事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理的幾點(diǎn)思考

彭云龍

在信息化時代，強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計(jì)算機(jī)管理檔案意識，在加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變工作中是至關(guān)重要的。隨著近些年來經(jīng)濟(jì)體制的改革深化與經(jīng)濟(jì)水平的提升，未來事業(yè)單位的人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化管理工作也要切實(shí)做到與時俱進(jìn)，要積極引入新的技術(shù)和管理模式來開展人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化管理工作。

一、人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化管理的重要性

（一）信息可以永久保存。大家都知道，采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料檔案文件數(shù)據(jù)管理方法保存，在長期保存過程中的極易受到損傷，其中不僅包括天氣等自然因素的影響，還包括處理破壞等因素。檔案管理的重要性不言而喻，如果傳統(tǒng)紙質(zhì)文件破損，很難得到修復(fù)，造成信息丟失難以恢復(fù)，影響難以預(yù)測。但是，如果采用檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)，不僅可以復(fù)制，防止造成損害和損失的自然或人為因素，而且還便于攜帶，極好地保證文件的簡單性，文件信息可以永久存儲。

（二）查閱信息更加簡便。使用傳統(tǒng)的文件管理方法，即使對文件進(jìn)行早期細(xì)致分類，后者也會在查詢信息中消耗大量的能量。而面對厚厚的文件，很容易在搜索中發(fā)現(xiàn)遺漏，找不到必要的材料。另外，在搜索過程中，很容易打亂原始文件的順序，給后續(xù)工作帶來很大的麻煩。而如果對文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化管理，不僅可以幫助我們輕松查找信息，而且不會擾亂文件的順序，與傳統(tǒng)管理方法相比有太多的益處。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理效率低，信息檢索的準(zhǔn)確性不高，已經(jīng)很難適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的需要，數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化建設(shè)成為未來幾十年的發(fā)展趨勢。

二、人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化管理的研究

（一）更新檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理設(shè)備，進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新現(xiàn)階段。想要提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平，不能只提高對其工作重要性的認(rèn)識，同時也要切實(shí)保障工作所需的物質(zhì)因素。針對于此，事業(yè)單位必須要革新原有的檔案管理觀念，要與時俱進(jìn)，朝著建立網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化檔案管理的方向發(fā)展。在實(shí)際操作時，事業(yè)單位首先要做好檔案管理信息化設(shè)備建設(shè)工作，投入足夠的資金來引入更加先進(jìn)的技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，同時做好設(shè)備養(yǎng)護(hù)工作。在考慮引入先進(jìn)技術(shù)時，事業(yè)單位要嚴(yán)格根據(jù)自身實(shí)際情況來執(zhí)行，同時做好現(xiàn)有設(shè)備的升級工作。事業(yè)單位要盡可能在檔案管理工作中引入更多的網(wǎng)絡(luò)高新科技技術(shù)，同時利用好這些信息技術(shù)來提升事業(yè)單位檔案管理的效率與質(zhì)量。在當(dāng)前形勢下，事業(yè)單位就可以使用云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理檔案。

（二）重視人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的安全機(jī)制。人事檔案管理信息化建設(shè)也需要建立起相應(yīng)的安全機(jī)制，事業(yè)單位要建立起相應(yīng)的檔案信息管理規(guī)章制度，同時對現(xiàn)有檔案信息安全保障系統(tǒng)加以完善。要做好日常檔案信息的備份工作，同時建立起相應(yīng)的檔案恢復(fù)機(jī)制，提高檔案存儲的安全性。與此同時，事業(yè)單位檔案管理人員要具備一定的職業(yè)道德，同時樹立起網(wǎng)絡(luò)信息化安全管理意識，做好安全技能的學(xué)習(xí)工作。在開展檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理時，要切實(shí)意識到互聯(lián)網(wǎng)的使用對于現(xiàn)有工作的作用和潛在的威脅，同時要確保計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)使用的安全性，避免遭受來自第三方的攻擊而導(dǎo)致檔案信息外泄甚至是遭到篡改。此外，事業(yè)單位檔案管理人員還要做好電腦的安全使用工作，要做到檔案保存電腦專用，并且將紙質(zhì)存儲和數(shù)字存儲分開存儲，從而確保檔案信息的完整與安全。

（三）配備專業(yè)的事業(yè)單位信息化檔案管理人員。檔案管理工作對檔案網(wǎng)絡(luò)信息現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展是一個專業(yè)性很強(qiáng)的系統(tǒng)工程，檔案人員不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識的要求，還必須有生產(chǎn)技術(shù)等方面的了解。這樣，檔案工作就可以更有效。不僅如此，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及、成熟，數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和各種系統(tǒng)軟件的應(yīng)用，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)也提出了更高的要求。然而，也有一些檔案公職人員，無論是檔案知識的學(xué)習(xí)，還是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能不夠全面。過去，簡單的紙質(zhì)文件的歸檔和停留在文本的實(shí)踐中已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前檔案信息管理的需要。如果要維持現(xiàn)狀，檔案人員不具備必要的、適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，必將導(dǎo)致檔案信息管理的發(fā)展滯后。有一些機(jī)構(gòu)沒有電子文件管理缺失，磁介質(zhì)的特殊設(shè)備文件存儲和數(shù)字檔案對設(shè)備的依賴性較強(qiáng)，給電子文件管理和訪問信息的日常工作帶來很多困難的問題，這直接影響著信息的機(jī)構(gòu)的過程。

（四）提高領(lǐng)導(dǎo)專業(yè)水平。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人事檔案管理工作也在不斷完善著。在當(dāng)前階段，事業(yè)單位人事檔案管理工作模式存在著一定的問題，逐漸難以適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展模式。針對于此，事業(yè)單位檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)層要切實(shí)結(jié)合當(dāng)前社會體制發(fā)展?fàn)顩r和相關(guān)要求來做好人事檔案的實(shí)時更新工作，要使相關(guān)管理人員切實(shí)了解最新的檔案管理理念，同時確保人事檔案管理工作能夠順利進(jìn)行下去。與此同時，還要做好事業(yè)單位人事主管人員的法律法規(guī)培訓(xùn)教育工作，要通過先進(jìn)檔案管理政策與知識來開展單位內(nèi)部控制培訓(xùn)工作，不斷提高單位人事檔案管理的工作效率與質(zhì)量。此外，事業(yè)單位還要做好人事檔案管理工作基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)，要確保人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門的檔案管理室，并且采取專業(yè)保護(hù)措施，最終實(shí)現(xiàn)有效保障事業(yè)單位人事檔案保存工作質(zhì)量。

（作者單位：濰坊市奎文區(qū)校舍建設(shè)管理辦公室）