《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》的簡析與思考

楊丹一

一、《辦法》出臺背景

2014年11月26日，國家檔案局辦公室發(fā)布了印發(fā)《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》的通知，這標(biāo)志著《辦法》的正式出臺。該辦法基于對數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)及運(yùn)作的深刻總結(jié)，并利用99個(gè)具體的指標(biāo)來測試數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)功能、檔案資源等方面，從而指導(dǎo)數(shù)字檔案館建設(shè)，有利于成為為社會更高效服務(wù)的綜合信息資源庫，方便用戶訪問和查詢，使檔案信息能及時(shí)發(fā)布，同時(shí)，使數(shù)字檔案館的安全防護(hù)方面更牢固。

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，不同單位辦公自動化的普遍使用，檔案領(lǐng)域就要與時(shí)俱進(jìn)，呈現(xiàn)新氣象。數(shù)字檔案的類型不斷增多，館藏檔案資源不斷豐富，優(yōu)化了館藏結(jié)構(gòu)，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)活動全面展開。

2010年，《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的出臺，規(guī)范和引導(dǎo)著數(shù)字檔案館建設(shè)，取得一定的成效。但隨著時(shí)代發(fā)展，數(shù)字檔案館建設(shè)新的問題與課題不斷顯現(xiàn)，這就要求進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)系統(tǒng)的檢驗(yàn)，找出問題并加以改正。

2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，規(guī)定和引導(dǎo)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。該《意見》對新形勢下數(shù)字檔案館建設(shè)工作提出指導(dǎo)，要求檔案部門結(jié)合實(shí)際完善數(shù)字檔案館的建設(shè)。

全國檔案局長館長會議也曾強(qiáng)調(diào)要加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，應(yīng)時(shí)勢之需。在多種情況的綜合影響下，《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》應(yīng)運(yùn)而生。

《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》明確規(guī)定了測試流程，各數(shù)字檔案館對照《測試指標(biāo)表》進(jìn)行自測試，測試分?jǐn)?shù)達(dá)到80分以上的，根據(jù)自愿申報(bào)原則，填寫《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試申請表》。測試工作程序包括申請測試、現(xiàn)場測試和測試審批。明確測試申請程序，方便了各檔案機(jī)構(gòu)的工作。

二、對《辦法》的簡析

1.《辦法》的進(jìn)步性

《辦法》出臺后，指導(dǎo)和規(guī)范了數(shù)字檔案館的建設(shè)工作，為以后數(shù)字檔案館工作明確了努力方向，一改以前的低水平的做法。在數(shù)字檔案館系統(tǒng)評價(jià)內(nèi)容方面更科學(xué)，符合時(shí)代的發(fā)展要求。具體表現(xiàn)在以下幾方面：

（1）《辦法》系統(tǒng)測試指標(biāo)在檢驗(yàn)信息服務(wù)方面指標(biāo)很具體、準(zhǔn)確。

從測試指標(biāo)中可以看出，數(shù)字檔案館系統(tǒng)利用效果是測試重中之重。用戶是數(shù)字檔案館信息服務(wù)最核心的要素，滿足用戶的需求是當(dāng)前數(shù)字檔案館首先考慮的問題。用戶利用檔案的登記、審批等程序、閱覽服務(wù)和系統(tǒng)檢索功能也是測試的重要方面。測試的最終目的是最大程度地滿足用戶在不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的利用需求。對照測試標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案館通過自測找到存在的問題與不足，不斷加以改進(jìn)和完善。

（2）檔案資源這一指標(biāo)占了一半以上的比重，是考查數(shù)字檔案館的重要部分。數(shù)字檔案館應(yīng)重視目錄數(shù)據(jù)的建立、數(shù)字檔案的接收、建立數(shù)字檔案資源管理庫和數(shù)字檔案資源利用數(shù)據(jù)庫，這樣，使數(shù)字檔案資源清楚且能有序管理。

（3）保障體系要重視建立和實(shí)施各種制度，如安全管理、人員管理制度等，實(shí)施要有記錄；建立與數(shù)字檔案館相適應(yīng)機(jī)制，如人員的配備情況、數(shù)字檔案館要有明確的發(fā)展規(guī)劃等等。

（4）《辦法》測試具體方法既全面又具體，能夠全面反映數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展情況。整個(gè)數(shù)字檔案館測試指標(biāo)大體上可以分為四類：定性類、定量類、測查類和評價(jià)類。

比如定量類指標(biāo)“隨機(jī)抽查100件檔案數(shù)字化成果”、測查類“利用者辦理利用登記時(shí)間不超過5分鐘”、評價(jià)類“現(xiàn)場專家對數(shù)字檔案館操作的滿意度”等。

（5）數(shù)字檔案館服務(wù)績效方面從數(shù)字檔案館自身和用戶方面出發(fā)，來提高服務(wù)效果。檔案業(yè)務(wù)能力方面要提高：檔案網(wǎng)站上的館藏介紹、數(shù)據(jù)檢索等服務(wù)項(xiàng)目要齊全，提供館際資源共享等。用戶滿意度的測試包括不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的用戶對數(shù)字檔案館的操作和服務(wù)的滿意度，還包括現(xiàn)場專家的滿意度。這樣測試出來的結(jié)果能代表社會的滿意度，因而，數(shù)字檔案館自身要根據(jù)服務(wù)對象的要求和反饋完善自身系統(tǒng)。

2.《辦法》存在局限性

《辦法》中設(shè)計(jì)的具體內(nèi)容很全面且明確。但在實(shí)際指導(dǎo)數(shù)字檔案館建設(shè)方面不能有效準(zhǔn)確指導(dǎo)，現(xiàn)實(shí)中存在數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施等情況較差，按照《辦法》規(guī)定的具體指標(biāo)并不符合實(shí)際情況。具體表現(xiàn)在：

（1）我國數(shù)字檔案館建設(shè)水平整體上處于較低位置，運(yùn)行資金不足，難以按照《辦法》進(jìn)行建設(shè)。如測試指標(biāo)中主機(jī)房的選址方面，實(shí)際情況難以做到全面規(guī)避選址遠(yuǎn)離強(qiáng)電磁場、強(qiáng)震動源，強(qiáng)噪聲源等區(qū)域；在安全防范系統(tǒng)的門禁設(shè)施（指紋、虹膜等）的建設(shè)發(fā)展緩慢，難以做到《辦法》的具體要求。

（2）《辦法》測試工作時(shí)間短，不能有效全面測評數(shù)字檔案館。有的數(shù)字檔案館忙于應(yīng)付測評工作，測評工作完成后，又回復(fù)到以前的現(xiàn)狀或者數(shù)字檔案館建設(shè)工作在今后發(fā)展中止步不前。這樣，《辦法》測試工作就無意義了。

三、《辦法》的應(yīng)用現(xiàn)狀分析

《辦法》出臺后，數(shù)字檔案館一般將設(shè)立“全國示范性數(shù)字檔案館”作為工作目標(biāo)，積極建設(shè)自身數(shù)字檔案館系統(tǒng)。對照《辦法》進(jìn)行自測后，符合申請條件的數(shù)字檔案館按照申請的工作程序向國家檔案局提交申請，然后由國家檔案局派出測試專家組進(jìn)行測試，合格后，將會產(chǎn)生一批“全國示范性數(shù)字檔案館”和“通過國家級數(shù)字檔案館測試”兩種級別的數(shù)字檔案館。關(guān)于《辦法》的應(yīng)用現(xiàn)狀分析，下面以太倉市數(shù)字檔案館、上海市徐匯區(qū)數(shù)字檔案館和南京市建鄴區(qū)數(shù)字檔案館為例進(jìn)行說明。

1.太倉市數(shù)字檔案館測評概況

2015年7月，國家檔案局專家組依據(jù)《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》的具體條款對太倉市數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)功能、檔案資源、保障體系、服務(wù)績效等五大指標(biāo)進(jìn)行了全面測試，其結(jié)果達(dá)到了“全國示范數(shù)字檔案館”測試標(biāo)準(zhǔn)。

從本次測試工作中看出，《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》測試全面細(xì)致，促進(jìn)了數(shù)字檔案館建設(shè)。具體表現(xiàn)在以下幾方面：在數(shù)字檔案館已有的基礎(chǔ)上，《辦法》指導(dǎo)數(shù)字檔案館檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系的建設(shè)完善；《辦法》督促數(shù)字檔案館各項(xiàng)制度建設(shè)的更加全面，強(qiáng)調(diào)了制度的組織落實(shí)；太倉市檔案館與基層檔案室能夠熟練應(yīng)用數(shù)字檔案館系統(tǒng)，有利于太倉檔案信息化工作。太倉市作為全國首家“全國示范性數(shù)字檔案館”，為全國其它地區(qū)的數(shù)字檔案館的建設(shè)工作提供了大量業(yè)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)。

2.徐匯區(qū)數(shù)字檔案館測評概況

2016年9月底，國家檔案局專家組按照《測試指標(biāo)表》對徐匯區(qū)數(shù)字檔案館進(jìn)行測試，數(shù)字檔案館系統(tǒng)操作符合各項(xiàng)指標(biāo)，上海市徐匯區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)最終成為“全國示范數(shù)字檔案館”。

《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》出臺的實(shí)際意義巨大?！掇k法》為數(shù)字檔案館提供建設(shè)指導(dǎo)，促進(jìn)數(shù)字檔案館根據(jù)實(shí)際情況制定一系列標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中獲取了豐富且成功的一些實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)培養(yǎng)出了檔案信息技術(shù)人才，檔案工作人員綜合素質(zhì)提高。同時(shí)，在測試過程中，專家們不遺余力地提出了有關(guān)數(shù)字檔案館建設(shè)的意見和建議。徐匯區(qū)作為“全國示范性數(shù)字檔案館”，能夠有效地帶動周邊地區(qū)數(shù)字檔案館的建設(shè)以及其它部門信息化工作。在全國范圍內(nèi)起到示范效應(yīng)，是檔案館建設(shè)有益經(jīng)驗(yàn)，可供其他地區(qū)共享。

3.南京市建鄴區(qū)數(shù)字檔案館測試概況

2016年10月底，國家檔案局按照《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》的具體要求，對建鄴區(qū)數(shù)字檔案館進(jìn)行測試打分。數(shù)字檔案館系統(tǒng)在不同領(lǐng)域運(yùn)行順利，用戶滿意度高，最終通過了數(shù)字檔案館的測試。該區(qū)檔案館提供查詢利用服務(wù)高效，辦公效率高，社會公眾滿意度高。其建立的關(guān)乎民生檔案共享平臺，大大方便了群眾查檔和用檔。

建鄴區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)間較長，一直努力對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)升級，各類信息不斷整合，實(shí)現(xiàn)了檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，是建成檔案信息化工作發(fā)展的重要平臺，成為一個(gè)滿足社會各方面信息需求的社會資源庫。數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試工作推動了信息技術(shù)的發(fā)展，帶動相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)高新技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

從以上實(shí)例中可以得出，該《辦法》的應(yīng)用情況良好。一方面數(shù)字檔案館根據(jù)《辦法》的具體要求，不斷改進(jìn)和完善自身建設(shè)包括軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)字資源等。另一方面，《辦法》測試指標(biāo)全面詳盡，是數(shù)字檔案館測試工作中的重要依據(jù)，促進(jìn)系統(tǒng)測試工作的開展。

四、基于《辦法》對當(dāng)前我國數(shù)字檔案館建設(shè)的思考

1.我國數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題

實(shí)際表明，目前數(shù)字檔案館建設(shè)和提供服務(wù)方面仍然存在著不足。主要概述為以下三個(gè)主要方面：

（1）館藏?cái)?shù)字化水平低，網(wǎng)頁訪問速度慢，具體模塊設(shè)置不合理，在線可訪問的檔案內(nèi)容少等，個(gè)別內(nèi)容“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重。如檔案局app普及率和易用性水平低，甚至成為“僵尸app”。

（2）數(shù)字檔案館長期的發(fā)展政策、規(guī)劃缺失。具體表現(xiàn)為缺乏統(tǒng)一的信息資源網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案館建設(shè)重復(fù)、粗放，缺乏數(shù)字檔案館建設(shè)長期權(quán)威性、指導(dǎo)性政策體系。由于數(shù)字檔案館政策、發(fā)展規(guī)劃缺失，人口、技術(shù)、法律法規(guī)、資金等得不到有效保障。

（3）檔案館提供的移動服務(wù)內(nèi)容單一，缺乏個(gè)性化的服務(wù)，如內(nèi)容局限于瀏覽目錄和全文檢索方面。早已進(jìn)入移動互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，手機(jī)檔案館越來越成為移動數(shù)字檔案館服務(wù)的重要途徑之一，然而，在給手機(jī)用戶提供利用服務(wù)方面，沒有充分利用移動互聯(lián)網(wǎng)自由、靈活的優(yōu)勢。

2、數(shù)字檔案館建設(shè)的對策

（1）數(shù)字檔案館的建設(shè)注重整體規(guī)劃的設(shè)計(jì)和建立。整理規(guī)劃就是在科學(xué)分析和綜合考量各個(gè)變量要素的基礎(chǔ)上，確定數(shù)字檔案館的功能定位。數(shù)字檔案館在規(guī)劃過程中要綜合考慮數(shù)字檔案資源、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施、保障體系建設(shè)等多個(gè)方面。

（2）加強(qiáng)檔案館互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，可依靠云計(jì)算、移動互聯(lián)等技術(shù)支持。數(shù)字檔案館強(qiáng)調(diào)數(shù)字化信息資源、全時(shí)在線、個(gè)性化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等建設(shè)功能，與新型互聯(lián)網(wǎng)思維發(fā)展不謀而合。數(shù)字檔案館的用戶主要是在線利用數(shù)字檔案資源，構(gòu)建交互式的服務(wù)平臺，通過數(shù)字檔案館用戶交互平臺及時(shí)對用戶提問進(jìn)行回復(fù)，與用戶進(jìn)行交流，獲得知識共享。

（3）調(diào)查用戶需求，建設(shè)符合用戶特點(diǎn)的信息服務(wù)網(wǎng)站，并注重網(wǎng)站的美觀；設(shè)立微信、微博等來推送用戶需求信息；注意館藏資源的編研工作，提取滿足用戶潛在需求的有用信息。 數(shù)字檔案館的生命力在于獲得社會各界用戶的關(guān)注，提升社會檔案意識是重要的工作任務(wù)之一。

（4）加強(qiáng)數(shù)字檔案館保障體系建設(shè)，提高數(shù)字檔案館的容災(zāi)能力。建立健全數(shù)字檔案館安全管理制度，制定包括防范自然災(zāi)害、突發(fā)事件和人為操作失誤等內(nèi)容的應(yīng)急預(yù)案。只有高效的數(shù)字檔案館，才能為用戶提供出高質(zhì)量的服務(wù)。

（5）完善移動數(shù)字檔案館服務(wù)體系在服務(wù)內(nèi)容、聯(lián)接模式、體系架構(gòu)方面的建設(shè)。在服務(wù)內(nèi)容方面，主動推送與民生相關(guān)的信息，利用微博、微信等社交媒體與用戶進(jìn)行交流。采用多元聯(lián)接模式，如安裝應(yīng)用程序軟件等，滿足用戶的信息需求和提供個(gè)性化服務(wù)。通過搭建數(shù)據(jù)層、服務(wù)層、應(yīng)用層、網(wǎng)絡(luò)層體系架構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源在移動終端設(shè)備上的應(yīng)用。

（作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院）