創(chuàng)新 實干 服務
——杭州市公安局創(chuàng)建省級示范數(shù)字檔案室側記

孟慶閩子 虞征平/杭州市檔案局

薛 曉/杭州市公安局

杭州市拱墅區(qū)公安分局米市巷派出所戶籍窗口為群眾提供戶籍查詢服務

近日，家住杭州市的趙先生因辦理移民手續(xù)的需要，來到戶籍所在地米市巷派出所查詢其出生證。趙先生出生于1965年，加之出生證上登記的姓名與現(xiàn)用名并不一致，查證過程頗費周折。負責接待的民警經(jīng)過反復詢問、研究，并利用“公安檔案管理系統(tǒng)”從出生時間相近人員的信息中展開模糊查詢，最終找到了趙先生的出生證，前后花費約3小時。這是目前米市巷派出所利用檔案數(shù)字化成果提供戶籍查詢服務的寫照，也是當前杭州市各級公安機關利用數(shù)字檔案室服務民生的縮影。而在若干年前，要完成這樣的工作量，需要2至3名民警協(xié)同工作，且至少需要耗費2天的時間。

一

近年來，杭州市各級公安機關每年僅市局機關產(chǎn)生的專業(yè)檔案就有5000余卷、文書檔案10000余件，有的年份達到了20000余卷（件）。至2017年底，杭州市（含派出所）公安檔案庫藏總量431萬卷（件）。2017年全市各級公安機關累計接待查檔41800余人次，查閱檔案63000余卷（件）。在這樣的情況下，僅通過條目查詢再依靠人工翻閱的傳統(tǒng)查檔方式，已遠遠不能滿足數(shù)字時代社會及公眾的利用需求。特別是當前公眾對于戶籍信息的查閱利用需求快速增長，要求公安機關變革檔案管理工作的方式方法，加快檔案數(shù)字化進程。

所謂老戶籍檔案，是指2000年之前未經(jīng)電腦錄入或未通過系統(tǒng)手續(xù)辦理的各類戶籍檔案。在現(xiàn)實生活中，證明親屬關系、遺產(chǎn)繼承、戶口遷移、查出生證明、出國留學等，都要用到老戶籍檔案。2011年，杭州市公安局著手對中華人民共和國成立初期至2000年底的全市老戶籍檔案（常住人口表）總量進行調(diào)研，市公安局科通處（現(xiàn)稱科信局）相關技術人員赴江蘇省常州市、無錫市和蘇州市學習考察當?shù)毓矙n案數(shù)字化管理成功經(jīng)驗，在此基礎上決定將老戶籍檔案數(shù)字化作為全市公安檔案數(shù)字化的切入點。2012年初，杭州市公安局爭取到48萬元人民幣的專項經(jīng)費，正式啟動老戶籍檔案數(shù)字化建設項目。

2012年，該項目在拱墅區(qū)公安分局米市巷派出所和下城區(qū)公安分局長慶派出所進行試點工作。米市巷派出所為了能在有限資金內(nèi)完成更多老戶籍檔案的數(shù)字化工作、既節(jié)約成本又保質(zhì)保量，想盡了辦法、動足了腦筋，如把能拼湊成一頁的檔案粘貼在一張A4紙上進行掃描。至2013年4月數(shù)字化工作完畢時，兩個所一共完成中華人民共和國成立初期至2000年底的常住人口登記表、四項變更登記簿、出生遷入材料等老戶籍檔案數(shù)字化掃描37.6萬頁、錄入信息1970萬個字節(jié)。這些工作，為市公安局成功創(chuàng)建省級示范數(shù)字檔案室奠定了堅實基礎。

二

2015年，為進一步推進公安檔案數(shù)字化建設，充分發(fā)揮公安檔案信息資源服務領導決策、服務公安實戰(zhàn)、服務社會民生的作用，市公安局根據(jù)省公安廳、省檔案局《關于開展全省數(shù)字檔案室建設測評的通知》要求，認真組織、積極籌備，采取“四保障”確保省級示范數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作順利進行。

一是后勤保障到位。為切實提升公安檔案信息化管理水平，市公安局不斷加強基礎設施建設、加大檔案工作投入。近三年，市公安局多次對檔案管理工作和檔案數(shù)字化建設投入專項經(jīng)費，并于2014年將婺江路169號局指揮中心大樓四樓裙樓劃出一半用作新檔案庫房和業(yè)務技術用房，新劃出的面積約1400平方米，至此市局檔案庫房及輔助用房面積達到2000余平方米。

二是組織保障到位。市公安局黨委始終把科技強警作為公安工作頭等大事，把公安檔案信息化建設作為科技強警的重要工作內(nèi)容來謀劃。2015年，市公安局成立以局黨委副書記、副局長為組長，局辦公室主任為副組長，局機關各職能部門一把手為成員的檔案工作暨檔案信息化建設領導小組，明確職責分工，形成了局“主要領導分管—辦公室檔案科具體管—內(nèi)勤民警協(xié)管”的檔案數(shù)字化建設和管理體系。

三是隊伍保障到位。目前市公安局檔案科配備有4名民警和2名文職人員作為專職檔案員。市公安局采用了數(shù)字化外包的工作模式，為確保工作保質(zhì)保量完成，要求檔案科副科長帶領1名文職人員專門負責檔案數(shù)字化工作，堅持每天在加工現(xiàn)場負責監(jiān)督指導工作，嚴格執(zhí)行檔案加工出入庫臺賬管理，做到加工檔案絕不在現(xiàn)場“過夜”，確保數(shù)字化工作有序開展，并保證檔案安全。

四是制度保障到位。嚴格按照數(shù)字檔案室建設測評標準，建立健全電子文件歸檔制度、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、數(shù)字化加工場所管理規(guī)定等一系列檔案數(shù)字化管理保障制度，從目標責任、風險治理、預防控制、措施保障等幾方面逐項抓好落實，確保檔案管理有效、檔案信息與實體安全。

三

首先是開展室藏檔案數(shù)字化外包加工工作，完成存量檔案載體轉換。市公安局將2014年度科技項目專項資金用于檔案數(shù)字化外包加工項目，并挑選經(jīng)驗豐富、信譽度高的公司承攬此項業(yè)務?，F(xiàn)已完成文書、專業(yè)（業(yè)務）、聲像等三大類檔案的數(shù)字化加工及加工成果的掛接任務。

其次是主抓數(shù)字化加工工作的規(guī)范性，提高檔案信息準確率。數(shù)字化加工過程嚴格遵循《浙江省公安檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，加工之前把好審核關，按要求填寫工作流程單，仔細審核案卷質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)漏頁、重頁、錯編及時重編頁碼，破損嚴重、無法直接進行掃描的進行技術修復；加工中把好質(zhì)量關，在著錄目錄時實行“兩錄一?！保从赏獍景才?名工作人員對同一案卷逐頁逐條進行著錄，錄好后由第3名工作人員參照案卷在該公司自行研發(fā)的軟件上進行電腦比對、人工校正，以進一步提高準確率。對掃描的圖像實行逐圖檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求的及時進行糾偏、去污、拼接、裁邊等處理；加工之后把好驗收關，市公安局專門安排3名文職人員對數(shù)字化加工成果進行檢查驗收，準確率要求達到100%。

最后是加強電子文件收集歸檔工作，提升檔案信息化建設成效。市公安局根據(jù)國家檔案局第6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》精神，全面做好摸底調(diào)研，在此基礎上公布了《電子文件歸檔范圍和保管期限》，以加強對電子文件的日常管理。如，市局要求局機關各業(yè)務部門將當年形成的電子公安文書與紙質(zhì)文書歸檔，實現(xiàn)“雙軌制”歸檔。

四

2017年，市公安局掃描專業(yè)檔案44989卷，錄入條目823482條，形成影像530082頁；掃描文書檔案16709卷310539件，錄入條目327248條，形成影像頁2150922頁。2016年底，市公安局“公安檔案管理系統(tǒng)”與省廳“公安檔案管理系統(tǒng)”完成了數(shù)據(jù)庫對接，在全市范圍內(nèi)啟用省廳“公安檔案管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)分管理版、查詢版、單機版3個版塊，其中管理版包括了市局、區(qū)縣分局、基層派出所三級的文書、業(yè)務檔案條目和戶籍檔案的數(shù)字化加工成果，實現(xiàn)全市公安檔案數(shù)字化成果共享；查詢版可供全市公安民警查詢不涉密的數(shù)字化文書檔案；單機版可供市局、區(qū)縣分局專職檔案員查詢本單位所有涉密、非涉密文書及業(yè)務檔案的數(shù)字化加工成果。老戶籍檔案數(shù)字化工作也在不斷推進，到目前為止，市區(qū)已有59個派出所完成了老戶籍檔案數(shù)字化加工任務。

2016年底，省公安廳和省檔案局聯(lián)合組成專家組，對市公安局數(shù)字檔案室進行測評。專家組根據(jù)《浙江省公安機關數(shù)字檔案室建設標準》，就組織保障、數(shù)字化建設、數(shù)據(jù)管理、資源共享等4大項20子項進行逐一檢查，并查看臺賬、核查數(shù)字化加工成果、實地檢查庫房，同意市公安局通過省級示范數(shù)字檔案室測評，自此市公安局成為全省公安系統(tǒng)首批通過省級示范數(shù)字檔案室測評的單位。

在此基礎上，市公安局將持續(xù)深化檔案信息化建設，基于大數(shù)據(jù)視角建立面向市局機關、區(qū)縣分局、基層派出所的檔案信息管理體系，該體系具有“分層管理、數(shù)據(jù)共享”的特點，該體系投入使用后將成為杭州市公安檔案工作的新亮點，并將服務于戶籍檔案異地查閱工作，同時也將成為市公安局服務“最多跑一次”改革的重要手段。