趙文青
(中國水利水電第十四工程局有限公司,云南 昆明650032)
綜合管理是一個企業(yè)上下聯(lián)通的樞紐站,一般由基層單位的綜合管理部承擔綜合管理的各項工作,主要包括人力資源、行政管理、后勤服務(wù)等工作。由于事務(wù)繁雜,工作具有不確定性,因此綜合管理部的工作人員都必須具備吃苦、無私、奉獻、團結(jié)的精神,對綜合管理的各項工作要有充分正確的認識。在工作中不斷改進,不斷提高才能確保優(yōu)質(zhì)高效地做好基層單位的綜合管理工作[1]。
2.1.1 對外協(xié)調(diào)方面
基層單位一般都是駐扎在工地上,很多工作需要及時與當?shù)卣鞑块T、社區(qū)、村委會溝通銜接,并與之建立良好的關(guān)系,事事處處都應(yīng)維護企業(yè)形象,使企業(yè)工作得到當?shù)卣⑸鐓^(qū)、村委會的大力支持,達到企業(yè)與政府雙方共贏。
2.1.2 對外接待工作
基層單位是一個企業(yè)的基石,綜合管理部人員必須以微笑面對所有來訪人員,做好來訪紀錄,做好接待工作,并問清來訪意圖反饋給公司領(lǐng)導,讓來訪人員感受到公司的熱情。
2.1.3 辦公用品及設(shè)備管理工作
(1)辦公用品要根據(jù)領(lǐng)導、各部門、車間、班組的實際需求計劃,再結(jié)合庫存情況進行采購,并進行橫向比較,購買質(zhì)高價廉的物品。
(2)供應(yīng)商將辦公用品送達后要對照采購計劃分類核對入庫,并有計劃的對各部門、車間、班組限量領(lǐng)用,防止浪費。
(3)辦公用品必須由各部門、車間、班組專人負責統(tǒng)一領(lǐng)用并簽字記錄。
(4)對公司的打印設(shè)備、傳真、電話、電腦等辦公設(shè)備應(yīng)經(jīng)常進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題后要及時報修恢復,保證公司各項工作的正常運行。
2.1.4 檔案管理工作
(1)公司所有的發(fā)文收文都在綜合管理部,要做好收發(fā)文登記臺賬、傳閱、批示、發(fā)放、閉合等工作。已經(jīng)閉合完成的文件要及時分類裝訂、標識、歸檔,以便查閱。
(2)每周對收到的文件進行整理,并督促相關(guān)人員完成文件要求的內(nèi)容。
(3)定期檢查檔案臺賬,做好文件借閱記錄。
(4)起草公司各類文件、制度、通知等,并按照領(lǐng)導要求修改發(fā)文。
2.2.1 落實管理制度
落實完善公司各項管理制度,將制度匯編成冊下發(fā)各部門、車間,并監(jiān)督各部門車間的制度執(zhí)行情況。
2.2.2 健全人事檔案
(1)及時檢查更新已有的人事檔案,對新進人員進行建檔,保證檔案的先進性。
(2)將檔案分部門、分工種管理,方便及時查閱。
(3)及時辦理員工調(diào)動、離職、新進、退休等手續(xù),并更新檔案,每月及時將更新的檔案發(fā)給財務(wù)部以便公司人員工資發(fā)放。
(4)每月對新進、辭職、調(diào)動、退休等人次進行統(tǒng)計分析,加強人力資源管理。
(5)每季度定期對公司人力資源檔案進行檢查、歸檔、留存。
2.2.3 人員招聘
(1)根據(jù)公司的發(fā)展,要求各部門上報用人計劃。
(2)統(tǒng)計匯總用人計劃需求表后,按要求上報二級單位,由二級單位統(tǒng)一組織招聘或者進行人員調(diào)配,以滿足生產(chǎn)需求。
2.2.4 人員培訓及證書
(1)按時上報員工年度培訓需求計劃表,保證培訓完成率100%和合格率90%。
(2)認真整理公司員工持證情況的臺賬,保持隨時更新狀態(tài),并且特種設(shè)備作業(yè)人員持證率必須達100%。
2.2.5 嚴肅勞動紀律
(1)嚴格按照公司規(guī)章制度上下班,并定期檢查員工遲到、脫崗、早退等現(xiàn)象。
(2)嚴格落實公司的考勤制度,考勤表按照規(guī)定記工,每月在規(guī)定時間統(tǒng)計考勤表。
(3)執(zhí)行請、休假管理制度,并嚴格做好員工的休假臺賬,根據(jù)臺賬記錄復核員工休假條件,保證員工休假符合公司相關(guān)管理制度。
2.2.6 認真做好考核工作
每月提供員工考勤給各部門,并認真組織各部門對員工進行績效考核,根據(jù)考核結(jié)果,給予優(yōu)秀員工獎勵。
(1)食堂是后勤管理工作的重點。食堂關(guān)系到所有員工的工作生活,管理好食堂,才能為公司的經(jīng)營發(fā)展提供后勤保障。為了更好的管理食堂,必須制定《食堂管理制度》,所有人員包括領(lǐng)導都必須按照制度進行用餐。綜合管理部門必須加強監(jiān)督食堂員工提高服務(wù)質(zhì)量,提升食物口味,了解員工的需求,提出合理的改善建議,保證食物安全,讓員工感覺到家的溫暖。
(2)宿舍是員工另一個“家”。為了讓所有員工住的舒心,綜合管理部必須做好宿舍分配工作,制定相應(yīng)的規(guī)章制度,定期對制度執(zhí)行情況進行檢查,確保宿舍安全、衛(wèi)生。特別是新進員工,更要切實合理分配好住宿,讓新進員工盡快適應(yīng)環(huán)境,安心工作。
(3)對員工宿舍的公共設(shè)施要定期進行維護,滿足員工生活需求,讓員工有歸屬感。
(4)做好員工宿舍管理工作。對員工住宿進行統(tǒng)一管理,統(tǒng)一分配。由后勤管理專員制定宿舍住宿名單,制定宿舍管理辦法,定期檢查監(jiān)督員工宿舍的衛(wèi)生,使員工宿舍保持清潔、整齊。
(1)企業(yè)文化是公司精神風貌的體現(xiàn),積極推廣、執(zhí)行集團公司的企業(yè)文化制度,開展一線員工企業(yè)文化建設(shè)工作,并做好生產(chǎn)現(xiàn)場宣傳、標識工作。
(2)統(tǒng)一規(guī)范員工著裝,展示公司企業(yè)文化,加強企業(yè)品牌對外宣傳,提高公司品牌影響。
(3)鼓勵員工多學習、多鉆研,愛崗敬業(yè)、克難攻堅,引導員工與企業(yè)同呼吸、共命運、心連心,增強企業(yè)的凝聚力,振奮員工精神。
綜合管理部的工作有利于提高人的綜合素質(zhì),全面發(fā)展自己。要有效發(fā)揮綜合部的整體作用,綜合管理人員必須具備一定的政治理論、文化知識、專業(yè)知識和管理水平。
(1)敬業(yè)、愛崗、認真、勤奮、細心、友善等是綜合管理人員必須具備的素質(zhì)。要樹立正確的服務(wù)理念,吃苦耐勞的精神,敢作敢當?shù)淖黠L,隨叫隨到的服務(wù)精神。對待任何工作都必須盡心盡力,只有用心才能做得更好。
(2)工作中要提前做好工作計劃,有超前意識。對待工作思維要靈活,不能守舊,充分發(fā)揮主觀能動性。
(3)要嚴于律己,綜合管理部是其他部門的標桿,要嚴格執(zhí)行公司制度,監(jiān)督其余部門工作,提高自己部門工作效率,帶動整個公司發(fā)展。
(4)要團結(jié)同事、寬以待人、凝心聚力、敢于創(chuàng)新。公司的員工,因為各人的生活經(jīng)歷、文化程度、興趣愛好等存在差異,作為綜合管理人員必須一視同仁。
從職責上看,綜合管理部門肩負的任務(wù)較多,行政、人事、后勤、宣傳、薪資、休假等。所以綜合管理人員必須具備一定的政治理論水平,熟練的辦公軟件運用能力,較強的文字綜合語言組織和表達能力,組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗,化解各種矛盾的能力以及較強的綜合管理能力。
面對日益嚴峻的經(jīng)濟環(huán)境,要求綜合管理工作有更好的表現(xiàn),主要在3方面:
(1)后勤保障更好、更到位,穩(wěn)定公司后方環(huán)境;
(2)更積極地協(xié)助領(lǐng)導協(xié)調(diào)各部門配合工作,發(fā)揮最大能量;
(3)在日常辦公、文件、接待處理中更加及時、準確。
綜合管理部是一個企業(yè)的窗口部門和紐帶,整個部門的工作是一個學習的過程,更是一個成長的過程。我們要充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢,抓住工作的重點性,開動腦筋創(chuàng)新工作思路和工作方法,提高工作效率,以便出色的完成領(lǐng)導安排的各項任務(wù)。我認為還需要做到以下6點:
(1)在日常工作中要遵循本單位的發(fā)展思路,把握發(fā)展主題,把企業(yè)精神實質(zhì)貫穿到工作的各個方面。
(2)要勤于思考和探索,在工作中勤學多問,尋求工作的差異化,在差異中尋求創(chuàng)新和突破。
(3)要繼續(xù)提升工作意識、提高工作效率、及時處理各項事務(wù)。
(4)要任勞任怨,不要總抱怨自己的工作,讓自己樂業(yè),始終抱著熱情的態(tài)度,以滿腔的熱情,從工作中享受到樂趣快樂。
(5)要持有學無止境的態(tài)度,將學習貫穿到日常生活和興趣愛好工作中,多看新聞,了解時事,善于在學習的基礎(chǔ)上創(chuàng)新,不要滿足于現(xiàn)狀,要豐富自己,充實自己。
(6)要有團隊精神、樂于奉獻,部門人員團結(jié)才能發(fā)揮更好的能力,提高工作效率。
綜合管理部的工作是辛苦的,需要綜合管理人員有一顆平常心。我們要樹立“想盡一切辦法完成任務(wù),不尋找任何借口”的工作思想,要堅信“只要思想不滑坡,辦法總比困難多”的工作理念,認真完成各項工作??偠灾?,綜合管理部人員應(yīng)帶頭不斷加強學習各方面的知識,不斷提高自身素質(zhì),提高工作效率,才能為公司發(fā)展做出貢獻[9]。