人事檔案信息化建設(shè)中面臨的困境及對策建議

胡海鶯

摘要：隨著信息時代的發(fā)展，人事檔案管理工作也即將投入信息化的建設(shè)，在人事檔案信息化建設(shè)中如何克服困境，提出對策建議，進一步推進人事檔案信息化管理，是我們當前需要解決的問題。

關(guān)鍵詞：人事檔案信息化建設(shè)

困境

對策

當今的時代是信息化的時代，隨著各項工作的信息化建設(shè)逐步取代傳統(tǒng)手工操作的同時，人事檔案也將破繭而出，步入信息化建設(shè)的行列。但任何新工作的推動都面臨著舊思想的固封和新思想的起步困境，人事檔案更是以絕對保密的形式阻擋著信息化建設(shè)的腳步。人事檔案在信息化建設(shè)中將面臨著哪些困境，有什么對策建議，本文作者就這些問題提出拙見。

一、人事檔案信息化建設(shè)中面臨的困境

1.傳統(tǒng)思想的固封。一提起人事檔案，大家首先想到的就是鐵門鐵窗的專用房間，專人管理，絕對保密。因為很多人的思想都受著傳統(tǒng)思想的影響，認為人事檔案記錄著一個人的成長過程、思想變化、家庭信息、受教育情況以及政治生涯等等一些本人和單位才知道的個人材料，它起著憑證、依據(jù)和參考的作用，這些特點決定了一是不能將它公開于眾，二是不能將它放到本人手里保管，所以要放在單位的人事部門，由組織選派黨性較強的專人保管，而且絕不能泄密。其實，人事檔案分類十種，這十種里，有不能向其他人泄露的秘密，當然也有很多公眾所知道的，并且還要時常利用到的資料。如果每次利用這些可以查閱復印的資料，都需要到人事部門當面申請領(lǐng)導，再由檔案專管登記、查閱、復印所需的內(nèi)容，手續(xù)相當繁瑣。但因長期受到人事檔案絕對保密這種傳統(tǒng)思想的影響，大部分人很難突破手工操作盡管繁瑣但很安全這一事實，去尋求別的辦法。

2.信息化建設(shè)中存在的問題。一是信息化建設(shè)本身存在不安全性弊端。人事檔案一旦成為電子版并且進入網(wǎng)絡就會存在不安全性，并且有被黑客破解利用的可能性。二是信息化建設(shè)中需要大量的資金保障來提供不斷的技術(shù)支持和硬件維護。檔案信息化建設(shè)不是說單位只要買一套檔案信息化管理軟件就大事告成了，檔案信息化軟件在使用時與單位檔案工作是否一直契合，如單位在購買檔案軟件后，檔案的整理歸檔原則又發(fā)生變化，已有的軟件功能不能滿足現(xiàn)有的管理需要，單位在購買軟件的售后服務期滿后再次出現(xiàn)相關(guān)的技術(shù)難題以及需要補充完善軟件模塊時，我們是否可以投入大量的資金保障來提供不斷的技術(shù)支持。此外，我們還需要準備一定的資金作為后期硬件設(shè)備的維護費。

3.信息化建設(shè)起步時的繁瑣。要實現(xiàn)人事檔案信息化，必須建立健全人事檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，也就是需要錄入單位每位員工的基本信息，包括花名冊、簡歷及其家庭成員情況等信息，這些信息的錄入需要大量的時間和繁瑣的翻閱檔案的過程，信息化建設(shè)的起步對一個從來沒有建立過電子檔案的單位來說，其過程是繁瑣的。所以，很多單位的人事處因為平時工作繁多，很難抽調(diào)人員進行專門的信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入，或是很難抽出時間進行此項工作，所以進行信息化建設(shè)需要很大的決心和起步時花費比手工操作要多很多的經(jīng)歷和時間這一點，也足以讓想實現(xiàn)人事檔案信息化管理的許多單位，望而卻步。

二、對策建議

1.破除傳統(tǒng)思想。既然人事檔案不是所有的內(nèi)容都對個人絕對保密，例如在參加考學、職稱評審中需要復印的年終考核表，需要不斷更新的個人簡歷、自傳等這些內(nèi)容完全可以向個人開放，那么就應該在本人需要利用和補充時，有一個局域網(wǎng)中的檔案信息化管理程序進行利用和補充申請。這樣既可以簡化了利用、補充的過程和檔案人員的工作量，也可以維護人事檔案紙質(zhì)材料的完整性，防止紙質(zhì)材料因經(jīng)常翻閱而損壞。所以，一直受人事檔案絕對保密這種傳統(tǒng)思想影響的人，應該逐步接受人事檔案個別信息可以對本人公開的事實，并且這種公開是有利于檔案的更新、利用和工作的高效完成的。

2.對信息化建設(shè)揚長避短。第一，盡管信息化時代的確存在不安全性弊端，并且也曾發(fā)生過網(wǎng)絡泄密事件，但信息化建設(shè)本身存在的不安全完全是可以避免的。首先是從外部進行計算機硬件安全隔離的防護措施，如防火墻技術(shù)、VPN技術(shù)可有效隔離單位以外人員的隨意訪問和黑客的攻擊；其次是從軟件內(nèi)部—方面加強人事檔案信息系統(tǒng)的用戶管理，通過設(shè)置用戶名權(quán)限和密碼等方式，有效防止用戶越權(quán)操作或非法操作；另—方面引進安全防范技術(shù)，防止第三方軟件截取文件，破解源文件。之所以會發(fā)生信息泄露主要原因是由于網(wǎng)絡安全知識的疏忽和缺乏，有了對這些方面的加強，防范單位人事檔案信息的泄露便不成問題。第二，如果不能阻止檔案整理歸檔原則的變化，那么單位檔案在進行信息化管理的同時，就應該預支一部分能投入到信息化軟件售后服務和硬件維護中的資金。

3.派專人學習錄入檔案信息化軟件。萬事開頭難，有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的保障，后面的工作都將變得簡便。所以一定要克服人事檔案剛起步時的困難，多想想今后工作的便利性。單位應該選派專人，最好是檔案專管對檔案信息化軟件進行學習，給予充足的錄入信息的時間，盡量把基礎(chǔ)工作打牢，這樣的話，后面繁瑣的統(tǒng)計工作、檔案的查閱利用工作都會高效率完成。

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