建設(shè)現(xiàn)代化管理模式的辦公室

吳新軍

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，各大公司也在積極的進(jìn)行自身的改革。主要是因?yàn)楫?dāng)前社會(huì)發(fā)展太快，如果不進(jìn)行變革就將會(huì)被淘汰。但是這種變革一般來說都是從最基礎(chǔ)的單位進(jìn)行的。不過，在單位中，雖然人是最基礎(chǔ)的單位，但是每個(gè)人由于隱私權(quán)等問題是無法進(jìn)行一對(duì)一改革管理的。這就需要從人的上一級(jí)單位開始，也就是辦公室。在當(dāng)前來說，辦公室對(duì)于公司，就像是細(xì)胞對(duì)于人，如果辦公室出現(xiàn)問題，那么公司也會(huì)出現(xiàn)問題。筆者就針對(duì)當(dāng)前的辦公室情況進(jìn)行探究，來得出如何進(jìn)行辦公室的現(xiàn)代化管理。

關(guān)鍵詞：辦公室；管理；科學(xué)化

隨著社會(huì)的發(fā)展，任何行業(yè)想要獲得更好的前景，都需要企業(yè)本身能夠快速高效的運(yùn)行。這就需要企業(yè)從每一個(gè)部分進(jìn)行優(yōu)化。而優(yōu)化的主要部分就是辦公室的管理。辦公室是企業(yè)中最基礎(chǔ)的部分，只有做好辦公室部分的管理，才能保證任務(wù)的具體實(shí)行不會(huì)出現(xiàn)問題。尤其是當(dāng)前社會(huì)，信息量較大，如果辦公室的現(xiàn)代化管理工作做不好，很容易導(dǎo)致辦公室內(nèi)部出現(xiàn)混亂的情況。

1 辦公室的重要性

在闡述辦公室的重要性之前，我們首先要知道的就是辦公室是什么。根據(jù)官方解釋，辦公室一個(gè)集中處理中樞，它負(fù)責(zé)匯總，傳達(dá)，處理等一系列任務(wù)。有些類似于電子計(jì)算機(jī)的CPU。而通俗的講，辦公室所負(fù)責(zé)的工作就是上傳下達(dá)。有些類似于清代的軍機(jī)處。它需要接收上級(jí)的命令，然后將命令按照具體的工作進(jìn)行分工，然后再按照分工將內(nèi)容下達(dá)到不同的部門中去。這就是辦公室的作用。因此，在整個(gè)公司的狂階結(jié)構(gòu)中，辦公室就是一個(gè)處理中樞。它緊密的連接著每一個(gè)部分讓每個(gè)部分都能有序的進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)。如果辦公室自身出現(xiàn)了混亂等問題，那就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)公司一塌糊涂。其具體的重要性，筆者認(rèn)為可以體現(xiàn)為如下幾個(gè)方面：首先是辦公室承載著處理的重要任務(wù)。根據(jù)辦公室的具體任務(wù)，我們得知辦公室的任務(wù)之一就是處理公司上下匯到的一些文件，這些文件是整個(gè)公司運(yùn)行的指令。只有這些指令都得到有效的合理的處理，才能讓公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，就需要辦公室能夠有一個(gè)合理的管理制度，首先確保辦公室的高速運(yùn)轉(zhuǎn)。其次是辦公室有效的將各個(gè)部門聯(lián)合在一起。公司的各個(gè)部門之間的相互聯(lián)系其實(shí)并不多，因?yàn)槿シ止ざ际仟?dú)立的。為了能夠讓這些獨(dú)立的信息形成一個(gè)整體，就需要辦公室能夠?qū)⑦@些信息整合起來。如果不能有效的整合，那么各個(gè)部門之間就無法形成有效的配合。企業(yè)也會(huì)產(chǎn)生混亂。最后是簡(jiǎn)化決策層的任務(wù)。一般來說，公司對(duì)于各類信息的第一次刪選了處理是由辦公室來完成的。如果辦公室不做這個(gè)工作，那么這個(gè)工作就需要交由上層決策結(jié)構(gòu)進(jìn)行，這樣就耽誤了決策機(jī)構(gòu)的工作，導(dǎo)致公司的運(yùn)轉(zhuǎn)速度下降。所以，在當(dāng)前看來，為了保證企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)行辦公室的現(xiàn)代化管理模式建設(shè)，是非常有必要的。

2 辦公室現(xiàn)代化科學(xué)管理的主要內(nèi)容

隨著現(xiàn)代公司經(jīng)營(yíng)管理模式的演變，辦公室的職責(zé)也逐漸發(fā)生了變化，目前來看，可主要概括到管理的制度化、程序化和自動(dòng)化三個(gè)方面。

2.1 制度化。辦公室管理的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實(shí)可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事規(guī)程、行為準(zhǔn)則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，提高工作效率和質(zhì)量，做到凡事有章可循，有據(jù)可依，確保公司決策與管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，為公司近期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供制度保障。制度化工作應(yīng)著重抓好如下幾項(xiàng)制度：一是會(huì)議制度。會(huì)議是傳達(dá)指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的一種重要形式和管理手段。研究會(huì)議管理規(guī)律、提高會(huì)議效率已成為當(dāng)今一門新興的專門學(xué)問，是科學(xué)管理辦公室的重要內(nèi)容。搞好會(huì)議管理必須著重解決如下兩個(gè)問題：（1）嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量。如果無論大小事情都要通過開會(huì)決定，會(huì)議將會(huì)泛濫成災(zāi)，領(lǐng)導(dǎo)者的許多精力和時(shí)間也將消磨在茫?！皶?huì)?！敝?。因此，建立嚴(yán)格的會(huì)議審批制度，可開可不開的會(huì)議一律不要開；能小會(huì)解決問題的就不要開大會(huì)；能短會(huì)解決問題的就不要開長(zhǎng)會(huì)。（2）提高會(huì)議質(zhì)量和效率，充分做好會(huì)前準(zhǔn)備，并嚴(yán)控會(huì)議時(shí)間，做到議而有決，決而有行，防止拖泥帶水、會(huì)議結(jié)論模糊不清。二是公文處理制度。公文的處理是一項(xiàng)政策性強(qiáng)且細(xì)致復(fù)雜的工作，如沒有一定的章法很容易出差錯(cuò)或造成公文旅行、公文積壓，導(dǎo)致效率低下。為此，必須建立健全公文制度，通過現(xiàn)代化公文管理軟件和工具，提高辦文質(zhì)量，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)。（1）規(guī)范公文種類，通過辦公OA等現(xiàn)代化途徑發(fā)布公文分類。（2）統(tǒng)一公文格式和固定行文關(guān)系，通過辦公OA系統(tǒng)設(shè)置，統(tǒng)一規(guī)范各類公文的行文要求和行文關(guān)系；（3）準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。三是接待制度。迎來送往是辦公室日常管理的基本內(nèi)容。其工作的好壞，直接影響到機(jī)關(guān)或企業(yè)的形象和聲譽(yù)。

2.2 程序化。所謂的程序化就是辦公室在進(jìn)行具體的工作的時(shí)候，應(yīng)該是按照一個(gè)具體的順序進(jìn)行的。在當(dāng)前看來，制定這個(gè)順序，所需要做的就是考慮這四個(gè)方面：可行性，有序性，系統(tǒng)性和簡(jiǎn)潔性。這四個(gè)方面必須全部做到，才能保證辦公室的新程序能夠有效的運(yùn)轉(zhuǎn)。首先我們來說說可行性，可行性就是指辦公室的具體運(yùn)轉(zhuǎn)流程是可以實(shí)現(xiàn)的。而不是一種空想的合理流程，否則就會(huì)造成工作室工作中出現(xiàn)斷層，在某一部分的時(shí)候出現(xiàn)卡頓或者無法實(shí)行的情況。第二點(diǎn)就是有序性。辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)具備有序性是非常正常的。因?yàn)槠涔ぷ魇禽^為雜亂的，因此就需要程序具備一定的秩序，這樣才能保證整個(gè)流暢正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不會(huì)出現(xiàn)疏忽和遺漏，這樣才能保證辦公室的工作是正常進(jìn)行的。第三個(gè)方面是系統(tǒng)性。系統(tǒng)性主要是因?yàn)檗k公室作為一個(gè)連接的樞紐，如果辦公室的辦公流程不是一個(gè)全面的系統(tǒng)，那么就會(huì)讓其他部門與辦公室做合作的時(shí)候無從下手。最后是間接性。這點(diǎn)原則基于當(dāng)前社會(huì)的情況，當(dāng)前公司的發(fā)展都需要公司能夠高效高速的運(yùn)行，而辦公室作為一個(gè)處理中樞，如果其辦公流程不夠簡(jiǎn)潔就會(huì)拖慢整個(gè)公司的辦公效率。因此在進(jìn)行程序化制定的時(shí)候，就必須考慮簡(jiǎn)潔性。只有具備了這幾點(diǎn)的辦公程序化規(guī)則才是符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的規(guī)則。

2.3 信息化。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來，信息化辦公應(yīng)運(yùn)而生。辦公自動(dòng)化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗(yàn)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的、科學(xué)的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動(dòng)化在實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化中的重要地位和作用，努力創(chuàng)造條件，積極地促進(jìn)辦公室自動(dòng)化的進(jìn)程。如可以在辦公OA里綜合建立系統(tǒng)，覆蓋公文、公告、制度、日程等模塊，大幅提高公文處理效能，建成效率高、反應(yīng)快的辦公決策服務(wù)系統(tǒng)。

3 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代科技的快速發(fā)展帶來了現(xiàn)代辦公的便利，辦公室管理應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，秉承現(xiàn)代化科學(xué)管理理念，在辦公管理具體工作中充分使用現(xiàn)代化管理方法和工具，從而將辦公室傳統(tǒng)意義上“重、苦、雜、難”的各類工作系統(tǒng)地規(guī)范化并“簡(jiǎn)化”，更好地做好辦公室各項(xiàng)基本工作的同時(shí)為現(xiàn)代組織提供更優(yōu)的辦公室服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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