如何加強(qiáng)煤化工項(xiàng)目物資采購資金管理

李彩霞

物資采購管理作為項(xiàng)目管理的重要組成部分，貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的始終。本文結(jié)合筆者單位的400萬噸/年煤炭間接液化項(xiàng)目物資采購實(shí)際情況，從多個(gè)方面提出了加強(qiáng)資金管理的方法和措施，重點(diǎn)闡述了該項(xiàng)目在多種物資采購模式下如何提高物資采購過程中資金的合理運(yùn)用和管控。

一、完善采購制度，規(guī)范采購程序

煤化工項(xiàng)目的物資種類繁多、采購環(huán)節(jié)復(fù)雜，神寧集團(tuán)400萬噸/年煤炭間接液化示范項(xiàng)目堅(jiān)持“遵紀(jì)守法、秉公辦事、公開、公平、公正”的采購管理原則，形成了一套規(guī)范管理制度體系和流程。重點(diǎn)抓好各種采購模式項(xiàng)下招標(biāo)采購、比價(jià)采購和框架協(xié)議采購等工作。無論是招標(biāo)采購，還是比價(jià)和單一來源采購的談判，通過制定嚴(yán)格的物資采購資金支付方式，都是節(jié)約采購資金的關(guān)鍵所在。因此，通過制度和流程的規(guī)范，使采購資金的使用更加合理。

二、加強(qiáng)資金預(yù)控，避免資金浪費(fèi)

預(yù)算管理是物資采購資金執(zhí)行管理的第一步，只有預(yù)算的集中和準(zhǔn)確，才能夠充分發(fā)揮資金預(yù)算的作用。神寧集團(tuán)400萬噸/年煤炭間接液化示范項(xiàng)目制定了相應(yīng)的資金預(yù)算管理辦法和資金管理程序，并隨著項(xiàng)目建設(shè)的推進(jìn)，對相應(yīng)的管理辦法進(jìn)行適時(shí)的修改。該項(xiàng)目資金預(yù)算申報(bào)堅(jiān)持“逐級審核、層層把關(guān)、不具備支付條件堅(jiān)決不予申報(bào)”的原則，尤其針對EP開口模式的資金預(yù)算申報(bào)，由EP承包商依據(jù)合同條款提報(bào)各裝置項(xiàng)目部，經(jīng)裝置項(xiàng)目部審核后提報(bào)采購管理部，采購管理部審核后再統(tǒng)一上報(bào)財(cái)務(wù)管理部。

三、加強(qiáng)價(jià)格管理，做到質(zhì)價(jià)相符

價(jià)格管理是物資采購資金合理運(yùn)用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，價(jià)格的高低直接關(guān)系到采購資金合理需求及運(yùn)營成本。同時(shí)，在加強(qiáng)價(jià)格管理的過程中，要充分發(fā)揮集團(tuán)規(guī)模采購優(yōu)勢，全方位掌握市場價(jià)格信息，全面提高采購價(jià)格的監(jiān)管能力。神寧集團(tuán)400萬噸/年煤炭間接液化示范項(xiàng)目在大型材料的采購中，制定了與各重點(diǎn)供應(yīng)商簽定框架協(xié)議的模式和集團(tuán)公司集中采購的模式，充分發(fā)揮了規(guī)模采購的優(yōu)勢。從而保證了采購資金運(yùn)作的合理化和透明化。

四、規(guī)范付款流程，強(qiáng)化資金管理

（一）預(yù)付款：該項(xiàng)目物資采購除有加工周期的大型設(shè)備和有訂貨周期的物資可辦理預(yù)付款外，原則上不安排預(yù)付款，為及時(shí)規(guī)避預(yù)付款所帶來的資金風(fēng)險(xiǎn)，在簽訂合同前要嚴(yán)格審查供貨商的信譽(yù)、資質(zhì)，并在預(yù)付款支付條件中要求供貨商開具相應(yīng)的銀行保函作為保證。辦理預(yù)付款程序：在申報(bào)月度資金預(yù)算之前，由供貨單位依據(jù)合同開具以付款方為受益人的正本預(yù)付款保函，提交采購人員，由采購人員填寫保函移交表，交由財(cái)務(wù)管理部審核后方可辦理資金預(yù)算申請。

（二）進(jìn)度款和發(fā)貨款：該款項(xiàng)的付款手續(xù)、程序同預(yù)付款程序辦理，但進(jìn)度款通常是針對大型設(shè)備外購件的到貨或者機(jī)組等主要部件完成制造，為保證節(jié)點(diǎn)的真實(shí)性，業(yè)主會(huì)派專業(yè)監(jiān)造人員進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)證，并形成文字資料經(jīng)業(yè)主項(xiàng)目部、職能部門相關(guān)專業(yè)人員確認(rèn)后方可申請資金預(yù)算。發(fā)貨款必須保證廠家收到貨款后及時(shí)發(fā)貨并開具全額發(fā)票結(jié)清賬款。

（三）到貨款付款程序：神寧集團(tuán)400萬噸/年煤炭間接液化示范項(xiàng)目自主開發(fā)了項(xiàng)目物資管理系統(tǒng)，在物資到貨后由采購管理部、項(xiàng)目部和相關(guān)職能部門聯(lián)合完成到貨接收檢驗(yàn)合格后，倉儲(chǔ)中心在系統(tǒng)做入庫手續(xù)，完成入庫手續(xù)后供貨商方可開具發(fā)票辦理掛賬手續(xù)，經(jīng)財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部、采購部和分管領(lǐng)導(dǎo)逐級審批，財(cái)務(wù)管理部完成掛賬后形成應(yīng)付賬款后，供貨商和EP承包商才可以提出付款申請。在物資驗(yàn)收中質(zhì)量有問題，數(shù)量有異議的，堅(jiān)決不予辦理入庫手續(xù)。

（四）調(diào)試款、質(zhì)保金付款程序：該項(xiàng)目在調(diào)試款和質(zhì)保金支付方面嚴(yán)格遵守項(xiàng)目試生產(chǎn)期間資金支付審批流程，供貨商辦理運(yùn)行調(diào)試款、質(zhì)保金支付通知單后交由各分廠、中心審核后，方可編制月度資金預(yù)算提報(bào)財(cái)務(wù)管理部，財(cái)務(wù)管理部匯總后經(jīng)分公司資金平衡會(huì)審核后報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部審批，集團(tuán)下達(dá)月度資金審批計(jì)劃，財(cái)務(wù)管理部出具資金支付審批單經(jīng)分廠、中心，相關(guān)職能部門審簽，提交分公司總會(huì)計(jì)師和總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)部依據(jù)審批流程完整的資金支付審批單和付款資料辦理資金支付手續(xù)。

五、結(jié)語

采購資金管理作為項(xiàng)目物資采購管理的重要組成部分，它是煤化工項(xiàng)目管理的經(jīng)濟(jì)命脈，通過強(qiáng)化物資采購過程中的資金管理，規(guī)范采購行為，能為項(xiàng)目規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)，降低采購成本，節(jié)約采購資金，提高資金使用效率。有效做好前文所述的各項(xiàng)基本工作，方能使項(xiàng)目在計(jì)劃、采購、資金、儲(chǔ)備等各重要環(huán)節(jié)的管理模式上不斷創(chuàng)新。（作者單位為神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)煤制油化工工程建設(shè)指揮部）