法律視角下的企業(yè)規(guī)范檔案鑒定銷毀工作淺析

文| 宋冬梅

隨著時(shí)間的推移,各企業(yè)規(guī)模不斷發(fā)展壯大,企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生的文件數(shù)量不斷增多,歸檔的文件材料也在不斷增長。保管檔案需要很多方面的費(fèi)用支出，如庫房費(fèi)用、處理費(fèi)用、保護(hù)費(fèi)用等等。由此引發(fā)了檔案數(shù)量的無限增長和有限保存能力之間的矛盾。為防范檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)，就檔案鑒定銷毀工作提出以下法律建議。

關(guān)于企業(yè)檔案管理相關(guān)法律規(guī)定

1.《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》規(guī)定了企業(yè)文件材料歸檔范圍、企業(yè)檔案管理的期限和移交，并明確的要求，企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交；屬于縣級(jí)國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿 10 年即向有關(guān)的縣級(jí)國家檔案館移交。

2.與檔案管理相關(guān)的訴訟時(shí)效法律規(guī)定?！睹穹倓t》第188條規(guī)定，向人民法院請(qǐng)求保護(hù)民事權(quán)利的訴訟時(shí)效期間為三年。法律另有規(guī)定的，依照其規(guī)定。《環(huán)境保護(hù)法》第66條規(guī)定，提起環(huán)境損害賠償訴訟的時(shí)效期間為三年，從當(dāng)事人知道或者應(yīng)當(dāng)知道其受到損害時(shí)起計(jì)算?！逗贤ā返?29條規(guī)定，因國際貨物買賣合同和技術(shù)進(jìn)出口合同爭議提起訴訟或者申請(qǐng)仲裁的期限為四年，自當(dāng)事人知道或者應(yīng)當(dāng)知道其權(quán)利受到侵害之日起計(jì)算。因其他合同爭議提起訴訟或者申請(qǐng)仲裁的期限，依照有關(guān)法律的規(guī)定。《勞動(dòng)爭議調(diào)解仲裁法》第27條規(guī)定，勞動(dòng)爭議申請(qǐng)仲裁的時(shí)效期間為一年。仲裁時(shí)效期間從當(dāng)事人知道或者應(yīng)當(dāng)知道其權(quán)利被侵害之日起計(jì)算。勞動(dòng)關(guān)系存續(xù)期間因拖欠勞動(dòng)報(bào)酬發(fā)生爭議的，勞動(dòng)者申請(qǐng)仲裁不受本條第一款規(guī)定的仲裁時(shí)效期間的限制；但是，勞動(dòng)關(guān)系終止的，應(yīng)當(dāng)自勞動(dòng)關(guān)系終止之日起一年內(nèi)提出。《產(chǎn)品質(zhì)量法》第45條規(guī)定，因產(chǎn)品存在缺陷造成損害要求賠償?shù)脑V訟時(shí)效期間為二年，自當(dāng)事人知道或者應(yīng)當(dāng)知道其權(quán)益受到損害時(shí)起計(jì)算。因產(chǎn)品存在缺陷造成損害要求賠償?shù)恼?qǐng)求權(quán)，在造成損害的缺陷產(chǎn)品交付最初消費(fèi)者滿十年喪失；但是，尚未超過明示的安全使用期的除外。《專利法》第42條規(guī)定，發(fā)明專利權(quán)的期限為二十年，實(shí)用新型專利權(quán)和外觀設(shè)計(jì)專利權(quán)的期限為十年，均自申請(qǐng)日起計(jì)算?！渡虡?biāo)法》第39條規(guī)定，注冊(cè)商標(biāo)的有效期為十年，自核準(zhǔn)注冊(cè)之日起計(jì)算?！?著作權(quán)法》第10條規(guī)定，著作權(quán)權(quán)利的保護(hù)期為五十年，截止于作品首次發(fā)表后第五十年的12月31日，但作品自創(chuàng)作完成后五十年內(nèi)未發(fā)表的，本法不再保護(hù)。

各企業(yè)目前檔案鑒定銷毀管理工作存在的問題

1．檔案鑒定銷毀工作長期未有效開展，給館藏帶來難以擺脫的壓力。各企業(yè)檔案管理部門在接收檔案時(shí)過于重?cái)?shù)量輕質(zhì)量，導(dǎo)致檔案數(shù)量累積增長。對(duì)于檔案價(jià)值間差別較大的歷史檔案，一律進(jìn)行永久保存的，整理的深度、編目的級(jí)次、保護(hù)的重點(diǎn)等并未有意識(shí)地與檔案的價(jià)值相關(guān)聯(lián)，其結(jié)果是分不出整理的輕重緩急，人、才、物的投入較盲目，嚴(yán)重阻礙了檔案的有效管理。

2．檔案管理工作責(zé)任性強(qiáng)，存在鑒而不銷現(xiàn)象?！稒n案法》第15條對(duì)“禁止擅自銷毀檔案”作出了明確規(guī)定，并在第24條將這種行為明確列為應(yīng)當(dāng)追究法律責(zé)任的行為；《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第10條對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)過一定的鑒定和審批程序后予以銷毀也作出了規(guī)定。但以上兩個(gè)法規(guī)性文件卻均對(duì)不開展鑒定工作和該銷毀的檔案不及時(shí)銷毀應(yīng)承擔(dān)什么責(zé)任等無規(guī)定，導(dǎo)致當(dāng)前各企業(yè)各級(jí)檔案部門普遍存在的“保存保險(xiǎn)，鑒定不保險(xiǎn)，銷毀真危險(xiǎn)”的思想。

3.忽視保管產(chǎn)出關(guān)系。隨著檔案數(shù)量的急劇增長，檔案數(shù)量的無限增長與有限的保存能力之間的矛盾日益突出。盡管解決這個(gè)矛盾可以通過擴(kuò)大庫房面積、增加檔案管理人員等方式解決。但如果可以通過對(duì)到期檔案的鑒定銷毀，壓縮檔案存量來解決，則可減少上述費(fèi)用開支。

進(jìn)一步加強(qiáng)檔案鑒定銷毀工作的建議

1.對(duì)檔案鑒定銷毀工作制度化、程序化。各企業(yè)檔案部門每年定期根據(jù)館藏各種檔案的到期情況，確定需要鑒定的范圍，逐卷、逐件進(jìn)行清點(diǎn)造冊(cè)，分批、分期進(jìn)行鑒定。對(duì)需要延長保管期限的案卷，在有關(guān)目錄及案卷備考表中予以注明，繼續(xù)保存；對(duì)應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案，編制“銷毀清冊(cè)”一式兩份，按程序予以銷毀。

2.成立檔案鑒定機(jī)構(gòu)，層層把關(guān)。各企業(yè)成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人及檔案機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T組成。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定及銷毀的最終審定，具體工作由檔案部門（或?qū)Ｂ殭n案人員）和與檔案內(nèi)容有關(guān)的職能部門共同承擔(dān)。

3. 制定切實(shí)可行的歸檔范圍及保管期限。根據(jù)機(jī)構(gòu)變化和職能的調(diào)整，每年對(duì)歸檔的范圍和保管期限進(jìn)行修訂。對(duì)利用價(jià)值不高的檔案，采用靈活的方法，降低部分檔案的保管期限。例如各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的年報(bào)，由過去的永久保管降為長期保存。

4.對(duì)不同類型的檔案，采用不同的鑒定、處置方法。各企業(yè)結(jié)合本單位實(shí)際，區(qū)分文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等，并根據(jù)不同檔案類型，確定不同鑒定銷毀工作程序和處置方法。

5.把好檔案銷毀關(guān)，鞏固鑒定工作的成果。通過鑒定不應(yīng)繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀，使鑒定工作善始善終，不留后遺癥。檔案銷毀要建立清冊(cè)，健全審查批準(zhǔn)制度，避免重復(fù)鑒定，鞏固鑒定工作成果。