能力取得了長足的發(fā)展，其擁有先進的航空和陸路運輸網(wǎng)絡(luò)以及遍布城鄉(xiāng)的全程全網(wǎng)服務(wù)網(wǎng)點，同時郵政部門對大學生檔案進行單獨處理，并開辟了專屬綠色郵寄通道，為提升服務(wù)效率奠定了堅實的基礎(chǔ)。將EMS納入畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作之中，為快速、便捷、安全、準確地做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作提供了有力保障。

2.檔案轉(zhuǎn)遞去向多樣化。高校畢業(yè)生就業(yè)呈現(xiàn)出多元化的趨勢，多樣的就業(yè)領(lǐng)域、相對寬泛的就業(yè)時間以及靈活的就業(yè)方式已經(jīng)成為高校畢業(yè)生就業(yè)的發(fā)展趨勢。隨之而來的是，畢業(yè)生檔案去向也打破了傳統(tǒng)的格局，復雜多樣的轉(zhuǎn)遞去向逐漸挑戰(zhàn)著傳統(tǒng)單一的轉(zhuǎn)遞方式。根據(jù)目前高校畢業(yè)生就業(yè)的情況，檔案去向一般有五種：報到證上是國家機關(guān)、國有企事業(yè)單位的編制內(nèi)人員，將檔案郵寄至該單位；上述單位的非編制內(nèi)人員，將檔案郵至該單位委托的人事代理機構(gòu)；民企私企等不具有檔案接收權(quán)限的單位，則有兩種處理方法，一是將檔案轉(zhuǎn)遞至學生原籍的人才交流服務(wù)中心，二是轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位所在地人才中心；自主創(chuàng)業(yè)或畢業(yè)后暫未就業(yè)的畢業(yè)生，也可以將人事檔案托管到人才交流服務(wù)中心；由于出國留學等原因暫緩轉(zhuǎn)遞的學生辦理檔案托管手續(xù)后不必填寫轉(zhuǎn)遞地址，暫存高校，高?？蔀槠涮峁┳铋L兩年的檔案托管服務(wù)，待保存期滿后由學生本人提出轉(zhuǎn)遞或由有檔案接收權(quán)限的單位來函調(diào)檔[1]。針對畢業(yè)生不同的去向，根據(jù)EMS郵寄的需要，檔案管理部門需要詳細統(tǒng)計畢業(yè)生檔案郵寄的地址、收件人、聯(lián)系電話等必要郵寄信息，以確保檔案郵寄工作的順利進行。

3.檔案轉(zhuǎn)遞管理的信息化。網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的信息化提供了條件保障。各高校都不同程度地將信息技術(shù)運用到學生檔案管理工作之中，利用學生檔案管理系統(tǒng)來進行各環(huán)節(jié)的管理，檔案轉(zhuǎn)遞工作也必然納入其中。信息化轉(zhuǎn)遞提高了畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的效率：一是通過一鍵導入的方式將畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞信息錄入系統(tǒng)中，可以快速地進行地址分類、統(tǒng)計，并形成回執(zhí)信息，減少工作量，提高工作效率；二是將檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)與EMS的郵寄系統(tǒng)進行共享，可以快速、準確地打印出快遞單，避免郵政部門的重復錄入，節(jié)省時間，提高郵寄效率；三是與郵局共享檔案郵寄數(shù)據(jù)，將轉(zhuǎn)遞結(jié)果錄入系統(tǒng)中，為查詢利用提供數(shù)據(jù)保障。

4.檔案轉(zhuǎn)遞結(jié)果的可追蹤性。隨著畢業(yè)生以及社會各單位查詢轉(zhuǎn)遞結(jié)果的需求不斷上升，將郵寄視為檔案轉(zhuǎn)遞工作終點的觀念急需破除。通過機要通信查詢轉(zhuǎn)遞結(jié)果，需要單位出具介紹信到機要部門查詢，這在很大程度上限制了學校檔案部門提供查詢服務(wù)的時效性和主動性。隨著現(xiàn)代快遞業(yè)高技術(shù)性的發(fā)展，隨時隨地追蹤?quán)]寄物品的信息已經(jīng)變?yōu)榭赡?。學校檔案部門一方面可以將郵政部門的轉(zhuǎn)遞信息錄入自身的管理系統(tǒng)，學生通過登錄系統(tǒng)查詢自己檔案的轉(zhuǎn)遞情況；另一方面，也可以將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的快遞單號反饋給院系，學生通過郵政的查詢系統(tǒng)追蹤自己檔案的轉(zhuǎn)遞信息。通過提供可追蹤性的服務(wù)，檔案部門變被動服務(wù)為主動服務(wù)，不僅提高了服務(wù)的時效性、靈活性和準確性，也積累保存了歷年的轉(zhuǎn)遞結(jié)果，延長了服務(wù)時限。歷屆畢業(yè)生都可以致電或登錄學校網(wǎng)站進行查詢，有助于檔案軌跡完整性的保持，如轉(zhuǎn)遞出現(xiàn)問題也可以及時溯源，尋找解決措施。

二、高校檔案部門在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中的問題

1.轉(zhuǎn)寄信息填寫不規(guī)范。畢業(yè)生去向復雜多樣，檔案轉(zhuǎn)遞地址也各不相同，畢業(yè)生在進行畢業(yè)生檔案EMS郵寄單填寫時往往會出現(xiàn)問題。一是接收單位填寫不規(guī)范，比如有的畢業(yè)生填寫了收件人單位的簡稱，郵寄至多校區(qū)的學校沒有明確標明校區(qū)，或單位有分址但沒有明確具體地點。二是目標單位地址填寫不準確，填寫時沒有按照?。ㄗ灾螀^(qū)）、市、區(qū)、街道的順序逐級填寫，收件地址中有錯字，收件人和聯(lián)系方式不準確、不對應(yīng)等，畢業(yè)生填報過程中的失誤會致使退檔。三是填寫的接收單位沒有人事檔案接收權(quán)限。流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案[2]。畢業(yè)生可能會誤將三方協(xié)議中公司地址當成檔案轉(zhuǎn)遞地址填寫，填寫沒有接收權(quán)限的單位會導致退檔。一旦退檔，檔案部門需要聯(lián)系畢業(yè)生進行二次轉(zhuǎn)遞，轉(zhuǎn)遞不成功檔案就滯留在高校，導致人檔分離。檔案郵寄到錯誤的地址，還可能造成檔案丟失、檔案被私自開啟等種種風險。

2.缺乏對留滯檔案的有效處置。留滯檔案一般分為兩種情況，一是由于轉(zhuǎn)遞地址填寫錯誤導致無法成功投遞退回學校的畢業(yè)生檔案；另外一種是畢業(yè)生在畢業(yè)后兩年的自主擇業(yè)期內(nèi)將檔案保存在學校，但超期后仍未聯(lián)系派遣的檔案。日常工作生活中對檔案的使用次數(shù)較少，不少同學由于遺忘等原因?qū)n案遺置學校檔案館。直到報到證失效，高校檔案館也無法將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出，十分不利于將來畢業(yè)生檔案的利用[3]。多數(shù)高校檔案部門沒有針對留滯檔案的專門處理辦法，由于不明確的轉(zhuǎn)遞地址，高校檔案部門無法轉(zhuǎn)遞遺留檔案，只能先將這些檔案保存起來，等待畢業(yè)生主動聯(lián)系學校，或其他單位來函調(diào)檔。遺留檔案不僅占用了高校檔案館空間等公共資源，降低了行政效率，也會限制畢業(yè)生檔案的利用，畢業(yè)生需要依據(jù)檔案出具相關(guān)證明時會面臨諸多困難。

3.檔案轉(zhuǎn)遞信息的查詢服務(wù)不及時。高校檔案管理部門郵寄后查詢服務(wù)不及時主要有兩方面原因。一方面，由于一屆畢業(yè)生眾多，檔案部門人手不足，高校檔案部門的轉(zhuǎn)遞時間緊任務(wù)重，僅能在有限范圍內(nèi)提供查詢服務(wù)[4]。另一方面，不少高校沒有確認結(jié)果的意識，認為檔案寄出即工作結(jié)束，默認檔案送達。EMS轉(zhuǎn)遞方式占據(jù)主流后已經(jīng)可以實現(xiàn)一定程度的追蹤，但EMS的終端投遞人員不固定，快件滯留代收點等情況時有發(fā)生，可能會導致畢業(yè)生檔案的丟失。不少高校檔案轉(zhuǎn)遞后沒有確認目標機構(gòu)簽收情況，即使未見回執(zhí)也默認送達。學生發(fā)現(xiàn)問題聯(lián)系高校時還可能發(fā)生寄出方、中轉(zhuǎn)方和接收方三方互相推諉責任的情況，學生不知道問題出現(xiàn)在哪里，造成的損失只能自己承擔。即使能對中轉(zhuǎn)機構(gòu)進行追責，轉(zhuǎn)遞是一個動態(tài)的過程，學生從寄出到發(fā)現(xiàn)問題往往已經(jīng)經(jīng)歷了兩三個月甚至更久，此時EMS已基本不能找到檔案原件，只能依據(jù)條款給予金錢賠償，給畢業(yè)生造成的損失難以彌補。

三、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作對策

1.與就業(yè)部門共享數(shù)據(jù)。檔案部門通過數(shù)據(jù)共享獲得準確的轉(zhuǎn)遞地址。大部分應(yīng)屆畢業(yè)生都會走向工作崗位，選擇就業(yè)的畢業(yè)生會向?qū)W校就業(yè)工作部提供簽約信息，簽約信息中明確載有工作單位所在地。就業(yè)部門可以在接收三方協(xié)議的同時向畢業(yè)生確認檔案轉(zhuǎn)遞信息，與簽約地址相同且有人事檔案接收權(quán)限的無需再次填報，檔案部門直接獲取相關(guān)地址；沒有接收權(quán)限或轉(zhuǎn)遞地址與三方協(xié)議中地址不同的，由檔案部門與畢業(yè)生確認檔案轉(zhuǎn)遞地址是否填寫規(guī)范準確，核對收件人和電話是否正確填寫、是否對應(yīng)等[5]。這樣可以確保畢業(yè)前檔案轉(zhuǎn)遞地址完整、準確，學生一次可以解決多個待辦事項。檔案部門通過與就業(yè)工作部共享數(shù)據(jù)獲得更準確的檔案轉(zhuǎn)遞地址，直接在就業(yè)流程中解決轉(zhuǎn)遞地址問題，二級學院、學生管理單位也不用重復填報，可以有效減少填報失誤的情況，也避免了多部門間傳遞過程中可能造成的信息失真，避免造成退檔，提高轉(zhuǎn)遞成功率。

2.主動促進留滯檔案的轉(zhuǎn)遞。多手段事前預防可以有效避免檔案留滯館內(nèi)。大多數(shù)留滯檔案都是由于超出托管時限，由學生遺忘或是不重視造成，所以事前存留有效溝通渠道十分必要，可以在托管期滿后喚起學生記憶，對學生闡述檔案轉(zhuǎn)遞重要性，有效促進留滯檔案轉(zhuǎn)遞。一方面，積極與本人直接聯(lián)系。對于進行檔案托管的畢業(yè)生，要仔細核對手續(xù)，提醒學生檔案留滯有時限，在辦理托管檔案手續(xù)時留下本人和備用聯(lián)系方式，方便與畢業(yè)生聯(lián)系。如果臨近寄存時限仍未轉(zhuǎn)遞，通過電話、短信、微信等方式主動聯(lián)系畢業(yè)生已經(jīng)期滿，并與畢業(yè)生約定檔案轉(zhuǎn)遞地址，進行郵寄。另一方面，主動擴散信息。如本人和備用聯(lián)系方式都失效時，采用其他方式促進轉(zhuǎn)遞。采用逆推法，從最近一屆的畢業(yè)生開始，與輔導員聯(lián)系將留滯檔案清單發(fā)到年級大群中；也可以通過每屆的校友聯(lián)絡(luò)人與畢業(yè)生建立溝通渠道。檔案部門可以每半年或一年進行檔案清理，明確檔案在館狀態(tài)，對留滯檔案數(shù)量、原因、現(xiàn)狀等都有大致的了解，并在檔案管理系統(tǒng)中進行備注和狀態(tài)更新，將留滯檔案公布在學校官網(wǎng)、公眾號等平臺上，促進檔案主動轉(zhuǎn)遞。

3.及時發(fā)布畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息以便查詢。通過兩個途徑及時發(fā)布畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息：第一，增強主動服務(wù)的意識。檔案郵寄絕不是轉(zhuǎn)遞的終點，要確保檔案安全到達轉(zhuǎn)遞地址，未到達之前高校檔案部門應(yīng)注意轉(zhuǎn)遞各個環(huán)節(jié)，每一份檔案郵遞的各個節(jié)點都應(yīng)明確責任人，直到移交至目標地址。第二，依托線上工具減輕工作人員查詢壓力，提升畢業(yè)生查詢效率?？膳cEMS恰當聯(lián)動，2015年后，大部分檔案的轉(zhuǎn)遞都是通過EMS郵遞進行的，已能實現(xiàn)快件追蹤?？梢詫厴I(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息整理發(fā)布在本部門網(wǎng)站上，方便學生訪問查詢；也可以應(yīng)用移動終端查詢方式，通過公眾號或是小程序來實現(xiàn)畢業(yè)生轉(zhuǎn)遞信息的查詢。高校檔案部門可以應(yīng)用小程序，在小程序中導入檔案郵寄的信息，與畢業(yè)生實現(xiàn)信息共享。學生通過社交軟件登錄小程序，查詢自己的檔案狀態(tài)、轉(zhuǎn)遞情況，直到檔案順利簽收到達目標單位[6]。小程序避免了繁瑣的流程，畢業(yè)生可以隨時隨地進行查詢，及時發(fā)現(xiàn)寄錯、寄漏等情況，采取有效補救措施，確保檔案安全抵達。