智慧司法下法院電子卷宗的歸檔模式與實(shí)踐檢視

謝登科 周鴻飛 /吉林大學(xué)法學(xué)院

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在司法活動(dòng)領(lǐng)域的運(yùn)用，訴訟程序內(nèi)的信息溝通和交流逐漸由線下物理空間移至線上網(wǎng)絡(luò)空間，由此帶來在線訴訟在司法活動(dòng)中推廣使用。傳統(tǒng)紙質(zhì)訴訟卷宗在制作、保存、流轉(zhuǎn)等方面已無法適應(yīng)司法活動(dòng)信息化和在線訴訟的發(fā)展要求[1]。很多國家和地區(qū)正在開展訴訟活動(dòng)中電子卷宗的實(shí)踐與探索。在美國，“案件管理和電子案件檔案系統(tǒng)”（Case Management/Electronic Case Files）和“法院電子記錄” （Public Access to Court Electronic Records）兩大信息化系統(tǒng)在美國聯(lián)邦法院得到推廣使用。在歐洲，多個(gè)國家已使用電子訴訟系統(tǒng)并推行電子卷宗[2]。我國各地法院正如火如荼地推進(jìn)在線訴訟和司法信息化建設(shè)，2020年6月修訂后《中華人民共和國檔案法》（下文簡稱《檔案法》）第三十八條規(guī)定：“國家鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化?！边@為法院在線訴訟檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用提供了法律依據(jù)。雖然在司法活動(dòng)中推行電子檔案有利于提高訴訟檔案管理效率，但當(dāng)前理論界和實(shí)務(wù)界對(duì)電子卷宗適用單套制歸檔還是雙套制歸檔仍存有較大爭議。為確保電子檔案在司法實(shí)踐中有序推廣，化解電子卷宗歸檔的實(shí)踐困境，需要以電子卷宗雙重歸檔模式為基礎(chǔ)來完善電子卷宗歸檔制度。

1 電子卷宗的兩種類型：派生型與原生型

在貫徹《人民法院信息化五年發(fā)展規(guī)劃（2016—2020）》進(jìn)程中，各級(jí)法院著力推進(jìn)電子卷宗隨案同步生成，嘗試探索電子卷宗在案件辦理、訴訟服務(wù)和司法管理中的有序應(yīng)用[3]。在司法實(shí)踐中，電子卷宗歸檔存在“單套制”和“雙套制”兩種模式。前者是對(duì)電子卷宗進(jìn)行單一式歸檔，歸檔后以電子檔案的形式保存[4]；后者是對(duì)同一份電子卷宗進(jìn)行雙重歸檔，歸檔后以“紙質(zhì)檔案+電子檔案”兩種形式同時(shí)保存。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，既往“紙質(zhì)單軌制+單套制”文件歸檔模式正在發(fā)生變革，當(dāng)紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)存在時(shí)，通常采取“雙套制”或“電子單套制”的卷宗歸檔模式[5]。

1.1 電子卷宗推行的正當(dāng)基礎(chǔ)：功能等值

目前，我國各地法院對(duì)案件卷宗正逐步實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)卷宗管理向電子卷宗管理的重大變革，此種變革主要依賴于“功能等值”理論。所謂“功能等值”理論，其最早用于電子商務(wù)中，旨在解決電子商務(wù)推廣中“原件”問題，即只要數(shù)據(jù)電文確實(shí)起到了功能上等同或基本等同于書面原件的效果，便可視為一種合法有效的原件[6]。

雖然電子卷宗與紙質(zhì)卷宗的表現(xiàn)形式不同，但二者的價(jià)值功能并無本質(zhì)差異。紙質(zhì)卷宗所具有的文件存儲(chǔ)、查閱、復(fù)制、核證等功能，電子卷宗都可以實(shí)現(xiàn)：第一，在存儲(chǔ)功能上，雖然電子卷宗突破了傳統(tǒng)存儲(chǔ)物理空間，使用大容量硬盤存儲(chǔ)或“云存儲(chǔ)”，但紙質(zhì)卷宗中所存儲(chǔ)的相關(guān)文件和信息，大多數(shù)也可以借助于電子卷宗來保管存儲(chǔ)。第二，在流轉(zhuǎn)功能上，紙質(zhì)卷宗主要是在物理空間中移送、接收、保管，而電子卷宗既可以在網(wǎng)絡(luò)空間流轉(zhuǎn)，比如單位內(nèi)部局域網(wǎng)，也可以借助于電子設(shè)備或存儲(chǔ)介質(zhì)在傳統(tǒng)物理空間流轉(zhuǎn)。雖然電子卷宗改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)卷宗移送方式，通過線上申請(qǐng)的方式實(shí)現(xiàn)同步異地流轉(zhuǎn)，節(jié)約了司法資源，但也對(duì)電子卷宗流轉(zhuǎn)的軟硬件設(shè)備提出較高要求。第三，在查閱功能上，當(dāng)事人和法院可以根據(jù)需要檢索、查閱電子卷宗系統(tǒng)中的案件信息和電子文件，大幅提高訴訟效率。第四，在核證功能上，紙質(zhì)卷宗主要借助于流轉(zhuǎn)記錄、人工比對(duì)等方式來進(jìn)行核證，而電子卷宗除了可以采取傳統(tǒng)核證方式外，還可以借助于完整性校驗(yàn)、可信時(shí)間戳、區(qū)塊鏈存證等信息技術(shù)予以核證。

由于電子卷宗能夠?qū)崿F(xiàn)與傳統(tǒng)紙質(zhì)卷宗相同的價(jià)值功能，故其應(yīng)當(dāng)具有和紙質(zhì)卷宗同等法律效力。我國《檔案法》第三十七條第二款規(guī)定：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”這就主要源于電子卷宗能夠?qū)崿F(xiàn)與傳統(tǒng)紙質(zhì)卷宗相同的價(jià)值功能。從價(jià)值功能層面出發(fā)，電子卷宗與紙質(zhì)卷宗在存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)、查閱等功能上發(fā)揮相同的作用，甚至在同等條件下，其適用效果比紙質(zhì)卷宗更優(yōu)。然而，由于電子卷宗是借助于網(wǎng)絡(luò)空間和電子設(shè)備來進(jìn)行流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)，其在某些特定情況下的安全性可能要弱于紙質(zhì)卷宗，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)空間和電子設(shè)備可能會(huì)被黑客攻擊、植入病毒等而減損電子卷宗的安全性。

1.2 電子卷宗歸檔的運(yùn)行流程

根據(jù)最高人民法院2016年發(fā)布的《關(guān)于全面推進(jìn)人民法院電子卷宗隨案同步生成和深度應(yīng)用的指導(dǎo)意見》的通知，電子卷宗既包括法院在案件受理時(shí)接收或辦理過程中形成的電子文件，也包括將紙質(zhì)卷宗材料依托數(shù)字影像、文字識(shí)別等技術(shù)轉(zhuǎn)化形成的電子文件。前者主要針對(duì)電子卷宗形成之前的電子文件，其明確指向電子訴訟文件，依此形成的電子卷宗通常為原生型電子卷宗。后者主要針對(duì)法院已有的紙質(zhì)文件，其直接指向紙質(zhì)卷宗材料，依此轉(zhuǎn)換形成的電子卷宗通常為派生型電子卷宗。

關(guān)于派生型電子卷宗歸檔，其主要針對(duì)線下訴訟。隨著全面推進(jìn)司法信息化改革，電子卷宗在案件辦理、訴訟服務(wù)和司法管理中得以推廣使用，當(dāng)前對(duì)于線下訴訟的紙質(zhì)卷宗也逐漸朝向“雙套制”檔案管理模式轉(zhuǎn)變。雖然此種歸檔模式可以同時(shí)存儲(chǔ)紙質(zhì)卷宗和電子卷宗兩套文件，但其運(yùn)行流程較為繁瑣，包括紙質(zhì)卷宗的紙質(zhì)歸檔和電子歸檔兩套流程。首先，紙質(zhì)卷宗的紙質(zhì)歸檔主要包括：第一，紙質(zhì)訴訟文件的紙質(zhì)歸檔。此類歸檔直接將紙質(zhì)訴訟文件交由業(yè)務(wù)部門整理成卷后移交至檔案室保存即可。第二，電子訴訟文件的紙質(zhì)歸檔。在線下訴訟中也可能會(huì)涉及電子訴訟文件，比如作為證據(jù)使用的短信、微信、電子郵件等電子數(shù)據(jù)。實(shí)踐中，對(duì)于電子訴訟文件紙質(zhì)歸檔時(shí)，通常將電子數(shù)據(jù)刻錄光盤或者打印、復(fù)制，進(jìn)而將其放置卷宗中入卷歸檔。其次，紙質(zhì)卷宗的電子歸檔需要運(yùn)用掃描技術(shù)將紙質(zhì)訴訟文件掃描為可傳輸?shù)碾娮釉V訟文件，進(jìn)而將電子訴訟文件轉(zhuǎn)化為派生型電子卷宗，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案部門，或按檔案部門要求掃描、轉(zhuǎn)化后錄入指定網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間地址。

關(guān)于原生型電子卷宗歸檔，其主要針對(duì)在線訴訟。基于在線訴訟中的法律文書、證據(jù)材料等訴訟文件主要是以電子形式存儲(chǔ)于在線訴訟系統(tǒng)平臺(tái)，故對(duì)其歸檔主要包括電子歸檔和紙質(zhì)歸檔兩套流程。首先，原生型電子卷宗的電子歸檔。此類歸檔是將電子訴訟文件直接編目、匯總形成電子卷宗，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行電子歸檔封存。在原生型電子卷宗的電子歸檔流程中，電子訴訟文件僅以電子形式運(yùn)行和保存，包括生成、辦理、歸檔管理、移交、保存和利用等業(yè)務(wù)活動(dòng)，即文件、檔案的全程無紙化。其次，原生型電子卷宗的紙質(zhì)歸檔。此類歸檔需要對(duì)電子卷宗的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，即將原生型電子卷宗通過打印技術(shù)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)卷宗，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行紙質(zhì)歸檔封存。雖然原生型電子卷宗“單套制”歸檔無需經(jīng)過文件形式轉(zhuǎn)換即可直接實(shí)現(xiàn)，大幅提高訴訟效率，優(yōu)化資源配置。但現(xiàn)有法律規(guī)范對(duì)電子歸檔形式大多僅采取以“可以”為主的裁量性規(guī)范形式，暗示了當(dāng)前電子文件仍以“雙套制”為主的歸檔模式。

2 電子卷宗歸檔的制度障礙與實(shí)踐困境

實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案是加快推進(jìn)法院信息化建設(shè)，使訴訟檔案成為動(dòng)態(tài)檔案信息資源的重要前提。雖然當(dāng)前我國各地法院對(duì)電子卷宗歸檔進(jìn)行了如火如荼的探索，但其仍存在著電子檔案法律效力缺陷、電子卷宗“單套制”與“雙套制”適用順序錯(cuò)位和超期歸檔等問題。

2.1 電子檔案法律效力的制度缺陷

電子訴訟文件的立卷、歸檔、儲(chǔ)存、利用等應(yīng)當(dāng)按照檔案管理相關(guān)法律執(zhí)行。目前，《檔案法》《電子訴訟檔案管理辦法》等法律規(guī)范在明確電子檔案（電子訴訟檔案）效力時(shí)，通常將其放置在與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的比較視角之下，雖然此種規(guī)定方式可以凸顯電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在法律效力層面的共性，但其也存在如下缺點(diǎn)：

第一，原生型電子檔案的法律效力缺乏獨(dú)立性。我國《檔案法》雖并未明確區(qū)分“原生型電子檔案”和“派生型電子檔案”兩個(gè)概念，但其在第三十五條之規(guī)定中區(qū)分“電子檔案”和“傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果”兩種檔案數(shù)字資源，其分別屬于“原生型電子檔案”和“派生型電子檔案”。《檔案法》第三十七條第二款在規(guī)定電子檔案法律效力時(shí)，賦予電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案同等效力。從法律概念和實(shí)質(zhì)內(nèi)涵來看，該款中的“電子檔案”應(yīng)當(dāng)屬于原生型電子檔案。在原生型電子檔案中，電子檔案是其最初表現(xiàn)形態(tài)，而紙質(zhì)檔案是其派生形態(tài)。此時(shí)，若以原生型電子檔案來對(duì)比紙質(zhì)檔案并賦予其相應(yīng)法律效力，則既忽視了原生型電子檔案的最初表現(xiàn)形態(tài)，也無法彰顯其自身的獨(dú)立價(jià)值和法律效力。

第二，無法涵蓋派生型電子檔案法律效力。雖然我國《檔案法》區(qū)分了“電子檔案”和“傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果”兩種檔案數(shù)字資源，但《檔案法》第三十七條第二款在規(guī)定電子檔案法律效力時(shí)，僅明確賦予了“電子檔案”同等法律效力，而并未規(guī)定“傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果”的法律效力，這就意味著其僅明確了原生型電子檔案的法律效力，而無法涵蓋派生型電子檔案的法律效力。

2.2 “單套制”與“雙套制”的適用順序錯(cuò)位

根據(jù)人民法院大數(shù)據(jù)和管理服務(wù)平臺(tái)數(shù)據(jù)顯示，2020年，全國新收案件中匯聚了電子卷宗的共有16782423件，電子卷宗覆蓋率為90.64%，其中原審案件電子卷宗檔案合并率平均為94.88%，全國范圍內(nèi)所有地區(qū)的電子卷宗檔案合并率均達(dá)到95%以上[7]。截至2020年底，全國93%以上法院建成了電子卷宗隨案同步生成系統(tǒng)，從技術(shù)上實(shí)現(xiàn)電子卷宗目錄編制、網(wǎng)上閱卷、法律文書輔助生成、電子卷宗歸檔等核心功能。

通過上述數(shù)據(jù)可得，雖然全國法院電子卷宗覆蓋率正穩(wěn)步推進(jìn)，不斷增長，但實(shí)踐中法院對(duì)于“單套制”與“雙套制”的適用順序錯(cuò)位。第一，線下訴訟中電子卷宗歸檔呈現(xiàn)出“雙套為主，單套為輔”的實(shí)踐態(tài)勢(shì)。對(duì)于派生型電子卷宗而言，其歸檔前需要將紙質(zhì)卷宗轉(zhuǎn)化為電子卷宗，為了確保卷宗的真實(shí)性，法院通常將紙質(zhì)卷宗作為原件予以留存，以便后期核證，對(duì)其歸檔也更傾向于采用“雙套制”歸檔模式。雖然“雙套制”歸檔有利于保障司法卷宗的真實(shí)性，但其既增加了司法工作量，也導(dǎo)致歸檔效率低下。第二，在線訴訟中對(duì)電子卷宗歸檔“單套制”的適用存在地區(qū)差異。實(shí)踐中有些法院主要采取電子卷宗“雙套制”歸檔模式，比如吉林省地區(qū)法院。而有些法院則主要采取電子卷宗“單套制”，比如北京、杭州、廣州三地互聯(lián)網(wǎng)法院。

2.3 超期歸檔現(xiàn)象較為嚴(yán)重

隨著法院信息化建設(shè)全面推進(jìn)，電子卷宗隨案同步生成正逐步實(shí)現(xiàn)，如江蘇省昆山市人民法院在電子卷宗同步生成的基礎(chǔ)上全面推行全流程無紙化辦案的“千燈模式”，廣東省深圳市鹽田區(qū)人民法院全面推行全流程無紙化辦案，紙質(zhì)卷宗不再流轉(zhuǎn)，真正實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上辦案的“單軌制”和“無紙化”[8]。

根據(jù)人民法院大數(shù)據(jù)管理與服務(wù)平臺(tái)數(shù)據(jù)顯示，從2016年1月至2021年1月，全國電子檔案覆蓋率已達(dá)到61.32%，但電子檔案及時(shí)率僅有31.98%[9]（詳見表1），而影響電子卷宗歸檔及時(shí)率除了技術(shù)原因之外，主要在于法院工作人員對(duì)電子卷宗的使用積極性不高。雖然當(dāng)前電子卷宗“單套制”歸檔模式正逐步推進(jìn)，且部分試點(diǎn)法院已取得較好成效，但在實(shí)踐中，法院仍存在著電子卷宗錄入不及時(shí)或有誤的情況：第一，電子卷宗掃描不及時(shí)。一般而言，電子卷宗與紙質(zhì)卷宗應(yīng)當(dāng)保持一致，同時(shí)生成，而實(shí)踐中卻存在案件承辦人未及時(shí)錄入相關(guān)卷宗材料，或?qū)讣碜诓牧隙逊e到一定程度后集中掃描的情況；第二，電子卷宗掃描有誤?；趻呙杈碜诓牧蠈?duì)于案件承辦人有相關(guān)技術(shù)性要求，而部分承辦人并不熟悉或習(xí)慣電腦、掃描儀的操作，由此導(dǎo)致卷宗材料掃描、錄入錯(cuò)誤，存在卷宗材料“二次掃描”現(xiàn)象。上述兩種現(xiàn)象都將導(dǎo)致電子卷宗無法按期歸檔，既影響了司法檔案統(tǒng)一管理，也給檔案后期調(diào)閱產(chǎn)生不利影響。

表1 2016年1月—2021年1月電子檔案質(zhì)量情況分析

3 電子卷宗歸檔的未來發(fā)展與制度完善

隨著全面推進(jìn)司法信息化改革，深化智慧法院建設(shè)成果運(yùn)用，當(dāng)前司法活動(dòng)中各種言詞證據(jù)、實(shí)物證據(jù)都可以通過網(wǎng)絡(luò)方式傳達(dá)信息，并以掃描文本、原物模型或攝像錄像片等形式被使用和存檔[10]。然而，通過對(duì)電子卷宗歸檔現(xiàn)有實(shí)踐困境分析可以發(fā)現(xiàn)，我國電子卷宗歸檔制度還存有不足之處，以下就結(jié)合電子卷宗歸檔的實(shí)踐困境，提出相應(yīng)完善措施。

3.1 明確電子卷宗直接歸檔的法律效力

雖然《檔案法》第三十七條第二款和《電子訴訟檔案管理辦法》第二十九條都明確規(guī)定了電子檔案（電子訴訟檔案）與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有同等效力，為電子卷宗歸檔提供了法律依據(jù)。但此種規(guī)定方式僅是將傳統(tǒng)載體檔案作為比較對(duì)象，對(duì)于由電子卷宗直接歸檔形成的電子檔案沒有作出獨(dú)立性規(guī)定。

首先，對(duì)于原生型電子卷宗而言，其無需經(jīng)過形式轉(zhuǎn)換即可直接實(shí)現(xiàn)電子文件編目、歸檔，若強(qiáng)制要求原生型電子卷宗進(jìn)行紙質(zhì)歸檔，則既浪費(fèi)司法資源，又不利于提高司法卷宗按期歸檔率。故原生型電子卷宗應(yīng)當(dāng)直接進(jìn)行電子歸檔，由其歸檔形成的電子訴訟檔案應(yīng)當(dāng)具有獨(dú)立的法律效力。其次，對(duì)于派生型電子卷宗而言，其能夠在訴訟中流轉(zhuǎn)使用主要在于與原始紙質(zhì)卷宗的功能等值，即派生型電子卷宗能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)原始紙質(zhì)卷宗的“鏡像復(fù)制”，并起到替代原始紙質(zhì)卷宗進(jìn)行流轉(zhuǎn)、查閱、歸檔。故在司法活動(dòng)中，當(dāng)案件承辦人完成對(duì)原始紙質(zhì)卷宗的掃描、轉(zhuǎn)換后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)派生型電子卷宗進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)卷宗掃描錯(cuò)誤、缺失的，及時(shí)核實(shí)更正。對(duì)于案件紙質(zhì)卷宗全部轉(zhuǎn)化為電子卷宗，并已經(jīng)完成電子歸檔的，應(yīng)當(dāng)明確其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有同等效力。

3.2 厘清“單套制”與“雙套制”的適用順位

隨著法院全面推行全流程無紙化辦案，雖然大多數(shù)法律文書、證據(jù)材料都可以在辦案系統(tǒng)中直接形成電子文件，為推行電子卷宗“單套制”歸檔提供了有利條件，但改革并非一蹴而就，當(dāng)前在線訴訟中原生型電子卷宗更適宜“單套制”歸檔，而線下訴訟中派生型電子卷宗則更適宜“雙套制”歸檔。

首先，在線訴訟中，基于立案、舉證、質(zhì)證、庭審等訴訟環(huán)節(jié)都是在線上進(jìn)行，且所有的訴訟文件都是以電子形式呈現(xiàn)、流轉(zhuǎn)，故有學(xué)者主張，在線訴訟中應(yīng)確立電子卷宗“單軌、單套制”的運(yùn)行模式，以“單軌制”運(yùn)行、“單套制”保管為目標(biāo)，歸檔方式逐步從“以電子卷宗為主、紙質(zhì)卷宗為輔”模式轉(zhuǎn)向“電子卷宗單套歸檔保存”模式[11]。為了提高原生型電子卷宗的按期歸檔率，在線訴訟中應(yīng)當(dāng)全面推進(jìn)原生型電子卷宗“單套制”歸檔，強(qiáng)化原生型電子卷宗“單套制”歸檔的制度剛性。

其次，線下訴訟中，基于立案、舉證、質(zhì)證、庭審等訴訟環(huán)節(jié)都是在線下進(jìn)行，且大多數(shù)訴訟文件都是以紙質(zhì)形式存在，故紙質(zhì)卷宗是線下訴訟卷宗的原生形態(tài)，而電子卷宗則是基于紙質(zhì)卷宗的派生形態(tài)。由紙質(zhì)卷宗向電子卷宗的轉(zhuǎn)換，不僅需要考慮轉(zhuǎn)換效率，更要考慮轉(zhuǎn)換過程中可能存在的問題，比如在紙質(zhì)卷宗掃描過程中，因承辦人操作失誤而導(dǎo)致卷宗掃描模糊或缺失等情況。因此，雖然我國各地法院正逐步推行電子卷宗“單套制”歸檔管理模式，但改革并非一蹴而就，當(dāng)前線下訴訟應(yīng)當(dāng)采用“雙套制”歸檔，在法院完善相關(guān)配套軟硬件設(shè)施之后再全面推行電子卷宗“單套制”歸檔模式。

3.3 提高電子卷宗的按期歸檔率

目前，雖然實(shí)踐中部分法院采取電子卷宗“雙套制”歸檔管理模式，但在電子訴訟檔案制作過程中仍存在著紙質(zhì)卷宗向電子卷宗轉(zhuǎn)化不達(dá)標(biāo)、不及時(shí)等問題，從而導(dǎo)致紙質(zhì)卷宗重復(fù)掃描，加大法院工作負(fù)擔(dān)。因此，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化電子卷宗生成、轉(zhuǎn)化流程，提高電子卷宗按期歸檔率。

首先，對(duì)于在線訴訟而言，當(dāng)事人通常按照法院要求將法律文書、證據(jù)材料等文件直接上傳至在線訴訟系統(tǒng)平臺(tái)。然而，當(dāng)前在線訴訟平臺(tái)并不能對(duì)當(dāng)事人提交的訴訟文件進(jìn)行自動(dòng)分類、自動(dòng)編目，當(dāng)事人需要根據(jù)法院提示將不同的訴訟文件提交至不同端口，但當(dāng)事人受到技術(shù)能力和專業(yè)知識(shí)的限制，往往無法準(zhǔn)確地將訴訟文件提交至正確端口，從而導(dǎo)致電子訴訟文件混亂，無法及時(shí)完成歸檔。因此，對(duì)于采取線上審理的案件，應(yīng)當(dāng)增設(shè)專門的協(xié)助人員，通過電話服務(wù)或網(wǎng)頁交談方式對(duì)當(dāng)事人提交電子訴訟文件的格式、類型、編碼等予以指導(dǎo)，如果確有必要，協(xié)助人員還應(yīng)當(dāng)幫助操作困難的當(dāng)事人完成電子訴訟文件上傳，并對(duì)上傳的電子訴訟文件予以先行審核，審核通過后再編目歸檔，從而避免辦案法官對(duì)當(dāng)事人上傳的文件重復(fù)識(shí)別、調(diào)整，提高原生型電子卷宗按期歸檔率。

其次，對(duì)于線下訴訟而言，基于線下訴訟中的訴訟文件主要是紙質(zhì)形式，對(duì)其進(jìn)行電子化歸檔主要是將當(dāng)事人提交的紙質(zhì)文件通過掃描、拍照等技術(shù)手段轉(zhuǎn)換為電子形式。為了確保派生型電子卷宗的按期歸檔率，對(duì)于需要轉(zhuǎn)換文件形式的，應(yīng)當(dāng)由訴訟各階段的業(yè)務(wù)部門分工負(fù)責(zé)。立案前，應(yīng)當(dāng)由當(dāng)事人將紙質(zhì)文件交由立案中心統(tǒng)一掃描、編目后再提交立案審查。立案后，當(dāng)事人在訴訟中提交的訴訟文件應(yīng)當(dāng)由各訴訟環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)部門自行完成紙質(zhì)文件的掃描工作。在庭審結(jié)束后，應(yīng)由案件承辦人將判決書、裁定書等訴訟文書及時(shí)轉(zhuǎn)化為電子文書，并對(duì)其進(jìn)行歸檔封存。對(duì)于案件承辦人而言，若其未及時(shí)將當(dāng)事人提交的紙質(zhì)文件掃描上傳，導(dǎo)致電子卷宗歸檔前存在“二次掃描”等問題，則可以對(duì)相關(guān)工作人員給予紀(jì)律懲戒，以倒逼其積極履行電子歸檔職責(zé)，提高電子卷宗的按期歸檔率。

4 結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案向電子檔案的變革，不僅是為了滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下訴訟文件快速流轉(zhuǎn)、海量儲(chǔ)存的需求，更是為了讓人民群眾享受智慧法院帶來的“數(shù)字紅利”。雖然《電子訴訟檔案管理辦法》第二十九條明確了電子訴訟檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有同等效力，但當(dāng)前實(shí)踐中仍存在著電子檔案法律效力缺陷、電子卷宗歸檔模式適用順序錯(cuò)位和超期歸檔等困境。為了確保電子檔案在司法領(lǐng)域中得以準(zhǔn)確運(yùn)用，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化電子卷宗生成轉(zhuǎn)化流程，并在明確電子卷宗直接歸檔的法律效力基礎(chǔ)上，強(qiáng)化原生型電子卷宗“單套制”歸檔的制度剛性。