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    新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

    2018-05-14 02:36:36孫文文
    科學與財富 2018年9期
    關鍵詞:事業(yè)單位檔案管理策略

    孫文文

    摘 要:事業(yè)單位的檔案管理作為重要管理內(nèi)容,需要迎合實際,從檔案管理難點入手,積極遵守檔案管理原則,開展科學化管理,真正發(fā)揮出檔案的積極效用,以此為相關工作開展提供科學助力,本文從具體的問題進行闡述,結合實踐分析,旨在提高認識,以此為事業(yè)單位檔案管理工作的順利有效開展提供科學支持。

    關鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;策略

    引言

    在事業(yè)單位中,檔案管理作為事業(yè)單位管理一項重要工作內(nèi)容,有效管理必然會推動事業(yè)單位發(fā)展,結合現(xiàn)階段實際,檔案管理的規(guī)范化仍然需要進一步加強,所以,本文進行幾方面簡明分析,通過分析也進一步明確如何開展有效管理,這對于檔案管理和事業(yè)單位的發(fā)展都有著重大意義,也希望闡述能夠為相關工作人員提供有效參考,具體分析如下:

    1事業(yè)單位檔案管理改革的必要性

    數(shù)字化信息技術隨著社會快速發(fā)展,普及度越來越廣,各行各業(yè)對于其應用程度也越來越深,事業(yè)單位檔案管理也融入了信息技術,從而促使檔案管理工作的效率和質(zhì)量都得到了質(zhì)的飛躍。在對信息技術良好的使用基礎之上,檔案管理充分發(fā)揮了其對于事業(yè)單位發(fā)展的推動作用。因此,事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化已經(jīng)是社會發(fā)展的必然趨勢。首先,隨著互聯(lián)網(wǎng)和云計算技術的不斷完善,實現(xiàn)了各行各業(yè)整體上生產(chǎn)效率的提升,而在對事業(yè)單位各項信息良好管理的要求基礎之上,促使檔案管理信息化已經(jīng)是必然。其次,目前事業(yè)單位正處在大刀闊斧的改革時期,而為了與社會需求相契合,事業(yè)單位必然要走上信息化數(shù)字化的道路,而檔案管理建設信息化也是改革的重要內(nèi)容。最后,傳統(tǒng)形式上的檔案管理已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位更新后的內(nèi)部系統(tǒng),而信息化檔案管理能夠切實的彌補以往管理工作上的缺點,實現(xiàn)便捷性,安全性,正確性和可靠性,由此可見,信息化對于事業(yè)單位檔案管理的良好發(fā)展起著至關重要的作用。

    2事業(yè)單位檔案管理策略

    2.1構建一套完善的檔案管理制度

    每個事業(yè)單位檔案管理制度都不盡相同,這就需要事業(yè)單位在相關的規(guī)范條規(guī)基礎之上,考慮單位的實際情況,建立健全符合單位發(fā)展實際的檔案管理制度。明確每個職員的崗位職責,加強對各個崗位職責落實情況的監(jiān)督力度。在進行檔案管理工作過程中,嚴格的遵守“統(tǒng)一領導,分層管理”的基本原則,通過分層管理的方式,實現(xiàn)每一級別的職責都能落實到實際,并得到良好的監(jiān)督。事業(yè)單位管理者應該正視檔案管理工作推動事業(yè)單位發(fā)展的作用,致力于制定良好的工作規(guī)范,促使檔案管理工作實現(xiàn)有序性和科學性。針對檔案管理工作的流程,進行科學的安排和調(diào)整,促使連接良好的工作流程,能夠促使管理效率得到有效提升。除此之外,建立健全相應的考核機制,并完善相配合的鼓勵機制,針對表現(xiàn)良好的,工作上盡職盡責的員工,給予其一定程度上的精神上和物質(zhì)上的鼓勵,而針對工作上出現(xiàn)問題的職工,對其出現(xiàn)的問題的原因和情況進行明確,給予相應的處理方案。從而在引導其積極的投入到工作中的同時,也促使其以正確的態(tài)度面對檔案管理工作。

    2.2加強基礎設施的投入

    想要促使檔案管理工作良好的進行,僅是精神上重視是不夠的,還需要在物質(zhì)上給予其充足的支撐,切實的滿足其工作上應該配備的設備和技術。因此,事業(yè)單位應該給予其足夠設備設施建設的資金支持,從而為檔案管理工作良好的開展打下堅實的物質(zhì)基礎。根據(jù)檔案管理工作的側(cè)重點,為其購置相應的設備設施,并對于老舊的設備進行及時的更新和修理。管理人員需要明確檔案管理內(nèi)部設備設施工作狀態(tài),對于不符合工作需求的設備,及時上報到管理層,進行設備更換。

    為進一步提高檔案管理工作的質(zhì)量,事業(yè)單位還需要重視各項基礎設施的建設與工作人員隊伍的合理建設,前者是檔案工作的基礎,而后者則直接關系到檔案管理工作的有效性。首先,在基礎設施建設中,事業(yè)單位必須保障專項的檔案儲存與管理工作的工作區(qū)域,確保各項基礎設施落實到位,保障檔案的分類、保存工作順利進行。尤其是為確保紙質(zhì)檔案的保護,必須將防火、防塵、防潮工作開展到位。其次,為進一步提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量,事業(yè)單位還需要做好其輔助性設施的投入工作,尤其是要利用好目前高度發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)信息科技力量,利用好目前信息化軟件的優(yōu)勢,確保檔案管理水平的不斷提升。

    2.3加強信息化管理

    隨著當前信息化在各行各業(yè)深入程度越來越深,我們應該意識到信息化建設對于推動行業(yè)發(fā)展所起的作用。檔案管理實現(xiàn)信息化有效提升了檔案管理工作的可靠性。我們可以充分利用信息化的優(yōu)勢,對當前存在于檔案管理中的問題進行有針對性的改進和處理。針對信息化使用的要求和特點,建立健全相應的信息化管理平臺。在檔案管理建設信息化的過程中,各個部門應該盡可能的給予相應的支持。通過完善的信息化管理平臺,促使檔案管理信息實現(xiàn)有效管理并得到良好的使用,不斷的完善平臺的檢索,輸出,錄入等基本功能。例如,通過互聯(lián)網(wǎng)技術開展檔案管理工作的過程中,可以用條形碼或二維碼代替編號進行信息的搜索,從而有效提升搜索和歸檔的工作效率。

    同時,信息化管理過程,應該重視管理過程的安全性。第一,提高網(wǎng)絡資源共享的安全性能,使得在網(wǎng)絡環(huán)境中保證數(shù)據(jù)信息的安全性,防止其被篡改、非法利用、惡意毀壞等,可通過設置相關的訪問權限,結合身份識別功能增加使用資源的秘密性;第二,在管理過程,需要管理操控人員充分做好相關的網(wǎng)絡防護設置,有效的實現(xiàn)網(wǎng)絡維護與安全管理升級,必須要充分重視殺毒軟件、防火墻的使用設置與升級,及時做好配套的系統(tǒng)更新?lián)Q代,減少出現(xiàn)漏洞的幾率。

    2.4加強隊伍管理

    檔案管理工作涉及面比較廣,這就需要檔案管理人員不僅要熟練掌握檔案管理的自身工作,對于事業(yè)單位內(nèi)部的其他崗位職能情況也要具有相應的了解,這對于工作人員的道德素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)具有很高的要求。因此,在日常工作中,加強對工作人員在專業(yè)素養(yǎng)上的提升力度,與此同時,建立符合工作需求的人才錄取標準,促使檔案管理人員隊伍更加專業(yè)化,科學化。事業(yè)單位要為檔案管理工作人員創(chuàng)造更多提升自己的機會,加強其專業(yè)素養(yǎng)的培訓力度。事業(yè)單位經(jīng)常性的開展相應的知識講座,技能培訓,促使其專業(yè)技能和道德素養(yǎng)都能夠得到很大程度上的提升,使得事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到質(zhì)的飛躍。從本質(zhì)上來說,檔案管理工作隸屬于服務領域,因此,檔案管理工作要不斷提升自身的服務水平,明確自身的服務職責,并將其切實的落實到自己的道德素養(yǎng)和專業(yè)技能中。所以,在具體工作開展過程,應該深入結合具體實際,不斷總結工作經(jīng)驗,通過進一步工作能力提升,實現(xiàn)工作檔案管理工作的高效率開展。以此能夠為相關人員或部門提供科學的檔案數(shù)據(jù)參考。同時,也需要檔案管理工作人員對自身的崗位職能,根據(jù)社會的發(fā)展需求進行一定程度的創(chuàng)新,從細節(jié)出發(fā),促使自身的創(chuàng)新服務理念得到良好的體現(xiàn),從而進一步推動事業(yè)單位檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

    結束語:

    總之,作為事業(yè)單位,在檔案管理工作中,需要結合具體問題,從事業(yè)單位的長遠發(fā)展視角出發(fā),積極深入實踐,采取健全的管理制度,引入專業(yè)管理人才,實現(xiàn)專業(yè)化的檔案管理,提升事業(yè)單位發(fā)展有效性,作為相關工作人員,不僅要高度重視現(xiàn)代檔案管理的重要性,更要積極學習,不斷提高檔案管理質(zhì)量與效率。從而為國家各項事業(yè)發(fā)展以及人們的需要提供科學保證。

    參考文獻:

    [1]王建春.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究[J].人力資源管理,2017(09):316-317.

    [2]門勝偉.談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].人力資源管理,2017(07):355.

    [3]楊璽.淺析新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].辦公室業(yè)務,2017(07):103.

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