關(guān)于提高二級(jí)學(xué)院研究生及科研成果管理效率的探討

郭力娜 張淑卿 王曉紅

摘要：針對(duì)目前高等學(xué)校二級(jí)學(xué)院在研究生及科研成果管理工作中普遍存在的手動(dòng)統(tǒng)計(jì)匯總、紙質(zhì)報(bào)送等低效率問題，從問題產(chǎn)生的原因、可行性對(duì)策建議等方面進(jìn)行了探討，建議通過有效數(shù)據(jù)管理在宏觀上統(tǒng)籌學(xué)科發(fā)展方向，提高工作效率的同時(shí)，更精準(zhǔn)地服務(wù)學(xué)科建設(shè)。

關(guān)鍵詞：學(xué)科發(fā)展；研究生數(shù)據(jù)管理；科研成果管理

中圖分類號(hào)：G643 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2018）14-0233-02

一、問題的提出

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化校園或智慧校園建設(shè)成為未來發(fā)展趨勢(shì)。目前，我國(guó)大多高校已完成校園網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并引進(jìn)或開發(fā)了一批應(yīng)用管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)大多集中在各個(gè)職能部門，如圖書館、人事處、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、學(xué)生處、研究生學(xué)院等，這些系統(tǒng)已經(jīng)十分完備，并已開始發(fā)揮應(yīng)有的作用，但多服務(wù)于校級(jí)管理，且校級(jí)各部門之間成果不能共享，數(shù)據(jù)填報(bào)、統(tǒng)計(jì)過程中存在比較嚴(yán)重的重復(fù)統(tǒng)計(jì)和報(bào)備工作。

另一方面，伴隨著高校教育體制改革的不斷深入，研究生教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大、培養(yǎng)類別不斷增多、培養(yǎng)模式逐步轉(zhuǎn)變，與研究生培養(yǎng)各環(huán)節(jié)相關(guān)的院級(jí)管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，工作覆蓋面和難度不斷增加，同時(shí)各項(xiàng)學(xué)科建設(shè)和評(píng)估工作周期性開展，過去的純手工操作模式己經(jīng)不能很好地解決現(xiàn)在工作中面臨的問題[1]，如何通過信息化建設(shè)和制度建設(shè)提高研究生和科研成果管理工作[2]的效率和準(zhǔn)確性，降低重復(fù)性統(tǒng)計(jì)管理工作，并通過數(shù)據(jù)有效管理找準(zhǔn)學(xué)科發(fā)展優(yōu)勢(shì)和弱勢(shì)，更好服務(wù)學(xué)科發(fā)展越來越值得深入思考。

二、原因分析

1.面向院級(jí)的信息管理系統(tǒng)較少，院級(jí)管理信息化程度低。對(duì)于一所綜合性院校來說，學(xué)科門類多，科研項(xiàng)目和成果所涉及科學(xué)領(lǐng)域較廣，其數(shù)量亦比較大。目前幾乎所有的高校職能部門都建立了針對(duì)日常管理工作的管理信息系統(tǒng)[3]，例如，綜合教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、圖書資料管理系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)在很大程度上提高了部門工作效率和管理水平，但很多時(shí)候的具體工作是由院級(jí)單位統(tǒng)計(jì)匯總的，然而面向院級(jí)的信息管理系統(tǒng)很少。各學(xué)院的研究生和科研管理工作仍然是傳統(tǒng)的手工式管理或單機(jī)式管理[4]，面對(duì)大量數(shù)據(jù)文件，在查找統(tǒng)計(jì)時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力；有些工作的通知和匯總憑借傳統(tǒng)紙質(zhì)的文件或Email進(jìn)行，中間如遇到材料修改，重新報(bào)送等問題，往返過程既浪費(fèi)時(shí)間和金錢，又在很大程度上影響了工作的進(jìn)度，很不利于管理效率的提高。手工式管理或單機(jī)式管理面臨新的挑戰(zhàn)。

2.成果管理部門多而分散，成果共享難。目前的研究生和科研成果管理工作分屬研究生招生、培養(yǎng)、教研、學(xué)位、學(xué)工部門以及科研處計(jì)劃、成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等相關(guān)科室部門，且各部門之間數(shù)據(jù)一般不共享，這在學(xué)校層面可以理解，但是在學(xué)院層面，一般是一個(gè)院級(jí)研究生/科研辦公室針對(duì)上述多頭部門組織工作，數(shù)據(jù)不共享，報(bào)備要求無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也造成了學(xué)院學(xué)科評(píng)估和學(xué)院管理工作的低效率。因?yàn)闆]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字化管理平臺(tái)，在學(xué)院需要匯總相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)，研究生/科研辦公室的工作人員只能加班加點(diǎn)按照評(píng)估要求分別統(tǒng)計(jì)所需數(shù)據(jù)與資料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，重復(fù)性工作較多。

3.學(xué)校和學(xué)院管理制度和政策不夠健全和完善。由于學(xué)校信息化管理平臺(tái)的多部門“多源化”，使得信息交流上存在一定的共享屏障，師生在填報(bào)有關(guān)個(gè)人信息和科研成果信息時(shí)也經(jīng)常出現(xiàn)校、院要求“兩極化”的情況，重復(fù)填報(bào)，一個(gè)信息多次重復(fù)收集的情況時(shí)有發(fā)生，給師生造成了一定的困擾，在評(píng)估、評(píng)定等環(huán)節(jié)甚至“怨聲載道”。出現(xiàn)這種情況的主要原因，是由于學(xué)?？傮w管理統(tǒng)籌性不夠，部門之間協(xié)作性差。實(shí)際上，不管是學(xué)院還是學(xué)校的信息最終都來源于學(xué)校師生，師生是最根本的單位。學(xué)?；?qū)W院應(yīng)該在明確師生信息關(guān)鍵內(nèi)容的基礎(chǔ)上，由相關(guān)信息化部門牽頭，統(tǒng)一制定學(xué)校的信息大數(shù)據(jù)平臺(tái)，由師生本人填報(bào)，院級(jí)部門初審，校級(jí)相關(guān)部門復(fù)審。這樣不但能滿足學(xué)校工作要求，院級(jí)招生教學(xué)單位還可以掌握最相信的信息，更加有助于各項(xiàng)評(píng)估調(diào)查工作的開組，提高效率。

三、對(duì)策與建議

1.通過建設(shè)信息化管理平臺(tái)，逐步提高院級(jí)研究生及科研成果管理效率，服務(wù)學(xué)科建設(shè)。首先基于學(xué)院科研和教學(xué)經(jīng)費(fèi)實(shí)力，切實(shí)結(jié)合學(xué)院學(xué)科建設(shè)、研究生及科研管理工作實(shí)際，以學(xué)科評(píng)估涉及的量化指標(biāo)為基本標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建服務(wù)于科學(xué)建設(shè)的院級(jí)研究生及科研成果管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)研究生基本信息、研究生招生、培養(yǎng)、學(xué)位授予、研究生與導(dǎo)師科研成果等信息的管理和統(tǒng)計(jì)分析，并將分析結(jié)果以專題圖或統(tǒng)計(jì)報(bào)表形式輸出，為管理決策提供更有效的數(shù)據(jù)支持。其次，進(jìn)一步結(jié)合學(xué)校工作，針對(duì)學(xué)校下屬的二級(jí)學(xué)院研究生與科研管理工作遇到的具體問題，建立校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)化的管理系統(tǒng)，使師生和管理者可以突破時(shí)間和空間的限制，及時(shí)了解相關(guān)動(dòng)向，進(jìn)度，保證數(shù)據(jù)的完整性、科學(xué)性和準(zhǔn)確性性，提高管理的水平和效率。

2.完善并制定相關(guān)政策，鼓勵(lì)并支持師生主動(dòng)參與到信息化建設(shè)工作中來。理論上，師生的教學(xué)科研成果都?xì)w學(xué)校所有，但在一些情況下，需要師生輔助學(xué)科評(píng)估、評(píng)審工作提供一些作證材料。對(duì)于提供個(gè)人材料這種情況一般情況下師生都可以理解，但由于工作人員變更、評(píng)估要求的材料標(biāo)準(zhǔn)不一，會(huì)出現(xiàn)重復(fù)跟老師要材料的情況，這不僅浪費(fèi)老師和工作人員的時(shí)間與精力，還浪費(fèi)資源。如果有一個(gè)平臺(tái)和配套的鼓勵(lì)政策可以保證師生主動(dòng)在系統(tǒng)里上傳個(gè)人成果，就是一件很有意義的事。這樣，師生不僅可以更加高效的管理自己的教學(xué)科研成果，還可以得到學(xué)校的政策支持，更進(jìn)一步支持了學(xué)科建設(shè)與發(fā)展，何樂而不為。至于這種政策支持，可以通過調(diào)查了解師生的需求，如對(duì)于教師而言，主動(dòng)提交成果可以計(jì)一定的工作量等。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙仁鈴，余洋.Web2.0環(huán)境下的研究生管理信息平臺(tái)建設(shè)[J].學(xué)位與研究生教育，2013，（5）.

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[3]周英，曾青青，趙澤慧.構(gòu)建靈活的研究生教育一體化管理 信息系統(tǒng)——中山大學(xué)研究生教育管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 與實(shí)現(xiàn)[J].學(xué)位與研究生教育，2011，（9）.

[4]張寧.高校研究生管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].遼寧：遼寧科技大學(xué)，2012.