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    Excel給不規(guī)范的數(shù)據(jù)“排排坐”

    2018-04-23 16:53:24技術(shù)宅
    電腦愛好者 2018年7期
    關(guān)鍵詞:頓號編輯器報(bào)表

    技術(shù)宅

    數(shù)據(jù)橫著坐 分列來相助

    對于類似數(shù)據(jù)之間使用的是統(tǒng)一分割符號,如果只是將數(shù)據(jù)按照行的方式排列,那么直接利用Excel的分列功能進(jìn)行整理即可。

    選中B列需要分類的數(shù)據(jù),點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→分列”,選擇“其他”分割符號,選擇“頓號”(如果分列的數(shù)據(jù)包含多個分隔符,如逗號、冒號,可以使用查找替換進(jìn)行分隔符統(tǒng)一后再用分列),這樣即可將每個名字分列在不同的單元格里(圖2)。

    數(shù)據(jù)豎著排 轉(zhuǎn)換來變換

    上述只是將數(shù)據(jù)橫著排列,而很多操作需要將人名數(shù)據(jù)豎著排列,比如制作工資單時的排列,需要每個員工一行,按照各自部門進(jìn)行縱向排列。如果需要將橫排的數(shù)據(jù)變換為豎排,那么可以借助Excel 2016集成查詢編輯器的“轉(zhuǎn)換”工具實(shí)現(xiàn)。定位到A1,點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→從表格”,在彈出的窗口選擇需要排列數(shù)據(jù)的A1:B4區(qū)域數(shù)據(jù)(圖3),點(diǎn)擊“確定”。

    接著在打開的查詢編輯器窗口點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換”選項(xiàng)卡,依次單擊“拆分列→按分割符”,然后選擇“分隔符→自定義”,輸入“頓號”,使用頓號將數(shù)據(jù)分列,具體操作和上述分列操作類似(圖4)。

    完成數(shù)據(jù)的分列后,此時B列的數(shù)據(jù)會自動被分列。繼續(xù)按住Ctrl鍵依次選中已經(jīng)完成的分列數(shù)據(jù),點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換→逆透視列→逆透視列”,這樣被選擇的列會被自動轉(zhuǎn)換為行的顯示(圖5)。

    完成逆透視列的操作后,原來的數(shù)據(jù)會新增一列“屬性”,按提示選中增加的屬性列將其刪除,這樣就完成行列的轉(zhuǎn)換了(圖6)。

    最后點(diǎn)擊“文件→關(guān)閉并上載”,這樣轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)會自動添加到一個新的工作表,所有人名按照列的方式進(jìn)行排列,這樣很方便對人員進(jìn)行考勤,給工資表的制作帶來便利(圖7)。

    從上述操作可以看到,借助查詢編輯器的“逆透視列”可以很方便地進(jìn)行行列的轉(zhuǎn)換。用同樣的方法我們可以輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。比如很多公司的銷售報(bào)表都是二維報(bào)表格式,但是使用數(shù)據(jù)透視表來分析銷售數(shù)據(jù)的時候,我們卻要求數(shù)據(jù)源為一維表格的形式(圖8)。

    對于類似二維表格轉(zhuǎn)換為一維表格,同樣可以使用“逆透視列”的方法。同上定位到A1,全選需要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù),選擇點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→從表格”,打開查詢編輯器窗口。按住Ctrl鍵選擇“銷售區(qū)域”和“城市”列,點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換→逆透視列→逆透視其他列”,對銷售數(shù)據(jù)列進(jìn)行逆透視操作(圖9)。

    這樣數(shù)據(jù)列的內(nèi)容會自動由原來的行變?yōu)榱?,同時在A、B列會自動填充對應(yīng)的銷售區(qū)域和城市的數(shù)據(jù)內(nèi)容(圖10)。

    其他操作同上,保存并上載后,我們就將原來的二維表格轉(zhuǎn)換為一維表格的內(nèi)容了,這樣在使用透視表分析數(shù)據(jù)的時候就非常方便了。比如現(xiàn)在需要比較華東、華北城市三季度的銷售數(shù)據(jù),原來的二維表格因?yàn)槊總€季度的數(shù)據(jù)是并列排序不好透視選擇,但是轉(zhuǎn)換為一維表格后進(jìn)行簡單篩選顯示即可(圖11)。

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