核電站重大技改項目文件管理方法研究

摘 要：本文針對目前核電站重大技改項目文檔管理的現(xiàn)狀加以分析，總結(jié)出現(xiàn)有良好實踐，發(fā)現(xiàn)管理弱項，尋找解決方法：通過依托跟蹤項目進(jìn)度進(jìn)展；跟蹤合同文件管理其執(zhí)行文件；深入了解技術(shù)改進(jìn)實施工作等管理手段，并通過行政文件的定期收集；重大技改項目管理活動相關(guān)文件的定向收集；各專業(yè)組內(nèi)項目文檔的定點收集；合同文件編碼、主題反映重大技改項目信息等具體的工作方法，改善重大技改項目文檔管理中的薄弱部分以達(dá)到良好的管理效果。

關(guān)鍵詞：重大技改項目；項目管理；文檔管理；管理職能

1 前言

核電站通常設(shè)計壽期為30-50年，在核電站壽期之內(nèi)由于技術(shù)革新、設(shè)備老化、壽期延長等原因，常有投資額大、經(jīng)濟效益顯著的重大技改項目發(fā)生。同時依照《中國核工業(yè)集團公司固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》“總投資在1億元以上的項目，核工業(yè)檔案館組織或委托項目主管部門組織檔案預(yù)檢……所有項目要進(jìn)行檔案專項驗收”，因此重大技改項目中的文檔管理工作尤為重要，首先需要保障項目文件收集、傳遞及時準(zhǔn)確，輔助項目的順利進(jìn)展；其次要保證項目文件收集的完整與質(zhì)量達(dá)標(biāo)；最終要保障重大技改項目能夠通過檔案專項驗收的實際檢驗。因此需要對重大技改項目中文檔管理提出新的思考與探索，在檔案行業(yè)整體業(yè)務(wù)能力向前發(fā)展的大趨勢下循序前行。

2 核電站重大技改項目文檔管理現(xiàn)狀

秦山核電站30萬機組，作為中國第一臺核電機組，已經(jīng)連續(xù)運行25年之久，已經(jīng)接近30年的設(shè)計壽期。在25年之中連續(xù)多次進(jìn)行重大技術(shù)改進(jìn)。在目前由于壽期延續(xù)的需要，正在開展延壽項目的重大技術(shù)改進(jìn)項目，該項目是近幾年中尤為重大的技改項目。結(jié)合早期技術(shù)改進(jìn)項目文檔管理的情況，以及當(dāng)下延壽項目文檔管理的現(xiàn)狀，將重大技改項目文檔管理的狀況總結(jié)如下。

2.1 當(dāng)前技改項目文檔管理活動的良好經(jīng)驗

秦山核電公司自從1991年并網(wǎng)發(fā)電，經(jīng)過長期的生產(chǎn)運行，在此期間通過T4、T6等重大技術(shù)改進(jìn)項目，逐步積累了良好的項目管理經(jīng)驗。同時隨著20多年文檔管理理論的不斷更新，文檔管理已經(jīng)從后端保管，逐步過渡到前端控制且全生命周期管理的階段。

2.1.1技術(shù)改進(jìn)文件體系前端控制

文件體系的搭建與控制，是文檔管理工作的基石之一。秦山核電自2012年起開發(fā)了一套適合公司內(nèi)全部電廠的技術(shù)文件體系，將技術(shù)文件劃分為大綱、技術(shù)手冊、技術(shù)規(guī)程、圖紙、記錄等5大文種。技術(shù)改進(jìn)領(lǐng)域（CM）為其中一個單獨領(lǐng)域，依照技術(shù)改進(jìn)工作的實際內(nèi)容，在技術(shù)文件體系中設(shè)置了43類子文種，這些文種涵蓋了技術(shù)改進(jìn)工作的變更申請、設(shè)計、實施準(zhǔn)備、驗收評價關(guān)閉等全部階段。技術(shù)改進(jìn)文件體系規(guī)劃完整，完全可以適應(yīng)技術(shù)改進(jìn)工作的實際需要。

2.1.2技術(shù)改進(jìn)文件編碼體系科學(xué)可用

“統(tǒng)一的、唯一的文檔編碼又被核電建設(shè)者稱之為文檔‘身份證”[1]技術(shù)改進(jìn)文件編碼體系依托于秦山核電技術(shù)文件編碼體系，并且在該體系的基礎(chǔ)上結(jié)合技術(shù)改進(jìn)工作管理的特點進(jìn)行了優(yōu)化擴展。具體則為在技術(shù)改進(jìn)文件編碼的最末段“文件流水碼”段將技術(shù)改進(jìn)項目編號融入其中，該段編碼總長9位數(shù)字碼（圖1），前6位為技術(shù)改進(jìn)項目編號，后3位為分項流水碼。如此設(shè)計該編碼格式，該技術(shù)改進(jìn)項目的全體文件則有了一個共同的可識別段，在文件的查詢利用時清晰明了，同時也有利于在項目完工后的檔案收集整理。圖1是技改項目文件編碼結(jié)構(gòu)。

圖1：技改項目文件編碼結(jié)構(gòu)

2.1.3技改項目組織機構(gòu)中文檔管理職能明確

“如何在核電項目的管理中，能否發(fā)揮參與者的積極作用，往往是決定這個核電項目效率和成敗的主要因素?！盵2]秦山核電公司歷次重大技改項目，均通過成立項目組的方式，將文檔管理工作納入項目管理整體工作中，充分發(fā)揮文檔管理人員的職能，提高文檔管理的參與度，提高重大技改項目的文檔管理水平。

2.2 重大技改項目中文檔管理工作還存在的不足之處

重大技改項目與核電基礎(chǔ)建設(shè)項目一樣具有投資大、實施周期長、管理水平高、文檔建構(gòu)方式的多視角[3]、文檔描述的多層次[4]等特點。文檔管理工作存在文檔內(nèi)容復(fù)雜、文檔生命周期長、文件要求質(zhì)量高、文件類型和載體廣泛、文檔信息要求及時性等特點。由于二者之間的特點差異，重大技改項目中，文檔管理工作也會發(fā)生不能與項目管理相匹配的問題，存在以下較為普遍的不足之處。

2.2.1文檔管理活動對項目進(jìn)展參與度低

在重大技改項目中多則十幾個專項組，文檔人員無法完全參與到各改造專項組的日常工作中。同時，在傳統(tǒng)的文檔管理工作中，文檔人員不具備項目管理的工作能力，對項目整體進(jìn)展也不甚了解，導(dǎo)致在文檔控制工作往往滯后于項目實際進(jìn)度，收集文件也因此滯后。在時間線較長的重大技改項目中文檔收集工作滯后的情況則尤為明顯，項目文檔的完整性得不到有力保障。

2.2.2文檔管理工作對項目的整體范圍了解不足

“長期以來我國國家項目文件管理在管理主體各自為政、缺乏統(tǒng)一管理的機制，管理活動自成體系相互分隔、缺乏統(tǒng)一管理的規(guī)范，管理客體相互矛盾、疊加重復(fù)、缺乏統(tǒng)一管理的法規(guī)等問題” [5]另外，文檔人員未能參與到具體的專項組，對各專項組負(fù)責(zé)的項目范圍與內(nèi)容認(rèn)識度不夠，是文檔管理工作中較為薄弱的環(huán)節(jié)。

2.2.3重大技改項目內(nèi)部形成的文檔收集不完整

重大技改項目中，項目文件的來源分為內(nèi)部形成與外部形成。對于內(nèi)部形成文件包括行政文件、合同文件、信函會議紀(jì)要、項目報告等各文種。由于內(nèi)部生成文件由各部門產(chǎn)成，遺留在各部門與系統(tǒng)之內(nèi)，收集整理工作常常為薄弱環(huán)節(jié)。

3 解決重大技改項目文檔管理弱項可采用的管理手段

核電站重大技改項目是核電企業(yè)繼續(xù)生存發(fā)展的重要工作之一，文檔管理工作是該項目的基礎(chǔ)之一。因此在發(fā)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)狀的弱項之后，采用可行性管理手段進(jìn)行彌補，提高文檔管理的效率。

3.1 通過參與到項目進(jìn)度跟蹤工作，提高對技改項目的參與度

針對目前普遍存在的文檔管理工作與項目進(jìn)展契合度低的問題，文檔管理人員嘗試加入到項目進(jìn)度工作組。此種方法需要文檔人員學(xué)習(xí)項目管理知識技能，并能夠獨立跟蹤項目進(jìn)展，及時獲取重大技改項目最新情況，依照項目節(jié)點收集文件。

3.1.1跟蹤重大技改項目的總進(jìn)度計劃

重大技改項目首先確定總體進(jìn)度計劃，依照項目規(guī)模與難易程度，逐步將項目一級進(jìn)度豐富遞增為項目二級、三級、四級進(jìn)度計劃，以及項目滾動計劃。文檔管理者應(yīng)根據(jù)實際能力選擇其中一種進(jìn)度計劃作為文檔跟蹤控制的依據(jù)。通?？蛇x擇項目三級進(jìn)度計劃加以實施。三級計劃詳略得當(dāng)，文檔人依照其中的項目里程碑、項目節(jié)點定期與技改項目主管人員溝通，在項目節(jié)點未開始之前，則依照項目進(jìn)度編制相應(yīng)的文檔編制計劃，在項目節(jié)點結(jié)束時依照文檔編制計劃收集應(yīng)當(dāng)移交的文檔。通過對此計劃的跟蹤，相關(guān)文檔收集的及時性提升，同時也較好的控制項目階段內(nèi)的文件質(zhì)量。

3.1.2跟蹤重大技改項目的子項計劃、相關(guān)項計劃

在重大技改項目中，均有若干子項、子項進(jìn)度計劃加以支持。文檔人員可以采用同樣的項目管理方式對這些進(jìn)度計劃依照里程碑與節(jié)點進(jìn)行跟蹤。由于子項計劃更為細(xì)致具體，對其加以跟蹤可以將文檔收集工作的階段分割的更為精準(zhǔn)，以避免因整體計劃較粗而產(chǎn)生“潮汐現(xiàn)象”（指項目總體計劃節(jié)點之間時間長，在長時間段內(nèi)文檔累計較多，在時間節(jié)點臨近時文檔收集工作量猛增）的問題。通過更精細(xì)的節(jié)點分割，將文檔收集的工作較為平均的分散在各工作周期內(nèi)。文檔人員則有更充足的時間對文檔的四性進(jìn)行檢查控制。

3.2 通過對合同的跟蹤了解重大技改項目的整體范圍

重大技改項目存在投資大、子項多、時間跨度長的特點。在項目的整個實施過程中，項目的范圍會有所增減，動態(tài)且全面的了解該重大技改項目的范圍，有利于文檔管理隨時調(diào)整收集范圍，對取消的工作項及時完成文檔收集工作，對新增的工作項及時提出文檔收集計劃、文檔整理規(guī)則。各相關(guān)合同工作范圍的匯總，則能反應(yīng)并涵蓋項目的總體范圍，因此對合同的跟蹤是必不可少的一個環(huán)節(jié)。

3.2.1通過技術(shù)規(guī)格書收集相關(guān)合同

重大技改項目總體以及各工作子項在加以實施之前，均需形成合規(guī)的技術(shù)規(guī)格書作為合同立項依據(jù)。每一份技術(shù)規(guī)格書最終將生成合同文件，因此建立對技術(shù)規(guī)格書的跟蹤工作流程，將其與合同文件形成一一對應(yīng)的關(guān)系表，則能將對應(yīng)的合同文件完整收集。在某些特殊情況下，技術(shù)規(guī)格書失效，不再生成合同時，文檔人員需要對存在疑惑的技術(shù)規(guī)格書向項目管理者加以咨詢，加以澄清，進(jìn)行備注，在文檔最終驗收時能給出合理解釋。

3.2.2通過合同文件內(nèi)的移交項及時間節(jié)點，收集相應(yīng)的合同執(zhí)行文件

合同文件的完整收集，只是了解重大技改項目的整體范圍，但還不能了解該項目的深度。在各類合同中，例如技術(shù)服務(wù)合同、設(shè)備采購合同等，詳細(xì)描述了范圍內(nèi)的事項深度。文檔管理工作需要對項目深度加以了解，例如合同內(nèi)描述應(yīng)提交哪些技術(shù)支持文件、合同內(nèi)描述需采購哪些設(shè)備以及設(shè)備交貨時間等。文檔人員只有深入閱讀匯總這些信息，才能建立完整的事項文檔跟蹤機制。依照合同內(nèi)約定的時間點、移交項，逐項按階段、按時限完成文檔規(guī)劃、文檔收集的工作任務(wù)。

3.3 重點參與技改項目實施，收集公司內(nèi)部形成文檔

在重大技改活動中，文檔形成來源分為外部文檔與內(nèi)部文檔。外部文檔可以通過合同跟蹤、合同執(zhí)行文件跟蹤加以規(guī)劃與收集，內(nèi)部形成的文檔一直是規(guī)劃收集工作中的弱項。在以往的重大技改項目活動中，存在內(nèi)部形成文檔由于收集不及時而最終移交不完整的情況，因此只有深入?yún)⑴c到技改實施、通過信息系統(tǒng)約束文件的生成才能達(dá)到內(nèi)部文檔完整收集的工作效果。

3.3.1通過信息系統(tǒng)約束內(nèi)部文檔的生成

在以往的重大技改項目中，內(nèi)部文檔通常是生成紙質(zhì)文檔，在工作結(jié)束后，收集并移交與文檔管理部門。在此種情況下，完全依賴于技術(shù)人員對文檔工作的重視程度，無法保證內(nèi)部文檔收集完整、也無法保證文檔質(zhì)量符合歸檔要求。秦山核電通過使用EAM系統(tǒng)，將技改項目完整的加以管理。技改相關(guān)文檔的生成需要通過技改模塊加以觸發(fā)，因此每一份內(nèi)部形成的文檔在技改模塊、文檔模塊中均有正式記錄。保證了文檔生成階段的可控。

3.3.2技改項目文檔審批流程增加文檔控制環(huán)節(jié)

重大技改項目文檔質(zhì)量，需要從文件形成源頭加以控制，若不控制，在最終收集整理階段則需加以整改，因此在文件生成階段就需加以質(zhì)量控制。秦山核電EAM系統(tǒng)的文檔管理模塊中，變更文檔在審批流程中最后一個環(huán)節(jié)是文檔發(fā)布，在此環(huán)節(jié)中文檔管理人員對文檔質(zhì)量加以檢查，質(zhì)量不符的則退回修訂，最終每一份正式發(fā)布的文件均得到質(zhì)量可控。

4 對于不同文種文檔控制可以采用的方法

每一項重大技改項目，在項目全過程中包含有多種文種，這些文種的最終集合則成為了項目文檔總體，并最終要通過上級部門的驗收審查。其中需要與各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通，形成各種定期收集的機制，文檔人員也要在各階段主動收集，項目管理實施人員與文檔人員互相配合，才能提高檔案管理的工作效率。

4.1 行政文件的定期收集

重大技改項目在整個周期中，與上級單位、內(nèi)部單位均會發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系。通常重大事項如請示、報批、批復(fù)等均是以行政文件的形式產(chǎn)生。同時各行政文件往往是項目開展、實施、完工的重要依據(jù)性文件，因此對行政文件的收集是十分重要的事項。對于重大技改項目行政文件的收集，文檔人員作為此工作的主體，形成定期查找收集的周期。良好實踐是文檔管理人員每月主動收集的清單，交于項目管理組加以確認(rèn)并補充，逐步完成行政文件匯總清單。

4.2 各改造專項組內(nèi)項目文檔的定點收集

在重大技改項目工作開展中，各專項組承擔(dān)了具體事項的開展工作，通常大體分為各技術(shù)專業(yè)準(zhǔn)備組，各改進(jìn)實施組。各專項組在具體開展工作中，均需要規(guī)劃具體的節(jié)點作為工作進(jìn)展考核依據(jù)。因此文檔人員也可以參照這些工作節(jié)點作為文檔收集工作的節(jié)點，通過定點收集的方式保障項目文檔整體可控。

4.2.1關(guān)注各技術(shù)專業(yè)組的業(yè)務(wù)節(jié)點并收集文件

各技術(shù)專業(yè)組在工作開展階段，通常分為多個重大節(jié)點，例如項目篩選、工作大綱開發(fā)、工作大綱評估、技術(shù)分析論證、方案定案等。文檔管理人員需要對各專業(yè)技術(shù)組的工作計劃加以了解，從大節(jié)點入手，提前與技術(shù)人員討論文檔移交計劃，在時間點到期之前，提醒技術(shù)組管理者移交相應(yīng)的文檔。

4.2.2各改進(jìn)實施組中文檔定點收集

在各專業(yè)技術(shù)組的工作計劃中，各組之間的計劃節(jié)點，會有不小的變化。與此相比各改進(jìn)實施組，因為工作方法類似，因此其各組的計劃節(jié)點有相似性。一個管理成熟度高的重大改進(jìn)項目，在各改進(jìn)實施組中，應(yīng)使用相同的計劃進(jìn)度模板。圖2是改進(jìn)實施組計劃圖。

文檔管理人員，依照如圖所示，對各項已經(jīng)完成的節(jié)點應(yīng)主動向項目管理者收集各節(jié)點的輸出文件，例如設(shè)計委托階段，應(yīng)收集設(shè)計委托單，技術(shù)規(guī)格書編制階段應(yīng)收集對應(yīng)技術(shù)規(guī)格書。合同簽訂階段，應(yīng)收集立項申請、合同正本、招投標(biāo)文件等等。通過一致的項目節(jié)點劃分，文檔人員可以對各改進(jìn)實施組形成統(tǒng)一的文件收集方法，可以將不同的改進(jìn)實施組由不同的文檔人員加以跟蹤，通過一致的工作方法，保證文檔管理工作在項目整體中有條不紊，循序進(jìn)行。

4.3 合同文件編碼、主題反映重大技改項目信息

合同文件在重大技改項目中的收集工作是重點也是難點。由于合同文件由不同的合同業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)，各業(yè)務(wù)人員各司其職，又不進(jìn)行項目跟蹤，因此導(dǎo)致文檔部門收集的信息容易缺失，由此文檔人員在主動收集合同文件時存在不小的困難。通過以下幾個小竅門可以較好的改善以上的問題。

4.3.1合同文件編碼規(guī)則反映項目信息

對于重大技改項目相關(guān)合同，可以在合同文件編碼中增加項目代碼字段，如此在合同檢索過程中則可將該項目所有合同一并檢索出來，形成完整清單，便于使用。

4.3.2在合同文件主題中增加項目描述

對于重大技改項目，有一些相關(guān)項雖然不是項目本身范圍，但是對該項目有支撐作用，關(guān)聯(lián)性很強，可以在合同文件主題中增加與其相關(guān)的重大技改項目的描述。通過主題檢索可以將相關(guān)項的合同收集齊全。

4.3.3合同文件主題包含技術(shù)規(guī)格書主題

在重大技改項目中，技術(shù)規(guī)格書是由技術(shù)人員編寫，合同文件是由合同部門控制。為了能夠快速追蹤，將技術(shù)規(guī)格書主題完整納入到合同文件主題中，則技術(shù)人員與文檔人員可以自身主動檢索跟蹤，而不需要跨部門反復(fù)提交數(shù)據(jù)，既提高便利度，又提高合同文件跟蹤的效率。

5 結(jié)論

核電重大技改項目通常投資大、周期長、文件體系復(fù)雜，本文通過對目前秦山核電重大技改項目中文檔管理現(xiàn)狀的分析，總結(jié)出現(xiàn)在的良好經(jīng)驗以及存在的弱項：

良好經(jīng)驗：1、技術(shù)改進(jìn)文件體系實現(xiàn)了前端控制；2、成熟的技術(shù)改進(jìn)文件編碼體系可用性高；3、技改項目組織機構(gòu)中文檔管理職能明確。

存在不足：1、文檔管理活動對項目進(jìn)展參與度低；2、文檔管理工作對項目的整體范圍不了解3、重大技改項目內(nèi)部形成的文檔收集不完整。

通過對以上不足之處的分析，筆者提出幾項可行的管理手段與管理方法加以改善：1、通過參與到項目進(jìn)度跟蹤工作，提高對技改項目的參與度；2、通過對合同與合同執(zhí)行文件的跟蹤，了解重大技改項目的整體范圍與深度；3、重點參與技改項目實施，收集公司內(nèi)部形成文檔。通過這些具體的管理手段，解決重大技改項目中文檔管理及時規(guī)劃、及時收集等目前不足之處。

另外通過1、行政文件的定期收集；2、重大技改項目管理活動相關(guān)文件的定向收集；3、各專業(yè)組內(nèi)項目文檔的定點收集；4合同文件編碼、主題反映重大技改項目信息等具體的工作方法，將文件收集整理工作開展的更細(xì)致有序，提高文檔質(zhì)量，加快文檔管理工作效率。

核電廠重大技改項目文檔控制工作，隨著文檔管理理念的逐步提升，信息化技術(shù)的推廣，以及項目管理領(lǐng)域工作成熟度提高，文檔管理工作的整體方向是在向前邁進(jìn)。但在無統(tǒng)一管理機制的條件下，很難實現(xiàn)重大技改項目文件的多元化和多層次管理，還需要更多的思考與開拓，建立完善的管理制度和管理網(wǎng)絡(luò)，通過引進(jìn)項目管理的思路和措施將此工作開展的更加有聲有色。

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作者簡介

吳勤雅（1986-），女，本科，現(xiàn)從事核電站文檔管理工作。