現(xiàn)階段檔案信息化建設存在的問題及對策分析

阿爾孜古麗·買買提

新疆醫(yī)科大學 新疆 烏魯木齊 830011

引言

當今社會已進入信息化時代，人們每天可以通過不同的途徑獲取海量的信息，且人們對這些信息的應用程度也在不斷加深。檔案記錄了國家和社會的發(fā)展歷程，記錄了個人的成長發(fā)展經(jīng)歷，在社會發(fā)展中占有重要的地位。對此，我國十分重視檔案管理工作，檔案信息化以其節(jié)能、快捷、高效等優(yōu)勢成為重要的管理手段和資源。

一、檔案管理模式發(fā)生改變

在當前信息化社會的大背景中，檔案管理模式也向著網(wǎng)絡化、數(shù)字化方向發(fā)展，檔案保管也變得更加快捷、安全。信息化的運用與發(fā)展已實現(xiàn)部分檔案資料的共享，這無形中加快了社會的發(fā)展。

二、檔案信息化建設的重要性

檔案信息化建設是時代發(fā)展的必然趨勢，它給相關(guān)工作人員帶來了諸多便利。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，效率低下且造成了人力物力的極大浪費。推進檔案信息化建設后，用計算機對檔案進行檢索、編目、統(tǒng)計，不僅提高了檔案的利用效率，也將檔案實體管理變?yōu)閿?shù)據(jù)信息管理，檔案信息只需一次錄入便可多次利用。

三、檔案信息化建設中存在的問題

1.管理工作存在滯后性

檔案信息化建設需要管理人員根據(jù)實際情況對檔案管理流程進行精簡與重組，確保信息文件的無毒上傳，以此保證檔案信息化建設的實效性，從而適應社會發(fā)展的需求[1]。但在實際工作中，管理人員對檔案管理信息化建設重視程度不夠，信息化建設存在滯后性，檔案信息化建設緩慢。

2.數(shù)據(jù)形式多樣

檔案數(shù)據(jù)來源廣泛、形式多樣、數(shù)據(jù)量巨大，給檔案管理信息化建設造成巨大困難。目前，數(shù)字檔案服務系統(tǒng)的信息化建設各自為政、互不往來，形成了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的多樣化。在檔案信息化建設中，不同地區(qū)不同階段的發(fā)展情況不同，檔案記錄數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一格式，系統(tǒng)縱橫分割開放性不足，信息化建設困難重重。

3.缺少專業(yè)人才

實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，離不開具有專業(yè)檔案管理知識且熟練掌握計算機操作的人才[2]。但大多數(shù)企業(yè)普遍缺少專業(yè)的檔案管理人才，部分領(lǐng)導甚至認為檔案管理者經(jīng)過簡單培訓就能上崗，這導致檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低，嚴重制約了檔案管理的信息化建設。

4.檔案的存儲設備問題

檔案管理信息化建設需推行無紙化辦公，這需要提前將檔案信息錄入電腦，屆時搜索關(guān)鍵詞就能快速找到所需要的信息。但由于存儲系統(tǒng)不匹配，經(jīng)常出現(xiàn)查不到信息的狀態(tài)。此外，電子檔案的管理依賴于計算機，若數(shù)據(jù)沒有及時備份，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡癱瘓或電腦故障，文件極易丟失。

四、推進檔案信息化建設的措施與對策

1.提升管理人員專業(yè)水平

檔案管理信息化建設需要高素質(zhì)人才的支撐，因此，相關(guān)部門應當把培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才隊伍放在首位。應采取有效的培訓方式不斷提高檔案工作人員的業(yè)務能力。此外，為有效發(fā)揮檔案管理人員的積極性，還可以設置獎懲制度，明確崗位職責，確保檔案管理信息化建設工作的順利開展。

2.建立健全檔案管理制度

相關(guān)部門應對立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度以及檔案利用制度等做出明確規(guī)定。此外，在檔案管理工作中必須做到連續(xù)備份、定期檢查，保證數(shù)字檔案信息的有效性，為檔案信息化建設打好基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

檔案信息化建設是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。針對當前檔案信息化建設中存在的一些問題，相關(guān)部門應加強檔案管理人員的素質(zhì)教育，建立健全相關(guān)的檔案管理制度。只有這樣，才能為我國的檔案管理事業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)?！?/p>