淺析財(cái)務(wù)外包存在的問題及對策
——以SQ公司為例

□秦萌萌

(中石油昆侖燃?xì)庥邢薰舅拇ǚ止?四川 成都 610000)

1 SQ公司的基本情況

SQ公司在A省擁有13家公司和4個(gè)LNG工廠以及1個(gè)分布式能源項(xiàng)目。由于SQ公司進(jìn)行了內(nèi)部調(diào)整，內(nèi)部的財(cái)務(wù)人員從13人縮減至8人。SQ公司的財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)總公司的資產(chǎn)業(yè)務(wù)和下屬加氣站的經(jīng)營業(yè)務(wù)、資金管理、全面預(yù)算、合并報(bào)表等相關(guān)工作。由于SQ公司的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制要求工作人員職責(zé)分離，因此導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員數(shù)量短缺[1]。目前，該公司裝訂會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)政策傳遞、日常電話答疑、納稅申報(bào)等業(yè)務(wù)已經(jīng)實(shí)行了外包。

2 財(cái)務(wù)外包的原因

2.1 財(cái)務(wù)部門人力資源缺乏

SQ公司的經(jīng)營業(yè)務(wù)已經(jīng)具備一定的規(guī)模，但是財(cái)務(wù)人員配備的數(shù)量較少，難以適應(yīng)公司的高速發(fā)展，因此公司將部分財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)外包到事務(wù)所[2]。

2.2 降低企業(yè)成本

現(xiàn)如今，市場上的會(huì)計(jì)事務(wù)所較多，且事務(wù)所擁有大量經(jīng)驗(yàn)豐富的財(cái)務(wù)人員，其專業(yè)技能可以滿足企業(yè)的財(cái)務(wù)需求，提高企業(yè)財(cái)務(wù)工作的質(zhì)量，從而減少員工的培訓(xùn)費(fèi)用和人才的培養(yǎng)支出。同時(shí)，企業(yè)無需考慮會(huì)計(jì)人員的保險(xiǎn)、住房、醫(yī)療等各類支出，可以從整體上降低企業(yè)成本[3]。

2.3 市場上擁有大量有經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)人員

市場上的會(huì)計(jì)師事務(wù)所非常多，事務(wù)所中有經(jīng)驗(yàn)、有資質(zhì)的注冊會(huì)計(jì)師致力于為客戶提供財(cái)務(wù)方面的服務(wù)，主要包括年度報(bào)表審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)、資產(chǎn)評估、工程決算、財(cái)務(wù)咨詢等方面的工作。SQ公司在選擇中介商的過程中，已經(jīng)選定了中介機(jī)構(gòu)，下發(fā)了可供下屬單位選擇的備選名單。因此，企業(yè)可以按照自身的業(yè)務(wù)需求，選擇適宜的中介機(jī)構(gòu)承接財(cái)務(wù)外包業(yè)務(wù)，這為SQ公司提供了便利[4]。

3 財(cái)務(wù)外包存在的問題

對于SQ公司來說，財(cái)務(wù)外包可以彌補(bǔ)企業(yè)財(cái)務(wù)人員不足的缺陷，降低企業(yè)成本，但是從某些角度上來說，也存在一些問題。

3.1 財(cái)務(wù)外包申請工作效率低

SQ公司財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)外包時(shí)，沒有明確財(cái)務(wù)外包服務(wù)的內(nèi)容，一個(gè)外包業(yè)務(wù)對應(yīng)一個(gè)外包商，期間的程序較為復(fù)雜。因此，如果有外包的項(xiàng)目，需要提交選商申請，依據(jù)選商的流程，簽訂合同，這一系列的工作流程導(dǎo)致工作進(jìn)展緩慢，工作效率低[5]。

3.2 財(cái)務(wù)外包導(dǎo)致企業(yè)缺乏主導(dǎo)權(quán)

從成本效益的角度考慮，提供財(cái)務(wù)外包服務(wù)的人員沒有對企業(yè)的真實(shí)運(yùn)營情況、企業(yè)的相關(guān)制度進(jìn)行深入的了解，且極易在工作中出現(xiàn)SQ公司的工作人員不配合等情況，導(dǎo)致一部分業(yè)務(wù)的開展沒有從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，這樣會(huì)使企業(yè)失去一部分主動(dòng)權(quán)，也會(huì)影響外包業(yè)務(wù)的工作效率和人員的工作熱情，對財(cái)務(wù)外包公司的業(yè)務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生影響[6]。

3.3 不能實(shí)施有效的控制

委托單位雖然簽訂了正式的委托代理合同，但對雙方的權(quán)利和義務(wù)沒有明確的規(guī)定，在實(shí)際工作中，一旦存在不明晰的地方，往往很難明確責(zé)任。因此在選擇服務(wù)機(jī)構(gòu)時(shí)，企業(yè)應(yīng)該更加謹(jǐn)慎。同時(shí)，承擔(dān)外包業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)人員，其工資和獎(jiǎng)金在原單位發(fā)放，可能會(huì)出現(xiàn)不按SQ公司的要求開展工作的現(xiàn)象，導(dǎo)致外包工作不能高效完成。

3.4 外包公司的服務(wù)質(zhì)量低

外部審計(jì)人員的信息存在局限性、外部人員工作不用心、審計(jì)時(shí)間倉促、職業(yè)能力不達(dá)標(biāo)等因素，都會(huì)影響財(cái)務(wù)外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量，難以達(dá)到預(yù)期的審計(jì)效果，這會(huì)給企業(yè)的發(fā)展帶來一定的影響[7]。

3.5 容易泄露企業(yè)機(jī)密

企業(yè)中的大量數(shù)據(jù)都是以財(cái)務(wù)的方式進(jìn)行記錄，企業(yè)購買商品、提供服務(wù)、企業(yè)職工薪酬、福利獎(jiǎng)金、企業(yè)招投標(biāo)選商、企業(yè)納稅、優(yōu)惠申報(bào)等都需要通過財(cái)務(wù)部門，其中涉及了大量的企業(yè)財(cái)務(wù)信息，如資產(chǎn)負(fù)債率、資產(chǎn)閑置率、企業(yè)的或有負(fù)債等。這些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一旦泄露，將會(huì)給企業(yè)造成巨大的損失。

4 解決財(cái)務(wù)外包問題的措施

4.1 建立財(cái)務(wù)外包框架和管控制度

SQ公司應(yīng)整理年度外包服務(wù)的事項(xiàng)，對外包事項(xiàng)進(jìn)分類，如果存在涉及企業(yè)機(jī)密的業(yè)務(wù)，則禁止外包[8]。企業(yè)要培養(yǎng)自己的財(cái)務(wù)隊(duì)伍，以便提供更優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)服務(wù)。

4.2 選擇合適的外包機(jī)構(gòu)

企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)外包時(shí)，不但要考慮外包業(yè)務(wù)的收費(fèi)問題，還要關(guān)注外包機(jī)構(gòu)的審計(jì)質(zhì)量，保證審計(jì)工作能夠順利進(jìn)行。外包機(jī)構(gòu)應(yīng)該從系統(tǒng)提供的供應(yīng)商備選庫中進(jìn)行選擇，優(yōu)先考慮服務(wù)質(zhì)量高的外包機(jī)構(gòu)，要兼顧外包機(jī)構(gòu)人員的職業(yè)道德水平和內(nèi)部控制機(jī)制。

4.3 細(xì)化合同款項(xiàng)，簽訂保密協(xié)議

SQ公司與外部機(jī)構(gòu)簽訂服務(wù)合同時(shí)，要細(xì)化合同條款，增加服務(wù)超期、人員變更等條款，還應(yīng)在合同中明確雙方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，以方便日后工作能夠順利進(jìn)行。同時(shí)，還應(yīng)簽訂企業(yè)和員工的保密協(xié)議，SQ公司應(yīng)確定保密協(xié)議的內(nèi)容，制定保密資料借閱、保存和復(fù)制的規(guī)定，雙方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密協(xié)議，避免流于形式。

4.4 建立外包業(yè)務(wù)的長效機(jī)制

分析和總結(jié)外包業(yè)務(wù)出現(xiàn)的問題，制定相應(yīng)的解決措施，在這個(gè)過程，要不斷發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、提供措施，建立財(cái)務(wù)外包服務(wù)的長效機(jī)制，使得財(cái)務(wù)外包業(yè)務(wù)能夠達(dá)到最佳效果。