中小型企業(yè)ERP采購管理的研究與實現(xiàn)分析

朱偉杰

現(xiàn)今ERP系統(tǒng)作為一種企業(yè)管理工具，在國內(nèi)的一些企業(yè)中的運用越來越專業(yè)，特別是隨著中國企業(yè)逐漸與國際跨國大企業(yè)的交流和接軌，諸多企業(yè)均爭相實施和使用不同的ERP系統(tǒng)，來使自身的管理和競爭力更上一個層次。怎樣使企業(yè)從常規(guī)的管理方法過渡到以ERP系統(tǒng)為核心的規(guī)范化、流程化的管理上，這對任何企業(yè)都是一個需要解決的難題。特別是對于中小型企業(yè)，如果是完全的照搬大型企業(yè)、跨國企業(yè)的ERP系統(tǒng)及流程，那么會導致成本過大，實現(xiàn)起來也比較困難。但如果拋棄了ERP系統(tǒng)的特性，使ERP系統(tǒng)淪為簡單的管理信息系統(tǒng)，也不利于企業(yè)整體的競爭能力提升。因此對于中小型的企業(yè)在ERP系統(tǒng)的設計與實施中，怎樣利用ERP系統(tǒng)的集成性、規(guī)范性、以及自動化和流程化的特點來使企業(yè)的管理得到提升，這是ERP實施過程中必須要解決的問題。本文以企業(yè)采購管理業(yè)務實踐中的ERP系統(tǒng)實現(xiàn)，來進行探討和分析，如何才能達到對傳統(tǒng)的采購管理效率的提升和管理改進。

一、ERP系統(tǒng)的概念

ERP（Enterprise Resource Planning）系統(tǒng)的概念指的是企業(yè)資源計劃，其主要是建立在以信息技術為基礎，集合信息技術與先進的管理思想于一體，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺。ERP系統(tǒng)源于物料需求計劃（MRP）的進一步發(fā)展，以供應鏈為核心，以提高企業(yè)核心競爭力為目標，改善企業(yè)的業(yè)務流程，合理調(diào)配資源，強化企業(yè)運營管理。目前國內(nèi)外使用比較多的ERP系統(tǒng)有：SAP、Oracle、微軟、金蝶、用友等，系統(tǒng)均以數(shù)據(jù)庫為基礎與核心，覆蓋企業(yè)的財務、生產(chǎn)銷售、采購庫存、人力資源、技術設計等各個業(yè)務模塊，可根據(jù)企業(yè)需求定制不同的業(yè)務功能和解決方案。

二、中小型企業(yè)采購管理的問題分析

如今大多數(shù)的企業(yè)把物料采購和物料庫存管理合為一體，也有很多企業(yè)他們將銷售的職能與采購的職能合并為一。在這樣的模式下，管理的流程也通常是由需求部門發(fā)起采購申請，再由采購部門制定采購計劃，與此同時尋源指定出供應商確定采購價格，簽訂采購訂單，下發(fā)運貨的通知與驗收入庫，最后再通知財務依據(jù)到貨情況付款。這樣冗長的過程雖然合理合規(guī)，但是在實際的過程中，部分環(huán)節(jié)是可以合并的。在這個流程之中，監(jiān)督與控制的機制基本是不存在的，因為在采購的過程中要擔負和維系生產(chǎn)與原材料供料平衡的重任，為了保證企業(yè)原材料的正常的供應，一般會加大采購量來解決，尤以在原材料漲價之時，這樣的情況容易帶來呆滯庫存的積壓與增加財務應付帳款，導致了企業(yè)成本的提高。特別是對于中小型的企業(yè)來說，還會存在以下的問題：

（一）采購崗位職能的缺失。一些大型企業(yè)的采購也是一個單獨的部門，尋找供應商、招標與談判，以及收發(fā)貨等等，各崗位各司其責。但是對于那些中小型的企業(yè)來說，與采購相關的業(yè)務都是由一個崗位所完成的，舉個例子來說，采購人員的工作是包括了找到供應商、向供應商來詢價、與供應商來談判，然后發(fā)出采購的訂單，最后督促供應商發(fā)貨等等。這樣的崗位職能的安排導致了：一方面采購人員的權責過于強大，容易造成采購的環(huán)節(jié)中的疏漏；另一方面來說，采購人員任務非常繁雜，這樣可能會造成顧此失彼，業(yè)務執(zhí)行效率的低下。

（二）采購信息管理及流程不規(guī)范。對于中小型企業(yè)來說，由于主要信息管理的系統(tǒng)都比較小，人員也較為有限，信息是基本透明或者是完全的保密，不能夠做到階梯型的信息共享，這樣形成了采購、銷售與生產(chǎn)相對的獨立。然而采購的信息對企業(yè)來說是十分重要的，特別是關于相對敏感的價格與供應商信息等等。我們對于這樣的信息既要能夠和相關的部門和人員充分的共享，從而才能提高辦事效率，降低經(jīng)濟成本；與此同時，又必須是對此類的信息來進行相關地流程化管理，做到對于價格及供應商信息共享的分級控制。

三、基于ERP系統(tǒng)的優(yōu)化采購管理及實現(xiàn)

對于上文提出的中小型企業(yè)采購管理和信息管理出現(xiàn)的問題，是可以采取純管理的方式來制定相關的措施進行管理改進，但對于中小型企業(yè)來說，管理的規(guī)范度相對大型企業(yè)規(guī)范較為缺乏，單純的依靠制度來進行管理的執(zhí)行難度大。在比較少的員工數(shù)量下，其工作的效率也很難以提高。然而通過ERP系統(tǒng)來將管理固化到采購流程之中，利用ERP系統(tǒng)的流程控制來實現(xiàn)規(guī)范的操作，可以有效地縮減管理體系中的人員需求，并有效提高管理質(zhì)量和能效。因此，對于中小型企業(yè)是可以采用ERP系統(tǒng)來實現(xiàn)對于采購業(yè)務管理的提升，同時可以利用ERP系統(tǒng)之中的一些比較好的工作流程，用來改進并提升企業(yè)自身的綜合競爭力。接下來將簡單論述對于中小型企業(yè)的ERP系統(tǒng)管理在采購管理模塊的實現(xiàn)和管理改進。

（一）制定貨源清單，增加ERP系統(tǒng)采購信息記錄

數(shù)據(jù)和信息，可以說是ERP系統(tǒng)的核心和基礎。一份完備合理的采購貨源清單和信息記錄，可以指導采購人員開展業(yè)務，并提高采購業(yè)務的執(zhí)行速度，減少不必要的供方尋源和詢價。通過在ERP系統(tǒng)中整理和維護原材料、供應商等元素的主數(shù)據(jù)，制定一定時間范圍內(nèi)的對應采購關系并形成貨源清單，可以使采購人員在接到采購需求（PR）時，迅速聯(lián)系到供方執(zhí)行采購，通過ERP系統(tǒng)輸出采購訂單（PO）。而此時的采購價格，則利用ERP系統(tǒng)的采購信息記錄功能，找到歷史采購價格、平均價格、采購供貨周期等，快速進行采購決策，并最終形成采購合同執(zhí)行采購。這樣的ERP系統(tǒng)的信息共享，可以解決并提升中小型企業(yè)采購業(yè)務執(zhí)行速度，解決內(nèi)部信息的不透明和重復尋源詢價的問題。

（二）靈活運用ERP系統(tǒng)，做好采購前后端業(yè)務的接口

對于ERP系統(tǒng)來說，采購模塊并非獨立存在的，是各個功能模塊協(xié)同運行的。前端有銷售、生產(chǎn)和設計模塊，后端有倉儲和財務模塊等。要高效實現(xiàn)ERP系統(tǒng)幫助中小型企業(yè)的運營，必須做好系統(tǒng)前后端模塊的接口。例如，對于設計和生產(chǎn)模塊，必須要制訂好準確的物料清單（BOM），并由此按照生產(chǎn)計劃輸出生產(chǎn)所需的原材料采購需求，由ERP系統(tǒng)流轉(zhuǎn)給采購部門。而不準確的接口信息，將直接影響采購部門的業(yè)務執(zhí)行，進而使后續(xù)倉儲模塊的出入庫、財務模塊的成本結(jié)算和資金安排出現(xiàn)問題，導致中小型企業(yè)整體運營效率的低下。因此，要使ERP系統(tǒng)成功在中小型企業(yè)實施，甚至擴展到大型企業(yè)，前后端業(yè)務的接口必須做到準確和高效。

（三）優(yōu)化管理權限，縮短采購過程中的流程

對于中小型企業(yè)來說，利用ERP系統(tǒng)中采購審批的功能模塊，可以有效提高采購信息執(zhí)行的效率，也可有效克服信息管理的系統(tǒng)比較小，采購崗位少的缺點。同時，通過ERP系統(tǒng)審批功能的權限合理分配、集中管理，減少了諸如一些大型企業(yè)冗長的采購審批流程，可以提升整體采購業(yè)務的運轉(zhuǎn)速度。這樣不但實現(xiàn)了對于供應商、采購價格、交貨周期等的審批控制，而且通過ERP系統(tǒng)的集中管理，結(jié)合有限的人力成本，縮短了采購過程，增強企業(yè)采購業(yè)務的高效管理。

四、結(jié)語

本文是針對中小型企業(yè)采購的管理之中存在的問題，進而分析探討了基于ERP系統(tǒng)的管理與流程的實施方案建議。我們利用ERP系統(tǒng)制定整個采購的相關業(yè)務流程，盡可能使中小型企業(yè)結(jié)合自身企業(yè)特色高效管理。在實踐中可以證明，通過ERP系統(tǒng)管理可以有效地解決中小型企業(yè)中采購管理的瓶頸和冗長的流程，為其企業(yè)管理優(yōu)化提供了可實踐的操作方案。（作者單位為上海第一機床廠有限公司）