檔案信息化管理的優(yōu)勢與存在的安全問題分析

岳敏

摘要：國家隨著社會的不斷發(fā)展，逐漸認(rèn)識到檔案信息化管理工作的重要性，國家現(xiàn)階段發(fā)展檔案工作的主要方向就是檔案信息化管理。檔案信息化管理指的是通過先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺，借助有效和科學(xué)的手段合理管理和應(yīng)用檔案信息，在一定程度上充分利用了檔案信息資源的實(shí)現(xiàn)?；诖?，本文主要對檔案信息化管理的優(yōu)勢與存在的安全問題進(jìn)行了簡要的分析，希望可以為相關(guān)工作人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理優(yōu)勢；安全問題；對策

中圖分類號：G270文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

現(xiàn)檔案信息化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢之一。通過實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理能夠大幅度提升檔案管理工作質(zhì)量及效率，讓檔案管理工作達(dá)到新的層次。但在檔案信息化管理過程中，也會受到潛在風(fēng)險因素影響，會對檔案信息安全產(chǎn)生威脅，可能會造成電子檔案信息損壞或丟失。因此需給予采取有效的措施，保證檔案信息管理的高效開展。

1檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.1檔案管理的高效率和利用率

隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，新時期檔案信息化管理更應(yīng)注重檔案信息化管理的效率和利用率。唯有增加檔案信息服務(wù)對象和檔案信息的傳遞數(shù)量，方顯檔案信息化管理的優(yōu)勢。新時期檔案信息管理的高效率主要體現(xiàn)在數(shù)字信息所占空間小，傳遞空間無限制，且能持續(xù)24小時服務(wù)等。不僅在空間方面，更增強(qiáng)了檔案信息化管理的水平。而新時期檔案信息化管理的高利用率主要是指同一檔案可以為多個用戶使用，且不影響保存質(zhì)量。

1.2信息查詢快捷且精確

傳統(tǒng)的檔案信息化管理查詢方式主要是以檔案工作者手動尋找為主，難免出現(xiàn)效率低，有紕漏，甚至錯誤的現(xiàn)象。而新時期的檔案信息化管理手段恰巧彌補(bǔ)了這種弊端。無論是精確查詢還是模糊查詢，效率都是非常高的，其精確度也是人工無法比擬的。例如，在查詢同一類型的檔案資料時，只要通過信息查詢，就可為檔案管理工作者篩選出類似的資料，既快速，又避免很多誤差。

2檔案信息化管理存在的安全問題

2.1風(fēng)險預(yù)判能力有待提升

部分檔案信息化管理中心，在電子檔案安全風(fēng)險防范時風(fēng)險預(yù)判能力較弱，無法提前對潛在性安全風(fēng)險因素做出預(yù)判。一旦出現(xiàn)突發(fā)性事件，實(shí)際解決問題的能力相對薄弱，容易出現(xiàn)電子檔案遺漏、損壞、丟失等情況，會對電子檔案信息安全產(chǎn)生嚴(yán)重威脅。同時，檔案信息化管理中心風(fēng)險評估體系尚不健全，未能對風(fēng)險漏洞進(jìn)行合理分級，缺乏針對性的防控措施。

1.2電子檔案在進(jìn)行保存時存在安全隱患

電子檔案雖然能夠保存很長的時間，并且在保存之后一般不會出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，但是關(guān)于檔案信息的保存還是存在一些特殊情況的，例如檔案管理工作人員由于操作失誤造成丟失、或者是計算機(jī)自身出現(xiàn)一些毛病等原因，都會讓原本保存好的電子檔案消失不見，所以，管理人員應(yīng)充分注意到電子檔案在進(jìn)行保存過程中所存在的安全隱患，注重對檔案保存期間的保護(hù)和注意，并且通過相關(guān)的有效手段解決這一問題。

1.3缺乏對檔案的系統(tǒng)管理

檔案的多少往往直接影響檔案管理工作的水平。如今，我國的檔案相對豐富，但卻缺乏系統(tǒng)的管理，信息往往缺乏殘缺不全，或是雜亂無章，無法滿足信息時代企業(yè)對工程信息的精細(xì)化要求，也在很大程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

3提升檔案信息化管理安全相關(guān)措施

3.1加強(qiáng)信息安全風(fēng)險預(yù)判

檔案信息化管理中心在電子檔案信息安全建設(shè)過程中，必須加強(qiáng)信息安全風(fēng)險預(yù)判。通過有效地風(fēng)險預(yù)判，提前發(fā)現(xiàn)風(fēng)險因素或風(fēng)險漏洞，做出有效防范，更大程度保護(hù)電子檔案信息安全。檔案信息化管理中心需要充分利用先進(jìn)的保護(hù)技術(shù)，對存儲介質(zhì)、基礎(chǔ)設(shè)施等進(jìn)行全面性地保護(hù)，構(gòu)建出一個完整的電子檔案信息安全屏障，防止電子檔案系統(tǒng)受到非法入侵、網(wǎng)絡(luò)攻擊等[3]。通過加強(qiáng)風(fēng)險預(yù)警、完善應(yīng)急預(yù)案制定等，進(jìn)一步增強(qiáng)風(fēng)險預(yù)防能力。同時，檔案信息化管理中心要不斷加強(qiáng)相關(guān)員工業(yè)務(wù)能力及專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，使其能夠在第一時間對風(fēng)險因素做出反應(yīng)，提升其風(fēng)險分析及預(yù)判能力。通過一系列舉措，將電子檔案風(fēng)險控制由以往“事后補(bǔ)漏”的形式轉(zhuǎn)變?yōu)椤邦A(yù)防為主，防治結(jié)合”的形式，做到事先預(yù)防，事后管控，進(jìn)一步提升安全風(fēng)險管理效能，讓安全風(fēng)險因素“無所遁形”。

3.2構(gòu)建全面的檔案信息安全保障系統(tǒng)

檔案信息安全的保護(hù)能力是加強(qiáng)檔案服務(wù)能力和檢查檔案利用服務(wù)的主要內(nèi)容之一，構(gòu)建全面的檔案信息安全保障系統(tǒng)，是檔案信息自身保證安全性的重要手段之一。檔案信息資源、原始檔案等必須受到法律法規(guī)上相應(yīng)的安全保護(hù)，進(jìn)而保證檔案信息化管理的順利運(yùn)行。首先，貫徹并落實(shí)檔案信息化管理的管理安全制度，構(gòu)建健全的責(zé)任管理系統(tǒng)，明確出各方的責(zé)任和義務(wù)，進(jìn)而避免出現(xiàn)相互推卸的情況；其次，挑選正版的殺毒工具和軟件，防止檔案信息被病毒所感染；再次，優(yōu)化檔案信息化管理的工作環(huán)節(jié)，招聘優(yōu)秀的專業(yè)人才對程序進(jìn)行管理和編制，在確保編制質(zhì)量的同時為檔案信息化管理的工作環(huán)節(jié)提供安全；最后，以檔案信息安全保證的同時將紙質(zhì)檔案著重管理，紙質(zhì)檔案不可能完全被電子檔案所取代，電子檔案主要是充分運(yùn)用信息化利用的手段，而紙質(zhì)檔案強(qiáng)調(diào)的是最基本、最可靠的檔案原始記錄。

3.3保證對檔案歸檔信息的及時更新

檔案歸檔信息應(yīng)包括檔案編號、分屬類目、檔案保密等級等多種屬性。實(shí)際的檔案管理工作中，檔案的歸檔信息往往是最繁雜，而且是變動最頻繁的，因此，信息時代下，檔案管理工作要運(yùn)用相關(guān)的信息管理軟件，及時更新檔案歸檔信息，從而保障檔案的完整性。

3.4技術(shù)與管理并重

認(rèn)真完善落實(shí)檔案庫房的安全管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行國家保密制度，完善檔案信息公開的發(fā)布保密審查程序；加強(qiáng)對涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機(jī)和涉密載體管理，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系。制定數(shù)字檔案館應(yīng)急處理預(yù)案，加強(qiáng)演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的應(yīng)急指揮和處置能力。

結(jié)束語

綜上所述，雖然相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，現(xiàn)代的、新型的檔案信息化管理具有明顯的優(yōu)勢，但其安全問題仍舊更需要引起人們的關(guān)注。因此，為應(yīng)對檔案信息化管理中所存在的安全問題，找到有效方法是十分必要的。唯有如此才能推進(jìn)檔案信息化管理的速度，才能更好、更有效地服務(wù)大眾。

參考文獻(xiàn)：

[1]王薇.檔案信息化管理的優(yōu)勢及相關(guān)安全問題分析[J].黑龍江科技信息，2016（12）：178.

[2]林東芳.探討檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）：148-149.

[3]和夢吉.企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策研究[D].山東大學(xué)，2012.