闡述事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

李偉娟

摘要：我國(guó)事業(yè)單位隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷推進(jìn)得到一定程度的發(fā)展，面對(duì)逐漸增多的檔案，迫切需要提高事業(yè)單位檔案管理的有效性。事業(yè)單位的檔案與其人才培養(yǎng)、領(lǐng)導(dǎo)決策、員工考核等有著密切的關(guān)系。近些年來(lái)，隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，新技術(shù)、新設(shè)備的出現(xiàn)和應(yīng)用，為我國(guó)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息化、技術(shù)化的檔案管理奠定了良好的基礎(chǔ)?；诖耍疚闹饕獙?duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了闡述，希望可以為相關(guān)工作人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

如今，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，那么在事業(yè)單位中，檔案管理應(yīng)該如何開(kāi)展，并且如何體現(xiàn)出管理的效率，本文對(duì)此進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析。

一、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1提升檔案管理存放的簡(jiǎn)便性，實(shí)現(xiàn)永久保存

傳統(tǒng)的檔案管理方法是保存紙質(zhì)資料，在長(zhǎng)期的保存過(guò)程中極易受損。尤其是事業(yè)單位單位的檔案，是在事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中所形成的非常具有保存價(jià)值的圖紙、文字、聲像及數(shù)據(jù)等多種歷史資料，它是單位技術(shù)的基礎(chǔ)資料，反映了事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)的全過(guò)程及建設(shè)情況。因此，只有提升事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，運(yùn)用信息化技術(shù)管理紙質(zhì)檔案，才能更加永久地保存檔案信息，抵御破損，從而保障檔案存放的簡(jiǎn)便性，使其得以永久保存。

1.2提升檔案管理工作效率

從事業(yè)單位發(fā)展看，越來(lái)越多的資料需要進(jìn)行歸類(lèi)建檔，這對(duì)檔案管理工作帶來(lái)巨大壓力，隨著現(xiàn)代化，信息化建設(shè)不斷深入，檔案管理變得簡(jiǎn)單，并沒(méi)有那么繁瑣，通過(guò)不斷的構(gòu)建與完善，相信，在日后發(fā)展過(guò)程中，會(huì)更加便利，與此同時(shí)，檔案管理的信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化管理，可以節(jié)約出大量工作時(shí)間，提升了工作效率的同時(shí)，也推動(dòng)了事業(yè)單位各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

2.1將傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化相結(jié)合

我國(guó)部分事業(yè)單位依然選擇傳統(tǒng)的檔案管理方法來(lái)進(jìn)行一系列的檔案管理工作，這部分單位想一夜之間完成檔案管理工作的信息化建設(shè)，顯然不切實(shí)際，因此，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況將傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化進(jìn)行有效結(jié)合，有步驟、有層次地推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。此外，事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該要注意更新其管理手段、豐富管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的檔案管理信息化方法，從而有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

2.2做到檔案材料收集、鑒別和歸檔的規(guī)范化

作為事業(yè)單位檔案管理者，要做到干部人事檔案管理的高質(zhì)量，就要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響檔案材料的質(zhì)量；對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀(guān)點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)科室（或部門(mén)），做到不散失、不積壓。

2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的設(shè)備支持

要想保證檔案資料長(zhǎng)期有效的保存，就必須確保硬件設(shè)施性能的穩(wěn)定，并且做好對(duì)硬件設(shè)施的維護(hù)和保養(yǎng)，盡可能避免出現(xiàn)故障。只有這樣，才能使事業(yè)單位檔案管理工作的水平不斷得到提升，才能讓檔案資料得到科學(xué)有效的保存。除此之外，還需要注重對(duì)一些先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)和利用，使電子存儲(chǔ)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)得到最大化的發(fā)揮，儲(chǔ)存量得到進(jìn)一步的提升。

2.3提高事業(yè)單位檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能

檔案管理基于人為管理，所以重視相關(guān)人員的管理是必要的，進(jìn)行高效率管理階段，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的有效性。首先，要提高檔案相關(guān)工作人員信息化技術(shù)掌握水平。其次，要定期采取對(duì)應(yīng)培訓(xùn)，培訓(xùn)可以進(jìn)行分級(jí)培訓(xùn)，基于不熟練的業(yè)務(wù)，有針對(duì)性的培訓(xùn)。第三，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的信息化技術(shù)水平的考核，針對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)存在的欠缺，給予針對(duì)性的評(píng)價(jià)，并且形成鼓勵(lì)激勵(lì)機(jī)制，全面激發(fā)出工作人員熱情，不斷提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

2.4建立健全完善的信息化管理平臺(tái)

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，首先要建立完善的信息化管理平臺(tái)，提升對(duì)平臺(tái)的利用率，這是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求。信息化管理平臺(tái)涉及的范圍更加全面，它將單位內(nèi)部和外部的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)聯(lián)系起來(lái)，突破了傳統(tǒng)局限于檔案管理部門(mén)間的工作，充分發(fā)揮了檔案信息化管理平臺(tái)的作用和意義。

2.5做好檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的接軌

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，做好事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的接軌工作顯得尤其重要。通過(guò)有效的接軌方式讓辦公自動(dòng)化過(guò)程中生成的電子文件信息直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，大幅度提高檔案管理工作的效率，逐步實(shí)現(xiàn)文件的集成、紙質(zhì)文件和電子文件的網(wǎng)絡(luò)同步管理，并通過(guò)檔案信息管理軟件來(lái)完成對(duì)各部門(mén)檔案信息的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)以及檢索和利用等各個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)由計(jì)算機(jī)完成對(duì)不同來(lái)源和不同格式的電子檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，最終達(dá)到檔案管理系統(tǒng)和事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效接軌的目標(biāo)。

2.6確保檔案的安全性與保密性

由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本身就是一把雙刃劍，因此，檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，一定要確保檔案信息庫(kù)的安全，避免人事檔案信息被隨意泄露，侵犯他人的隱私，給檔案管理帶來(lái)安全隱患。所以在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的同時(shí)要加強(qiáng)保密意識(shí)和安全使用技能，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密處理，避免檔案信息泄露。同時(shí)一定要提高檔案管理人員的職業(yè)操守，避免其隨意泄露個(gè)人信息，對(duì)于惡意泄露他人信息的行為要加強(qiáng)處理，以產(chǎn)生警示作用，通過(guò)安全和保密的舉措，提高人事檔案管理的安全度。

結(jié)束語(yǔ)

總之，事業(yè)單位的檔案管理工作至關(guān)重要，其與領(lǐng)導(dǎo)決策、事業(yè)單位人才培養(yǎng)、人才考核等有著密切的關(guān)系，只有不斷地推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，才能夠滿(mǎn)足員工的物質(zhì)需求，同時(shí)創(chuàng)造更多的社會(huì)財(cái)富，為促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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