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    QC案例:縮短MESE電梯產(chǎn)品緊急提貨手續(xù)辦理時(shí)間

    2018-04-10 05:49:14許佳豪
    上海質(zhì)量 2018年3期
    關(guān)鍵詞:節(jié)約紙質(zhì)辦理

    ◆程 元 羅 珉 葉 芬 許佳豪/ 文

    一、選題理由

    上海三菱電梯有限公司探索QC小組的活動(dòng)主要是圍繞電梯產(chǎn)品的倉儲(chǔ)及發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)開展的,小組曾多次獲得全國及上海市的優(yōu)秀質(zhì)量管理小組的榮譽(yù)。近些年,隨著公司年產(chǎn)量不斷增加,客戶的個(gè)性化需求也在持續(xù)增加,MESE電梯產(chǎn)品的年產(chǎn)量已經(jīng)超過一萬臺(tái)。而MESE電梯產(chǎn)品具有特殊性,與SMEC電梯產(chǎn)品不同,其在產(chǎn)品報(bào)交、發(fā)運(yùn)環(huán)節(jié)中需要更多步驟以及憑證,因此,MESE電梯產(chǎn)量的增多給辦理報(bào)交、發(fā)運(yùn)的業(yè)務(wù)員帶來了不小壓力。尤其對(duì)于緊急報(bào)交提貨的項(xiàng)目,流程響應(yīng)速度較慢,在一定程度上影響了客戶提貨滿意度。

    目前,客戶提貨需在預(yù)約日期前1天或當(dāng)天到SMEC物流中心辦理提貨手續(xù)。開具SMEC產(chǎn)品發(fā)貨單的流程簡便快捷。相比之下,MESE電梯產(chǎn)品的開單流程比較繁瑣,耗時(shí)較長,在提貨高峰時(shí)段不僅會(huì)影響整個(gè)提貨效率,而且增加了開單人員的工作強(qiáng)度。因此,探索QC小組將2017年課題設(shè)定為“縮短MESE產(chǎn)品緊急提貨手續(xù)辦理時(shí)間”。

    二、活動(dòng)計(jì)劃

    本次活動(dòng)計(jì)劃的時(shí)間設(shè)定為:2016年8月1日起,至2017年4月30日止。

    三、現(xiàn)狀調(diào)查

    圖1 紙質(zhì)提貨單傳遞流程

    1.MESE產(chǎn)品紙質(zhì)提貨單傳遞流程,如圖1所示。

    2.MESE電梯錄入報(bào)交。MESE方將紙質(zhì)提貨單傳遞到SMEC物流中心,經(jīng)由物流中心手工逐條錄入系統(tǒng)后,打印報(bào)交單,完成報(bào)交流程。

    3.發(fā)貨單辦理流程。如圖2所示,MESE電梯提貨手續(xù)辦理流程與SMEC電梯提貨手續(xù)辦理流程相比,多了“根據(jù)合同號(hào)查找報(bào)交日期”和“根據(jù)報(bào)交日期,翻找MESE紙質(zhì)提貨單”兩個(gè)步驟。

    4.緊急提貨手續(xù)辦理流程及用時(shí)。如表1所示,SMEC電梯緊急提貨手續(xù)辦理手續(xù)只需用時(shí)35秒,而MESE產(chǎn)品緊急提貨手續(xù)辦理則需耗時(shí)1922.5秒,將近55倍。

    圖2 發(fā)貨單辦理流程

    表1 緊急提貨手續(xù)辦理用時(shí)統(tǒng)計(jì)

    四、設(shè)定目標(biāo)

    由于MESE電梯產(chǎn)品在遇緊急提貨情況時(shí)響應(yīng)速度較慢,使得客戶在辦理手續(xù)時(shí)等待時(shí)間較長。根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)要求,為減少客戶等待時(shí)間,提高客戶滿意度,以SMEC電梯產(chǎn)品為參照,考慮MESE電梯產(chǎn)品特殊性,將其提貨手續(xù)控制在1分鐘內(nèi),即60秒/單。

    五、原因分析

    小組通過頭腦風(fēng)暴,運(yùn)用關(guān)聯(lián)圖推導(dǎo)出6個(gè)導(dǎo)致辦理時(shí)間長的末端因素,分別是:(1)紙質(zhì)提貨單查找不易;(2)紙質(zhì)提貨單傳遞速度慢;(3)數(shù)據(jù)錄入時(shí)間長;(4)員工操作不熟練;(5)系統(tǒng)出錯(cuò);(6)SMEC物流中心未掌握MESE電梯預(yù)約信息。

    六、要因確認(rèn)

    表2為要因確認(rèn)表。在確認(rèn)第1項(xiàng)末端因素(紙質(zhì)提貨單查找不易)中,小組繪制了流程程序分析圖,如圖3所示。通過作業(yè)分解,發(fā)現(xiàn)開具M(jìn)ESE發(fā)貨單共10個(gè)步驟,其中搬運(yùn)動(dòng)作有5次,占比50%;總時(shí)間85.5秒,搬運(yùn)時(shí)長13.5秒,占比15%,搬運(yùn)次數(shù)較多,應(yīng)通過ECRS原則進(jìn)行改進(jìn)。

    七、制定并實(shí)施對(duì)策

    1.取消在開單時(shí)提供紙質(zhì)提貨單。通過ECRS原則簡化辦理流程,合并MESE與SMEC發(fā)貨單,使作業(yè)步驟由10個(gè)降低到4個(gè),開單時(shí)間由85.5秒降低到20秒,搬運(yùn)距離由5米減少到1.3米,提高了開單效率并緩解降低了員工的作業(yè)疲勞度。如圖3、4所示;MESE方將報(bào)交信息以電子文檔傳送至SMEC代替由專人傳遞的方式,如圖5所示。

    2.改進(jìn)錄入程序。MESE電梯報(bào)交錄入操作由原本的逐條錄入改為批量導(dǎo)入,原200臺(tái)報(bào)交信息逐條錄入系統(tǒng)需花費(fèi)1小時(shí),通過批量導(dǎo)入后只需花費(fèi)幾秒鐘的時(shí)間,大大提高了作業(yè)效率并且保證了數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。

    3.MESE電梯由SMEC進(jìn)行預(yù)約,并實(shí)現(xiàn)信息共享。由SMEC方統(tǒng)一預(yù)約并維護(hù),避免了信息傳遞不到位的情況,能夠更快地響應(yīng)緊急發(fā)貨的合同需求。

    表2 要因確認(rèn)表

    圖3 改進(jìn)前流程程序圖 

    圖4 改進(jìn)后流程程序圖

    八、效果檢查

    1.目標(biāo)達(dá)成情況:MESE合同開單時(shí)間由原本的1922.5秒減少到53秒,達(dá)到并且超過目標(biāo)值“降低到60秒”。

    2.間接效益:

    (1)減少時(shí)間成本,提高了開單效率,節(jié)省了開單用時(shí),減少客戶等待時(shí)間,提高了客戶滿意度。

    節(jié)約手工錄入時(shí)間=改進(jìn)前用時(shí)-改進(jìn)后用時(shí)=25秒/臺(tái)×10000臺(tái)/年-12秒/次×250次/年=247000秒/年=4117分鐘/年,

    節(jié)約開單作業(yè)時(shí)間=(85.5秒/臺(tái)-20秒/臺(tái)) ×10000臺(tái)/年=655000秒/年=10917分鐘/年。

    (2)取消了MESE紙質(zhì)提貨單,推進(jìn)了無紙化,節(jié)約了辦公用紙,根據(jù)年產(chǎn)量10000臺(tái),1張A4紙0.12元,每個(gè)產(chǎn)品共4張紙質(zhì)提貨憑證。

    節(jié)約辦公用紙費(fèi)用=10000臺(tái)/年×4張/臺(tái)×0.12元/張=4800元/年。

    省去了M E S E方派專人送MESE紙質(zhì)提貨單至物流中心,節(jié)約了人力物力。

    節(jié)約路費(fèi)=20元×2次×250天=10000元/年。

    傳遞紙質(zhì)提貨單節(jié)約時(shí)間=60×7×12=5040分鐘/年。

    綜上,預(yù)計(jì)節(jié)約成本:

    (1)節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本=節(jié)約辦公用紙費(fèi)用+節(jié)約路費(fèi)=4800+10000=14800元/年。

    (2)節(jié)約時(shí)間成本=節(jié)約手工錄入時(shí)間+節(jié)約開單作業(yè)時(shí)間+傳遞紙質(zhì)提貨單節(jié)約時(shí)間=4117+10917+5040=20074分鐘/年。

    圖5 MESE報(bào)交信息電子文檔

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