提高事業(yè)單位檔案管理水平的措施

◎陳聰

隨著市場經(jīng)濟(jì)不斷深入，我國各項(xiàng)事業(yè)也實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展，事業(yè)單位發(fā)揮著重要的社會職能，推動了經(jīng)濟(jì)與社會快速發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理也要適應(yīng)時代發(fā)展，不斷進(jìn)行創(chuàng)新管理。市場經(jīng)濟(jì)條件下，事業(yè)單位的檔案管理越來越趨于復(fù)雜，只有建立有效的檔案管理，才能滿足事業(yè)單位發(fā)展，推動檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，根據(jù)檔案管理發(fā)展，目前事業(yè)單位將檔案管理分成了兩個系統(tǒng)，一是檔案實(shí)體管理系統(tǒng)；二是信息管理子系統(tǒng)。而檔案實(shí)體管理系統(tǒng)又分成檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計；檔案信息子系統(tǒng)分為信息制作、編輯、輸出等，通過對檔案信息的科學(xué)編制、文獻(xiàn)編輯和參考資料編寫等，確保電子信息的全面完整，配合好實(shí)體檔案工作，為信息的閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借、出版、展覽、共享等提供便利。事業(yè)單位檔案管理能夠?yàn)槎囗?xiàng)工作進(jìn)行服務(wù)，確保事業(yè)單位活動有序進(jìn)行，要充分發(fā)揮好檔案管理系統(tǒng)作用，推動事業(yè)單位健康發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理作用

1.通過檔案管理，實(shí)現(xiàn)單位治理。

檔案是一個單位的活動依據(jù)，檔案記錄了單位的日常經(jīng)營與活動，通過檔案管理，能夠保證事業(yè)單位創(chuàng)造性工作。檔案不是檔案機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的，而是由其它部門在發(fā)展和管理過程中所形成的歷史性、資料性文件，檔案通過對歷史文件的科學(xué)管理，保證了單位的良好發(fā)展，所以說，檔案的管理實(shí)質(zhì)上也是單位治理的重要部分。

2.檔案管理具有服務(wù)性。

檔案管理工作不僅僅是管理工作，更需要發(fā)揮出檔案的作用，為其它部門提供相關(guān)的信息服務(wù)，檔案具備良好的服務(wù)性，各部門可以通過檔案的查詢，總結(jié)活動經(jīng)驗(yàn)，為下一步活動經(jīng)寬營創(chuàng)造條件。

3.檔案管理關(guān)系到國計民生。

檔案工作具有特殊性，根據(jù)檔案記錄不同發(fā)展階段的成果，為社會發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，檔案管理有著經(jīng)濟(jì)性、政治性及文化性，所以說，檔案更關(guān)系到國家政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，特別是有一些保密檔案，需要有一定的保密層級，在不允許開放的時期內(nèi)是不能公開的，事業(yè)單位檔案也是國家檔案的重要組成，只有按照國家標(biāo)準(zhǔn)做好檔案管理，才能發(fā)揮事業(yè)單位檔案作用。

二、現(xiàn)代化檔案管理存在的問題

1.檔案管理不健全、不規(guī)范。

各單位檔案管理工作存在不統(tǒng)一的現(xiàn)象，這也就從一定程度上增加了檔案管理難度。檔案需要從數(shù)量上保證齊全，不殘缺、短少。檔案是歷史的見證，反映一定歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以需要有良好的管理，才能有效維護(hù)檔案真實(shí)性，確保檔案保持原貌，檔案管理工作必須遵循基本管理原則，才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理。從當(dāng)前看，國內(nèi)各個事業(yè)單位管理各不相同，不同行業(yè)有不同的管理模式，直接導(dǎo)致了管理方面參差不齊的現(xiàn)象。事業(yè)單位檔案管理存在保存內(nèi)容不完整、不全面和不清晰的現(xiàn)象，為后期使用帶來不便。

2.事業(yè)單位檔案管理資金投入少。

資金投入的不足，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的有效落實(shí)，在檔案管理工作發(fā)展過程中，一些事業(yè)單位投入不足，檔案工作管理不科學(xué)、不合理，影響了檔案工作進(jìn)展。比如，有些單位不重視檔案管理工作，硬件不達(dá)標(biāo)，軟件不合理，檔案室設(shè)備陳舊，不能運(yùn)用現(xiàn)代管理手段，做好電子信息管理，造成檔案信息查詢不方便，有一些單位仍維持在人工查找階段。受事業(yè)單位資金量有限的影響，檔案管理硬件、軟件整體投入不足，無法實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

3.事業(yè)單位檔案管理缺少高水平技術(shù)人才。

專業(yè)人才的缺乏是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的共性問題，人才的不足，制約了檔案管理發(fā)展。導(dǎo)致人才不足的成因較多，主要取決于單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視，有一些事業(yè)單位把精力放在了經(jīng)營性活動上，而忽視了內(nèi)部管理創(chuàng)建，單位檔案室管理不到位，人員配備不足，一些單位把年紀(jì)偏大、素質(zhì)不高的放在檔案管理崗位，檔案管理工作跟不上形式，創(chuàng)新能力不足。另外，一些高水平、專業(yè)的技術(shù)人才也不愿意去檔案室工作，即使是檔案專業(yè)的畢業(yè)生，都不愿意去檔案室工作，他們普遍的想法是檔案管理工作崗位沒有個人發(fā)展空間，職務(wù)提升慢，同級崗位工資也不高，沒有專業(yè)人才，造成了事業(yè)單位檔案管理工作一直沒有創(chuàng)新和發(fā)展，停留在較為傳統(tǒng)落后的層次上。

三、提高事業(yè)單位檔案管理水平措施

1.不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)。

上述我們提到，檔案管理是事業(yè)單位管理非常重要的組成部分，需要通過科學(xué)的管理，才能發(fā)揮檔案作用，推動事業(yè)單位健康發(fā)展。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的管理業(yè)務(wù)，不能為單位創(chuàng)造直接的效益，只有對各階段進(jìn)行歷史性記錄，只有領(lǐng)導(dǎo)調(diào)度重視，才能使檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，推動檔案事業(yè)向現(xiàn)代化方向不斷發(fā)展。制度建設(shè)必不可少，事業(yè)單位需要不斷完善管理制度，通過建立健全事業(yè)單位檔案管理各項(xiàng)制度，全面有效加強(qiáng)檔案制度落實(shí)，在制度約束下，確保檔案資料完整、全面，推動檔案管理工作制度建設(shè)發(fā)展，形成分外舒服圍繞檔案管理模式流程。

2.提高相應(yīng)資金投入實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

沒有投入就沒有產(chǎn)出，檔案管理也需要加大投資力度，不斷為檔案管理創(chuàng)造良好條件，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案工作，根據(jù)自身發(fā)展情況，做好預(yù)算支出，為檔案工作提供便利。事業(yè)單位需要加大對檔案管理整體的投資，特別是在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，更需要創(chuàng)新性投入，提高檔案管理硬件與軟件水平。通過與市場的對接，全面滿足用戶查找需要，確保發(fā)揮資料共享的作用，通過硬件的更新，極大的方便用戶使用，保證了資料網(wǎng)上公開查找的需求，更好服務(wù)國家建設(shè)和民生發(fā)展。

3.提高檔案管理人員整體素質(zhì)。

一項(xiàng)工作如果沒有人才推動，則無法向前創(chuàng)新與發(fā)展，事業(yè)單位需要不斷強(qiáng)化內(nèi)部檔案建設(shè)，引進(jìn)有真才實(shí)學(xué)的檔案人才，不斷加大人才投入，確保單位檔案管理上臺階、上水平。專業(yè)建設(shè)需要兩步走，一是在單位內(nèi)部做好人員的培育與提升，有效提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，充分面對現(xiàn)實(shí)，做好現(xiàn)有人員的提高，通過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流，提高檔案人員專業(yè)技能，可以與同業(yè)建立聯(lián)系，走出去、請進(jìn)來，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。二是高薪聘請專業(yè)技術(shù)人才進(jìn)入檔案室。事業(yè)單位需要重視檔案工作，在每年的招聘計劃中，加入檔案人才的引進(jìn)，可以通過與高校對接，招應(yīng)屆專業(yè)對口大學(xué)進(jìn)入事業(yè)單位，全面發(fā)揮他們在檔案管理方面的特長，改善單位檔案管理落后的面貌，能夠通過他們的積極作用，短時間內(nèi)提升檔案管理工作水平，并帶動事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)行業(yè)對接與發(fā)展，滿足檔案服務(wù)社會、服務(wù)國家的總體目標(biāo)。

四、結(jié)語

事業(yè)單位是社會不可缺少的重要部分，單位的日常活動需要全面做好記錄與整理，事業(yè)單位檔案管理越來越重要。要通過管理水平的創(chuàng)新，不斷推動檔案管理模式轉(zhuǎn)型，使事業(yè)單位檔案管理更好更快發(fā)展。