“素質(zhì)提升工程”組織部門與電大信息溝通機(jī)制

鄭匯泉

摘要

本文圍繞山東省“面向農(nóng)村和城市社區(qū)基層干部開(kāi)展學(xué)歷教育實(shí)施素質(zhì)提升工程”項(xiàng)目，就如何在組織部門和電大系統(tǒng)之間建立一個(gè)多種溝通方式并舉、分類管理、分層要求、運(yùn)行順暢的信息溝通機(jī)制展開(kāi)論述。首先討論了創(chuàng)建組織部門與電大信息溝通機(jī)制的必要性和可能性：進(jìn)而論述了信息溝通機(jī)制的適用范圍、溝通方式、溝通層級(jí)、運(yùn)用原則以及督導(dǎo)規(guī)定，尤其具體分析了各種溝通方式的優(yōu)缺點(diǎn)，并針對(duì)不同溝通人員制訂了不同的溝通規(guī)范，實(shí)現(xiàn)分類管理、分層要求、運(yùn)行順暢的信息溝通，達(dá)到工作聯(lián)動(dòng)、步調(diào)協(xié)同、管理高效的工作目的;最后，文章指出此信息溝通機(jī)制旨在督促指導(dǎo)基層干部學(xué)歷教育各方人員加強(qiáng)溝通，促進(jìn)工作，同時(shí)減少過(guò)多的信息干擾，提高工資效率。

【關(guān)鍵詞】素質(zhì)提升工程 組織部門 電大 信息溝通機(jī)制

2015年下半年，山東省委、省政府立足提高全省城鄉(xiāng)基層干部的綜合素質(zhì)和履職能力，提出“面向農(nóng)村和城市社區(qū)基層干部開(kāi)展學(xué)歷教育實(shí)施素質(zhì)提升工程”（以下簡(jiǎn)稱“素質(zhì)提升工程”）的戰(zhàn)略要求，由省委組織部依托全省電大辦學(xué)系統(tǒng)開(kāi)展該項(xiàng)目。為切實(shí)推進(jìn)該項(xiàng)目的開(kāi)展，建立一個(gè)統(tǒng)籌兼顧、信息暢通、管理高效的“素質(zhì)提升工程”組織部門和電大工作機(jī)制很有必要，其中實(shí)現(xiàn)跨組織、電大兩大系統(tǒng)，市、縣兩個(gè)層面，多個(gè)單位的信息溝通尤為必要。

1創(chuàng)建組織部門與電大信息溝通機(jī)制的必要性和可能性

信息溝通是雙方的行為，是一個(gè)信息傳遞和理解的過(guò)程。成功的信息溝通應(yīng)是經(jīng)過(guò)傳遞后被接受者感知到的信息與傳播發(fā)出的信息完全一致的。

山東電大由省、市、縣三級(jí)電大組成，不同層級(jí)電大之間分工協(xié)作，依靠電大特色的信息溝通方式，上下聯(lián)動(dòng)，開(kāi)展成人學(xué)歷教育。組織部門因其工作的特殊性，也有著其特定的信息傳遞手段。只有建立必要的跨系統(tǒng)、跨層級(jí)、跨單位的信息溝通機(jī)制，才能實(shí)現(xiàn)工作聯(lián)動(dòng)，做到步調(diào)協(xié)同、管理高效。否則，就會(huì)出現(xiàn)溝通效率低下、溝通渠道不順暢，甚至信息遺漏造成工作延誤。

由于此類信息傳遞涉及的系統(tǒng)多、層面多、部門多，實(shí)現(xiàn)上下貫通、運(yùn)行順暢的溝通實(shí)非易事。按照魯組發(fā)【2015】 52號(hào)文件里面組織部門和電大系統(tǒng)的責(zé)任分工、激勵(lì)保障和考核評(píng)價(jià)要求，結(jié)合市縣組織部門和電大組織架構(gòu)和工作實(shí)際，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，就能實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)、跨層面、跨部門的信息傳遞。

2信息溝通機(jī)制的主要內(nèi)容

根據(jù)魯組發(fā)【2015】 52號(hào)文件要求，結(jié)合市縣兩級(jí)組織部門和電大系統(tǒng)管理現(xiàn)狀，以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，構(gòu)建多種溝通方式并舉、分類管理、分層要求、運(yùn)行順暢的信息溝通機(jī)制。

2.1適用范圍

適用于開(kāi)展農(nóng)村和城市社區(qū)基層干部學(xué)歷教育縣（市、區(qū)）組織部門、電大系統(tǒng)管理人員、課程教師、學(xué)員。

2.2溝通方式

線下方式：面談、電話;線上方式：微信、QQ、郵箱、基層干部學(xué)習(xí)平臺(tái)等。根據(jù)信息溝通效率的高低，筆者把溝通方式依次劃分為六個(gè)層級(jí)。

如圖1所示。

各種溝通方式有不同的溝通效率（信息傳遞的速度）、溝通成本（花費(fèi)的時(shí)間、金錢），以及各自的特有優(yōu)勢(shì)，列表如表1所示。

一般來(lái)說(shuō)，溝通效率越高，溝通成本越大。我們必須徹底梳理各種溝通方式的特點(diǎn)，靈活運(yùn)用，以求做到溝通成本最低，溝通效率最高。

2.3具體規(guī)定

2.3.1線下方式的規(guī)范要求

（1）面談方式。包括會(huì)議、匯報(bào)、商談、誡勉談話等等，在保證需要的前提下，盡量少用面談方式，以降低溝通成本。

（2）電話方式。必要時(shí)候，可以采用微信電話或者QQ通話等形式，有效降低成本。

2.3.2線上方式的加入或注冊(cè)

（1）市委組織部、市電大、各縣組織與電大主管基層干部學(xué)歷教育部門第一責(zé)任人須加入微信群，作為緊急重大通知下發(fā)協(xié)商渠道。

（2）組織部門、電大系統(tǒng)管理人員必須于任職之日起兩周內(nèi)實(shí)名加入組織與電大工作研究QQ群。

（3）全市課程教師必須于任職之日起兩周內(nèi)加入德州基層干部學(xué)歷教育交流QQ群。

（4）全市學(xué)員須于入學(xué)后一個(gè)月內(nèi)，以班為單位全部加入所在班級(jí)的QQ管理群和微信群。各縣電大將各班的QQ群號(hào)和微信群名稱向市電大報(bào)備。

（5）各縣（市、區(qū)）組織部門、電大系統(tǒng)管理人員、課程教師、學(xué)員，必須按照山東基層干部學(xué)歷教育學(xué)習(xí)平臺(tái)的規(guī)定注冊(cè)認(rèn)證，按時(shí)登錄學(xué)習(xí)平臺(tái)開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)，并確保使用的有效性。

2.3.3線上方式的登錄規(guī)定

（1）微信登錄制度。所有微信群確保每半天登錄一次（微信登錄半天制度）。

（2） QQ登錄制度。①組織部門、電大系統(tǒng)管理人員每天上午、下午上班后首先登錄德州基層干部學(xué)歷教育QQ交流群，查看、處理教學(xué)教務(wù)信息。②課程教師每周二必須登陸1次德州基層干部學(xué)歷教育QQ交流群，每周登陸不少于3次。③學(xué)員每周登錄班級(jí)QQ群、微信群不少于7次，及時(shí)查看、回復(fù)班級(jí)教學(xué)管理信息，加強(qiáng)同學(xué)交流。（QQ登錄1037制度）

（3）郵箱答疑制度。各縣（市、區(qū)）班主任與課程教師每周登陸答疑郵箱（QQ郵箱）不少于1次，查看相關(guān)信息，開(kāi)展答疑活動(dòng)。

（4）學(xué)習(xí)平臺(tái)登錄制度。①各組織部門、電大系統(tǒng)管理人員至少每周登錄3次基層干部學(xué)習(xí)平臺(tái)，查看相關(guān)信息。②課程教師至少每周登錄3次基層干部學(xué)習(xí)平臺(tái)，查看、處理教學(xué)信息。③學(xué)員每周至少登錄7次基層干部學(xué)習(xí)平臺(tái)，瀏覽教學(xué)資源，參與課程學(xué)習(xí)，與同學(xué)、老師交流學(xué)習(xí)情況。（學(xué)習(xí)平臺(tái)登錄337制度）

2.4溝通原則

2.4.1客觀公正優(yōu)先原則

客觀公正是信息溝通的基本要求，是確保信息傳輸過(guò)程不失真的根本保證，溝通各方應(yīng)最大性的將客觀信息傳遞給對(duì)方，保證信息處理中的快速性、真實(shí)性、完整性及準(zhǔn)確性。

2.4.2緊急重大事項(xiàng)優(yōu)先原則

溝通緊急重大事項(xiàng)，基于高溝通效率需求，以高層級(jí)溝通方式為主，亦可多種方式并用，并做好溝通記錄。

2.4.3線上方式優(yōu)于線下方式原則

各系統(tǒng)、各部門工作性質(zhì)和工作程式不同，為避免過(guò)多打擾其他工作的正常進(jìn)行，日常溝通中盡量多的采用線上方式，允許對(duì)方于工作間隙接收處理相關(guān)信息。相關(guān)人員要熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息處理，提高信息處理的效率。

2.4.4低層級(jí)方式優(yōu)于高層級(jí)方式原則

在確保溝通效率需要的前提下，盡量多的使用低層級(jí)方式，有效降低溝通成本，同時(shí)利于保存各種文檔、記錄。

2.5溝通督導(dǎo)

采取檢查溝通記錄、舉辦網(wǎng)上會(huì)議、抽查通報(bào)的方式，督導(dǎo)各類人員共同遵循溝通規(guī)范，步調(diào)協(xié)同。

2.5.1溝通記錄

各相關(guān)方要做好會(huì)議紀(jì)要、匯報(bào)方案、商談?wù)勗捰涗浀鹊?，備案待查?/p>

2.5.2網(wǎng)上會(huì)議

組織方定期、不定期舉辦網(wǎng)上溝通會(huì)議。

（1）正常例會(huì)，通報(bào)、處理相關(guān)事務(wù)，按照正常會(huì)議考勤;

（2）網(wǎng)上登錄檢查，不定期發(fā)布查問(wèn)信息，各管理人員按要求某一時(shí)間段內(nèi)回復(fù)，以證明自己的規(guī)范登錄行為。

2.5.3抽查通報(bào)

采取不定期抽查方式，通報(bào)記錄登錄情況，作為對(duì)各課程教師和學(xué)員教學(xué)評(píng)價(jià)和素質(zhì)測(cè)評(píng)的重要依據(jù)。

3結(jié)語(yǔ)

此信息溝通機(jī)制旨在制度層面上規(guī)范信息的上傳下達(dá)，督促指導(dǎo)基層干部學(xué)歷教育各方人員，并明確信息傳遞各環(huán)節(jié)的責(zé)任，促進(jìn)工作，同時(shí)減少過(guò)多信息干擾，提高效率。只要相關(guān)各方遵循溝通原則，嚴(yán)格遵守規(guī)范，多種溝通方式并舉、分類管理、分層要求、運(yùn)行順暢的信息溝通機(jī)制一定可以建立起來(lái)，并運(yùn)行良好，有效實(shí)現(xiàn)基層干部學(xué)歷教育教學(xué)教務(wù)管理信息的快速傳遞，推動(dòng)相關(guān)工作的有序進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]張志為，蔣曇飛，學(xué)風(fēng)建設(shè)中輔導(dǎo)員信息溝通機(jī)制的研究與實(shí)踐[J]，中國(guó)校外教育，2013 （30）： 52.

[2]呂麗輝，馬香媛.研究生教學(xué)督導(dǎo)工作信息溝通機(jī)制研究[J].杭州電子科技大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2015 （05）： 62-66.

[3]邵澤田.信息時(shí)代企業(yè)內(nèi)部信息溝通方式對(duì)管理效率的影響分析[J]，中國(guó)高新科技，2 018 （19）：119-121.

[4]胡曉雯，黨校圖書館辦公室信息工作初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：80.

[5]周睿，協(xié)同視角下高職院校內(nèi)部行政溝通提升原則探究[J].機(jī)械職業(yè)教育，2018 （05）：13-14+20.