制造企業(yè)采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)控缺陷及相應(yīng)對策

周愛標(biāo)

摘要：隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國很多企業(yè)的采購業(yè)務(wù)都獲得了很大程度上的發(fā)展，同時(shí)帶動(dòng)了其他行業(yè)的發(fā)展，不斷的利用新的技術(shù)進(jìn)行更新，尤其是我國的制造行業(yè)，近幾年來蓬勃發(fā)展，一定程度上推動(dòng)了中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。這些制造企業(yè)雖然在一定領(lǐng)域上做出了一些成果，但是在采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制上依然存在著一些缺陷?？赡苓@些小問題看似不起眼，倘若一直對這些問題置之不理，很可能會(huì)拖垮整個(gè)公司。所以制造企業(yè)必須提高警惕，有效并加強(qiáng)管理。

關(guān)鍵詞：制造企業(yè)采購業(yè)務(wù)；缺陷與對策

制造企業(yè)重要的一環(huán)就是采購業(yè)務(wù)。現(xiàn)代化的制造行業(yè)不斷革新，意味著采購業(yè)務(wù)的管理制度也要不斷更新，而現(xiàn)在許多企業(yè)對采購業(yè)務(wù)的管理還存在嚴(yán)重問題，現(xiàn)就以下問題提出一系列對策。

一、制造企業(yè)采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制缺陷

（一）不科學(xué)的管理體系

一項(xiàng)任務(wù)的開展都需要一套完整可行的方案來支撐，制造企業(yè)龐大的采業(yè)務(wù)更是如此。而現(xiàn)在很多企業(yè)對這方面的管理都不夠注重，導(dǎo)致在實(shí)際采購時(shí)出現(xiàn)很多問題。比如說幾個(gè)部門一同采購，這種不集中的采購情況，非常容易造成重復(fù)采購和多頭采購，增加采購的實(shí)際成本，此外，不一樣的采購部門，采購憑證和流程，很可能導(dǎo)致信息的滯后和失真，嚴(yán)重時(shí)會(huì)出現(xiàn)采購失控，嚴(yán)重的積壓庫存。再舉一個(gè)簡單的例子來說，某牛奶制造廠的采購人員小王要去市場上采購牛奶，另一采購人員小劉要去采購儲(chǔ)存牛奶的機(jī)器，但是管理人員沒有科學(xué)分配任務(wù)，他讓小王先去采購了大批牛奶，可是小劉采購的機(jī)器還沒有到，導(dǎo)致牛奶嚴(yán)重積壓，無法有效儲(chǔ)存，導(dǎo)致許多牛奶變壞甚至過期，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。管理人員的不科學(xué)決策，使整個(gè)采購流程被破壞，給企業(yè)造成巨大的損失，這個(gè)問題不得不引起制造企業(yè)的重視。

（二）沒有嚴(yán)格的控制預(yù)算及價(jià)格

通常情況下，采購部門依據(jù)生產(chǎn)及其銷售對企業(yè)的采購計(jì)劃進(jìn)行計(jì)算，但是市場的變數(shù)非常大，因此這二者就會(huì)頻繁地發(fā)生變化，造成采購計(jì)劃經(jīng)常出現(xiàn)變動(dòng)的現(xiàn)象。某家服裝公司，每季度開始都要采購大批布料為下一季度做準(zhǔn)備，今年秋天，采購人員會(huì)按照既定的采購計(jì)劃去購買相應(yīng)數(shù)量的和合適價(jià)格的布料，此時(shí)，天氣預(yù)報(bào)說今年冬天可能會(huì)延遲一個(gè)多月，然而采購部門的管理者疏忽了這個(gè)問題，沒有及時(shí)更正采購計(jì)劃，導(dǎo)致大量布匹積壓，企業(yè)生產(chǎn)停滯，大部分生產(chǎn)車間員工因此失去了工作，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益大打折扣。所以，企業(yè)需要進(jìn)行合理并且及時(shí)的事前安排，一旦對市場的預(yù)測喪失準(zhǔn)確性甚至沒有預(yù)測，那么庫存短缺與積壓的現(xiàn)象就會(huì)不斷的出現(xiàn)，嚴(yán)重的會(huì)造成企業(yè)的資源浪費(fèi)或是生產(chǎn)停滯。

（三）內(nèi)部互相監(jiān)督的意識(shí)淡泊

采購的工作是企業(yè)所設(shè)立的指定部門進(jìn)行有關(guān)的工作，對供貨的信息與供應(yīng)商的資料進(jìn)行了解等。依據(jù)所編制的有關(guān)采購的計(jì)劃對市場進(jìn)行全方位多角度的了解。對采購及其有關(guān)的記錄，采購部門一定要認(rèn)真落實(shí)，并交給具體的主管部門給予審核，經(jīng)費(fèi)的申請也必須核實(shí)清楚后再做決定。因?yàn)樵诓少忂^程中風(fēng)險(xiǎn)相當(dāng)大，如果沒有合理的選擇供應(yīng)商，采購的形式不科學(xué)，定位的機(jī)制與招投標(biāo)不合理，不規(guī)范的審批與授權(quán)，就十分容易造成采購的價(jià)格過于的高，產(chǎn)生欺詐或是舞弊的情況。實(shí)際當(dāng)中，一些前期的采購工作，例如市場調(diào)研，簽訂合同，選擇供應(yīng)商，供貨的談判等并沒有落到實(shí)處。采購部門沒能很好的進(jìn)行互相監(jiān)督，出現(xiàn)差錯(cuò)的現(xiàn)象也是非常多。

（四）沒有嚴(yán)格的管理與控制內(nèi)部數(shù)據(jù)

不嚴(yán)格的數(shù)據(jù)管理會(huì)發(fā)生以下幾種情況：首先，不規(guī)范的業(yè)務(wù)現(xiàn)象會(huì)對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不能立刻產(chǎn)生，造成不完整的數(shù)據(jù)存在于系統(tǒng)當(dāng)中；其次，多渠道的數(shù)據(jù)來源，混亂的操作權(quán)限，一樣的業(yè)務(wù)在不一樣的部門賦值會(huì)出現(xiàn)不同的情況；再然后，在輸入數(shù)據(jù)的時(shí)候沒有進(jìn)行規(guī)范化的處理，一個(gè)部門不同的工作者有著不同的格式進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入。隨著不斷發(fā)展的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，企業(yè)采購工作對于計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷的進(jìn)行著使用，使操作人員的數(shù)量大大減少，有關(guān)采購工作的全部審批和核算一律都是由計(jì)算機(jī)進(jìn)行完成。有關(guān)電腦軟件的一些工作人員在工作的時(shí)候就會(huì)被口令性的約束與制約，這樣的方式，完全不能帶來十分安全的保障，存在于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部的資料，若計(jì)算機(jī)出現(xiàn)意外故障，很可能全部資料被毀；另外，若資料保存不當(dāng)，被其他人員破解或盜取就會(huì)引發(fā)很多嚴(yán)重的問題。

（五）其它問題

除了上述的問題之外，還存在一些其他的問題，比如職責(zé)分工不清楚、采購人員議價(jià)能力低等。職責(zé)分工不清，有些單位的采購部門既負(fù)責(zé)貨物的采購，又負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的審批，這種現(xiàn)象在家族企業(yè)比較普遍存在，很容易導(dǎo)致腐敗和舞弊。采購人員議價(jià)能力低，特別是在國際市場上處于被動(dòng)地位。主要是采購人員能力所致，素質(zhì)參差不齊，對市場的沒有充分的把握和了解。

二、解決采購業(yè)務(wù)內(nèi)部缺陷的對策

（一）對采購業(yè)務(wù)的流程要不斷創(chuàng)新

首先采購的有關(guān)部門要將具體的訂單存放于電腦庫中，對那些固定下來的客戶，在給他們下發(fā)訂單的時(shí)候，直接用電腦的訂購系統(tǒng)來進(jìn)行完成，相反不是固定的客戶，就可以通過傳真或是信函的方法對廠商給予通知。廠商將資料給有關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收后，訂貨的有關(guān)資料就可以在驗(yàn)收部門那里提取出來，對驗(yàn)收所交的商品進(jìn)行核對，如果是互相一致的，就將合格了的商品的資料輸入到電腦的系統(tǒng)中去，之后財(cái)務(wù)再給予有關(guān)廠商發(fā)票，訂單，或是收獲信息等具體事項(xiàng)。并把相應(yīng)的資金給廠商，一旦出現(xiàn)不和標(biāo)準(zhǔn)的情況，立馬把具體的結(jié)果傳入電腦中進(jìn)行保存，以便后續(xù)工作的開展。

（二）建立信息共享的平臺(tái)

制造企業(yè)可以利用全部采購的單子作為憑據(jù)，并且通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行計(jì)算，對一切有關(guān)采購的事項(xiàng)做一個(gè)具體的統(tǒng)計(jì)，可以隨時(shí)的對供應(yīng)商的采購時(shí)間進(jìn)行查詢，對某筆業(yè)務(wù)的庫存數(shù)量，采購數(shù)量進(jìn)行核實(shí)，還可以了解商品的發(fā)票訂單等相關(guān)信息。使認(rèn)為的操作因素大大降低，提供信息的準(zhǔn)確度。另外，對供應(yīng)商的一些具體的情況進(jìn)行分析的時(shí)候，有特定的工作人員依據(jù)所簽訂的標(biāo)準(zhǔn)來具體的實(shí)施。主要涉及到商品質(zhì)量的分析，貨物的具體數(shù)量。我們可以依據(jù)這些總結(jié)出一定規(guī)律，給供應(yīng)商編碼出相應(yīng)的程序，制定合理的管理策略。例如，在給鞋廠采購商品的時(shí)候，市場調(diào)研人員必須根據(jù)真實(shí)市場情況給財(cái)務(wù)部提供合理的采購方案，財(cái)務(wù)部同時(shí)也要對方案進(jìn)行評估預(yù)算，符合要求后，再將資金撥給采購人員，采購回的商品也要進(jìn)行檢測，核對與商家的要求，再將發(fā)票訂單等相關(guān)信息完整地輸入到電腦中進(jìn)行保存。

（三）集中的管理采購的業(yè)務(wù)

制造企業(yè)的不同部門，如果沒有一套標(biāo)準(zhǔn)的采購體系，那么整個(gè)采購流程就無法有條不紊的進(jìn)行下去，所以制造企業(yè)必須集中的管理每年采購部門的有關(guān)采購計(jì)劃，并且整理出一個(gè)系統(tǒng)一致的計(jì)劃，再由具體的人員同供應(yīng)商進(jìn)行磋商，才能保證采購流程的順利地進(jìn)行。比如企業(yè)要進(jìn)行大規(guī)模的采購，就可以集中的管理，這樣可以增加同供應(yīng)商的磋商籌碼，降低成本；也可以對庫存進(jìn)行集中，使質(zhì)量驗(yàn)收的不統(tǒng)一很好的進(jìn)行了躲避，還能躲避一些不規(guī)范驗(yàn)收的負(fù)面影響。

（四）實(shí)時(shí)掌握市場動(dòng)向

制造企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部缺陷不僅出現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部，市場的變化也會(huì)影響內(nèi)部的決策。如果采購人員對于采購貨物沒有充分的了解，在與供應(yīng)商磋商的同時(shí)就處于不利的的地位，很可能引發(fā)一系列影響企業(yè)收益的結(jié)果，比如故意抬高貨物價(jià)格，或者濫竽充數(shù)等。此時(shí)，就需要采購部門加深對市場的了解，要了解采購貨物的市場價(jià)；也要了解給貨物的性能特點(diǎn)，以免被不良供應(yīng)商所騙買到假貨，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失；采購貨物在選擇供應(yīng)商時(shí)，要注意供應(yīng)商的信譽(yù)問題，以及他們在市場上的銷售量。

（五）其它對策

針對前述提出的其他問題，也要相應(yīng)采取其他的對策。在職責(zé)分工方面，遵循嚴(yán)格的職責(zé)分工、責(zé)任落實(shí)到人、不相容職務(wù)分離的原則，建立嚴(yán)密的內(nèi)控審批和監(jiān)管制度。在采購人員的配合方面，需要配備與業(yè)務(wù)相匹配的采購隊(duì)伍，加強(qiáng)采購人員的培養(yǎng)，防止出現(xiàn)采購部門和人員的舞弊事件的發(fā)生。

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（作者單位：浙江暢爾智能裝備股份有限公司）