“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代辦公信息化建設(shè)的思考

朱明 查定軍

摘 要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息處理應(yīng)用在行政事物發(fā)展過程中起著廣泛的作用。但目前基層行政辦公部門的信息化建設(shè)普遍比較滯后，影響各單位行政辦公信息化建設(shè)的主要原因是外部沒有利用的環(huán)境，內(nèi)部沒有利用的水平。本文在結(jié)合目前行政辦公信息化建設(shè)的目標(biāo)需要及發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了推進(jìn)行政辦公信息化建設(shè)的三點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：行政辦公；信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)和自動化辦公系統(tǒng)的深入開發(fā)和應(yīng)用，行政辦公方式發(fā)生了巨大的變化，信息處理應(yīng)用在行政事物發(fā)展過程中起著廣泛的作用，信息化建設(shè)也越來越受到各行政管理部門的重視。如何抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的有利機(jī)遇，進(jìn)一步加強(qiáng)行政辦公信息化建設(shè)，提升辦公效能，是值得深入研究和探討的問題。

一、信息化建設(shè)的定義及目標(biāo)

1.信息化管理的概念界定

國內(nèi)對信息化管理的定義是：將分散的、孤立的信息匯總形成一個(gè)完整的信息管理鏈，貫穿事件的起因、經(jīng)過、完成、監(jiān)督、反饋以及改進(jìn)與修正的整個(gè)過程，通過系統(tǒng)分析得到所需的各類報(bào)表和重要內(nèi)容，使信息得到充分利用和共享。國外對于信息化管理側(cè)重于供應(yīng)鏈管理，定義為：在正確的時(shí)間和地點(diǎn)提供準(zhǔn)確的信息，使獲得信息的人利用信息實(shí)施控制過程，最終實(shí)現(xiàn)自身的目標(biāo)。

綜合國內(nèi)外關(guān)于信息化管理的定義來看，信息化建設(shè)就是通過信息化的手段，通過過程管理和資源整合，為管理者和決策者提供定量的、準(zhǔn)確的信息，實(shí)現(xiàn)有效組織的管理目標(biāo)。

2.行政辦公信息化建設(shè)的目標(biāo)

行政辦公是一個(gè)單位系統(tǒng)正常運(yùn)行的保障，工作范圍非常廣泛，包括各種合同管理、收發(fā)文件管理、招投標(biāo)管理、財(cái)務(wù)管理、檔案管理、設(shè)備管理、物資管理、工作文件等等，內(nèi)容繁瑣而復(fù)雜。信息化管理是一種管理手段，其目的通過信息化手段實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化和決策科學(xué)化。行政辦公信息化建設(shè)主要是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和其他相關(guān)技術(shù)，改造、完善辦公業(yè)務(wù)程序，突破局限，實(shí)現(xiàn)一個(gè)單位各部門工作的優(yōu)化重組，促進(jìn)行政辦公工作科學(xué)、高效、有序運(yùn)行。同時(shí)，利用現(xiàn)代信息處理技術(shù)，對各部門的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析、加工，獲得最有效的參考信息，更好地發(fā)揮行政辦公服務(wù)決策的功能。

二、行政辦公信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及原因分析

1.行政辦公信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前基層行政辦公部門的信息化建設(shè)普遍比較滯后，大部分單位仍然停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公，盡管電腦普及率已經(jīng)達(dá)到非常高的水平，但相互間缺乏有效的網(wǎng)絡(luò)溝通平臺，信息交換多采用QQ或是U盤傳送，常會出現(xiàn)無管理痕跡、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等問題，不利于工作的交接和延續(xù)，效率比較低下。即便有些單位內(nèi)部已經(jīng)實(shí)現(xiàn)辦公自動化即OA系統(tǒng)，但仍然比較薄弱，缺乏必要的全局規(guī)劃、共享程度低，信息資源在各部門之間缺乏缺乏連貫性和兼容性，有些部門還仍然存在著系統(tǒng)運(yùn)行較差，重視前期的基礎(chǔ)建設(shè)、忽視其后的更新與改造以及各種軟硬件維護(hù)更新不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，真正能夠達(dá)到物盡其用的還比較少。

2.制約辦公信息化建設(shè)的主要原因

影響各單位行政辦公信息化建設(shè)的主要原因是外部沒有利用的環(huán)境，內(nèi)部沒有利用的水平。具體來講，一方面是由于傳統(tǒng)的辦公理念與管理體制是信息化發(fā)展的阻礙因素。沒有將信息化建設(shè)提高到管理層面上來，忽視其在現(xiàn)代化管理中的作用，再加上我國網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)尚且存在一些問題和漏洞，不能適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代行政辦公信息化的發(fā)展要求。另一方面是由于欠缺信息管理的機(jī)構(gòu)與專業(yè)技術(shù)人才。目前各單位普遍缺乏信息化管理機(jī)構(gòu)和專職技術(shù)人員，必然導(dǎo)致信息化建設(shè)難以滿足工作需求。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)行政辦公信息化建設(shè)的建議

1.提高信息化建設(shè)的重視程度，建立完善的信息工作機(jī)制

領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提高對辦公信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的逐步深化，大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入推廣，使信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性的作用更加凸顯，為領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)決策工作提供了更為便捷的條件；必須強(qiáng)化行政人員的信息化意識，特別是需要轉(zhuǎn)變觀念、更新知識，不斷提高計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用技能。另外，還需要完善的工作機(jī)制，明確相關(guān)工作的內(nèi)容和程序，以規(guī)范的管理促進(jìn)信息化建設(shè)。

2.健全數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度

一方面，應(yīng)建設(shè)安全、可靠、開放、高效的信息網(wǎng)絡(luò)，引入辦公自動化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)方便快捷的辦公信息發(fā)布和查詢，使各部門日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化；另一方面，應(yīng)積極建立全局性的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)運(yùn)行系統(tǒng)，收集各部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對各種數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)信息處理的計(jì)算機(jī)化、信息分析的精細(xì)化、信息存儲的有序化和信息檢索的自動化，實(shí)現(xiàn)各種信息資源的交流與共享。另外，必須加大對信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，提升現(xiàn)有系統(tǒng)支撐平臺的硬件備份能力，擴(kuò)大主服務(wù)容量和帶寬，安裝更新各類操作軟件，加快信息的收集傳遞和加工處理速度，提高工作效率和服務(wù)水平。

3.堅(jiān)持信息化建設(shè)過程管理，注重建設(shè)與運(yùn)維并重

鑒于目前普遍存在重建設(shè)、輕維護(hù)，造成資料浪費(fèi)和效率低下的現(xiàn)狀，在信息化建設(shè)預(yù)算中，應(yīng)將運(yùn)行和維護(hù)費(fèi)用與建設(shè)投入費(fèi)用同時(shí)考慮在內(nèi)，并要將運(yùn)維費(fèi)用放在更加重要的位置，要占一定的比例。同時(shí)設(shè)計(jì)運(yùn)行和維護(hù)的具體實(shí)施方案，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)，劃定運(yùn)行維護(hù)范圍的內(nèi)容以及經(jīng)費(fèi)測算標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)信息化建設(shè)的過程管理，根據(jù)行政辦公的現(xiàn)實(shí)需要，及時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，保證系統(tǒng)的有效運(yùn)行。

4.增強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提升信息系統(tǒng)分析能力

整合資源，優(yōu)化布局，建立一支以辦公室信息工作人員為主、各部門信息工作人員為輔的信息化人才隊(duì)伍，加強(qiáng)信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握各種網(wǎng)絡(luò)平臺系統(tǒng)和公務(wù)管理系統(tǒng)，及時(shí)優(yōu)化更新知識結(jié)構(gòu)，掌握最先進(jìn)的信息工作方法和技術(shù)，切實(shí)增強(qiáng)信息搜集、篩選、歸納、加工、傳遞和反饋等各種信息處理技術(shù)。同時(shí)，要主動適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，信息化發(fā)展的要求，積極采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和手段，增強(qiáng)信息化意識，完善信息網(wǎng)絡(luò)，建立資源共享、協(xié)助攻關(guān)的動態(tài)機(jī)制，提升信息的系統(tǒng)分析能力，充分發(fā)揮信息化在行政事物工作中的綜合管理和信息服務(wù)工作，促進(jìn)行政辦公事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

本文通訊作者：查定軍

參考文獻(xiàn)

[1] 中辦國辦印發(fā)《2006 -2020 年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》.[2010 -08-25]http：//news.xhuanet.com.

[2] 趙繼偉.大數(shù)據(jù)背景下高校辦公室信息化建設(shè)的思考[J].當(dāng)代教育理論與實(shí)踐，2015（3）.

（作者單位：空軍軍醫(yī)大學(xué)第一附屬醫(yī)院耳鼻咽喉頭頸外科）