淺談科研院所涉外技術(shù)合同管理的問題與對策

金 婧

（中國石化石油化工科學(xué)研究院，北京 100083）

1 涉外技術(shù)合同的管理需求

在“一帶一路”倡議背景下，科研院所作為國內(nèi)科學(xué)研究及創(chuàng)新的主力軍，涉及對外技術(shù)合作的活動和項目會日趨增多，其科技創(chuàng)新成果也將有更多的機會走出國門，與其他國家一起開展更加深入的國際技術(shù)合作，從而簽訂更多的涉外技術(shù)合同，需要有對涉外技術(shù)合同的起草、審查、簽訂和履行等一系列與之匹配的管理工作作為保障。

目前，涉外技術(shù)合同主要是與國外企業(yè)、高校、機構(gòu)以及注冊在我國的外資企業(yè)所簽訂的技術(shù)合同（簡稱涉外技術(shù)合同）。隨著國家不同領(lǐng)域的國際技術(shù)合作的日益增多，涉外技術(shù)合同成為科研院所主要技術(shù)創(chuàng)新成果的輸出載體。由于一些歷史原因和經(jīng)濟、政策、科技發(fā)展環(huán)境因素等多方面的影響和限制，我國科研院所的相關(guān)管理部門對涉外技術(shù)合同的認(rèn)識不夠深入，管理不夠到位，甚至有些用管理國內(nèi)技術(shù)合同的方法來管理涉外技術(shù)合同，由此產(chǎn)生了諸多問題。因此，認(rèn)識涉外技術(shù)合同的特點和管理中的注意事項，改變傳統(tǒng)的管理理念和方法，成為科研院所涉外技術(shù)合同管理部門工作的重要任務(wù)之一

2 涉外技術(shù)合同的特點

2.1 涉外技術(shù)合同的文本

涉外技術(shù)合同文本結(jié)構(gòu)相對比較固定，主要包括合同標(biāo)題（Title）、前言（Preamble）、合同正文（Body）、合同結(jié)尾（Closing），其中合同正文一般含定義條款、合同內(nèi)容和范圍、價格及支付條款、技術(shù)資料的交付、改進(jìn)、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、限制性條款等，合同的內(nèi)容和范圍是合同的實質(zhì)所在，需要明確合同標(biāo)的，規(guī)定具體的技術(shù)資料內(nèi)容等。

2.2 涉外技術(shù)合同的格式

因為一些特殊原因，在實際工作中國內(nèi)科研院所沒有統(tǒng)一的涉外技術(shù)合同文本模板。有的單位采用國家規(guī)定的相關(guān)制式合同文本，有的單位采用各自法人單位的統(tǒng)一合同文本。與此同時，由于合同雙方實力上的不對等，導(dǎo)致國內(nèi)科研院所在簽署涉外技術(shù)合同時通常很難要求外方用自有的合同格式。在多數(shù)情況下，需要采用對方的合同格式或與對方協(xié)商，共同制定合同格式。

2.3 涉外技術(shù)合同的用詞

涉外技術(shù)合同用詞一般有三大特點：嚴(yán)謹(jǐn)、正式、專業(yè)。如may、shall、must的選用應(yīng)根據(jù)實際權(quán)利義務(wù)的約定謹(jǐn)慎使用。除了Jurisdiction、Govern等合同術(shù)語外，還會頻繁使用hereinafter、hereby、thereof等一系列虛詞。在涉外技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同中會用exclusive、non-exclusive來區(qū)分獨家和非獨家轉(zhuǎn)讓。

2.4 涉外技術(shù)合同的法律適用及糾紛解決

涉外技術(shù)合同因其涉外屬性，為公平解決合同雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)糾紛，沖突規(guī)范往往會指向國外法律、國際慣例或國際條約，對于爭議或者糾紛的解決會選擇在獨立的第三國仲裁。

3 涉外技術(shù)合同管理中的注意事項

涉外技術(shù)合同管理是一個系統(tǒng)工程，只有在有效的管理制度下，才能確保合同管理工作的正常有序進(jìn)行。目前國內(nèi)科研院所的涉外技術(shù)合同管理中有一些內(nèi)容需要格外注意，具體如下：

3.1 做好前期準(zhǔn)備工作

選擇合作伙伴是保證合作項目成功的重要條件。大多數(shù)科研院所對于國內(nèi)合作伙伴的資質(zhì)審查非常嚴(yán)格，從營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、組織機構(gòu)代碼和稅務(wù)登記證，到現(xiàn)在的三證合一，都需要提供并在相關(guān)合同管理系統(tǒng)上建立信息并存檔。然而，由于國外對企業(yè)法人的管理要求和模式與國內(nèi)不一樣，很難提供相關(guān)的資質(zhì)證明，只能靠外事部門通過其官網(wǎng)進(jìn)行了解，或由對方人員自我介紹，但由此引發(fā)的信息的真實性與可靠性有待考證。因此，法律部門應(yīng)協(xié)助外事部門對外方當(dāng)事人的資質(zhì)進(jìn)行審查，要了解外方的法人資格，履約能力和商業(yè)信譽等各方面的情況，為雙方的合作奠定扎實的基礎(chǔ)。

3.2 具備清晰的審批流程

科研院所的國際技術(shù)合作不僅關(guān)系到自身的利益，還涉及到國家安全秘密等相關(guān)問題，因此科研院所對技術(shù)出口必須加強管理，而明確的逐級審核流程和會簽制度是有序管理的前提保證。

3.3 實行規(guī)范的信息化管理

隨著科研院所國際交流合作等活動的日趨頻繁，合同簽訂管理逐漸規(guī)范，但各級合同審批人員出差已成為常態(tài)化，而審批制度的規(guī)范管理又決定了審批手續(xù)的必要性。因而為了不耽誤日常工作，適應(yīng)現(xiàn)代化的管理要求，涉外技術(shù)合同線上審批系統(tǒng)應(yīng)運而生。結(jié)合網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的日益完善，遠(yuǎn)程審批已逐漸成為科研院所信息化管理的發(fā)展趨勢。

3.4 提升管理人員的綜合能力

涉外合同與中文合同最大的區(qū)別就在于其文字和句法的理解，另外對于專有術(shù)語的不了解，也會給管理涉外技術(shù)合同帶來不少麻煩。有些單位負(fù)責(zé)涉外技術(shù)合同的人員具有良好的英語能力，但缺少相關(guān)的法律知識支持，而有些正相反。因此對管理涉外技術(shù)合同的人員而言，較高的綜合能力是不可或缺的，既要求他們有相關(guān)的技術(shù)常識、法律知識，又需要有專業(yè)英語背景的支持，所以培訓(xùn)是必不可少的，但對涉外技術(shù)合同管理工作人員的培訓(xùn)不能只限于日常管理中的學(xué)，應(yīng)開展定期有計劃的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和深造，比如定期選派管理人員到有項目合作的國家進(jìn)修或到相關(guān)外資企業(yè)進(jìn)行短期實習(xí)，進(jìn)行開闊視野，提高英語能力、組織管理能力和信息處理能力，這樣才能對涉外技術(shù)合同管理工作進(jìn)行正確、有效的組織、協(xié)調(diào)和服務(wù)。同時，在實際工作中多做項目，從實戰(zhàn)中獲取經(jīng)驗也是一種快速提高涉外技術(shù)合同管理人員綜合能力的有效途徑。另外，各科研院所可以加強與其他兄弟單位的溝通交流，借鑒彼此的成熟經(jīng)驗，這樣也可以有效地提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平。

3.5 財務(wù)部分不容忽視

涉外技術(shù)合同中涉及的合同金額、幣種問題、繳稅問題，以及銀行手續(xù)費的承擔(dān)等一系列財務(wù)問題，如果合同主辦部門能與財務(wù)部門先進(jìn)行溝通、達(dá)成一致，則在與外方簽署合同的時候就會做到事半功倍，就能避免了到合同付款及繳稅階段，由于企業(yè)所得稅及增值稅等相關(guān)稅費由中方還是外方承擔(dān)、對方是否同意開具含稅發(fā)票等一系列問題，導(dǎo)致不能按時付款等財務(wù)相關(guān)問題。

3.6 建設(shè)合同審批的“綠色通道”

盡管許多科研院所都有各自的合同管理系統(tǒng)和相關(guān)的審批流程，但商場如戰(zhàn)場，技術(shù)市場亦是如此，機會稍縱即逝。例如，由于各種原因需要在現(xiàn)場馬上簽字，否則將失去簽約條件，這種情況就需要有與之匹配的特殊審批流程相輔相成。這樣既能夠及時簽約抓住商機，又不會因此破壞合同管理相關(guān)的規(guī)章制度，一舉兩得。

3.7 注重對合同履行的監(jiān)督管理

合同簽訂完成并不意味著大功告成，相反，這只是相關(guān)貿(mào)易合作的開始?？蒲性核獜淖陨砗秃贤炇鸱絻蓚€方面入手，加大力度進(jìn)行監(jiān)督和管理。對自身就是要嚴(yán)格檢查各個相關(guān)部門履行合同的情況，切實按照合同規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行逐級落實；對對方就是要與其進(jìn)行及時有效的溝通，當(dāng)出現(xiàn)問題或爭議的時候，運用各種途徑，比如電話會議，視頻會議，甚至派技術(shù)人員上門服務(wù)等，及時了解情況，解決問題，不留后患。與此同時，如果能以中英文相互對照的文本格式或中英文版來簽訂涉外技術(shù)合同，不但可以讓合同簽署雙方能夠準(zhǔn)確地理解合同文本所要表達(dá)的內(nèi)容，同時在進(jìn)行技術(shù)合同認(rèn)定及付款的時候，不必再耗時準(zhǔn)備翻譯文本，以此簡化認(rèn)定過程，縮短納稅及付款時間。

綜上所述，合同起草和管理人員應(yīng)在實踐中加強學(xué)習(xí)，把握涉外技術(shù)合同的特點，根據(jù)不同國家的法律規(guī)定，擬定適合自身的制式合同文本，同時根據(jù)各單位的實際情況制定相應(yīng)的管理制度及管理流程，保證合同的簽訂和履行規(guī)范、可行，進(jìn)一步防范技術(shù)合同風(fēng)險，從而保障科研單位和科研人員的利益。

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