淺談檔案數(shù)字化管理在縣級文化館建設(shè)中的重要性

【摘要】無論是什么單位，在其本身的經(jīng)營階段，管理數(shù)字化建設(shè)環(huán)節(jié)一般都有著很主要的作用，檔案管理能力的強(qiáng)弱會直接對文化館本身系統(tǒng)的管理水準(zhǔn)產(chǎn)生不同程度的影響。本文對現(xiàn)在縣級文化館的檔案管理過程中存在一些問題進(jìn)行分析，并在分析的結(jié)論上對提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)的方法進(jìn)行認(rèn)真的探究。

【關(guān)鍵詞】檔案;文化館;數(shù)字化

文化館的檔案是文化館在參加社會實踐活動過程中所積累下來的活動信息，通過檔案可以完整地進(jìn)行清晰的記錄，這是保證未來社會發(fā)展與科技進(jìn)步的重要參考。目前由于檔案管理在文化館的實際管理中，沒有引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，或者因其跟不上當(dāng)前的管理發(fā)展需求，使其在發(fā)展上遭受一定程度的阻礙，這不僅嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)實價值與作用發(fā)揮，還為文化館的可持續(xù)發(fā)展帶來一定影響。

一、當(dāng)前我國檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）文化館的重視程度不夠。根據(jù)現(xiàn)在的情況來說，我國大部分縣級文化館并沒對本身的檔案管理數(shù)字化建設(shè)給予高度的重視，只是單一把它作為與合同文件管理一樣的工作模式，使文化館的檔案管理成了工作人員的次要工作。除管理一些合同與人事檔案以外，沒能對別的資料給予重視管理。還因較多文化館的檔案管理規(guī)定并不健全，使大多數(shù)客戶信息與業(yè)務(wù)材料全部交給不相關(guān)職位的工作人員實行管理，發(fā)生人員流動的情況時，便很容易弄丟一部分主要的資料，從而使文化館的相關(guān)業(yè)務(wù)工作受到不同程度的影響。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)不高?，F(xiàn)在雖說有的文化館已開始重視對檔案的數(shù)字化管理工作，但仍然沒有使數(shù)字化檔案的管理工作真正發(fā)揮其應(yīng)有的價值作用，產(chǎn)生這樣情況的最根本因素是因為有關(guān)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)人員自身的專業(yè)素質(zhì)與工作能力不足。一方面，檔案的分類不合理，導(dǎo)致不能有效應(yīng)用檔案信息，致使資料數(shù)據(jù)獲得的時間受到制約，因而使檔案管理在現(xiàn)在文化館中的作用很難實現(xiàn)。另一方面，大多數(shù)檔案管理數(shù)字化建設(shè)人員對檔案管理的理論知識掌握不到位，所以導(dǎo)致有關(guān)的管理人員認(rèn)識不到檔案管理的重要性，導(dǎo)致工作態(tài)度出現(xiàn)問題，對檔案的管理造成嚴(yán)重影響。

（三）缺少安全保障機(jī)制。因為有些文化館對檔案管理不重視，這也使得檔案管理的安全無法得到保障。一方面，因為檔案管理人員沒有重視檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性，導(dǎo)致存檔的時候產(chǎn)生信息的丟失與損壞。另一方面，文化館沒有對檔案管理數(shù)字化建設(shè)給予重視，嚴(yán)重忽視了檔案的保密工作，還因檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案信息丟失的情況時常發(fā)生，從而造成文化館損失嚴(yán)重。大多數(shù)文化館缺少網(wǎng)絡(luò)安全認(rèn)識，在計算機(jī)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，這也會產(chǎn)生很大的安全隱患。

二、提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)的具體措施

（一）加強(qiáng)對檔案管理的重視程度。如要使檔案管理自身的作用獲得有效的發(fā)揮，就一定要對檔案管理制度實行合理科學(xué)的建設(shè)與完善。在實施此項工作之前，主要是提升文化館內(nèi)部工作人員對于檔案管理重要性的認(rèn)識程度。應(yīng)增強(qiáng)檔案管理人員對檔案管理重要性的深刻認(rèn)識，組織定期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中向檔案管理人員傳授檔案的管理理論，與此同時，還需對其講述檔案管理的重要性。只有如此，才可以使文化館的所有成員慢慢產(chǎn)生檔案管理意識，從而使檔案管理數(shù)字化建設(shè)得到健全。

（二）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。作為文化館來講，應(yīng)注重檔案管理人員的專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不僅要定期組織相關(guān)的基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，還應(yīng)結(jié)合相關(guān)人員的具體情況，進(jìn)行重點培養(yǎng)。無論是新職工，還是老職工，都要在檔案基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)中，加強(qiáng)對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，不僅要掌握現(xiàn)代化的檔案管理操作系統(tǒng)，還要同時進(jìn)行熟練的信息化管理，保障檔案管理的安全有效性。只有不斷提升檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)，才能對接當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)化需求，對文化館發(fā)展起到有效的推動作用。

（三）增強(qiáng)檔案管理的安全性。檔案管理數(shù)字化對現(xiàn)在的文化館有很重要的作用，只有檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現(xiàn)。第一，建立健全相關(guān)的保密制度與規(guī)定，并以此對相應(yīng)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)人員實行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴(yán)厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性。第二，文化館應(yīng)主動推廣計算機(jī)知識與網(wǎng)絡(luò)安全知識，使文化館內(nèi)部的所有工作人員都能擁有網(wǎng)絡(luò)安全意識，并對安全隱患所帶來的嚴(yán)重后果加以宣講，同時增強(qiáng)計算機(jī)管理部門對網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度。

（四）有效運用數(shù)字化管理體系。文化館在實行檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作中，應(yīng)加強(qiáng)對實物檔案資料的管理，并結(jié)合計算機(jī)檔案管理形成新的管理模式。在實現(xiàn)文化館檔案的信息化管理過程中，不僅要積極主動對集成化的信息管理措施加以運用，還應(yīng)通過計算機(jī)的精細(xì)化管理對檔案信息進(jìn)行分類、編號，并對文化館各部門的具體情況與信息性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的檔案分類管理。

三、結(jié)語

總的來說，檔案管理與文化館中其他工作內(nèi)容都有直接或間接的關(guān)系，科學(xué)化、正規(guī)化的檔案管理是保障文化館可以順利運營的主要根基，為了使我國目前檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中的一些問題獲得及時的解決，文化館的每個部門需相互協(xié)同工作，一同運用合理的方法，使檔案管理數(shù)字化建設(shè)的效率獲得提高，從而使文化館順利穩(wěn)固開展工作得到保障。

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