基于短信平臺與Excel軟件的會議通知系統(tǒng)的設計

張濤　楊瑞

摘要：人員通知是會議組織工作中的重要環(huán)節(jié)。通過借助信息手段和普通辦公軟件，設計一款基于短信平臺與Excel軟件的會議通知系統(tǒng)，能夠高效、低成本的實現(xiàn)參會人員及時通知和統(tǒng)計的需要，提高工作效率。

關鍵詞：系統(tǒng)設計；會議通知；短信平臺

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2018）02-0132-02

人員通知是會議組織工作中的重要環(huán)節(jié)。通過借助信息手段和普通辦公軟件，可以設計一款簡單易用的會議通知系統(tǒng)，高效、低成本的實現(xiàn)參會人員及時通知和統(tǒng)計的要求。

1 系統(tǒng)設計的載體選擇

1.1 會議通知途徑的比較

目前，會議通知的手段已經(jīng)信息化，信件投遞的方式基本淘汰，一般只作為公文式通知的載體。信息化通知的主要途徑有電話通知、短信通知、網(wǎng)絡通知（如QQ群、微信群）等。電話通知一般適用于小型會議，對于人數(shù)眾多的大中型會議，電話通知顯然耗時耗力；網(wǎng)絡通知是目前比較流行的日常事務性通知途徑，可以用于人員眾多的會議情況，但也有一些缺點，如網(wǎng)絡通知必須對方打開或使用一定的網(wǎng)絡軟件，必須事先建立通知人員群組，對于不使用網(wǎng)絡軟件、不方便入群或無法建群的人員就存在局限性。

短信通知有著其獨特的優(yōu)勢：第一，方便快捷。只要知道對方號碼，編輯好文字，就可以立即群發(fā)，省時省力，這點優(yōu)于電話通知；第二，查收及時。短信作為目前最普遍、最基本的手機功能，不需要使用者有多高的技巧，也不需要借助其他軟件，可以立即被接收查看，適用人群廣泛，這點優(yōu)于網(wǎng)絡通知。當然，短信通知也有一定的缺點，如需要收費、手機端操作繁瑣等。

一般而言，會議通知的花費問題占會議費用很小部分，基本可以忽略。手機端操作繁瑣的問題可以通過使用短信平臺的方式，將狹小的指尖屏幕擴展為電腦屏幕，將局促的手機操作轉(zhuǎn)換為較為舒適的鍵盤輸入。同時，短信平臺可以導入通訊錄、做好人員分類、導出號碼和回復內(nèi)容等功能。目前，筆者選用江蘇電信“企信通”（http：//1183300.js.vnet.cn/）作為會議通知的短信平臺。主要考慮：第一，平臺月發(fā)送量大（15000條/月），能夠滿足月內(nèi)多次大型會議、多次通知的需要；第二，平臺由國內(nèi)主要電信運營商開發(fā)維護，對公性質(zhì)強，穩(wěn)定可靠，具有嚴格的申請資質(zhì)審核；第三，以固定電話作為計費號碼，方便辦公費用結(jié)算，適合公務性會議通知。

1.2 統(tǒng)計軟件的選擇

明確了會議通知發(fā)送的途徑問題，就會緊接著涉及到通知反饋和統(tǒng)計問題。

在系統(tǒng)設計上，主要想實現(xiàn)這樣幾個功能：第一，參會人員數(shù)量的統(tǒng)計。具體參會人員多少、請假多少？一般而言，會議主辦方不太關心請假事由，而是重點考慮來或不來的問題。因此，在設計中對請假事由不做區(qū)分。第二，發(fā)出通知后，能夠快速檢索出未回復短信的人員，并及時再次發(fā)送。這一問題在短信通知中是比較普遍的。第三，標記簽到。對于較為正式的會議，往往會實施簽到制度，要實現(xiàn)根據(jù)短信人回復內(nèi)容自動標記在簽到表備注欄內(nèi)。

基于以上設計要求，考慮使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計軟件。大型會議人員眾多，如果人工逐條統(tǒng)計參會人員反饋情況顯然耗時耗力，通過導出短信平臺數(shù)據(jù)，運用數(shù)據(jù)統(tǒng)計軟件是最方便快捷的方法。Excel辦公軟件安裝廣泛、功能強大，又比專業(yè)數(shù)據(jù)庫軟件簡單易學，適合一般辦公人員掌握使用。

2 會議通知系統(tǒng)的設計

2.1 建立參會人員通訊錄數(shù)據(jù)庫和反饋庫比對機制

短信通知的前提是知道對方的手機號碼，從而建立通訊錄。在Excel中首先建立通訊錄數(shù)據(jù)庫，為方便后續(xù)Excel函數(shù)的使用，數(shù)據(jù)庫第一列為號碼列，第二列為姓名列。同時，為方便在一個Excel文件中操作，可分多個工作表，第一個工作表可命名為“通訊錄數(shù)據(jù)庫”。

第二個工作表，作為短信平臺導出短信回復數(shù)據(jù)使用，可命名為“反饋導入庫”。在江蘇電信企信通短信平臺中，可以導出Excel格式的短信回復數(shù)據(jù)，包含回復號碼、回復的時間、回復的內(nèi)容等，但唯獨沒有回復人的姓名。因此，需要通過VLOOKUP函數(shù)，實現(xiàn)自動顯示回復人姓名的功能。

VLOOKUP函數(shù)是Excel中的一個縱向查找函數(shù)，功能是按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對應的值。語法：

VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）。

具體參數(shù)的含義及輸入數(shù)據(jù)類型如圖1所示：

我們特意在第一個工作表“通訊錄數(shù)據(jù)庫”中，將號碼放在第一列、姓名放在第二列，就是為了方便在VLOOKUP函數(shù)中設置返回數(shù)據(jù)查找區(qū)域的列數(shù)（col_index_num），它必須是正整數(shù)。

將第二個工作表“反饋導入庫”的第一列A列作為回復號碼列，直接從短信平臺導出的短信回復excel文件中粘貼過來，需要注意的是必須是數(shù)字格式。第二列B列，使用VLOOKUP函數(shù)，通過比對第一個工作表“通訊錄數(shù)據(jù)庫”中的號碼，自動顯示號碼主人的姓名。在B1格內(nèi)具體函數(shù)輸入是：

=VLOOKUP（A1，通訊錄數(shù)據(jù)庫！A：B，2，F(xiàn)ALSE）

A1格是回復的號碼，函數(shù)是將A1中的號碼，同第一個工作表“通訊錄數(shù)據(jù)庫”中的A（號碼）列比對，如果精確匹配（FALSE），就顯示A（號碼）列后第2列數(shù)據(jù)。需要說明的是，第2列的計算是把A（號碼）作為第1列的，因此，A（號碼）列后的第2列是指B列，而不是C列。B列是姓名，因此，一旦電腦找到匹配的號碼，就會在第二個工作表B1格內(nèi)顯示對應的姓名。通過下拉方式，可以將函數(shù)賦予B1下的每一格，從而顯示全部回復號碼的姓名。

2.2 自動標記短信回復情況的設計

知道了回復號碼的姓名，就需要知道哪些人沒有回復，以便及時應對。這里可以通過設計自動標記的方式，加以直觀的顯示和統(tǒng)計。具體做法是：

在第一個工作表“通訊錄數(shù)據(jù)庫”的C列，巧妙的使用COUNTIF函數(shù)。COUNTIF函數(shù)是對指定區(qū)域中符合指定條件的單元格計數(shù)的一個函數(shù)。語法是：

COUNTIF（range，criteria）

其中，參數(shù)range是要計算其中非空單元格數(shù)目的區(qū)域，criteria是以數(shù)字、表達式或文本形式定義的條件。

運用COUNTIF函數(shù)，我們將第二個工作表“反饋導入庫”中A列的號碼與第一個工作表“通訊錄數(shù)據(jù)庫”A列中的號碼比對，COUNTIF函數(shù)能夠顯示出大于0結(jié)果的，就是已經(jīng)回復的；顯示0結(jié)果的，就是沒有回復的。具體在第一個工作表“通訊錄數(shù)據(jù)庫”C1格輸入：

= COUNTIF（反饋導入庫！A：A，A1）

通常得到的結(jié)果是0（沒有回復），或1（找到1個號碼，回復）。下拉C1格，就會得到C列結(jié)果。

使用COUNTIF函數(shù)的另一個好處在于，可以發(fā)現(xiàn)同一個號碼多次回復的情況。在現(xiàn)實會議安排中，參會人臨時變更參會意愿的情況經(jīng)常發(fā)生，如果不注意很有可能耽誤事情。如果某個參會人使用同一個號碼，多次回復，COUNTIF函數(shù)顯示的結(jié)果就會大于1，回復了幾次就顯示數(shù)字幾，如回復了兩次短信就會顯示2。通過觀察C列顯示的數(shù)字，可以直觀看到短信回復情況。

2.3 對回復情況標記的運用

2.3.1 統(tǒng)計未回復人員的數(shù)量

C列中COUNTIF函數(shù)顯示結(jié)果是交錯的，當然，可以通過排序的方式使結(jié)果相對集中，但人為觀察結(jié)果畢竟容易出錯。一般而言，會議主辦方更關心有多少人沒有回復短信，因此，可以再次利用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計C列中0的數(shù)量，從而得到未回復人員的數(shù)量。可以隨機在第一個工作表“通訊錄數(shù)據(jù)庫”的某個位置，如H1格，輸入函數(shù)：

=COUNTIF（C：C，0）

得到的值就是未回復人員數(shù)量。

2.3.2 針對未回復人員再次發(fā)送的設計

對于未能及時回復的人員，可以考慮再次發(fā)送短信。在江蘇電信企信通平臺中，能夠單個檢索姓名或號碼，完成發(fā)送。但這種方式需要逐一檢索、逐一添加，形成號碼串后再發(fā)送。顯然，這種方式不僅耗時耗力，還容易出錯。設計思路是：通過利用未回復的標記，自動形成號碼串，直接復制粘貼到企信通中，完成再次發(fā)送。

首先，使用最常用的if函數(shù)，將未回復的號碼分離出來。由于企信通中的號碼串以逗號（，）隔開，還需要在分離出的號碼后自動加上逗號。具體做法是：

在第一個工作表“通訊錄數(shù)據(jù)庫”D1格輸入if函數(shù)，內(nèi)容是：=IF（C1=0，A1&”，”，””）。利用C列的回復標記，沒有回復的號碼（也就是C列格內(nèi)顯示為0）就會顯示在相應的D格內(nèi)，而已經(jīng)回復的（也就是C列格內(nèi)顯示大于0）則顯示為空白。從而實現(xiàn)未回復號碼的分離。

第二，形成未回復號碼的號碼串。

將第三個工作表命名為“未回復號碼匯總”。利用PHONETIC函數(shù)實現(xiàn)合并第一個工作表“通訊錄數(shù)據(jù)庫”D列的號碼。PHONETIC函數(shù)功能是實現(xiàn)多個單元格內(nèi)容的合并，同時可以忽略掉空白單元格。語法：

PHONETIC（reference）

參數(shù)reference就是單元格區(qū)域。但是，如果直接在第三個工作表“未回復號碼匯總”的某個單元格內(nèi)，如A1格，輸入“=PHONETIC（通訊錄數(shù)據(jù)庫！D：D）”是沒有任何作用的。因為PHONETIC函數(shù)不僅會忽略空白單元格，還會忽略任何公式生成的值。顯然，“通訊錄數(shù)據(jù)庫”D列中的號碼是我們通過IF函數(shù)得到的，PHONETIC函數(shù)不能直接使用。

這時，可以將“通訊錄數(shù)據(jù)庫”D列的號碼復制后，選擇“值”粘貼的方式，粘貼到E列，從而去掉公式屬性，變成普通的數(shù)據(jù)值。然后使用PHONETIC函數(shù)，比如還是在第三個工作表“未回復號碼匯總”的A1單元格內(nèi)輸入：

=PHONETIC（通訊錄數(shù)據(jù)庫！E：E）

就會得到一個多個號碼、中間用逗號隔開的號碼串，直接復制這個號碼串，粘貼到企信通短信發(fā)送號碼欄內(nèi)，就能準確實現(xiàn)對未回復號碼的再發(fā)送。

2.4 請假標記的實現(xiàn)和使用

會議通知很關注的信息就是參會人員請假情況。通常會議都實施簽到制度，在設計會議通知系統(tǒng)時就考慮將請假情況自動標記在簽到表上，既一目了然，又能避免手工標注可能出現(xiàn)的錯誤。

2.4.1 根據(jù)短信回復內(nèi)容標記請假

將從短信平臺中導出的短信回復內(nèi)容復制粘貼到第二個工作表“反饋導入庫”的D列，和回復的號碼一一對應。在這個表的C1格輸入公式：

=IF（E1=1，”請假”，””）

下拉C1格，使公式依次填入一定數(shù)量的C列單元格。這樣，工作人員可以逐條閱讀短信內(nèi)容，如果表明不能參會，就在E列對應單元格輸入“1”，則對應的C列單元格內(nèi)就會填入“請假”兩個字。

這樣的設計主要是從禮節(jié)考慮，更加方便的是可以在短信中要求“參會直接回復0，請假直接回復1”。這樣通過短信回復內(nèi)容，直接就能區(qū)分參會與請假，手動輸入的環(huán)節(jié)也能省去。

2.4.2 在簽到表中標記請假

第二個工作表中標記的請假根據(jù)的是短信回復先后順序，通常會議簽到表的順序有自己的邏輯，如職務、主次、部門等。因此，可以根據(jù)需要先預制好簽到表模板。

設計中將預制簽到表放在第四個工作表，命名為“簽到表”。“簽到表”A列可以按照一定的邏輯填入?yún)诵彰?，B列空白供簽到使用。C列作為備注欄，用于自動填入“請假”兩個字。繼續(xù)使用VLOOKUP函數(shù)，在這個工作表的C1單元格輸入公式：

=VLOOKUP（A1，反饋導入庫！B：C，2，F(xiàn)ALSE）

通過比對第二個工作表和第四個工作表的姓名列，顯示“請假”標記。這樣，隨著我們在第二個工作表E列中輸入“1”，“請假”兩個字就可以自動標記在第四個工作表“簽到表”的備注欄了，直接打印出來即可。

更加完善一些的考慮是，可以配合使用IFERROR函數(shù)。將第四個工作表C1單元格公式修改為：

=IFERROR（VLOOKUP（A1，反饋導入庫！B：C，2，F(xiàn)ALSE）&””，””）

IFERROR函數(shù)會先判斷VLOOKUP函數(shù)找到的值是否正確，因為第四個工作表“簽到表”出現(xiàn)的姓名，在未回復情況下是不會出現(xiàn)在第二個工作表“反饋導入庫”中的，這時就會出現(xiàn)#N/A錯誤。IFERROR函數(shù)可以有效過濾這種情況，當簽到表中的姓名沒有回復，備注欄保持空白。

基于短信平臺與Excel軟件的會議通知系統(tǒng)，有效解決了大型會議人員通知在統(tǒng)計、反饋等方面繁瑣復雜的難題，設計運用的載體簡單、高效，普遍適用性強、幾乎無使用成本，易于一般工作人員掌握使用。