淺談如何加強(qiáng)水利工程數(shù)字檔案建設(shè)

張靜

【摘要】數(shù)字檔案成為檔案基礎(chǔ)建設(shè)工作中必不可少的部分，一是加強(qiáng)水利項目工程中檔案收集工作；二是加強(qiáng)統(tǒng)一管理，建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫；三是建立檔案網(wǎng)站，檔案借、查閱網(wǎng)絡(luò)平臺。利用互聯(lián)網(wǎng)這一現(xiàn)代技術(shù)推動數(shù)字檔案建設(shè)，加快檔案信息高效利用的步伐，為生產(chǎn)人員提供有效便捷的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案；檔案數(shù)據(jù)庫；檔案網(wǎng)站；安全

數(shù)字檔案建設(shè)是一項關(guān)系檔案事業(yè)能否持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展的戰(zhàn)略決策，在檔案信息化建設(shè)中，數(shù)字檔案建設(shè)作為檔案工作的重要環(huán)節(jié)，已成為檔案基礎(chǔ)建設(shè)工作中必不可少的部分。水利行業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)尤為重要，面對行業(yè)項目建設(shè)中所產(chǎn)生的各類資料，如項目的提出、調(diào)研、可行性研究報告、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、測試、竣工試生產(chǎn)等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料數(shù)字信息等各種資源。如何做好檔案的收集、歸檔、整編工作，現(xiàn)結(jié)合我院的情況，談?wù)剬?shù)字檔案建設(shè)，提高行業(yè)服務(wù)水平的幾點意見。

一、加強(qiáng)水利項目工程中檔案收集工作

（一）明確歸檔要求

應(yīng)依照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》對水利項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收過程中形成的文件進(jìn)行收集。

（二）制訂歸檔方法

將項目產(chǎn)生的各種文件按不同載體和文件類型進(jìn)行分類歸檔。如對紙質(zhì)載體文件、光盤載體電子文件等，技術(shù)文件、招投標(biāo)文件、審批文件等進(jìn)行分類別整理歸檔。

（三）劃定歸檔范圍

能反映與本項目有關(guān)的重要職能活動，具有各種職能的載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入本項目檔案。

（四）確立歸檔份數(shù)

一式三份。一套借閱，兩套保存。

我院是一個以水利工程為主體的勘測設(shè)計研究院，主要任務(wù)負(fù)責(zé)我省的地區(qū)河流規(guī)劃及較重要的水利工程勘測設(shè)計工作，自1956年建院以來承攬了國內(nèi)外大量的水利工程項目，其中包括南水北調(diào)中線、黃壁莊水庫、桃林口水庫中等大中型水利工程，隨之也產(chǎn)生了大量的各種類型的技術(shù)文件、招投標(biāo)文件、監(jiān)理文件等等。對工程建設(shè)中產(chǎn)生的要歸檔的各種文件、資料，檔案人員明確歸檔要求，對產(chǎn)生的技術(shù)文件，均需由院主管生產(chǎn)任務(wù)總工程師本人簽字認(rèn)可，確認(rèn)檔案材料的正確性和完整性；后由本科室主任和項目負(fù)責(zé)人簽字，確定檔案歸檔必要性；再由院質(zhì)量管理辦公室簽字，符合產(chǎn)品質(zhì)量管理要求后，由檔案室審核歸檔。各種資料，電子文件和紙質(zhì)文件一并歸檔并確保紙質(zhì)與電子文件一致。一式三份，一套借閱，兩套保存。電子文件明確軟硬件運(yùn)行環(huán)境并按國家要求的基本格式進(jìn)行歸檔。

二、加強(qiáng)統(tǒng)一管理，建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫

第一，強(qiáng)化責(zé)任，主動作為。設(shè)立各類檔案專人管理。電子檔案由專人負(fù)責(zé)收集，并確保與紙質(zhì)檔案全面保持一致。

第二，查漏補(bǔ)缺，提升標(biāo)準(zhǔn)，完善和健全檔案的內(nèi)容。要高標(biāo)準(zhǔn)地建好紙質(zhì)檔案，并建立紙質(zhì)檔案索引目錄并錄入檔案數(shù)據(jù)庫，并與相關(guān)電子檔案進(jìn)行有效的掛接。紙質(zhì)檔案要與電子檔案相符一致，確保電子檔案、紙質(zhì)檔案與檔案目錄一致，以確保建立形成的數(shù)字檔案信息的正確、完整。

第三，夯實基礎(chǔ)。對數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的建立應(yīng)保證準(zhǔn)確無誤，對形成數(shù)字檔案的電子文件應(yīng)定時檢測。及時建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，將收集來的各種載體的有價值的數(shù)據(jù)資料，按其標(biāo)準(zhǔn)劃分類別，將信息存儲入檔案管理系統(tǒng)。如我院收集來的南水北調(diào)中線京石段應(yīng)急工程的資料包括工程技術(shù)報告、紙質(zhì)圖紙、電子圖紙、電子報告，按工程分類標(biāo)準(zhǔn)分別歸入其類編號，將其數(shù)字信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫并將電子文件原件與紙質(zhì)文件目錄掛接，一并歸入生成數(shù)據(jù)庫，形成新的數(shù)字檔案以便提供利用。

三、建立檔案網(wǎng)站，檔案借、查閱網(wǎng)絡(luò)平臺

利用互聯(lián)網(wǎng)這一現(xiàn)代技術(shù)推動數(shù)字檔案建設(shè)，加快檔案信息高效利用的步伐，為生產(chǎn)人員提供有效的便捷的服務(wù)。

我院建立62年以來，產(chǎn)生了各種工程技術(shù)檔案幾十萬卷，檔案人員按國家要求將其收集、編目整理錄入檔案數(shù)據(jù)庫，形成了數(shù)字信息檢索條目，并同時將產(chǎn)生的對應(yīng)電子文件一并按檢索條目一一掛接歸入檔案數(shù)據(jù)庫，形成了具有水利行業(yè)特色的水利技術(shù)數(shù)字檔案，并入院局域網(wǎng)，可直接按規(guī)定網(wǎng)絡(luò)查詢，網(wǎng)絡(luò)借閱，形成了我院特色的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，為生產(chǎn)人員提供了更高效、更便捷的服務(wù)。

檔案數(shù)字建設(shè)有著非常長遠(yuǎn)的發(fā)展意義，它不僅實現(xiàn)了檔案資源數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的管理目標(biāo)，還滿足了社會各方面日益增長的對檔案信息利用的迫切需求。這樣更為有效地利用了互聯(lián)網(wǎng)，建立了檔案工作網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，高效率的為工程項目建設(shè)提供了服務(wù)。

另外，在數(shù)字檔案使用過程中應(yīng)注意互聯(lián)網(wǎng)安全，在數(shù)字檔案信息的建立和傳輸，借、查閱使用過程中存在著種種不安全因素，易造成信息失控、信息丟失、信息竊取、信息污染、病毒、人為破壞等。在數(shù)字檔案建立時應(yīng)及時建立網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)。

數(shù)字檔案不同于其他信息資源，我們要通過嚴(yán)格的管理，嚴(yán)格的規(guī)章制度有效地監(jiān)督措施，配以相應(yīng)的技術(shù)手段，保障數(shù)字檔案信息的正確性和完整性。

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