高校學(xué)籍檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的研究

虞翔，夏春梅

（保山學(xué)院，云南保山，678000）

1　信息化學(xué)籍管理系統(tǒng)

根據(jù)學(xué)校的發(fā)展延伸趨勢的具體情況和異地分校的實際教學(xué)工作情況，提出高校信息化學(xué)籍管理系統(tǒng)的初步構(gòu)想。首先，高校信息話學(xué)籍管理系統(tǒng)由學(xué)生學(xué)籍信息管理、學(xué)生成績管理、學(xué)生成績報送以及學(xué)生端口信息查詢等各部分組成。檔案管理從學(xué)生大學(xué)入學(xué)以來，由學(xué)校學(xué)籍管理部門錄入學(xué)生信息，并在大學(xué)生在校學(xué)習(xí)時間把學(xué)生在校情況及時錄入系統(tǒng)，知道學(xué)生畢業(yè)，實現(xiàn)學(xué)生在校學(xué)習(xí)全過程信息化系統(tǒng)管理。

1.1　信息化學(xué)籍管理系統(tǒng)的組成部分

高校學(xué)生信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不僅應(yīng)做到可以大批量的統(tǒng)一錄入學(xué)生信息數(shù)據(jù)，而且可以從國家招生系統(tǒng)和其他相關(guān)學(xué)生信息資料管理系統(tǒng)中完成導(dǎo)入學(xué)生學(xué)籍信息，并按照學(xué)生信息情況，如學(xué)生的生源地情況，說在學(xué)院和所學(xué)專業(yè)等給每個在校學(xué)生注冊學(xué)校學(xué)號，建立一套完整的學(xué)校在校學(xué)生包括高校的分校在校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理數(shù)據(jù)庫?？梢愿鶕?jù)學(xué)生不同的學(xué)籍需要快捷的完成學(xué)院，系，班級等各個管理層次的學(xué)籍信息查詢，并可以根據(jù)學(xué)生近期在校學(xué)習(xí)生活情況進(jìn)行各種學(xué)生在校申請，并錄入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)與國家學(xué)生檔案管理部門之間網(wǎng)站可以互相導(dǎo)入和導(dǎo)出，做到高校學(xué)籍檔案信息和國家學(xué)生信息之間的數(shù)據(jù)互相統(tǒng)一，以確保高校學(xué)籍檔案信息的真實性。

1.2　信息化學(xué)生成績管理模塊

信息化學(xué)生成績管理系統(tǒng)把之前高校在成績管理模式時只在學(xué)校教務(wù)部門電腦中可以查詢成績的管理模式加以改進(jìn)，通過網(wǎng)絡(luò)版成績庫和教務(wù)管理系統(tǒng)之間的聯(lián)通，做到了學(xué)生在高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中登錄自己的學(xué)號就可以及時查閱自己在本學(xué)期和之前學(xué)年中的考試成績。成績庫里學(xué)生可以通過自己學(xué)號查看自己在學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)中的名字，院系，班級，以及專業(yè)的培養(yǎng)方案、培養(yǎng)層次和學(xué)校對不同專業(yè)安排的課表。以滿足學(xué)生在申請各種項目中需要打印學(xué)生在校成績和信息，方便了學(xué)校對學(xué)生信息和資料的快速高效管理。高效學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)中學(xué)生可以通過系統(tǒng)的統(tǒng)計功能查看自己在本年級，本專業(yè)中的成績排名，實習(xí)情況排名等各種和學(xué)生相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，方便學(xué)生對自己各科成績統(tǒng)計和學(xué)習(xí)情況的評價。

1.3　學(xué)生考試成績報送

高校在每個學(xué)期各科考試結(jié)束后，學(xué)校老師要及時登錄學(xué)校學(xué)籍綜合信息管理系統(tǒng)，按照班級為單位的順序把學(xué)生科目的成績錄入系統(tǒng)并根據(jù)本科目和本班級學(xué)生的整體考試成績情況進(jìn)行試題綜合分析評價，通過高校學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)把學(xué)生考試成績和考試結(jié)果分析總結(jié)上報給學(xué)籍管理科，學(xué)籍管理科通過研究分析并審核通過后再把最后的成績上傳到網(wǎng)絡(luò)成績庫中，通過這樣的程序?qū)W生才可以在網(wǎng)上進(jìn)行考試成績查詢。

1.4　學(xué)籍資料信息查詢

學(xué)生可以在學(xué)校綜合教務(wù)系統(tǒng)中的個人管理中查看自己在線注冊的學(xué)籍信息，在高校學(xué)籍管理系統(tǒng)授權(quán)的操作規(guī)定下，對本人在學(xué)校的學(xué)籍檔案進(jìn)行管理。班級輔導(dǎo)員也可以通過系統(tǒng)對本班級學(xué)生信息進(jìn)行統(tǒng)計和分類查看，方便輔導(dǎo)員對本班級學(xué)生信息的系統(tǒng)了解并根據(jù)學(xué)生實際情況在工作中細(xì)化解決學(xué)生管理工作。

2　高校信息化學(xué)籍管理系統(tǒng)的優(yōu)化探索

高校信息化的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)是針對每個學(xué)生的信息資料管理而做的新型，包括學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)和考務(wù)管理系統(tǒng)，是三著之間的緊密結(jié)合，以做到高校信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)性，完整性和準(zhǔn)確性。根據(jù)現(xiàn)在高校在學(xué)籍檔案管理工作中存在信息資料管理不協(xié)調(diào)、管理標(biāo)準(zhǔn)水平不高、檔案和信息數(shù)據(jù)庫規(guī)模大小不統(tǒng)一以及系統(tǒng)管理人員在專業(yè)操作上的能力不足等問題，對高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)和發(fā)展在工作方法上進(jìn)行探索。

2.1　盡快完善學(xué)籍管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的信息協(xié)調(diào)

要完成并做好高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫之間的信息協(xié)調(diào)工作要求高校在管理技術(shù)上和行政機構(gòu)上做出優(yōu)化措施。行政機構(gòu)上要化繁為簡，為高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫之間的協(xié)調(diào)工作減少不必要的程序，各行政部門之間在協(xié)調(diào)工作上要由專門的工作部門統(tǒng)一指導(dǎo)，在協(xié)調(diào)工作的各個環(huán)節(jié)要有系統(tǒng)具體的工作計劃并嚴(yán)格按照工作計劃完成工作任務(wù)，既要有大方向又得有小目標(biāo)。在技術(shù)上要積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和方法，提高系統(tǒng)的工作能力和工作效率，保障信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

2.2　推進(jìn)系統(tǒng)管理的標(biāo)準(zhǔn)化

要在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)管理的準(zhǔn)確性和信息化，必須要保證的一個前提就是標(biāo)準(zhǔn)化。各個高校要在統(tǒng)一協(xié)調(diào)和規(guī)劃下，在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上要做到數(shù)據(jù)庫大小統(tǒng)一，在端口上應(yīng)用高質(zhì)量的系統(tǒng)軟件，嚴(yán)格按照各高校共同認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)的建設(shè)，以實現(xiàn)在系統(tǒng)管理信息的互通上減少不必要的程序，盡可能的減少在中間環(huán)節(jié)上時間和人力的浪費。在實際工作中改變以往的“大而全和小而全”工作觀念，推進(jìn)各個高校之間檔案信息的共同管理和信息共享。

3　小結(jié)

在當(dāng)今社會現(xiàn)代化和信息化的大發(fā)展趨勢下，高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該緊跟時代發(fā)展的步伐。加強在工作中的信息技術(shù)應(yīng)用，提高檔案管理的技術(shù)水平，才會為學(xué)生提供更好的學(xué)習(xí)生活環(huán)境，最優(yōu)的發(fā)揮信息化給教育帶來的便利，對學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展起到積極的作用。