干部人事檔案管理之我見(jiàn)

(中化地質(zhì)礦山總局貴州地質(zhì)勘查院 貴州 貴陽(yáng) 550002)

干部人事檔案是各級(jí)單位全方位了解干部的重要依據(jù)，是單位人事制度的重要一環(huán)。干部人事檔案管理工作沒(méi)做好，就會(huì)出現(xiàn)檔案篡改、偽造和人為毀壞等現(xiàn)象，不利于單位人事工作的有效展開(kāi)。如何挖掘干部人事檔案中潛在的價(jià)值，提升管理水平，是現(xiàn)階段干部人事檔案管理領(lǐng)域的一個(gè)重大命題。對(duì)干部人事檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的探討，不僅能夠切實(shí)解決實(shí)踐工作中存在的困難，也能夠使干部人事檔案中的各項(xiàng)信息更加全面、真實(shí)、準(zhǔn)確和可靠。筆者立足于信息時(shí)代這一基點(diǎn)，對(duì)干部人事檔案工作中的主要矛盾和重點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行探討，找出問(wèn)題所在并提出相應(yīng)策略，以期能夠幫助干部人事檔案管理工作在現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和科學(xué)化發(fā)展的良性軌道上運(yùn)行。

一、干部人事檔案管理概述

我國(guó)檔案管理學(xué)界對(duì)于干部人事檔案的定義并沒(méi)有形成通說(shuō)觀點(diǎn)，干部人事檔案的定義、外延以及定義會(huì)隨著檔案事業(yè)、人事制度改革而逐步發(fā)展。筆者認(rèn)為干部人事檔案主要指對(duì)干部社會(huì)活動(dòng)和工作經(jīng)歷的最原始的記載，主要是反映干部綜合能力、品德素質(zhì)和成績(jī)表現(xiàn)的信息資源和文件材料的集合體。干部人事檔案既具有人事檔案的共性，也有自身特性所在。

一方面，檔案內(nèi)容的全面性和形成材料的分散性。干部人事檔案記錄了某個(gè)人從參加工作開(kāi)始所產(chǎn)生的與人事有關(guān)的信息，這些信息形成的單位不統(tǒng)一，材料也大多分散的形成于不同時(shí)期。因此，人事檔案里面的內(nèi)容較為全面，大體上包括政治歷史、政治身份、個(gè)人履歷、獎(jiǎng)勵(lì)處分、任免調(diào)動(dòng)等幾個(gè)方面。

另一方面，內(nèi)容連續(xù)性和立卷方式的獨(dú)特性。內(nèi)容連續(xù)性主要是指時(shí)間上的連續(xù)，一份人事檔案完不完整、真不真實(shí)主要看這份檔案能否連貫地反映某個(gè)干部的工作經(jīng)歷和個(gè)人歷史，如果其中存在遺漏，則可能會(huì)影響人事檔案的完整性和真實(shí)性。同時(shí)，時(shí)間上的連續(xù)也是人事檔案內(nèi)部各種材料之間存在密切聯(lián)系的體現(xiàn)，組織部門(mén)在調(diào)取和考察干部人事檔案中的內(nèi)容時(shí)，只有相互可以佐證的內(nèi)容才具有參考價(jià)值。立卷方式的獨(dú)特性主要是指以干部為單位進(jìn)行立卷，同一人的所有檔案必須保管在一個(gè)單位，且不能與他人的檔案混淆，立卷時(shí)不得采取“多人一卷”或“多人多卷”的立卷方式。

二、人事檔案管理問(wèn)題研究

(一)檔案收集材料不齊全

干部人事檔案應(yīng)當(dāng)全方位、多角度的來(lái)反映一個(gè)干部的個(gè)人經(jīng)歷，這是干部人事檔案工作的本質(zhì)要求。然而現(xiàn)階段許多單位在干部人事檔案管理工作上存在“缺漏”現(xiàn)象，許多與個(gè)人經(jīng)相關(guān)的人事信息沒(méi)有收錄到干部人事檔案中。一方面，檔案管理人員被動(dòng)思維較重，部分單位的檔案管理人員沒(méi)有主動(dòng)收集干部人事資料，在需要用到干部人事檔案時(shí)收集過(guò)于倉(cāng)促，收集工作出現(xiàn)紕漏，進(jìn)而導(dǎo)致許多重要的信息沒(méi)有收錄到干部人事檔案中。另一方面，檔案材料的來(lái)源渠道過(guò)于狹窄，需要檔案管理人員充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性進(jìn)行拓展和疏通。許多干部人事檔案這種反映干部管理能力、思想政治狀況和工作業(yè)績(jī)的資料上存在套話、空話，無(wú)法全面、真實(shí)的反映干部的管理能力、思想政治狀況和工作業(yè)績(jī)。檔案管理人員不能通過(guò)單位調(diào)研、社會(huì)訪談等形式去主動(dòng)收集干部的人事信息，一定程度上削弱了干部人事檔案的功能。

(二)管理體制存在缺陷，信息化建設(shè)程度低

一方面，單位性質(zhì)的不同決定了單位人事結(jié)構(gòu)的不同，許多單位制定契合本單位人事實(shí)際的管理體制，導(dǎo)致管理體制中的許多內(nèi)容與檔案管理工作實(shí)際脫軌。例如，對(duì)干部人事檔案的整理規(guī)范、工作流程上缺乏具體的規(guī)定，導(dǎo)致實(shí)際工作中存在分類(lèi)不當(dāng)、編排無(wú)序、裝訂漏頁(yè)和目錄模糊等現(xiàn)象，人事檔案的案卷質(zhì)量不高。另一方面，信息化建設(shè)滯后。信息技術(shù)迅猛發(fā)展為干部人事檔案管理提供了可行性的思路?，F(xiàn)階段許多單位只是簡(jiǎn)單的將干部個(gè)人信息錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，或者運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案目錄進(jìn)行編排以方便檢索。許多單位沒(méi)有建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，人事檔案共享程度較低，不利于組織部門(mén)和人事部門(mén)在互聯(lián)網(wǎng)上一站式查閱、調(diào)取人事檔案

三、干部人事檔案管理策略

(一)健全管理體制

管理體制的健全是保障干部人事檔案工作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行的必然要求。一方面，單位需要根據(jù)單位人事實(shí)際狀況來(lái)健全管理體制，要細(xì)化各項(xiàng)規(guī)章制度的內(nèi)容，制定可操作性強(qiáng)的內(nèi)容。例如，單位要細(xì)化工作流程、合理進(jìn)行崗位安排，通過(guò)落實(shí)崗位責(zé)任制提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，使人事檔案管理工作更有成效。另一方面，單位要對(duì)鑒別工作進(jìn)行規(guī)范，規(guī)范檔案管理人員的鑒別工作。例如，規(guī)定抽檢和復(fù)檢等內(nèi)容，可以確保人事檔案內(nèi)的各項(xiàng)信息完整、真實(shí)和準(zhǔn)確。同時(shí)，檔案管理人員在鑒別、審核人事檔案時(shí)，要注重內(nèi)容的連貫和時(shí)間的連貫，對(duì)于存有疑問(wèn)的人事檔案可以要求當(dāng)事人進(jìn)行相應(yīng)說(shuō)明，抑制材料造假、篡改等情況的發(fā)生。

(二)重視信息化建設(shè)

隨著單位規(guī)模的擴(kuò)大化，未來(lái)人事檔案的作用性會(huì)愈發(fā)突出，不僅人事、組織部門(mén)需要查閱人事檔案，其他工作部門(mén)和單位也需要查閱人事檔案。因此，單位要投入相應(yīng)的資金引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)，將人事檔案上傳到云系統(tǒng)中并設(shè)置相應(yīng)的秘鑰，方便其他部門(mén)調(diào)取、查閱人事檔案中的人事信息。除此之外，單位要利用信息技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，通過(guò)構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)人事檔案收集、整理、歸類(lèi)和利用的一站式服務(wù)，提升檢索效率。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著干部人事制度改革進(jìn)入到深水區(qū)和攻堅(jiān)期，我國(guó)干部人事檔案的作用會(huì)愈發(fā)的凸顯，干部人事檔案中存在的一些不適應(yīng)的現(xiàn)象也會(huì)顯現(xiàn)出來(lái)。完善干部人事檔案管理制度，能夠切實(shí)解決干部人事檔案中存在的短板，使干部人事檔案中的各項(xiàng)材料更能夠真實(shí)、全面的反映干部的工作歷程。同時(shí)，干部人事檔案管理制度的變革也反映了我國(guó)干部人事制度的發(fā)展進(jìn)程。相信隨著各項(xiàng)配套措施的完善，我國(guó)干部人事檔案一定會(huì)呈現(xiàn)出嶄新的面貌。