淺析高校畢業(yè)生檔案管理問題與措施

山西省臨汾市襄汾縣人才交流服務(wù)中心

一、高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀綜述

當(dāng)前伴隨著社會(huì)注意市場經(jīng)濟(jì)地位的不斷確立，各種企事業(yè)單位在自身人力資源管理部門工作開展中具體工作內(nèi)容和管理方式也逐漸向規(guī)范化、系統(tǒng)化的方向不斷完善。在檔案管理方面企事業(yè)單位的人力資源管理部門與高校畢業(yè)生檔案管理部門之間的聯(lián)系也日趨緊密。規(guī)范的管理模式要求企事業(yè)人力資源管理部門開始重視畢業(yè)生檔案的管理工作。通過對企事業(yè)單位員工高校畢業(yè)檔案的管理，人力資源管理部門可以最大限度地提升自身人事管理和人力資源利用的效果，體現(xiàn)出規(guī)范、科學(xué)、高效的人力資源管理優(yōu)勢。

二、當(dāng)前高校檔案管理集中出現(xiàn)的問題

在人力資源部門與高校畢業(yè)上檔案管理部門合作密切加深的過程中，受當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、技術(shù)應(yīng)用等諸多因素的影響，高校畢業(yè)生檔案管理部門現(xiàn)有的老舊檔案管理模式逐漸無法適應(yīng)企事業(yè)人事部門對檔案管理的需求，在合作過程中管理效率低下，出現(xiàn)了很多問題。問題的來源在客觀和主觀兩個(gè)方面，具體表現(xiàn)在：

(一)客觀原因

當(dāng)前由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，社會(huì)上多種企事業(yè)單位不斷出現(xiàn)了變動(dòng)，大量企事業(yè)單位由于多種原因被關(guān)停、整合、調(diào)整使得人才市場中充斥著大量的失業(yè)、擇業(yè)人員。這種情形導(dǎo)致了檔案調(diào)動(dòng)的頻率較之過去大大提速，不僅提升了人才市場中檔案管理的壓力，也間接加重了高校畢業(yè)生檔案管理工作的負(fù)擔(dān)。此外一些企事業(yè)單位人力資源管理部門在部門工作內(nèi)容制定方面對高校畢業(yè)生檔案管理工作還沒有形成一個(gè)全面而清晰的認(rèn)識，投入的管理資源不足，導(dǎo)致了在高校畢業(yè)生檔案管理工作開展階段各種基礎(chǔ)實(shí)施建設(shè)、配備上面存在著一定的欠缺，發(fā)揮不出高校畢業(yè)生檔案管理對人力資源管理的價(jià)值，制約了人力資源管理工作的有效開展。

(二)主觀原因

當(dāng)前高校人力資源管理部門在開展工作過程中也存在著諸多主觀因素導(dǎo)致的問題。具體表現(xiàn)在：

1.檔案管理人員自身對工作缺乏正確的認(rèn)識，管理技能和水平亟待補(bǔ)強(qiáng)。檔案管理工作從最初的檔案資料收集、整理，到后續(xù)的建檔、歸檔中間歷時(shí)舊，相關(guān)管理方式繁瑣，這就需要管理人員具備良好的專業(yè)素質(zhì)和扎實(shí)的職業(yè)素養(yǎng)。當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理部門并不能很好地在工作中體現(xiàn)出相關(guān)技能和素養(yǎng)，使得在檔案管理工作開展過程中，工作開展的效果差強(qiáng)人意。不少檔案管理人員單純的將檔案歸檔看作機(jī)械性的重復(fù)勞動(dòng)，沒有意識到檔案管理的重要性與對高校畢業(yè)生的重要意義，另一方面檔案管理工作人員在工作開展過程中只是將檔案管理工作和檔案保管工作直接劃等號，并不能在管理過程中有效地配合企事業(yè)單位人力資源管理部門充分高效地利用檔案。這種消極被動(dòng)地工作態(tài)度都是由于對檔案管理工作本身不了解而造成的。同時(shí)高校畢業(yè)生對于自身檔案意義的認(rèn)識不足，不重視自身檔案的管理也加劇了管理人員漠視檔案管理工作這一現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2.管理制度、管理模式存在著落后、單一的情況。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展下，一系列新技術(shù)、新理念的不斷出現(xiàn)提升了社會(huì)各行業(yè)對標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理的具體要求。檔案管理工作在開展過程中也根據(jù)自身工作性質(zhì)和特點(diǎn)發(fā)生了新的變化。隨著當(dāng)前社會(huì)信息化水平的不斷提升，檔案管理工作過去老舊的管理制度、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前企事業(yè)單位對檔案的具體需求，相應(yīng)的檔案的形式單一也限制了企事業(yè)單位對檔案的高效應(yīng)用。具體體現(xiàn)在當(dāng)前高校檔案管理部門信息化水平較低，對于檔案的電子信息化處理程度沒有形成規(guī)模。復(fù)雜的檔案管理制度使得畢業(yè)生、企事業(yè)部門在調(diào)檔過程中出現(xiàn)多種困難。這種落后的管理制度和模式不僅不會(huì)幫助社會(huì)上對檔案的綜合高效利用，還會(huì)進(jìn)一步加劇社會(huì)對檔案認(rèn)識的不足，導(dǎo)致了各界對檔案利用和了解在意義理解上的惡性循環(huán)。

3.檔案利用方面存在不足。高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)實(shí)工作中，管理人員過度重視檔案的保存性而淡漠了對檔案的利用。由于檔案具有一定的保密性，工作人員在開展相關(guān)工作時(shí)往往過分注重了檔案的保密性質(zhì)，而不能有效地針對檔案中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行整理和分類，直接導(dǎo)致企事業(yè)單位在調(diào)檔過程中主要體現(xiàn)出了檔案物理位置的變化而忽視了真正內(nèi)部信息的有效利用。檔案這種形式上的遷移對于企事業(yè)人力資源管理部門來說也是流于形式，無視內(nèi)在的，這種遷移慣性直接導(dǎo)致了企事業(yè)人力資源管理部門繼承了高校畢業(yè)生檔案管理部門工作的內(nèi)容，使得檔案無法在企業(yè)發(fā)展中對其自身人力資源綜合利用發(fā)揮有效作用。同時(shí)這種管理大于利用的思想也直接導(dǎo)致了檔案信息化程度低，極大地削弱了檔案的功能最大化利用。

三、優(yōu)化高校畢業(yè)生檔案管理的措施

鑒于當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理的具體情況，高校畢業(yè)生檔案管理部門和企事業(yè)單位人力資源管理部門必須積極趕上社會(huì)發(fā)展的步伐，充分對自身工作從思想上、制度上、內(nèi)容上等多方面進(jìn)行有效地調(diào)整和優(yōu)化，使高校畢業(yè)生檔案在社會(huì)發(fā)展中能夠發(fā)揮出自身真正的價(jià)值和作用。具體來說高校畢業(yè)生檔案管理部門和企事業(yè)單位人力資源管理部門需要運(yùn)用以下措施：

(一)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，重新認(rèn)識檔案管理的意義

首先檔案管理人員需要結(jié)合當(dāng)前社會(huì)對人事檔案的認(rèn)識扭轉(zhuǎn)自身的工作理念。良好先進(jìn)的理念可以促進(jìn)行動(dòng)的效果，在具體工作開展過程中，檔案管理工作人員需要積極分析檔案的意義和性質(zhì)，以企事業(yè)單位人力資源管理需求為導(dǎo)向，切實(shí)提升檔案管理的方式和方法。高校檔案管理部門需要加強(qiáng)對自身隊(duì)伍的管理，強(qiáng)化檔案的認(rèn)識教育，讓管理人員充分理解、意識到檔案管理對當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要意義，促進(jìn)檔案管理工作人員積極拓展對檔案資源的利用和拓展，提升檔案管理人員的工作積極性。

(二)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升管理人員素質(zhì)和能力

高校檔案管理部門還需要加強(qiáng)自身的隊(duì)伍建設(shè)，通過多種培訓(xùn)、講座等學(xué)習(xí)活動(dòng)提升管理人員自身的素質(zhì)和能力。同時(shí)在檔案資料的整理方面也需要引進(jìn)多種先進(jìn)的管理制度，對按照先進(jìn)的歸檔方法來加強(qiáng)對檔案資料的充分管理和應(yīng)用。在信息技術(shù)充分發(fā)展的今天，檔案管理人員也需要提升自身的信息技術(shù)應(yīng)用能力的培養(yǎng)，保障信息化檔案庫的建立與企事業(yè)單位人力資源庫的對接，優(yōu)化檔案轉(zhuǎn)遞、保存方式。

(三)加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)代化與信息化

高校檔案管理部門需要緊跟時(shí)代步伐，將畢業(yè)生檔案從原有的單套制管理模式積極向電子檔案+紙質(zhì)檔案的雙套制管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。通過搭建檔案管理信息平臺(tái)，來更好地為畢業(yè)生和企事業(yè)單位服務(wù)。在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的信息化處理過程中，檔案管理部門一方面需要保障信息錄入過程的準(zhǔn)確、清晰，同時(shí)還需要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫信息安全的工作，充分體現(xiàn)出檔案的保密性。

綜上所述，經(jīng)過理念轉(zhuǎn)變、隊(duì)伍建設(shè)、信息化處理三個(gè)方面的積極轉(zhuǎn)變，高校畢業(yè)生檔案管理工作可以更好地為畢業(yè)生和企事業(yè)單位服務(wù)，助力社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。