航運(yùn)集團(tuán)企業(yè)應(yīng)用SAP信息系統(tǒng)存在問題及對策
——以A航運(yùn)集團(tuán)為例

劉建華

（深圳遠(yuǎn)洋運(yùn)輸股份有限公司， 廣東 廣州 510220）

一、基本概念

SAP（Systems Application and Products in Data processing）是一種國際先進(jìn)的ERP管理軟件，主要功能模塊包括生產(chǎn)計劃（PP）、銷售與分銷（SD）、財務(wù)會計（FI）、財務(wù)管理（TR）、管理會計（CO）、企業(yè)控制（EC）、投資管理（IM）、物料管理（MM）、人力資源管理（HR）等。SAP信息系統(tǒng)在跨國航運(yùn)企業(yè)中應(yīng)用廣泛，財務(wù)核算具有跨地區(qū)、多語言、多幣別、多會計準(zhǔn)則等特點(diǎn)。SAP信息系統(tǒng)在航運(yùn)企業(yè)的應(yīng)用，通過成本中心、盈利性分段等管理會計模塊功能,能出具單船單航次收支盈虧表、單船固定費(fèi)用明細(xì)表等各種船舶管理需求報表,滿足船舶成本管理、內(nèi)部控制等管理需求；通過物料、固定資產(chǎn)管理模塊功能,能對船舶燃油、潤料滑油、船舶物料以及船舶等固定資產(chǎn)等進(jìn)行精細(xì)化管理。因此,使用SAP信息系統(tǒng)強(qiáng)大功能建立統(tǒng)一的財務(wù)核算與管理平臺,成為航運(yùn)企業(yè)集團(tuán)的首選。

二、SAP系統(tǒng)在A航運(yùn)集團(tuán)應(yīng)用中存在的問題

A航運(yùn)集團(tuán)是境內(nèi)一家跨國大型航運(yùn)企業(yè)，從2002年就開始引進(jìn)使用SAP信息系統(tǒng)，涵蓋航運(yùn)、物流、船舶代理、造船修船等行業(yè)，應(yīng)用范圍包含境內(nèi)和海外公司，有效實現(xiàn)了財務(wù)平臺的統(tǒng)一。SAP信息系統(tǒng)的實施，增強(qiáng)了集團(tuán)資金的監(jiān)控能力、縮短了財務(wù)核算周期，實現(xiàn)了財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成化應(yīng)用，有效促進(jìn)了企業(yè)管理水平的提升。隨著A航運(yùn)集團(tuán)的不斷發(fā)展，其SAP信息系統(tǒng)應(yīng)用中也存在一些問題和管理困難，從一定程度上阻礙了SAP信息系統(tǒng)功能的進(jìn)一步拓展和完善。存在問題主要有以下幾方面：

（一）對SAP信息系統(tǒng)安全性的認(rèn)識有待加強(qiáng)

一是用戶系統(tǒng)安全性意識不夠，主要表現(xiàn)在SAP系統(tǒng)用戶密碼保密程度重視不夠或密碼保密措施不當(dāng)，安裝使用SAP系統(tǒng)的電腦未安裝防病毒軟件或不及時更新病毒庫，用戶崗位變動或離職未能及時變更用戶權(quán)限或注銷用戶賬戶等。系統(tǒng)安全意識不夠及保密措施不當(dāng)導(dǎo)致電腦中的信息隨時向外部敞開，后果嚴(yán)重可能導(dǎo)致泄露上市公司保密財務(wù)信息，將對上市公司市值產(chǎn)生直接影響。

二是對系統(tǒng)權(quán)限管理工作重視不夠。A航運(yùn)集團(tuán)各下屬公司雖然都配置有本公司代碼層下的權(quán)限管理員，但不少權(quán)限管理員缺乏系統(tǒng)的權(quán)限管理知識培訓(xùn)，對最終用戶權(quán)限的管理分配程序不了解，用戶權(quán)限分配不當(dāng)甚至隨意分配，沒有嚴(yán)格按照用戶崗位職責(zé)分工來分配權(quán)限，從而因權(quán)限誤操作影響到財務(wù)信息的質(zhì)量。

（二）系統(tǒng)接口功能和報表開發(fā)有待加強(qiáng)和完善

A航運(yùn)集團(tuán)下屬的大部分SAP系統(tǒng)上線公司的財務(wù)信息系統(tǒng)都主要集中在會計核算功能上，而對于財務(wù)預(yù)算、資金結(jié)算管理、財務(wù)分析以及財務(wù)風(fēng)險預(yù)警等功能模塊，開發(fā)應(yīng)用還有待進(jìn)一步深化。A航運(yùn)集團(tuán)所屬各單位因經(jīng)營管理和發(fā)展需要，除了財務(wù)系統(tǒng)外，還開發(fā)應(yīng)用了航運(yùn)信息管理系統(tǒng)、機(jī)務(wù)管理系統(tǒng)、船員管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)。A航運(yùn)集團(tuán)雖然在SAP系統(tǒng)上線時開發(fā)了部分標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口程序，如航次信息統(tǒng)計接口、憑證批量上傳接口、完工百分比計算接口等，但大部分是基礎(chǔ)錄入的操作接口程序，而對于SAP系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接和信息互通共享卻很少，報表輸出與數(shù)據(jù)分析接口程序開發(fā)也不多，導(dǎo)致財務(wù)信息系統(tǒng)與集團(tuán)報表系統(tǒng)及業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)直接對接與共享，信息數(shù)據(jù)錄入處理工作的重復(fù)低效勞動造成信息的不對稱及信息孤島，大部分財務(wù)報表與統(tǒng)計報表仍需要手工整理編制。

另外，由于管理方式和工作習(xí)慣等方面的差異，基于西方管理模式設(shè)計開發(fā)的SAP信息系統(tǒng)，其會計報表的開發(fā)和應(yīng)用功能并沒有很好地滿足集團(tuán)財務(wù)管理和分析的需要。A航運(yùn)集團(tuán)SAP財務(wù)信息系統(tǒng)自上線實施以來，雖然開發(fā)了不少財務(wù)統(tǒng)計分析報表，從一定程度上提高了集團(tuán)的財務(wù)分析水平與效率，但隨著集團(tuán)的管理流程的不斷完善改進(jìn)、會計準(zhǔn)則的變化以及財務(wù)管理分析、信息披露等要求的變化，對各類財務(wù)統(tǒng)計分析報表修訂也提出了新的調(diào)整需求。而對于SAP系統(tǒng)的ABAP報表設(shè)計工具來說，由于業(yè)務(wù)技術(shù)人員、SAP系統(tǒng)管理員等不能獨(dú)立設(shè)計開發(fā)和修訂相應(yīng)的SAP報表，需要專業(yè)的財務(wù)人員和技術(shù)人員共同研究，而且復(fù)雜SAP報表的編程涉及深層業(yè)務(wù)邏輯，導(dǎo)致SAP系統(tǒng)報表設(shè)計及維護(hù)工作非常困難。

（三）信息交流與共享的方式和渠道有待完善

SAP系統(tǒng)上線后的日常維護(hù)，主要通過電子郵件、電話等方式進(jìn)行交流溝通，主要是雙方圍繞反映SAP系統(tǒng)運(yùn)行使用中的問題和解決措施，而對于日常SAP系統(tǒng)管理過程中的問題缺乏后續(xù)流程管理和歸集，一些好的問題解決方案未能及時共享給其他成員企業(yè)。各SAP上線企業(yè)在系統(tǒng)信息溝通和共享方面缺少一個共享和溝通平臺，部分成員企業(yè)實際系統(tǒng)應(yīng)用中總結(jié)出的一些好的運(yùn)維和操作經(jīng)驗無法及時在集團(tuán)內(nèi)分享，從而導(dǎo)致各下屬公司在系統(tǒng)維護(hù)問題上更多的依賴集團(tuán)，從一定程度上造成了重復(fù)問題重復(fù)解決，給集團(tuán)SAP系統(tǒng)維護(hù)造成了一定壓力。

（四）SAP信息系統(tǒng)人才培養(yǎng)和儲備不足

A航運(yùn)集團(tuán)通過多年的財務(wù)信息系統(tǒng)實施，雖然培養(yǎng)了一批較高綜合水平的實施和運(yùn)維人才隊伍，但對于集團(tuán)財務(wù)信息化應(yīng)用的規(guī)模及發(fā)展需要來說，這方面的人才仍是稀缺的，體現(xiàn)在信息系統(tǒng)的運(yùn)維和優(yōu)化力量的不足。一方面，部分公司關(guān)鍵用戶太少且流動性太大，不利于隊伍的穩(wěn)定和知識的順利傳遞。各公司SAP關(guān)鍵用戶大部分是兼職做系統(tǒng)維護(hù)，往往沒有更多的精力研究系統(tǒng)開發(fā)和功能拓展，難以提高SAP操作技能和帶動最終用戶提升管理水平。另一方面，因?qū)I(yè)人才和系統(tǒng)開發(fā)團(tuán)隊的匱乏，使得集團(tuán)SAP系統(tǒng)管理只能局限于日常的系統(tǒng)維護(hù)工作上，對于下屬企業(yè)SAP系統(tǒng)開發(fā)需求卻無法及時滿足，從而影響SAP系統(tǒng)功能的優(yōu)化與應(yīng)用。

三、航運(yùn)集團(tuán)完善SAP系統(tǒng)應(yīng)用的對策措施

（一）統(tǒng)一認(rèn)識，完善制度，確保財務(wù)管理信息化系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定。

首先要意識到財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)在財務(wù)管理中的重要意義。財務(wù)管理信息化是企業(yè)經(jīng)營管理的一個重要組成部分，要加強(qiáng)這一理念的宣貫和落實。企業(yè)應(yīng)從上到下形成統(tǒng)一認(rèn)識，特別是財務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)增強(qiáng)信息化建設(shè)意識，組織建立公司財務(wù)信息化建設(shè)項目小組，專門負(fù)責(zé)推進(jìn)公司財務(wù)信息化建設(shè)工作。在“依托信息技術(shù)、整合財務(wù)資源、活化會計信息、提升財務(wù)管理水平”的工作思路下，不斷有效推進(jìn)公司財務(wù)信息化建設(shè)，提高財務(wù)工作效率，從而提升公司財務(wù)管理水平。

其次是建立健全相應(yīng)的財務(wù)信息系統(tǒng)管理制度，為企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)得以正常運(yùn)行和不斷發(fā)展提供有效保證。不斷完善公司財務(wù)信息系統(tǒng)管理流程，提升公司財務(wù)管理的信息化水平，包括財務(wù)信息系統(tǒng)管理職責(zé)及分工、日常維護(hù)與管理、信息安全管理機(jī)制等，確保企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定與有效運(yùn)行。

（二）加強(qiáng)SAP系統(tǒng)報表開發(fā)，提高財務(wù)分析水平。

報表開發(fā)工作是事關(guān)SAP系統(tǒng)應(yīng)用以及進(jìn)一步拓展應(yīng)用極其重要的因素，無論是項目實施還是系統(tǒng)的應(yīng)用，以及日后的提升和優(yōu)化都離不開報表的開發(fā)，離不開報表開發(fā)的技術(shù)力量。建議采用專業(yè)的易操作的報表工具軟件，根據(jù)SAP系統(tǒng)專門開發(fā)報表套件，進(jìn)一步深化SAP系統(tǒng)報表的設(shè)計開發(fā)功能。重點(diǎn)是改變傳統(tǒng)的報表設(shè)計方式，把抽象的底層標(biāo)識符轉(zhuǎn)化為報表需求人員可以理解的業(yè)務(wù)術(shù)語，同時把數(shù)據(jù)表之間關(guān)系、外觀風(fēng)格、條件參數(shù)一次性設(shè)置完成，讓最了解需求的報表需求人員自己動手輕松設(shè)計報表，省去了需求確認(rèn)、上線審核及報表改進(jìn)環(huán)節(jié)，設(shè)計出的報表直接使用，縮短報表的開發(fā)周期，讓各類統(tǒng)計分析工作可以按照用戶要求隨需而動。

SAP系統(tǒng)中的財務(wù)報表開發(fā)需要各相關(guān)業(yè)務(wù)部門之間加強(qiáng)聯(lián)系，財務(wù)數(shù)據(jù)不單是財務(wù)模塊的數(shù)據(jù)，其可能來自各個業(yè)務(wù)模塊，單純財務(wù)人員有時也難以提供全面的數(shù)據(jù)源，需要多部門共同來設(shè)計報表等信息需求，只有這樣才能正確確定報表的數(shù)據(jù)源頭，有效減少報表開發(fā)的重復(fù)工作，減少報表中的冗余信息，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。各自為陣的工作方式已不能適應(yīng)SAP系統(tǒng)的要求。SAP系統(tǒng)中報表的開發(fā)是具有較高技術(shù)含量的工作，同時也是很辛苦細(xì)致的工作，目前SAP相關(guān)人才是市場中緊俏人才，應(yīng)該對這些開發(fā)人員給予一定的物質(zhì)與精神激勵，只有這樣才可以使SAP人才得到認(rèn)可與肯定，從而保證報表開發(fā)隊伍持久的穩(wěn)定與活力。

（三）拓展系統(tǒng)功能，深化財務(wù)信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接。

信息化一體化建設(shè)決定了財務(wù)數(shù)據(jù)必然包含業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，財務(wù)信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接，才能更好支持財務(wù)業(yè)務(wù)一體化分析。建議有效將會計核算與財務(wù)預(yù)算、資金管理、財務(wù)分析以及財務(wù)風(fēng)險控制等結(jié)合起來，構(gòu)建公司整體財務(wù)控制系統(tǒng)，進(jìn)一步拓展財務(wù)信息系統(tǒng)功能，提升財務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用價值。

建議在集團(tuán)總公司的統(tǒng)一組織和部署下，進(jìn)一步拓展財務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用范圍和管理層次，將各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)有效對接起來，以財務(wù)數(shù)據(jù)為依據(jù)，同時緊密貼合財務(wù)管理要求，推動其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能的拓展與完善。逐步構(gòu)建企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫，積極整合會計核算、資金管理、預(yù)算管理、機(jī)務(wù)管理、燃油采購、工資管理等系統(tǒng)功能，實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營全過程的信息流、物流、資金流的集成和數(shù)據(jù)共享，保障企業(yè)財務(wù)管理工作規(guī)范化、高效化。

(四)完善信息交流平臺，促進(jìn)資源共享與經(jīng)驗交流。

建議由集團(tuán)定期統(tǒng)一對各家公司的SAP后續(xù)已開發(fā)資源進(jìn)行收集與統(tǒng)計，將這些資源綜合起來并進(jìn)行共享，使各成員企業(yè)之間可以進(jìn)行相互借鑒，取長補(bǔ)短，避免重復(fù)開發(fā)。

此外，建議集團(tuán)建立統(tǒng)一的財務(wù)信息建設(shè)交流平臺，交流平臺指定專門的SAP管理人員，做到有問必答，確保平臺交流的有效性。各SAP用戶通過這個交流平臺，及時將SAP應(yīng)用中遇到的問題進(jìn)行反饋，在集團(tuán)內(nèi)展開討論、征集解決方案，同時指定SAP管理人員將解決方案放在平臺予以共享。這樣既解決了問題，也促進(jìn)各公司之間的經(jīng)驗交流。建立問題反饋與解答庫，鼓勵各家公司反饋在實際的SAP操作中發(fā)現(xiàn)的問題，集團(tuán)總公司在平時解答時，把問題和解決方案進(jìn)行整理收集，形成問題解答案例供各公司SAP用戶學(xué)習(xí)使用。這樣，一方面可以積累SAP系統(tǒng)的一些問題解決方案，另一方面也可以避免重復(fù)問題的提交和分析，提高工作效率。

（五）完善培訓(xùn)管理，培養(yǎng)財務(wù)信息化復(fù)合型人才。

一是建立完整的培訓(xùn)文檔。SAP產(chǎn)品模塊的培訓(xùn)很多顧問采用的是SAP 的標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)文檔，這類文檔能很清晰的把SAP的功能模塊描述清楚，配合培訓(xùn)環(huán)境，用戶也能快速的掌握SAP的基本操作。建議集團(tuán)對每次的培訓(xùn)文檔能進(jìn)行歸類存檔，并能以網(wǎng)絡(luò)共享的形式供各用戶隨時查閱學(xué)習(xí)。此外，建議將一些操作性較強(qiáng)的培訓(xùn)制作成視頻手冊。因為操作的錄像首先制定了用戶操作的標(biāo)準(zhǔn)，這比任何文字性的東西都更直觀更全面。通過這樣直觀的視頻，往往達(dá)到事半功倍的效果。

二是拓展持續(xù)多樣化的培訓(xùn)形式。雖然現(xiàn)在集團(tuán)采用集中培訓(xùn)取得了較好的效果，但是由于各SAP用戶分布在全國各地的公司，經(jīng)常進(jìn)行集中培訓(xùn)有一定的困難。建議可以通過網(wǎng)絡(luò)、電視電話等形式，進(jìn)行經(jīng)常性的溝通和交流，讓用戶在日常使用和溝通交流的基礎(chǔ)上，進(jìn)行相關(guān)知識的積累，從而達(dá)到更好的培訓(xùn)效果。

綜上，SAP信息系統(tǒng)在航運(yùn)企業(yè)中的應(yīng)用，給企業(yè)經(jīng)營與財務(wù)管理帶來了積極影響，而隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和管理的變化，也給SAP信息系統(tǒng)提出了新的要求，SAP信息系統(tǒng)應(yīng)不斷完善和拓展功能，推進(jìn)企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。