數(shù)字化時(shí)代背景下的檔案公共服務(wù)能力研究

當(dāng)前數(shù)字環(huán)境日益普及，我們正處在一個(gè)“數(shù)據(jù)大爆炸”的時(shí)代，在網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程中，人們從事社會(huì)活動(dòng)信息化程度不斷加強(qiáng)，檔案資源里的電子檔案逐漸取代紙張檔案成為一種新型傳遞載體，隨著檔案用戶意識(shí)形態(tài)轉(zhuǎn)變及社會(huì)需求的多樣化，檔案服務(wù)工作由傳統(tǒng)的手工管理不斷演進(jìn)成以信息化系統(tǒng)為基礎(chǔ)的數(shù)字操作。這對(duì)傳統(tǒng)的檔案公共服務(wù)與管理提出了新的要求。

一、檔案公共服務(wù)理論

公共服務(wù)是公共產(chǎn)品的一種存在，檔案公共服務(wù)旨在為社會(huì)對(duì)象提供內(nèi)容基本、范圍普遍、非盈利性的檔案服務(wù)。加快社會(huì)信息化建設(shè)，改進(jìn)公共服務(wù)方式是當(dāng)前檔案公共服務(wù)的重要領(lǐng)域。檔案館作為檔案主管部門，要堅(jiān)持“以人為本、利用者至上”的服務(wù)理念，堅(jiān)持為大局著想，為公眾服務(wù)，強(qiáng)化檔案信息開(kāi)發(fā)，提高檔案館藏的共享能力，進(jìn)而提高檔案信息資源的利用率。同時(shí)，檔案事業(yè)如果想持久發(fā)展，最重要的就是提高檔案服務(wù)的公共性和社會(huì)性，通過(guò)檔案資源的開(kāi)放與利用來(lái)促進(jìn)檔案工作方式的變革，改善檔案公共服務(wù)能力，提高檔案服務(wù)水平，從而更好的服務(wù)公眾。

二、數(shù)字化背景下檔案公共服務(wù)能力分析

1.檔案數(shù)字化為檔案管理提供便利

館藏檔案在數(shù)字化之后將產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，對(duì)這些數(shù)據(jù)的鑒定被前置在形成電子文件之前，通過(guò)這種有效的前端控制來(lái)降低可能出現(xiàn)的差錯(cuò)和失誤，在電子文件形成之時(shí)就保證其信息的可靠性。檔案數(shù)字化之后建立起的全稱數(shù)據(jù)記錄制度，通過(guò)原始記錄來(lái)保證電子文件狀態(tài)變化中的真實(shí)性，用這種全過(guò)程監(jiān)控思維可以保證檔案的收集、檔案的整理、檔案的立卷歸檔、檔案的存儲(chǔ)整個(gè)過(guò)程有效運(yùn)行。

2.檔案數(shù)字化改變了檔案公共服務(wù)方式

隨著數(shù)字環(huán)境下信息技術(shù)的發(fā)展，用戶獲取信息內(nèi)容的渠道與方式呈現(xiàn)出廣泛化及多變性的特點(diǎn)，檔案的管理和利用將傳統(tǒng)封閉或者半封閉式的靜態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)變成主動(dòng)式、開(kāi)放式的動(dòng)態(tài)服務(wù)。通過(guò)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案公共服務(wù)窗口之間、地區(qū)之間以及整個(gè)社會(huì)之間的聯(lián)系起來(lái)，進(jìn)而建立起跨檔案部門、檔案行業(yè)甚至是跨地區(qū)的共享網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)公開(kāi)性、社會(huì)性的檔案信息資源共享。

三、數(shù)字化時(shí)代背景下檔案公共服務(wù)實(shí)施的方法

1.最大限度地依靠?jī)?nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、利用外部機(jī)會(huì)，這是一種最理想的局面，是一種增長(zhǎng)性的戰(zhàn)略，從而實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（1）圍繞服務(wù)進(jìn)行傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化

伴隨著生產(chǎn)力的提高與信息手段的創(chuàng)新及信息的相互交互，當(dāng)前檔案資源總量日益增多，檔案載體、檔案呈現(xiàn)形式各不相同，以往工作的服務(wù)內(nèi)容將不能滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的檔案需求，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將原有的紙質(zhì)檔案掃描數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)及全文數(shù)據(jù)庫(kù)，采用磁盤等多樣化數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，借助互聯(lián)網(wǎng)的交互實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息的傳播與利用。傳統(tǒng)檔案的信息化較之以往，就是通過(guò)載體、形式等方式轉(zhuǎn)變，提高了檔案信息資源的利用效率，擴(kuò)大了信息傳播的共享范圍。

（2）注重社會(huì)意識(shí)，發(fā)揮檔案的社會(huì)文化價(jià)值

數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案逐漸進(jìn)入社會(huì)的各個(gè)方面，越來(lái)越多的人注意到檔案的重要性。但實(shí)際上大部分用戶并不熟悉檔案館和館藏設(shè)置，特別是一些新穎的服務(wù)項(xiàng)目。面臨這些情況，檔案館等相關(guān)檔案公共服務(wù)部門應(yīng)該加大對(duì)自身檔案的宣傳利用工作，開(kāi)設(shè)電話及網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)，為檔案用戶細(xì)心地解答困惑，認(rèn)真為利用者指導(dǎo)查詢流程。同時(shí)在檔案利用上滿足檔案用戶的社會(huì)文化需求，定期舉辦檔案精品展覽，出版內(nèi)容豐富的檔案文獻(xiàn)匯編材料，通過(guò)檔案網(wǎng)站、檔案刊物進(jìn)行公開(kāi)發(fā)表，提高檔案在群眾中的普及率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)文化價(jià)值。

（3）積極開(kāi)展政務(wù)公開(kāi)，促進(jìn)檔案利用。

近年來(lái)，我國(guó)政府等相關(guān)部門在政務(wù)公開(kāi)等問(wèn)題上已經(jīng)取得一定的成果。隨著政務(wù)公開(kāi)工作的不斷深入，公民對(duì)檔案信息的需求程度與服務(wù)要求也日益增長(zhǎng)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，選擇既可開(kāi)放又有可讀價(jià)值的檔案內(nèi)容公開(kāi)，如與人們生活息息相關(guān)的民生檔案等方面的信息、具有教育意義的當(dāng)?shù)厝宋臍v史故事，不受時(shí)間、空間的限制滿足查檔用戶不同的需求。

2.依靠?jī)?nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、規(guī)避外部威脅，檔案館及其他檔案公共服務(wù)部門需要利用自己的優(yōu)勢(shì)，采用多元化的戰(zhàn)略。

（1）積極培育優(yōu)秀人才，完善人才教育機(jī)制。

首先需要引導(dǎo)優(yōu)秀檔案工作人員，鼓勵(lì)檔案人員利用各種形式學(xué)習(xí)政治、經(jīng)濟(jì)、文化方面的知識(shí)，提高創(chuàng)新能力和實(shí)踐能力；其次應(yīng)建立與完善激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)與資助優(yōu)秀人才科研、交流、進(jìn)修等，推行多元化獎(jiǎng)懲制度，建立適應(yīng)本單位實(shí)際情況的獎(jiǎng)懲制度，營(yíng)造良好的檔案人才合理競(jìng)爭(zhēng)氛圍；再次應(yīng)組織員工共享團(tuán)隊(duì)文化，培養(yǎng)檔案工作人員良好的職業(yè)道德和團(tuán)隊(duì)榮譽(yù)感，在思想上培養(yǎng)工作人員良好的價(jià)值觀，形成組織上的凝聚力，實(shí)現(xiàn)員工的自我激勵(lì)。

（2）完善檔案法制建設(shè)，為數(shù)字化檔案公共服務(wù)創(chuàng)造法制保障。

首先，從全局的角度對(duì)檔案服務(wù)的相關(guān)法律制度進(jìn)行全面性的規(guī)范監(jiān)督，完善檔案法律法規(guī)體系，改善檔案公共服務(wù)的法制環(huán)境；其次需及時(shí)建立內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案信息安全法律體系，細(xì)化電子文件的歸檔、新型多媒體檔案載體保護(hù)的規(guī)定，完善檔案資源密集保障制度，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與信息保護(hù)系統(tǒng)方面法律保護(hù)體系；再次，檔案館應(yīng)營(yíng)造安全可靠的服務(wù)環(huán)境，保障檔案工作開(kāi)展的有序進(jìn)行；最后，普及公眾的檔案信息安全知識(shí)，從檔案法制著手，傳播檔案安全保障法規(guī)體系，強(qiáng)化其檔案信息安全保障意識(shí)，希望公眾學(xué)會(huì)用法律武器維護(hù)自身的合法權(quán)益。

（3）建設(shè)檔案安全體系，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展

首先，要增強(qiáng)檔案工作及利用者的檔案安全意識(shí)，提升數(shù)字信息安全的管理素養(yǎng)；其次要確保檔案信息的物理環(huán)境安全，使光磁等存儲(chǔ)載體設(shè)備遠(yuǎn)離靜電、磁場(chǎng)等干擾，保持儲(chǔ)存空間適宜的濕度及溫度，并做好檔案信息的備份及異地存放工作；再次，完善檔案保護(hù)系統(tǒng)的硬件設(shè)置和軟件環(huán)境，采取新型防火墻技術(shù)、加密技術(shù)來(lái)抵御非法用戶入侵帶來(lái)的威脅；最后，檔案資料大多屬于單一保存資料，被破壞后還原難度較大，所以檔案資料應(yīng)該以安全保障預(yù)防為主，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)立全面的危險(xiǎn)因素防控機(jī)制與設(shè)備，完善檔案利用服務(wù)工作的具體環(huán)節(jié)，從最大程度上預(yù)防檔案破壞行為事件的產(chǎn)生。

（作者單位：江蘇省如皋市檔案局）