文書檔案管理現(xiàn)狀及完善途徑

鮑曉梅

摘 要：作為企事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，文書檔案對(duì)于單位發(fā)展意義重大，其不僅能客觀反映單位管理水平，還能為單位的日常工作提供指導(dǎo)。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的當(dāng)下，各企事業(yè)單位也加快了改革步伐，因而對(duì)于各項(xiàng)檔案管理工作的要求也提高了，文書檔案管理亦不例外。對(duì)此，本文綜合分析了當(dāng)前文書檔案管理工作之現(xiàn)狀，并針對(duì)性地提出了完善文書檔案管理工作的有效策略，以促進(jìn)文書檔案管理工作緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，向著規(guī)范化、現(xiàn)代化方向邁進(jìn)。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理現(xiàn)狀；完善途徑

一、文書檔案及其重要作用

文書檔案是記錄企事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作之材料，涵蓋了信函簡報(bào)、會(huì)議記錄、文件通知、計(jì)劃總結(jié)等諸多方面之內(nèi)容，是檔案管理工作之重要組成。文書檔案常以文字、圖表等表現(xiàn)形式為主，是具有一定保存價(jià)值之文件材料。文書檔案的形成以文書工作為依托，是對(duì)單位日常管理工作之集中體現(xiàn)。各企事業(yè)單位只有做好單位各部門文書材料之收集、整理、分類、歸檔等工作，才能形成有效的文書檔案管理。

文書檔案在單位日常管理工作中發(fā)揮著重要作用，具體可分析如下：第一，文書檔案是對(duì)單位各項(xiàng)工作之客觀、真實(shí)的記錄，是對(duì)單位歷史工作之反映，對(duì)各類文書檔案資料進(jìn)行合理分析與挖掘，能夠獲取有用信息，為單位日后之管理工作與決策制定提供有效參考借鑒。第二，文書檔案是對(duì)單位各部門工作之記錄，亦能客觀反映單位各部門工作之開展情況，有利于企事業(yè)單位根據(jù)文書檔案來分析單位各部門工作情況，進(jìn)行部門結(jié)構(gòu)之調(diào)整、整合、優(yōu)化，提高單位整體工作效率。第三，文書檔案還能反映單位基層員工之工作情況，能夠?yàn)閱挝粏T工的考核、提拔、職位調(diào)整等提供參考依據(jù)。

二、文書檔案管理現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，企事業(yè)單位雖然加強(qiáng)了文書檔案管理工作，也日益重視該項(xiàng)工作的開展，著力提高文書檔案管理水平，但在具體工作中還是存在部分問題，亟待解決。具體可分析如下：

第一，單位文書檔案管理制度存在不足。文書檔案之內(nèi)容多且雜，需要有明確的制度規(guī)范作為工作之指導(dǎo)。但就目前各企事業(yè)單位的文書檔案管理情況來看，檔案管理工作還較為混亂，缺乏明確的制度標(biāo)準(zhǔn)，管理人員工作積極性不高，分工不細(xì)致，歸檔不科學(xué)，致使文書檔案資料不齊全、查找困難等問題時(shí)有發(fā)生，既不利于檔案工作之科學(xué)開展，又不利于文書檔案的高效利用，亟需制定完善的管理制度，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

第二，單位文書檔案的信息化建設(shè)落后。當(dāng)前，一些單位的文書檔案管理工作還是以人工管理為主，且多以紙質(zhì)文檔為載體，這類管理模式不僅較為低效，而且容易出差錯(cuò)。在當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展并獲得廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理之方式的弊端日益顯露，不僅信息存儲(chǔ)量小，且檢索利用較為不便，亟需提高單位文書檔案的信息化建設(shè)水平，提高檔案管理效率。

第三，單位文書檔案管理監(jiān)督缺乏力度。文書檔案管理較為隨意，不僅有制度方面的原因，也是由于管理監(jiān)督不到位造成的。當(dāng)前，企事業(yè)單位大多將注意力放在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)效益提高等方面，對(duì)于文書檔案管理監(jiān)督工作還未引起重視，缺乏專門的監(jiān)督部門和監(jiān)管人員，也缺乏監(jiān)督考核制度，這便影響了文書檔案管理人員的工作態(tài)度和工作積極性，亟需解決。

第四，單位文書檔案管理者之素養(yǎng)需加強(qiáng)。文書檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要專業(yè)人員進(jìn)行實(shí)施。然而，目前部分企事業(yè)單位的文書檔案管理工作未能聘請(qǐng)專業(yè)管理人員，一些管理人員或?yàn)槠渌块T的兼職人員，對(duì)于文書檔案之歸納整理、分類立卷、調(diào)取利用等專業(yè)內(nèi)容知之甚少，致使管理不得要領(lǐng)，效率不高。此外，企事業(yè)單位也沒能加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)，使得一些人員不僅專業(yè)知識(shí)落后，且信息技能掌握不足，難以跟上時(shí)代發(fā)展步伐，也難以促進(jìn)單位文書檔案管理工作之發(fā)展。

三、完善文書檔案管理的途徑

（一）加強(qiáng)文書檔案管理制度建設(shè)

科學(xué)合理的規(guī)章制度是各項(xiàng)工作有序開展之基礎(chǔ)，單位文書檔案管理工作同樣如此。為使該項(xiàng)工作高效開展，需要各企事業(yè)單位加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)施規(guī)范化管理，做到各項(xiàng)工作有據(jù)可依，有人負(fù)責(zé)。具體而言，可依據(jù)《檔案法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等制度文件，結(jié)合所在單位的具體工作實(shí)施情況編制文書檔案歸檔、借閱等各方面的規(guī)章制度，以指導(dǎo)相關(guān)工作的高效開展。需注意的是，文書檔案的保密、銷毀、統(tǒng)計(jì)、鑒定等工作也十分重要，對(duì)于這些方面也應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的指導(dǎo)制度，使管理工作各環(huán)節(jié)都能依據(jù)開展。

（二）加快文書檔案信息化建設(shè)

在信息時(shí)代背景下，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)施信息化管理。這就需要相關(guān)單位做好如下工作：第一，增強(qiáng)文書檔案管理人員的信息化管理意識(shí)，促其主動(dòng)轉(zhuǎn)變管理方式，借助現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行文書資料的電子化管理，并做好網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，實(shí)現(xiàn)文書資料的局域共享，有效提高文書檔案資源的管理以及利用效率。第二，相關(guān)單位需加大投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，更新管理軟件，創(chuàng)建良好的信息化管理環(huán)境，逐步實(shí)現(xiàn)電子化、智能化管理。第三，應(yīng)做好檔案資料的數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，可聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)I(yè)人員構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，指導(dǎo)文書檔案管理人員進(jìn)行信息資料的檢索、查詢、存儲(chǔ)、修改等各項(xiàng)工作，并做好檔案資料的備份，確保資料安全。

（三）加大文書檔案管理監(jiān)督力度

文書檔案管理監(jiān)督工作亦十分重要，其能保證管理工作落實(shí)到位，管理人員態(tài)度良好，文書檔案的價(jià)值充分發(fā)揮。各企事業(yè)單位可設(shè)立專門的檔案監(jiān)督部門，或是指派專職人員進(jìn)行文書檔案的管理監(jiān)督工作。一方面，要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的監(jiān)督，促其做好各項(xiàng)工作，提高工作效率，增強(qiáng)工作責(zé)任感，提升服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。這就需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的工作考核，出臺(tái)相關(guān)的績效考核標(biāo)準(zhǔn)以及考核制度，有獎(jiǎng)有罰，以保障監(jiān)督工作的權(quán)威性和有效性。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)工作檢查，可定期開展文書檔案抽查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，進(jìn)行有效的糾錯(cuò)或指導(dǎo)，并定期開展工作指導(dǎo)會(huì)議，保證監(jiān)督工作之效力。

（四）加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

提高管理人員素養(yǎng)也是保證文書檔案管理工作質(zhì)量之關(guān)鍵。不管是傳統(tǒng)的管理方式，還是現(xiàn)代管理模式，文書檔案的管理皆離不開人，特別是專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)。這就需要各單位加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)高水平的管理人才。一方面，可加強(qiáng)人才選聘，篩選、聘用專業(yè)素養(yǎng)高、責(zé)任心強(qiáng)、工作能力強(qiáng)的人才加入管理團(tuán)隊(duì)，為人員隊(duì)伍注入新鮮血液；另一方面可加強(qiáng)人員培訓(xùn)，通過統(tǒng)一進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、召開學(xué)習(xí)交流大會(huì)、要求專家學(xué)者開辦講座等方式提升人員綜合素養(yǎng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的高效開展。

總之，文書檔案管理工作日益重要，需要各單位加強(qiáng)管理完善，以充分發(fā)揮文書檔案之價(jià)值作用，助力單位更好發(fā)展。

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（作者單位：天津經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案館，天津 300457）