高校審計檔案管理信息化建設(shè)初探

馬鑫

摘要：高校內(nèi)審部門檔案管理工作已向信息化方向發(fā)展。高校內(nèi)審部門為適應(yīng)當(dāng)前的審計工作，實現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化需借助于計算機(jī)技術(shù)。本文對高校審計檔案管理信息化的必要性進(jìn)行了闡述，并對如何建設(shè)高校審計檔案管理信息化展開了探討。

關(guān)鍵詞：高校審計檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）004-0-01

隨著我國高等教育改革的深入推進(jìn)，高等教育事業(yè)得到空前發(fā)展，高校內(nèi)部審計工作在高校管理中的地位和作用日益顯著。近年來，計算機(jī)和通訊技術(shù)迅速發(fā)展，使得現(xiàn)代社會信息化程度越來越高。內(nèi)部審計信息如何能夠在高校管理工作中發(fā)揮更大的作用，是審計檔案管理工作需要解決的問題。為此，高校必須適應(yīng)新形勢需求，結(jié)合高校審計工作實際情況，建立與實際工作相適應(yīng)的審計檔案管理體系。

一、高校審計檔案管理信息化的必要性

1.審計工作發(fā)展的需要

隨著各級政府和社會各界對高等教育投入的急劇增長，高校的教學(xué)和科研事業(yè)得到不斷發(fā)展，高校的基建投資也隨之大幅增加?；üこ虒徲嫏n案具有數(shù)量眾多、內(nèi)容繁雜和收集時間長的特征，這是由于高校建設(shè)工程具有復(fù)雜性、多樣性、多數(shù)工程建設(shè)周期較長，甚至需要跨年度施工的特點(diǎn)所導(dǎo)致。在基建工程審計檔案的收集、整理、保管和利用過程中，傳統(tǒng)的手工檔案操作系統(tǒng)，在保證檔案的及時性、準(zhǔn)確性和完整性等方面存在很大困難，已不能適應(yīng)高校審計工作發(fā)展的需要。

2.現(xiàn)代審計信息技術(shù)發(fā)展的需要

高校審計工作已基本全部采用計算機(jī)輔助審計技術(shù)。高校針對手工操作系統(tǒng)制定的內(nèi)部審計檔案管理規(guī)范，在手工操作系統(tǒng)已無法適應(yīng)當(dāng)前審計信息化發(fā)展的形勢下，現(xiàn)有的審計檔案管理規(guī)范也已不再適用。為了適應(yīng)現(xiàn)代審計信息技術(shù)的發(fā)展，高校內(nèi)審部門必須加快審計檔案管理信息體系建設(shè)。

3.提高高校審計檔案利用率的需要

審計檔案是對審計過程最真實的還原，它直接反映審計結(jié)果，是審計人員集體智慧的結(jié)晶。如果能夠利用好內(nèi)部審計檔案，往往能起到事半功倍的效果。但在實務(wù)中，審計檔案利用率低下依然是當(dāng)前內(nèi)審部門面臨的突出問題。這是因為從手工檔案操作系統(tǒng)形成的眾多審計檔案中查閱資料，統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析結(jié)果都相當(dāng)繁瑣，給審計檔案工作的開發(fā)利用帶來很大的難度。

二、建設(shè)高校審計檔案管理信息化的途徑

為了順應(yīng)時代發(fā)展，不斷提升高校審計檔案管理水平和效率，建立高校審計檔案信息化管理體系需要從以下五個方面著手。

1.推行現(xiàn)代化審計信息存儲方法，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢

在電算化財務(wù)與信息化管理的前提下，要推行現(xiàn)代化審計信息存儲方法，就要讓審計人員和檔案管理人員注重審計技術(shù)和方法的創(chuàng)新，將計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和各類審計軟件應(yīng)用到審計檔案管理中，建立起相對良好的審計信息管理體系。高校審計人員應(yīng)借助審計工作的經(jīng)常性、及時性的特點(diǎn)，改變以往集中審計的模式，全面推行日常審計，跟蹤審計等，使信息化輔助審計能夠得到應(yīng)用和普及。

2.加強(qiáng)高校審計檔案信息安全管理，做好審計檔案信息化管理的監(jiān)管工作

我國高校審計檔案信息化建設(shè)發(fā)展較快，這對審計檔案信息系統(tǒng)的安全提出了更高的要求。長期以來人們偏重于依靠技術(shù)手段來確保審計檔案信息安全，但實踐證明，許多分散、復(fù)雜、多變的安全威脅和隱患僅靠技術(shù)產(chǎn)品是無法消除的，必須制定適合高校審計檔案信息安全的政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)。需要注意的是，許多高校審計檔案文件信息涉及到國家安全、商業(yè)秘密、個人隱私等內(nèi)容。對于這些文件，設(shè)立不同密級，按照有關(guān)規(guī)定做好保密工作。

3.提升高校審計檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息化人才建設(shè)

高校審計檔案管理工作的質(zhì)量受到審計檔案管理人員綜合素質(zhì)水平的影響。審計檔案的專業(yè)性強(qiáng)，要求審計檔案管理人員應(yīng)具有較熟練的業(yè)務(wù)技能。再者，審計檔案管理的內(nèi)容較多且比較繁瑣，有的還可能涉及被審對象的個人隱私，這又需要工作人員具有良好的職業(yè)道德。

現(xiàn)代檔案管理的知識和要求不斷隨著信息化時代的快速發(fā)展而更新。當(dāng)前我國高校審計檔案信息化發(fā)展對審計檔案人才隊伍的信息化素養(yǎng)要求較高。因此，高校要推進(jìn)信息化體系的建設(shè)，就要鼓勵工作人員不斷更新自身的知識和觀念，學(xué)會運(yùn)用新技術(shù)、新理念使審計檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)變。

4.制定科學(xué)的高校審計檔案管理辦法，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的作用

高校要建立健全內(nèi)部審計工作規(guī)范及審計檔案的管理制度，明確審計檔案收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等各個環(huán)節(jié)的管理辦法。為了加快推進(jìn)高校審計檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和法制化，高校應(yīng)完善檔案管理責(zé)任制并加大審計檔案管理工作的考核力度。

辦公自動化的全面實現(xiàn)，使高校審計檔案管理工作向自動化與計算機(jī)輔助化的方向發(fā)展，使審計技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)有機(jī)融合，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在審計檔案管理中的作用。電子文件數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案同時歸檔是當(dāng)前高校審計檔案管理與利用工作所普遍采用的方法。即審計檔案管理人員借助予大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)，將紙質(zhì)文檔編排為電子文檔。并將其儲存于安全級別較高的介質(zhì)中，從而確保數(shù)據(jù)的完整性、安全性，方便利用者準(zhǔn)確、快捷的查詢和利用。

5.利用現(xiàn)代信息技術(shù)積極推進(jìn)高校審計檔案的開發(fā)利用工作

電子審計檔案使檔案的開發(fā)利用成為了可能。內(nèi)審部門應(yīng)高度重視電子審計檔案的開發(fā)利用工作，鼓勵檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，充分挖掘?qū)徲嫏n案信息資源的潛在價值，最大限度地開發(fā)利用審計檔案。具體表現(xiàn)在：一是利用計算機(jī)輔助審計技術(shù)編制形成的電子審計檔案的完整性和安全性較高，便于審計人員準(zhǔn)確、方便、快捷的查詢所有的審計信息；二是建立針對上級審計檢查及同級審計交流發(fā)現(xiàn)的審計問題電子檔案，能夠為規(guī)范以后的審計工作提供參考。三是建立針對學(xué)校內(nèi)部審計工作中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題電子清單，對清單中記錄的需要提請紀(jì)檢監(jiān)督部門介入調(diào)查的問題要及時提交，對其他類問題要督促有關(guān)部門及時整改，強(qiáng)化責(zé)任追究。

三、結(jié)語

通過建設(shè)高校審計檔案管理工作信息化能夠有效提高審計檔案管理的水平和效率，發(fā)揮審計檔案在高校管理中的作用，推進(jìn)高校管理水平的提高。

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