構(gòu)建高校檔案工作新模式的探索與實(shí)踐

田 萌

（赤峰學(xué)院 美術(shù)學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

在以往高校各項(xiàng)工作開(kāi)展的過(guò)程中，大部分的精力都集中在了教育教學(xué)工作領(lǐng)域，其它方面的工作都被忽視.在這樣的情況下，高校的檔案工作自然不受重視，在檔案工作落實(shí)中，工作人員的檔案意識(shí)較為薄弱，工作態(tài)度不認(rèn)真，不嚴(yán)謹(jǐn)，而同時(shí)相關(guān)的檔案工作制度也不完善，在這一系列問(wèn)題的影響下，高校所開(kāi)展的檔案工作效果并不理想.但隨著高校的發(fā)展，國(guó)家提出了均衡發(fā)展要求，要求高校在重點(diǎn)開(kāi)展教育工作的前提下，均衡開(kāi)展其它工作，確保各項(xiàng)工作的落實(shí)效果.在這一背景下，高校的檔案工作迎來(lái)了新的機(jī)遇，而如何做好檔案工作也成為了高校發(fā)展中的目標(biāo).

1 高校檔案工作中存在的問(wèn)題

在對(duì)高校開(kāi)展的檔案工作進(jìn)行分析中可以看出，檔案工作在落實(shí)過(guò)程中出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在，嚴(yán)重影響了檔案工作的落實(shí)效果，面對(duì)這樣的情況，本文對(duì)高校檔案工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了具體的分析，分析內(nèi)容如下所示：

1.1 檔案管理意識(shí)薄弱

在我國(guó)教學(xué)體系中，高校是作為高端人才培養(yǎng)的教育機(jī)構(gòu)而存在的，因此很多高校在發(fā)展過(guò)程中，將提高考研率、提高科研率作為主要的發(fā)展目標(biāo)，為了實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，高校將大部分的人力、物力等資源都投入到了這些工作中，從而導(dǎo)致了其它方面的工作，比如說(shuō)檔案工作的各方面資源不充足.這就導(dǎo)致了高校的檔案工作在落實(shí)中受到了諸多的冷遇，從而嚴(yán)重影響了檔案工作的落實(shí)效果[1].

1.2 檔案工作手段落后

在21世紀(jì)，檔案的應(yīng)用價(jià)值越來(lái)越高，但在檔案管理中，管理工作的落實(shí)卻面臨著諸多的問(wèn)題.在檔案管理過(guò)程中，高校檔案管理團(tuán)隊(duì)所采用的管理手段較為落后，以人工管理為主，而且檔案的存儲(chǔ)都是以紙質(zhì)形式存在的.這樣的檔案管理，不僅容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且檔案保存也是極為不易的.

1.3 檔案開(kāi)發(fā)利用層次低

在對(duì)高校開(kāi)展的檔案管理工作進(jìn)行分析中可以看出，在檔案管理過(guò)程中，管理人員只是將檔案集中存儲(chǔ)起來(lái)，并沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行具體的分析，沒(méi)有將檔案中存在的價(jià)值挖掘出來(lái).所以保存的檔案其開(kāi)發(fā)利用層次較低.對(duì)檔案的低層次開(kāi)發(fā)和利用，導(dǎo)致檔案的應(yīng)用價(jià)值沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，如此就讓高校領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員產(chǎn)生了檔案管理是無(wú)用功的錯(cuò)覺(jué)，進(jìn)而形成了惡性循環(huán)，檔案管理工作的開(kāi)展逐漸地陷入困境.

1.4 檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)較差

高校作為培養(yǎng)精英人才的主要陣地，高校中的工作人員都是高學(xué)歷的，經(jīng)受過(guò)高等教育的，尤其是各學(xué)科教師，都是研究生以上的學(xué)歷.但在高校的師資團(tuán)隊(duì)中，也有相對(duì)來(lái)說(shuō)水平較低的工作人員，檔案管理工作人員就是其中之一.因?yàn)楦咝?duì)檔案管理工作不重視，所以在招聘檔案管理人員過(guò)程中，要求并沒(méi)有招聘教師那樣嚴(yán)格，甚至有些高校為了減少人力資源經(jīng)費(fèi)支出，采用的是檔案管理兼任的方式，這樣的檔案管理團(tuán)隊(duì)，其專業(yè)化檔案管理素質(zhì)較差，因此檔案管理工作的落實(shí)效果不盡如人意[2].

2 高校檔案工作模式的構(gòu)建

在現(xiàn)代化高校教育教學(xué)發(fā)展過(guò)程中，高校注重的是全面化發(fā)展，因此高校提高了對(duì)檔案管理工作的重視程度，為了確保這一工作的落實(shí)質(zhì)量，高校對(duì)檔案工作模式進(jìn)行了創(chuàng)新.在檔案工作模式創(chuàng)新中，形成了以下幾種工作模式：

2.1 發(fā)展型檔案工作模式

在高校檔案工作模式構(gòu)建過(guò)程中，發(fā)展型檔案工作模式的構(gòu)建是非常有必要的，而在此模式構(gòu)建中，應(yīng)從集中式、統(tǒng)一化管理與檔案管理人員素質(zhì)的提高入手.

首先，應(yīng)采用集中式、統(tǒng)一化管理方式.在高校檔案管理中，需要管理的檔案內(nèi)容越來(lái)越多，而且檔案管理的內(nèi)容也更加的復(fù)雜，在這樣的情況下，就應(yīng)采用集中式的管理，將所有的檔案集中在一起，然后對(duì)檔案進(jìn)行分類，杜絕重復(fù)填寫(xiě)和備案，實(shí)現(xiàn)檔案的分類存儲(chǔ)目標(biāo).在統(tǒng)一化管理過(guò)程中，確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)是統(tǒng)一的是非常有必要的[3].在各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，審核指標(biāo)統(tǒng)一的情況下，各高校檔案管理工作的開(kāi)展才能處于同一平臺(tái)中，這樣有助于管理經(jīng)驗(yàn)的溝通和交流，有利于管理水平的提高.

其次，對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)進(jìn)行提升.在檔案管理工作開(kāi)展中，想要實(shí)現(xiàn)發(fā)展型的檔案管理，那么檔案管理人員的綜合素質(zhì)是極為關(guān)鍵的影響因素.面對(duì)這一情況，高校在開(kāi)展發(fā)展型檔案管理工作過(guò)程中，就應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，提高其專業(yè)工作水平，同時(shí)在培訓(xùn)中，應(yīng)將現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)傳授給管理人員，以此來(lái)提高管理人員的技術(shù)化管理水平.

2.2 可持續(xù)型檔案工作模式

高校的檔案管理工作不是階段性的工作，這一工作是持久性的，所以在對(duì)檔案工作模式進(jìn)行創(chuàng)新中，可以構(gòu)建可持續(xù)型檔案工作模式.在可持續(xù)型檔案工作模式構(gòu)建中，完善的制度、有效的監(jiān)督與嚴(yán)格的懲處等都是不能缺少的要素，因此，在構(gòu)建可持續(xù)型檔案工作模式中，應(yīng)從多方面入手：

首先，應(yīng)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善.在檔案工作開(kāi)展中，完善的制度是工作的依據(jù)，可以為工作的落實(shí)提供強(qiáng)有力的支持.因此，高校就應(yīng)結(jié)合發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)檔案工作制度進(jìn)行完善.在調(diào)整檔案制度過(guò)程中，必須要以國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，應(yīng)在此基礎(chǔ)上對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行具體的細(xì)化，將檔案制度逐漸地完善起來(lái)，使檔案制度更加的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化[4].

其次，做好檔案監(jiān)督工作.在高校檔案工作開(kāi)展過(guò)程中，有效的監(jiān)督工作可以對(duì)其進(jìn)行規(guī)范和約束，在監(jiān)督過(guò)程中，為了確保監(jiān)督質(zhì)量，需要對(duì)監(jiān)督職能進(jìn)行劃分.在確定監(jiān)督職能歸屬之后，應(yīng)對(duì)監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和范圍進(jìn)行確定.在監(jiān)督過(guò)程中，主要是對(duì)檔案管理部門是否是按照國(guó)家法律規(guī)定來(lái)開(kāi)展的管理工作進(jìn)行監(jiān)督，若是在監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)了違法法律規(guī)定的行為，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)厲的懲處.與此同時(shí)，在檔案管理過(guò)程中，若是檔案內(nèi)容涉及到重大科研項(xiàng)目，那么在監(jiān)督過(guò)程中，監(jiān)督部門需要確定檔案管理部門是對(duì)其進(jìn)行特殊管理的，這樣可以保證重大科研項(xiàng)目的檔案私密性.

再次，提高檔案收集、征集工作水平.在檔案管理中，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和征集是基礎(chǔ)性的工作，若是這一基礎(chǔ)性工作沒(méi)有落實(shí)到位，那么檔案管理就是一副空架子，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的作用.因此在可持續(xù)型檔案工作模式構(gòu)建中，就應(yīng)提高對(duì)檔案收集以及征集工作的重視.在檔案收集中，檔案管理部門應(yīng)該積極主動(dòng)，每當(dāng)學(xué)校組織重大活動(dòng)的時(shí)候，檔案工作人員就應(yīng)及時(shí)與活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行溝通，第一時(shí)間收集檔案資料，確保收集到的檔案資料是完整的[5].同時(shí)，在檔案收集過(guò)程中，高校檔案人員還應(yīng)做好隸屬高校收集范圍內(nèi)的典型個(gè)體檔案、實(shí)物檔案的收集工作，拓展檔案資料的收集范圍，以此來(lái)保證檔案收集、征集工作的落實(shí)效果.

最后，強(qiáng)化檔案資源的源頭建設(shè)與歸檔驗(yàn)收.在高校眾多檔案中，有部分檔案是極為重要的，若是這些重要的檔案保存不到位，檔案泄露將會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題，所以在對(duì)重要檔案進(jìn)行管理過(guò)程中，應(yīng)從檔案資源源頭開(kāi)始，做好前期的延伸工作，然后通過(guò)跟進(jìn)式的管理方式，對(duì)檔案保存進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案從始至終都是完整且真實(shí)的.

2.3 構(gòu)建多功能檔案工作模式

在現(xiàn)代化社會(huì)中，各種高科技不斷涌現(xiàn)，這些高新技術(shù)的應(yīng)用范圍也逐漸地?cái)U(kuò)大，這樣的社會(huì)背景就導(dǎo)致了高校檔案工作在開(kāi)展中的目標(biāo)更加多元化，如此一來(lái)，高校檔案工作在落實(shí)中就需要具備多功能，因此，構(gòu)建多功能檔案工作模式是非常有必要的.

首先，應(yīng)拓展服務(wù)工作領(lǐng)域.在高校檔案工作開(kāi)展中，檔案部門為了更好地落實(shí)檔案工作，就應(yīng)拓展服務(wù)工作領(lǐng)域，面向校內(nèi)的工作人員、學(xué)生來(lái)提供服務(wù)工作，同時(shí)還應(yīng)面向社會(huì)，通過(guò)對(duì)檔案信息的深層次開(kāi)發(fā)和利用來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的挖掘，確保檔案工作可以為社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn).

其次，舉辦檔案展覽.在高校檔案信息中，有很多檔案信息的社會(huì)價(jià)值是非常突出的，將這部分檔案公開(kāi)，通過(guò)讓更多的人閱覽檔案，可以滿足社會(huì)公眾對(duì)高校檔案信息的需求.在檔案展覽過(guò)程中，可以采用多樣化的展覽方式，既可以通過(guò)巡回展覽方式來(lái)進(jìn)行展覽，也可以通過(guò)在固定展覽所的方式進(jìn)行展覽.無(wú)論是哪一種展覽方式，都能夠發(fā)揮一定的作用，讓更多的人了解檔案，通過(guò)閱覽檔案挖掘出其存在的價(jià)值.

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在高校檔案工作開(kāi)展過(guò)程中，檔案信息的價(jià)值越來(lái)越突出，對(duì)檔案信息進(jìn)行深入地應(yīng)用，挖掘出其存在價(jià)值勢(shì)在必行.就以往高校開(kāi)展的檔案工作進(jìn)行分析中可以看出，檔案工作手段較為落后，而且在人力資源方面，資金方面都存在問(wèn)題，面對(duì)這一現(xiàn)實(shí)情況，就應(yīng)對(duì)檔案工作模式進(jìn)行創(chuàng)新.在實(shí)際創(chuàng)新檔案工作模式中，可以構(gòu)建發(fā)展型、可持續(xù)型以及多功能型檔案工作模式，這些檔案工作模式的有效應(yīng)用，可以切實(shí)的提高高校檔案工作水平，保證檔案工作質(zhì)量，如此一來(lái)，高校檔案工作目標(biāo)才能順利實(shí)現(xiàn)，檔案管理的價(jià)值才可以充分地體現(xiàn)出來(lái).