淺議事業(yè)單位檔案管理建設(shè)策略

蓋斯佳

摘 要：在社會信息化的今天，要想對檔案管理工作進行創(chuàng)造性提升，需要引入數(shù)字化技術(shù)，通過信息技術(shù)優(yōu)化管理環(huán)境，實現(xiàn)系統(tǒng)性、信息化的檔案管理。文章以事業(yè)單位檔案管理信息化的基本概念及其必然性為切入點進行分析，主要探討了其獨特的優(yōu)勢，并有針對地提出幾點增強信息化建設(shè)的具體措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；優(yōu)勢策略

一、檔案管理信息化

1.檔案管理信息化概念

我們通常對檔案管理信息化的定義是：在信息化建設(shè)的指導(dǎo)下，進行檔案管理工作，在相關(guān)機構(gòu)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一下，在檔案管理過程中引入現(xiàn)代信息技術(shù)，之后系統(tǒng)進行處理、信息傳遞，將信息資源進行數(shù)字化處理，將管理工作實現(xiàn)全程網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案信息資源的合理分配和信息共享。

2.檔案管理信息化的必然性

實現(xiàn)檔案管理信息化是對現(xiàn)有檔案進行保護的必然要求。具體表現(xiàn)為：檔案原件保存的時間就會更長；一些受損數(shù)據(jù)以及原件都能夠借助計算機技術(shù)進行修復(fù)，電子系統(tǒng)的備份功能將紙質(zhì)檔案由于環(huán)境變化受到損壞的可能性徹底消除；電子檔案查找起來簡潔迅速。

二、檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

1.優(yōu)化檔案存儲環(huán)境

經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前諸多事業(yè)單位檔案管理工作依舊還在管理紙質(zhì)檔案的層次，現(xiàn)行的檔案管理工作還是以紙質(zhì)為核心，這種方式，無論在存儲方面還是在管理方面都極其依賴于外界環(huán)境。如若引入信息化的檔案管理技術(shù)，將削弱外界環(huán)境對檔案管理工作的影響。首先，進行信息化的管理必然會在存取效率上實現(xiàn)一種提升，這也擺脫了對于紙質(zhì)的依賴性，避免了高溫、受潮等外界環(huán)境變化對檔案的不利影響；其次，可以無限制拓展存儲空間，在當(dāng)前信息化條件下，檔案資料可以隨時存儲于硬盤設(shè)備與其他云端，對于數(shù)字信息的存儲只要很小的存儲空間就能夠?qū)崿F(xiàn)；最后，相較于以往的存儲方式，進行信息化管理將極大地減小對環(huán)境的依賴程度，減小成本投入。

2.便于檔案資料永久保存

傳統(tǒng)的檔案由于使用紙質(zhì)存儲的緣故，一旦外界環(huán)境發(fā)生變化，就很容易出現(xiàn)霉變等狀況，極易受損，使得檔案管理任務(wù)繁重。如果在管理過程中出現(xiàn)失誤甚至是操作錯誤，將給單位帶來極大損失。信息化管理能夠有效解決這一問題，我們可以利用信息技術(shù)對檔案備份，將數(shù)據(jù)放在信息系統(tǒng)中，簡便安全，同時還最大程度地降低外界環(huán)境對檔案管理工作的影響，保障數(shù)據(jù)的完整性和真實性。

3.信息檢索快捷化

優(yōu)化檢索效率，可以實現(xiàn)單位管理水平與工作質(zhì)量的全方位革新。傳統(tǒng)檔案進，信息檢索時比較費時費力，尤其是一些相對較大的單位。運用現(xiàn)代信息化的管理模式，可大幅度提升檢索效率，達到快速準(zhǔn)確：首先，檢索時只需鍵入目標(biāo)條件，就能夠檢索出所有相關(guān)的有價值信息；其次，進行信息檢索的時間也是極短的，現(xiàn)代計算機技術(shù)的檢索速度實現(xiàn)了以秒為計算單位，這樣一來信息數(shù)據(jù)的使用率也得到了提升。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.提高對檔案信息化建設(shè)的認識

進行檔案管理信息化建設(shè)，需要具有極強的系統(tǒng)性，在實施過程中要引起有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視，充分認識其關(guān)鍵性作用。與此同時，要在管理方式上進行革新，強化從業(yè)人員對其認知程度，激發(fā)人們的認同感，本質(zhì)上提升檔案管理的作業(yè)效率，促進組織內(nèi)各項工作效率的提升。

2.加強信息化建設(shè)平臺推廣模式的構(gòu)建

我們搭建一個檔案管理信息化平臺，目的在于使信息檢索更加高效、便捷，從而提升工作效率。在開展信息化建設(shè)的進程中，應(yīng)該增加宣傳力度、擴大影響力。同時進行經(jīng)驗學(xué)習(xí)交流，增加平臺的使用率，推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

3.配備統(tǒng)一、實用的軟硬件設(shè)備

如若要建立一個健全的檔案管理信息化平臺，就必須要有一個完善的軟硬件設(shè)施作為先決條件。檔案管理工作的重點在于完好的存儲檔案資料，使其受損程度降到最小，保留最大真實性，這時候優(yōu)良的設(shè)備就顯得格外重要。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備要具有一致性，避免發(fā)生數(shù)據(jù)不兼容、信息不能識別等故障。

4.不斷提高檔案管理信息化工作人員素質(zhì)

檔案管理工作者是檔案管理工作的核心基礎(chǔ)，他們的專業(yè)素養(yǎng)將直接左右檔案管理信息化建設(shè)的成敗。為此，首先應(yīng)該提高檔案管理人員認知水平，提高對檔案管理工作重視程度，加大檔案管理宣傳力度，更加深入了解檔案管理工作內(nèi)容；其次，促使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，同時還要開展周期性的培訓(xùn)工作，讓從業(yè)人員意識到檔案管理信息化的重大意義。最后一點，就是要讓工作者具有使用信息化設(shè)備的能力，提高他們對平臺運用的熟練程度，保證信息化建設(shè)確實能夠發(fā)揮其應(yīng)有的價值。只有這樣，才能更高效開展檔案管理工作

結(jié)語

綜上所述，在信息化時代背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用，為其開辟了新的發(fā)展途徑，全國范圍內(nèi)的檔案管理工作掀起了一場轟轟烈烈的信息化管理熱潮，在一定程度上推動了我國檔案管理工作發(fā)展。

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