船舶運(yùn)輸企業(yè)檔案電子化管理面臨的問題及優(yōu)化對(duì)策分析

摘 要： 檔案是用來記錄企業(yè)內(nèi)部信息及相關(guān)數(shù)據(jù)的物件，它能夠在極大程度上維護(hù)公司的合法權(quán)益，以此留存有效的公司訊息。隨著我國(guó)科技水平的不斷提高，信息化技術(shù)水平已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用于我們的日常生活中。而船舶運(yùn)輸企業(yè)對(duì)檔案的管理方式也由人工管理形式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾?。然而，電子化管理雖然為船舶運(yùn)輸企業(yè)管理提供了極大的便利條件，但也面臨著一些問題。

關(guān)鍵詞： 檔案；電子化管理；船舶運(yùn)輸企業(yè)；對(duì)策

引言

檔案電子化已經(jīng)被廣泛的普及、并應(yīng)用于船舶運(yùn)輸企業(yè)的信息管理過程中。它不僅為企業(yè)數(shù)據(jù)管理提供了方便，還具備檔案數(shù)據(jù)共享的功能。而企業(yè)資料共享的形式，能夠減少企業(yè)部門同事之間的交接時(shí)間，以此提高工作效率。但隨著檔案電子化管理被越來越多人關(guān)注，其應(yīng)用過程中存在的問題也逐漸顯露出來。本文對(duì)其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)及存在問題進(jìn)行探究，并對(duì)檔案電子化管理存在問題整改提出相應(yīng)對(duì)策。

1檔案電子化管理存在的問題

1.1思想局限化

我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，推動(dòng)了船舶運(yùn)輸企業(yè)的發(fā)展。而企業(yè)平穩(wěn)的發(fā)展?fàn)顩r，也使檔案資料的數(shù)量有了大幅度增加。這樣的現(xiàn)象，在一定程度上增加了檔案整理及看管的難度。因此，傳統(tǒng)的手工化形式已經(jīng)無法滿足企業(yè)的需求，檔案電子化的發(fā)展與應(yīng)用成為了必然?？墒窃谶@個(gè)轉(zhuǎn)變過程中，很多人的思想仍然停留在過去保守階段。認(rèn)為電子化保存企業(yè)重要信息和數(shù)據(jù)是非常不可靠的做法，企業(yè)工作者對(duì)檔案電子化的不信任感，在很大程度上制約了檔案電子化的有效應(yīng)用。不僅如此，檔案電子化認(rèn)識(shí)片面的管理者，在應(yīng)用電子形式進(jìn)行管理時(shí)確實(shí)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，假使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障、導(dǎo)致檔案丟失，后果不堪設(shè)想。

1.2技術(shù)安全性

船舶運(yùn)輸企業(yè)在進(jìn)行電子化檔案管理過程中，最重視的問題就是檔案的安全性。因?yàn)闄n案中所留存的有關(guān)信息及數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)而言是至關(guān)重要的。它是企業(yè)的機(jī)密，是絕不準(zhǔn)許對(duì)外泄露的重要資源。因此，電子化檔案保存形式、在技術(shù)上所存在的非安全性，是很關(guān)鍵也是很嚴(yán)重的事情。另外，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是電子化管理的主要支撐，其硬件配置及機(jī)器性能，也直接影響著企業(yè)檔案共享及輸送效率。為保證計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行，相關(guān)專業(yè)性較強(qiáng)的個(gè)人及團(tuán)隊(duì)資源是必不可少的，這些工作者不僅需要具備網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及計(jì)算機(jī)維護(hù)的能力，還要充分考慮不同檔案在系統(tǒng)中的兼容性。其工作性質(zhì)的復(fù)雜繁瑣，也增加了聘請(qǐng)難度。

1.3法律效力不足

由于電子化檔案管理形式實(shí)行時(shí)間不長(zhǎng)，其仍然有很多問題沒有得到完善和解決。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是具有相關(guān)部門印章的，這樣的檔案是有法律效力去維護(hù)的。但是電子化檔案的實(shí)行，并沒有使印章問題得到解決。這一現(xiàn)象，會(huì)在極大程度上消減檔案的法律效力。因此，電子化檔案雖然得到了很多企業(yè)的應(yīng)用，但在各大企業(yè)面臨重要合同簽約時(shí)，仍然會(huì)選擇更加保守的形式進(jìn)行紙質(zhì)檔案留存。由此可見，法律效力的缺失會(huì)使企業(yè)失去安全感，而這一問題也是限制電子化檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵因素。

2 完善檔案電子化管理的對(duì)策

2.1提高檔案電子化管理的安全性

檔案作為船舶運(yùn)輸企業(yè)重要信息及數(shù)據(jù)資源的保存者，提高其管理過程中的安全性、避免企業(yè)信息泄露是至關(guān)重要的事情。為促進(jìn)檔案電子化管理的發(fā)展，為企業(yè)提供參考便利、保證企業(yè)信息的保密性，做好檔案電子保存的安全建設(shè)工作是前提基礎(chǔ)。而安全建設(shè)主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：首先，檔案的備份工作。因?yàn)樵陔娮訖n案保存的過程中，計(jì)算機(jī)故障是無法預(yù)料的，假使計(jì)算系系統(tǒng)出現(xiàn)嚴(yán)重的故障問題無法及時(shí)修復(fù)，就很有可能導(dǎo)致電子檔案損壞甚至丟失，對(duì)電子檔案的提前備份，是未雨綢繆、更是對(duì)企業(yè)的負(fù)責(zé)。其次，檔案信息的共享要按照企業(yè)要求實(shí)行。電子化檔案管理雖然提供了資源共享的便利條件，但是很多企業(yè)信息是不可共享的。因此，在資源共享中需要有選擇性，要嚴(yán)格的按照企業(yè)制度、檔案保密性去實(shí)施共享。加強(qiáng)防范意識(shí)、避免重要信息泄露或盜取。最后，明確企業(yè)電子化檔案的管理流程。無論是檔案的資料查詢、操作還是更新，都有著相應(yīng)的管理制度。因此在電子化檔案實(shí)行期間，嚴(yán)格遵守管理流程，保證數(shù)據(jù)的安全性、避免數(shù)據(jù)丟失和損壞現(xiàn)象，以此實(shí)現(xiàn)檔案的有效保護(hù)。

2.2提高檔案電子化管理的專業(yè)性

檔案電子化管理是一項(xiàng)繁瑣又復(fù)雜的工作，因此為將其做到完善就要求相關(guān)管理者具備著很強(qiáng)的專業(yè)水平。船舶運(yùn)輸企業(yè)電子化檔案管理者不僅要明確檔案管理流程、具備計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)能力，還要充分掌握企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，并懂得與時(shí)俱進(jìn)、根據(jù)企業(yè)的變化去調(diào)整和完善檔案的管理要求。在檔案管理的過程中，管理者需要將企業(yè)的全部信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納和審核，將其進(jìn)行統(tǒng)一化管理。此條件，就需要考慮不同檔案在同一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中是否具備兼容性。而企業(yè)也需要投入一定的資金去進(jìn)行電子平臺(tái)的建設(shè)工作，強(qiáng)化企業(yè)計(jì)算機(jī)硬件配置，以此提高企業(yè)工作效率的同時(shí)，增加了電子檔案的安全性。

2.3提高檔案電子化管理的法律效力

檔案的法律效力，直接影響著檔案的保存價(jià)值。為促進(jìn)電子化檔案形式的發(fā)展，使其被更廣泛的選擇并應(yīng)用于更多的船舶運(yùn)輸企業(yè)，提高檔案電子化管理的法律效力是非常關(guān)鍵的事情。而其是否具備法律效力，也是企業(yè)非常重視的問題。檔案管理工作者在對(duì)其進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，有針對(duì)性的解決檔案管理中存在的問題。而對(duì)于國(guó)家而言，完善電子化檔案的法律效力、使其受到法律的保護(hù)、拿出如有違反行為將以法律形式嚴(yán)懲的力度去約束和保護(hù)船舶運(yùn)輸企業(yè)的合同制度。

結(jié)語

綜上所述，信息化時(shí)代的來臨使檔案電子化管理形式的實(shí)行成為了必然。它被船舶運(yùn)輸企業(yè)的廣泛應(yīng)用雖然在一定程度上為企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供了便利，但也存在著一些問題。為推動(dòng)檔案電子化的發(fā)展，完善其管理制度、提高電子化管理的安全性、強(qiáng)化管理人員的專業(yè)性、確立檔案電子化的法律效力，都是十分關(guān)鍵的因素，也是提高船舶運(yùn)輸企業(yè)工作效率的前提基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：姓名：李憲，工作單位：宜昌市港航管理局，學(xué)歷：大專。