論如何做好公路工程檔案管理工作

田磊

摘 要：檔案資料是工程建設(shè)真實的反映，為工程建設(shè)提供了重要的信息資源。作為公路工程建設(shè)項目，隨著施工技術(shù)水平不斷提高，管理方式日新月異，為了滿足當前公路建設(shè)事業(yè)迅速發(fā)展的要求，監(jiān)理單位督促施工單位，根據(jù)施工現(xiàn)場情況，做好從施工到最后工程驗收全過程的施工記錄，明確管理標準，為后續(xù)工程建設(shè)提供針對性的參考依據(jù)，不斷提升公路建設(shè)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：公路工程；檔案管理；措施

1公路工程檔案的特點

第一，具有成套性的特點。由于公路工程建設(shè)周期比較長，公路工程量很大，對施工技術(shù)要求比較高，在進行工程建設(shè)檔案搜集整理過程中，需要結(jié)合項目建設(shè)的全部過程，廣泛搜集工程建設(shè)的資料，從而建立一個相互聯(lián)系的整體，能夠真正反映公路工程建設(shè)全貌，提升公路工程檔案管理的系統(tǒng)性和成套性。第二，具有階段性的特點。公路工程從策劃到設(shè)計，從施工到竣工，需要經(jīng)歷一個很長的時期，并且在每個階段，具有不同的特征，在進行工程檔案建設(shè)過程中，需要做好工程資料和記錄的初步搜集和整理，發(fā)揮工程檔案的指導(dǎo)意義。第三，具有持續(xù)性的特點。工程文件材料會隨著工程具體開展而產(chǎn)生，會貫穿整個公路工程建設(shè)的全過程，這就直接決定了公路工程檔案具有持續(xù)性的特點。第四，具有頻繁性的特點。在進行公路工程施工過程中，其中施工圖紙具有很高的利用率，使用非常頻繁，幾乎每一環(huán)節(jié)的施工都涉及到施工圖紙，可以為工程建設(shè)提供各種的原始資料。

2目前公路工程項目檔案管理工作中存在的一些問題

2.1檔案管理法律意識淡薄

在施工過程中由于工期緊張，各單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案資料管理意識淡薄，普遍存在施工資料不全或未審批就已經(jīng)著手建設(shè)，導(dǎo)致工程優(yōu)先、資料滯后的現(xiàn)象時常發(fā)生。等到一些關(guān)鍵檢查或是竣工交付前才去整理資料，敷衍了事，等到檢查完畢再重復(fù)以往的過程，導(dǎo)致檔案資料是“補”出來的。殊不知存入檔案的資料不得改動，一旦出現(xiàn)了質(zhì)量問題或是雙方產(chǎn)生矛盾，這些都是具有法律效力的。

2.2檔案管理制度應(yīng)與時俱進

在檔案管理當中有些制度需要隨著信息化管理系統(tǒng)的變更應(yīng)進行改進，另外在有關(guān)部門和個人責任落實不到位、監(jiān)督部門不作為、工作不協(xié)調(diào)等，檔案資料收集存在等、拖、靠的現(xiàn)象。

2.3檔案管理技術(shù)上存在的問題

檔案管理人員以及現(xiàn)場資料員很多都是兼職或是非專業(yè)管理人員，普遍存在對檔案管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，并且缺少專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致在工作人員發(fā)現(xiàn)不了問題，也不知應(yīng)該如何干。

2.4檔案管理操作上無固定人員

在檔案管理當中工作人員經(jīng)常變動，致使交接工作不充分、遺留問題較多，另外施工中收集材料不及時，導(dǎo)致質(zhì)和量不統(tǒng)一，再有隨著技術(shù)資料的信息化錄入，個別資料員直接復(fù)制相似資料改換項目名稱，未進行實地勘測記錄，也導(dǎo)致了資料缺乏真實性。

3優(yōu)化方案

3.1健全信息化的檔案管理系統(tǒng)

為了使公路建設(shè)工程檔案管理工作更好地開展，必須要建立健全信息化的檔案管理系統(tǒng)。將計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等靈活運用至公路建設(shè)工程的檔案管理工作之中，方能進一步完善其檔案的科學(xué)化管理。要想達成這一目的，必須要做好以下工作。

3.2構(gòu)建信息化的管理體系

從事檔案管理工作的工作人員務(wù)必要順應(yīng)時代的發(fā)展進程，根據(jù)檔案管理工作的具體事實，有目的性地對檔案管理進行信息化建設(shè)。同時，還需引進專業(yè)的檔案管理人才，一步步地完成信息化管理體系。實時同步記錄，將創(chuàng)建檔案的過程同步于公路建設(shè)工程的施工過程，從而把資料一一輸入至信息化系統(tǒng)，仔細整理并分析資料，以保障其的真實性、完整度和系統(tǒng)化。工作應(yīng)細致化，實時記錄著工程項目具體施工的每一個步驟，及時地根據(jù)實際操作而調(diào)整檔案資料的信息內(nèi)容，將每一項管理環(huán)節(jié)細致化，以求更好地完成公路建設(shè)工程檔案管理工作。

3.4強化檔案管理工作人員的隊伍建設(shè)

對于素質(zhì)水平高、能力強的專業(yè)人才，每個單位都是非?？是蟮摹Ｓ绕涫窃谶M行檔案工作的信息化管理的進程中，管理人員的專業(yè)素質(zhì)一定程度上地決定了管理工作的操作水平。管理人員的素質(zhì)水平越高，其檔案管理工作的實際質(zhì)量也就越好。因此，相關(guān)單位既要引進、安排專業(yè)人才進行檔案的管理工作，以確保從業(yè)人員的穩(wěn)定性；要系統(tǒng)而全面地培訓(xùn)那些從事檔案工作信息化管理的相關(guān)人員。不僅要嚴格把控從業(yè)人員的工作資格，同時，還要定期開展一些關(guān)于檔案管理工作會議和講座，讓這些工作人員能夠開拓視野，豐富理論及操作知識，從而更好地進行檔案管理工作。另外，由于檔案工作的信息化管理在逐步推進，所以，也要加強工作人員這一方面的能力，使其通過相關(guān)的學(xué)習及培訓(xùn)，靈活運用這些現(xiàn)代化的信息技術(shù)，保障信息化管理工作的具體操作與發(fā)展。

3.3充實公路工程檔案管理技術(shù)

運用數(shù)字化技術(shù)管理公路工程檔案既是我國經(jīng)濟和社會發(fā)展的必然結(jié)果，也是完善公路工程檔案管理、促進公路工程檔案增值利用的有力保障。完善數(shù)字化公路工程檔案利用的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。公路管理部門應(yīng)從多個面保護數(shù)字化公路工程檔案的安全。第一，要不斷提高公路工程檔案管理人員的信息安全意識；第二，組織公路工程檔案管理人員學(xué)習先進的信息安全技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)、訪問權(quán)限技術(shù)、加密技術(shù)等，合理地將這些先進的信息安全技術(shù)運用到保護公路工程檔案數(shù)字化資源的實踐中；第三，針對公路工程檔案管理人員開展職業(yè)道德教育，加強他們的檔案信息倫理意識；第四，通過廣泛宣傳公路工程檔案的重要性和安全性，在全社會營造出保護公路工程檔案安全的良好氛圍。

4檔案管理工作當中應(yīng)該注意的問題

第一，要注重對各種原始資料的收集、整理以及管理。在公路工程施工建設(shè)的過程當中，各種原始資料是十分關(guān)鍵的，所以對原始資料的收集是檔案管理工作中的重點。以此為基礎(chǔ)，做好相應(yīng)的整理以及保管工作，這樣不管今后對材料如何進行變更，都能夠確保有原始資料能夠查詢。第二，要維持檔案管理人員的穩(wěn)定性。每一個檔案管理人員都是從最開始對本企業(yè)工作流程的陌生，經(jīng)過一段時間的訓(xùn)練，逐漸熟悉起來，所以只有保證工作人員的穩(wěn)定性，才能夠切實保證檔案管理工作具有較高的質(zhì)量。第三，需要嚴格依據(jù)各種文件針對檔案資料做出提前處理工作，檔案管理人員需要做到心里有數(shù)，對那些在內(nèi)容全面行具有較大缺失的，需要技術(shù)做出補充。第四，要重視各種檔案材料的整潔性以及清晰性。各種檔案材料在經(jīng)過一段的使用之后，歷經(jīng)大量的查閱以及翻動，有可能會呈現(xiàn)出模糊，或者卷面污穢的問題，這就需要檔案管理人員進行十分謹慎的處理，長期維持檔案的清晰度。

結(jié)束語：

公路建設(shè)工程檔案管理工作的重要性不言而喻，這是一項需要我們不斷拼搏的工作。我們?nèi)匀恍枰吹狡渲写嬖诘南嚓P(guān)問題，通過提升自身的專業(yè)能力，加強各方面的基礎(chǔ)建設(shè)，細致地排查安全隱患，逐一攻克難題，以確保公路建設(shè)工程檔案管理工作的有序進行。

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